Rédaction du contrat de travail : avantages en nature et frais professionnels

Lorsqu'un avantage en nature constitue un élément de rémunération, il est important de l'insérer au contrat de travail pour en fixer les modalités d'utilisation. Les avantages qui ne constituent pas un élément de rémunération ainsi que les remboursements de frais professionnels n'ont pas l'obligation de faire l'objet d'une clause particulière.

Les avantages en nature du contrat de travail

Le logement de fonction

Sauf si elle est déjà réglée par la convention collective, la mise à disposition d'un logement de fonction constitue un élément de rémunération et doit donc être prévue au contrat. Son éventuelle suppression constitue une modification du contrat de travail à laquelle le salarié peut s'opposer sans commettre une faute.

Mise à disposition d'un logement de fonction et cotisations sociales

Le contrat de travail peut prévoir le paiement d'une indemnité d'occupation, au moyen d'une retenue sur salaire.

Si l'indemnité correspond à la valeur réelle de la location, l'avantage en nature ne doit pas être soumis à cotisation sociale.

Si le logement est fourni gratuitement ou pour une contrepartie modique, l'avantage en nature doit être soumis à cotisations sociales.

En outre, mentionner un logement de fonction dans le contrat de travail permet de lui appliquer des règles dérogatoires du droit commun. En particulier, le salarié doit quitter son logement en cas de rupture du contrat, à l'expiration du délai de préavis et même s'il est dispensé de son accomplissement par l'employeur. Si le salarié reste dans le logement après son préavis, son employeur peut soit l'expulser soit lui demander le versement d'une indemnité d'occupation.

Enfin, toute contestation relative à l'entretien ou aux caractéristiques du logement relève obligatoirement de la compétence du conseil de prud'hommes.

Le véhicule de fonction

Une clause spécifique est indispensable dès lors que le véhicule de fonction n'est pas uniquement réservé à un usage professionnel. L'avantage en nature constitue alors un élément de rémunération soumis à cotisations, sauf si le salarié paye pour cet usage personnel. L'employeur ne peut alors retirer ce véhicule au salarié, sauf si le contrat en prévoit les conditions.

Si le véhicule est à usage exclusivement professionnel, il n'est pas utile d'en faire mention dans le contrat de travail. Les conditions d'utilisation peuvent alors être simplement précisées et éventuellement amendées par note de service ou lettre d'information au salarié.

Les autres avantages en nature

Les autres avantages en nature ne sont pas considérés comme des éléments de rémunération et n'ont donc pas besoin de figurer dans le contrat de travail. Bien souvent, ils relèvent déjà de la convention collective ou d'un usage.

Cela étant, le silence du contrat sur ces avantages en nature n'empêche pas l'employeur de les déclarer en tant que tels sur le bulletin de paie et de les assujettir au paiement de charges sociales. Le salarié ne pourra pas s'y opposer.

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Les frais professionnels des salariés

Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Ces frais sont ensuite remboursés par l'employeur.

Les modalités de remboursement des frais professionnels par l'employeur

Il n'est pas obligatoire d'inscrire dans le contrat de travail les barèmes de remboursement des frais professionnels. L'employeur qui souhaiterait néanmoins y procéder devra solliciter l'autorisation du salarié pour les modifier.

Ainsi, l'employeur peut modifier unilatéralement les barèmes de remboursement de frais professionnels, sauf si une clause du contrat vient expressément garantir au salarié un barème particulier.

L'URSSAF ne tient pas compte du barème figurant dans le contrat. Elle peut ainsi décider d'assujettir à cotisations tout ou partie de ces frais professionnels, notamment si les remboursements prévus sont supérieurs aux barèmes admis par la loi.

Ensuite, à moins d'être expressément stipulé dans le contrat de travail, l'employeur peut décider unilatéralement de limiter le remboursement de ses frais professionnels à certaines dépenses.

Le contrat de travail peut-il prévoir le remboursement par le salarié des frais professionnels engagés par l'employeur ?

Lorsque le remboursement de dépenses personnelles (frais de communication, par exemple) n'est pas prévu par le contrat de travail ou pratiqué par l'employeur, elles sont normalement à la charge du salarié.

Si la prise en charge est obtenue par des manoeuvres de ce dernier ou par un abus du matériel professionnel mis à sa disposition, elle constitue une faute sanctionnable. Mais le remboursement de ces dépenses ne pourra lui être demandé qu'en présence d'une faute lourde, c'est-à-dire d'une intention de nuire.