L'information juridique des associations

Convoquer l'assemblée générale d'une association

L'assemblée générale d'une association doit régulièrement se réunir. La convocation de ses membres doit respecter les règles fixées par les statuts et par la loi 1901. A défaut, l'assemblée générale encourt l'annulation.

Assemblée générale d'une association

Convocation de l'assemblée générale d'une association loi 1901 : qui peut procéder à la convocation ?

Il faut distinguer l'initiative de convoquer l'assemblée générale de l'association et l'exécution matérielle de cette tâche (rédaction et envoi des convocations).

Initiative de la convocation

Sauf si vous obéissez aux statuts types des associations reconnues d'utilité publique, des fédérations sportives ou des associations de chasse agrées, les statuts déterminent librement l'organe ou la personne qui a le pouvoir de convoquer une assemblée générale.

Par exemple :

  • le président de l'association,
  • le conseil d'administration,
  • un certain nombre de membres. Ces derniers doivent alors justifier de leur qualité et du fait qu'ils représentent bien le pourcentage d'adhérents requis.

Il est préférable de confier la mission de convoquer les assemblées à un organe plutôt qu'à une seule personne. En effet, si cette dernière venait à décéder, à tomber malade ou à cesser ses fonctions sans être remplacée, alors que les statuts n'auraient pas confié de pouvoir substitutif à une autre personne, l'assemblée générale ne pourrait être convoquée qu'en demandant en justice la nomination d'un administrateur provisoire.

Veillez à bien analyser le contenu de vos statuts avant la convocation. En effet, toute décision adoptée en violation d'une clause des statuts ou du règlement intérieur régissant la convocation et la tenue des assemblées générales de l'association, les délibérations et le vote, peut être annulée par les tribunaux à la demande d'un membre de l'association.

Envoi des convocations

L'association loi 1901 peut se trouver dans quatre cas de figure :

  • Les statuts ou le règlement intérieur désignent une même personne ou un même organe pour convoquer l'assemblée générale de l'association et assurer son exécution matérielle (préparation des convocations ou de l'affiche, envoi de convocations, etc.).
  • Ils désignent un organe pour convoquer et une personne (secrétaire, trésorier) pour en assurer l'exécution matérielle.
  • Ils attribuent à un organe le pouvoir de convoquer l'assemblée sans préciser s'il s'agit du pouvoir de prendre l'initiative de la convocation ou de celui d'en assurer l'exécution matérielle. Celui-ci pourra prendre l'initiative d'une convocation et mandater une personne de son choix pour procéder aux formalités nécessaires.
  • Ils sont silencieux. En ce cas, la convocation et son exécution matérielle reviennent à l'organe ou à la personne ayant les pouvoirs les plus étendus.

Convocation de l'assemblée générale d'une association loi 1901 : qui peut assister à l'assemblée générale ?

Tous les membres de l'association loi 1901 peuvent-ils assister aux assemblées générales ? Pas obligatoirement. En effet, ce sont les statuts qui déterminent librement les personnes pouvant participer aux assemblées de l'association.

En l'absence de précision dans les statuts, tous les membres de l'association loi 1901 peuvent participer à l'assemblée, y compris ceux n'ayant pas payé leur cotisation ou ne disposant pas du droit de vote.

L'assemblée peut aussi autoriser la présence de non-membres comme les salariés et collaborateurs bénévoles non-adhérents.

Si votre association est dotée d'un commissaire aux comptes, celui-ci doit obligatoirement être convoqué à vos assemblées.

Convocation de l'assemblée générale d'une association loi 1901 : quelle procédure suivre ?

Délai de convocation

Le délai de convocation à l'assemblée générale de l'association doit être suffisant pour laisser aux participants le temps de préparer la réunion. Il est en général compris entre quinze jours et un mois.

Modes de convocation possibles

Les statuts ou le règlement intérieur de l'association peuvent prévoir diverses formes de convocation, qu'elle soit individuelle (lettre, email, fax, téléphone) ou collective (annonce dans le bulletin de l'association, affichage dans les locaux de l'association, si les membres habitent tous la même commune, etc.).

Si les statuts sont silencieux, c'est l'organe chargé de la convocation qui décide du mode de convocation.

La possibilité de réunir spontanément une assemblée générale d'association

Si les statuts ou votre règlement intérieur ne l'interdisent pas, il est possible de réunir spontanément une assemblée générale sans convocation préalable. Il faut néanmoins que les membres présents suffisent à atteindre le quorum, si les statuts ou le règlement intérieur de votre association en prévoient un.

Lorsque les membres présents ne suffisent pas à atteindre le quorum ou que les décisions à prendre supposent un délai de réflexion préalable, il est nécessaire de convoquer une assemblée, en pratique au moins 15 jours avant la date de la réunion.

Contenu de la convocation à une assemblée générale d'association loi 1901

La convocation doit être composée au minimum :

  • du nom de l'association ;
  • de la date, de l'heure et du lieu de la réunion. Ce sont vos statuts ou votre règlement intérieur qui doivent déterminer le lieu des réunions. Si rien n'est précisé, le choix revient à l'organe ou à la personne ayant le pouvoir de convoquer l'assemblée ;
  • de l'identité de l'auteur de la convocation ;
  • de l'ordre du jour ;
  • pour les associations reconnues d'utilité publique, en cas de modifications statutaires, des propositions de modification.

Les statuts ou le règlement intérieur peuvent imposer de joindre à la convocation des documents comptables ou de les tenir à la disposition des membres, au siège social de l'association. Le non-respect de ces dispositions pourrait avoir pour conséquence l'annulation de l'assemblée générale.

Lorsque rien n'est prévu, les membres n'ont pas le pouvoir d'exiger la communication des documents.

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