Rédaction du contrat de travail : avantages en nature et frais professionnels

Rédigé par Roxane Hidoux

Lorsqu'un avantage en nature constitue un élément de rémunération, il est important de l'insérer au contrat de travail pour en fixer les modalités d'utilisation. Les avantages qui ne constituent pas un élément de rémunération ainsi que les remboursements de frais professionnels n'ont pas l'obligation de faire l'objet d'une clause particulière.

Sommaire :

Les avantages en nature du contrat de travail

Le logement de fonction

Sauf si elle est déjà réglée par la convention collective, la mise à disposition d'un logement de fonction constitue un élément de rémunération et doit donc être prévue au contrat. Son éventuelle suppression constitue une modification du contrat de travail à laquelle le salarié peut s'opposer sans commettre une faute.

Mise à disposition d'un logement de fonction et cotisations sociales

Le contrat de travail peut prévoir le paiement d'une indemnité d'occupation, au moyen d'une retenue sur salaire.

Si l'indemnité correspond à la valeur réelle de la location, l'avantage en nature ne doit pas être soumis à cotisation sociale.

Si le logement est fourni gratuitement ou pour une contrepartie modique, l'avantage en nature doit être soumis à cotisations sociales (sous peine de subir un redressement URSSAF).

En outre, mentionner un logement de fonction dans le contrat de travail permet de lui appliquer des règles dérogatoires du droit commun. En particulier, le salarié doit quitter son logement en cas de rupture du contrat, à l'expiration du délai de préavis et même s'il est dispensé de son accomplissement par l'employeur. Si le salarié reste dans le logement après son préavis, son employeur peut soit l'expulser soit lui demander le versement d'une indemnité d'occupation.

Enfin, toute contestation relative à l'entretien ou aux caractéristiques du logement relève obligatoirement de la compétence du conseil de prud'hommes.

Le véhicule de fonction

Une clause spécifique est indispensable dès lors que le véhicule de fonction n'est pas uniquement réservé à un usage professionnel. L'avantage en nature constitue alors un élément de rémunération soumis à cotisations, sauf si le salarié paye pour cet usage personnel. L'employeur ne peut alors retirer ce véhicule au salarié, sauf si le contrat en prévoit les conditions.

Si le véhicule est à usage exclusivement professionnel, il n'est pas utile d'en faire mention dans le contrat de travail. Les conditions d'utilisation peuvent alors être simplement précisées et éventuellement amendées par note de service ou lettre d'information au salarié.

Les repas d'affaire

Jusqu'à récemment, les repas d'affaires étaient considérés comme des frais d'entreprise, non soumis aux cotisations sociales. Depuis le 25 juin 2021, l'administration considère les repas d'affaires comme des frais professionnels.

Désormais, pour êtes exonérés de cotisations sociales, les repas d'affaires doivent remplir les conditions suivantes :

  • avoir un caractère exceptionnel,
  • être exposés en dehors de l'activité normale du salarié,
  • être exposés dans l'intérêt de l'entreprise,
  • ne pas constituer un abus manifeste (maximum : 1 repas d'affaires par semaine ou 5 repas d'affaires par mois),
  • être justifiés par des pièces comptables attestant la réalité du repas d'affaire, la qualité des personnes y ayant participé et le montant de la dépense effectivement supportés par le salarié.

Solution de garde en crèche ou micro-crèche

Réservation de places en crèche ou micro-crèche au profit des salarié de l’entreprise

Un employeur peut verser une subvention à une crèche ou une micro-crèche, peu importe son mode de tarification, afin de réserver de manière collective, pour ses salariés, un nombre déterminé de places.

Cette subvention constitue un avantage en nature, soumis à cotisations sociales, car elle permet aux salariés de disposer d’un accès facilité à un mode de garde en crèche ou micro-crèche.

Lorsqu'elle entraîne un avantage tarifaire pour le salarié, celui-ci est soumis à cotisations sociales, pour sa fraction supérieure à 1 830 €.

Cependant, la subvention peut être exonérée de cotisations sociales lorsqu’elle permet seulement de réserver une place et qu’elle n’a pas de lien avec quelconque avantage tarifaire pour le salarié.

Participation versée directement au salarié

Lorsque le salarié verse à la crèche ou à la micro-crèche une participation au barème normal définit par le gestionnaire de l’établissement d’accueil, mais que son employeur lui verse une indemnité afin de réduire le coût de ce service, la part de cette indemnité supérieure à 1 830 € par an et par salarié doit être réintégrée dans la base de calcul des cotisations et contributions sociales.

Négociation de tarifs préférentiels pour les places en micro-crèche

Lorsque l’employeur ou le CSE négocie un tarif pour ses salariés, celui-ci constitue un avantage en nature s’il est inférieur au barème définit par le gestionnaire de la micro-crèche et si les salariés ne bénéficient pas d’une place réservée en crèche par leur employeur ou le CSE de l’entreprise.

Cet avantage est exonéré de cotisations sociales à hauteur de 1 830 € par an et par salarié. Au-delà de ce seuil, il doit être réintégré dans la base de calcul des cotisations sociales.

Les autres avantages en nature

Les autres avantages en nature ne sont pas considérés comme des éléments de rémunération et n'ont donc pas besoin de figurer dans le contrat de travail. Bien souvent, ils relèvent déjà de la convention collective ou d'un usage.

Cela étant, le silence du contrat sur ces avantages en nature n'empêche pas l'employeur de les déclarer en tant que tels sur le bulletin de paie et de les assujettir au paiement de charges sociales. Le salarié ne pourra pas s'y opposer.

Depuis le 1er janvier 2020, l'employeur est dispensé de payer des cotisations sociales sur les équipements sportifs mis à la disposition des salariés, ou sur des cours de sport organisés au sein de ses locaux.

En revanche, les abonnements individuels en salle de sport ou le financement de cours de sport pris individuellement et financés par l'entreprise restent soumis à cotisations sociales.

Les frais professionnels des salariés

Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Ces frais sont ensuite remboursés par l'employeur.

Les modalités de remboursement des frais professionnels par l'employeur

Il n'est pas obligatoire d'inscrire dans le contrat de travail les barèmes de remboursement des frais professionnels. L'employeur qui souhaiterait néanmoins y procéder devra solliciter l'autorisation du salarié pour les modifier.

Ainsi, l'employeur peut modifier unilatéralement les barèmes de remboursement de frais professionnels, sauf si une clause du contrat vient expressément garantir au salarié un barème particulier.

L'URSSAF ne tient pas compte du barème figurant dans le contrat. Elle peut ainsi décider d'assujettir à cotisations tout ou partie de ces frais professionnels, notamment si les remboursements prévus sont supérieurs aux barèmes admis par la loi.

Ensuite, à moins d'être expressément stipulé dans le contrat de travail, l'employeur peut décider unilatéralement de limiter le remboursement de ses frais professionnels à certaines dépenses.

Le contrat de travail peut-il prévoir le remboursement par le salarié des frais professionnels engagés par l'employeur ?

Lorsque le remboursement de dépenses personnelles (frais de communication, par exemple) n'est pas prévu par le contrat de travail ou pratiqué par l'employeur, elles sont normalement à la charge du salarié.

Si la prise en charge est obtenue par des manoeuvres de ce dernier ou par un abus du matériel professionnel mis à sa disposition, elle constitue une faute sanctionnable. Mais le remboursement de ces dépenses ne pourra lui être demandé qu'en présence d'une faute lourde, c'est-à-dire d'une intention de nuire.