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Le remboursement de frais des bénévoles d'association


LES GUIDES JURIDIQUES DE L'ASSOCIATION

Frais kilométriques, frais d'hébergement.. Tous les frais engagés par le bénévole d'une association peuvent lui être remboursés, à condition qu'ils aient été engagés dans l'intérêt de l'association.

création SARL

Conditions de remboursement des frais des bénévoles

Remboursement des frais ou réduction d'impôt

Un bénévole peut se faire rembourser tous les frais qu'il a engagés pour le compte de l'association (par exemple les frais de déplacement, d'hébergement, de documentation, d'équipement...).

Il a également la possibilité de renoncer au remboursement de ses frais, c'est-à-dire d'abandonner sa créance sur l'association. Cet abandon de créance est assimilé à un don et lui permet de bénéficier d'une réduction d'impôt, si trois conditions sont remplies :

  • les dépenses ont été engagées strictement en vue de la réalisation de l'objet social d'une oeuvre ou d'un organisme d'intérêt général au sens de l'article 200 du Code général des impôts ;
  • elles sont dûment justifiées et constatées dans les comptes de l'association ;
  • le bénévole a renoncé expressément à leur remboursement.

A noter : un bénévole qui ne serait pas remboursé par l'association n'a pas la possibilité d'inclure les dépenses engagées au titre de ses activités associatives dans ses propres frais professionnels.

Procédure à suivre

Pour que le remboursement des frais soit possible, trois conditions doivent être respectées :

  • une décision expresse de l'organe de direction de l'association (conseil d'administration, bureau...) autorise le remboursement des frais. Elle peut être reportée dans le règlement intérieur ;
  • les frais engagés correspondent à des dépenses réelles et justifiées ;
  • le bénévole produit une note de frais accompagnée des justificatifs, indiquant la date de la dépense, son objet et sa nature.

Remboursement de frais des bénévoles

Frais kilométriques, frais de repas ...

Réglementation et formalités à respecter pour indemniser un bénévole

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Modalités de remboursement des frais des bénévoles

Les dépenses engagées par un bénévole doivent en principe être remboursées à l'euro près. Cela étant, l'administration fiscale autorise un remboursement forfaitaire des frais de véhicule automobile, vélomoteur, scooter ou moto, dont le bénévole est propriétaire, sous réserve de la justification de la réalité, du nombre et de l'importance des déplacements réalisés pour les besoins de l'association (réunions, formation, etc.).

Remboursement à l'euro près

Le bénévole doit fournir à l'association le justificatif qui doit précisément mentionner l'objet de la dépense ou du déplacement : billet de train, factures correspondant à l'achat de biens ou au paiement de la prestation de services acquitté par le bénévole pour le compte de l'association, détail de nombre de km parcourus avec son véhicule personnel pour exercer son activité de bénévole, notes d'essences, justificatifs de péages...

Le remboursement s'effectue à l'euro près.

En ce qui concerne les frais de déplacement avec un véhicule personnel, la base de remboursement des frais kilométriques peut être librement fixée par l'association (et faire l'objet d'une délibération de l'organe d'administration) mais ne peut excéder le montant du barème fiscal.

Remboursement forfaitaire

Pour certains frais, l'association peut opter pour le versement d'une somme forfaitaire, en utilisant les barèmes définis par l'administration fiscale.

Frais de déplacement

Lorsqu'un bénévole utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité associative, l'association a la possibilité d'utiliser le barème kilométrique, sous réserve de la justification de la réalité, du nombre et de l'importance des déplacements réalisés pour les besoins de l'association (réunions, formation, etc.).

Le barème kilométrique intègre le carburant, l'assurance, la dépréciation du véhicule, l'entretien et les frais d'achat des casques et protections. En revanche les frais de stationnement (parcmètres, parking) et les péages d'autoroute ne sont pas pris en compte et peuvent, sous réserve des justifications nécessaires, être ajoutés.

Frais de repas

Les frais liés à la nourriture peuvent aussi être remboursés en utilisant un barème fiscal.

L'association doit se reporter au barème forfaitaire applicable aux salariés, publié chaque année sur le site de l'URSSAF.

Régime fiscal des frais remboursés aux bénévoles

Du côté des bénévoles

Les bénévoles ne sont pas imposables au titre des remboursements de frais qui leur sont versés par les associations dans la mesure où les sommes perçues correspondent à des dépenses réellement engagées.

A ce titre, ils n'ont aucune déclaration à faire auprès des services fiscaux.

Du côté de l'association

Une association est autorisée à ne pas déclarer les remboursements de frais sur l'état annuel des honoraires, dès lors que leur montant correspond à des dépenses dont l'administration peut vérifier le caractère normal auprès de l'association et dont la justification (quant au motif de déplacement et à la réalité de la dépense) semble facile à démontrer.

Vos bénévoles demandent le remboursement de leurs frais ?

L'administration fiscale autorise le remboursement des frais engagés par les bénévoles uniquement si certaines conditions sont remplies.

Si elles ne sont pas respectées, les sommes versées au bénévole peuvent être requalifiées en salaires, ce qui peut entraîner des conséquences financières importantes pour l'association (taxes sur les salaires, cotisations sociales, remise en cause de sa gestion désintéressée, etc.), mais aussi pour les bénévoles (impôt sur le revenu).

Le guide "Rembourser les frais d'un bénévole" a précisément pour but de vous éviter ce risque.

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