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Un bénévole peut-il se voir rembourser les frais qu'il a engagés pour le compte de l'association ?


LES GUIDES JURIDIQUES DE L'ASSOCIATION

Tous les frais engagés par le bénévole d'une association peuvent lui être remboursés, à condition qu'ils aient été engagés dans l'intérêt de l'association.



Conditions de remboursement

Un bénévole peut se faire rembourser tous les frais qu'il a engagés pour le compte de l'association (par exemple les frais de déplacement, d'hébergement, de documentation, d'équipement...). Il a également la possibilité de renoncer au remboursement de ses frais et de bénéficier d'une réduction d'impôt, s'il est imposable. Il faut noter qu'un bénévole qui ne serait pas remboursé par son association n'a pas la possibilité d'inclure les dépenses engagées au titre de ses activités associatives dans ses propres frais professionnels.

Deux limites à l'activité bénévole :

  • une personne ne peut pas exercer une activité bénévole dans une association qui l'employait préalablement,
  • une association ne peut pas recourir à un bénévole pour effectuer des tâches habituellement confiées à un salarié.

Pour que le remboursement des frais soit possible, trois conditions doivent être respectées :

  • une décision expresse du conseil d'administration,
  • les frais engagés correspondent à des dépenses réelles et justifiées,
  • le bénévole produit une note de frais accompagnée des justificatifs, indiquant la date de la dépense, son objet et sa nature.



Modalités de remboursement des frais


Frais réels

Le bénévole doit fournir à l'association le justificatif (billet de train, factures correspondant à l'achat de biens ou au paiement de prestation de services acquitté par le bénévole pour le compte de l'association, détail de nombre de km parcourus avec son véhicule personnel pour exercer son activité de bénévole, notes d'essences, justificatifs de péages, …), qui doit précisément mentionner l'objet de la dépense ou du déplacement.

Le remboursement s'effectue à l'euro près.

En ce qui concerne les frais de déplacement avec un véhicule personnel, la base de remboursement des frais kilométriques peut être librement fixée par l'association (et faire l'objet d'une délibération du Conseil d'Administration) mais ne peut excéder le montant du barème fiscal.


Barème fiscal

Au lieu de rembourser les dépenses engagées par le bénévole, l'association peut opter pour le versement d'une somme forfaitaire, en utilisant les barèmes définis par l'administration fiscale.

Lorsqu'un bénévole utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité associative, l'association a la possibilité d'utiliser le barème kilométrique. Il prend en compte le carburant, l'assurance, la dépréciation du véhicule, l'entretien et les frais d'achat des casques et protections. En revanche les frais de stationnement (parcmètres, parking) et les péages d'autoroute ne sont pas pris en compte et peuvent, sous réserve des justifications nécessaires, être ajoutés.

Les frais liés à la nourriture ou au logement peuvent aussi être remboursés en utilisant un barème fiscal.



Régime fiscal des frais remboursés aux bénévoles


Du côté des bénévoles

Les bénévoles ne sont pas imposables au titre des remboursements de frais qui leur sont versés par les associations dans la mesure où les sommes perçues correspondent à des dépenses réellement engagées.

A ce titre, ils n'ont aucune déclaration à faire auprès des services fiscaux.


Du côté de l'association

L'association est autorisée à ne pas déclarer non plus les remboursements de frais sur l'état annuel des honoraires, dès lors que leur montant correspond à des dépenses dont l'administration peut vérifier le caractère normal auprès de l'association et dont la justification (quant au motif de déplacement et à la réalité de la dépense) semble facile à démontrer.

Les bénévoles

Réussir la création de son association loi 1901

Créer une association n'est pas toujours si simple que l'on peut le penser. Même si les formalités de création sont plus souples qu'une entreprise, de nombreux fondateurs rencontrent des difficultés lors de la création de leur association.

Réussir les assemblées générales de son association

Pour qu'une décision soit valablement adoptée par l'assemblée générale, il est nécessaire de respecter des règles strictes de convocation, de vote, voire de quorum, sous peine d'annulation de la décision prise.

Rémunérer les dirigeants d'une association

Sous certaines conditions, une association a la possibilité de rémunérer ses dirigeants sans pour autant prendre son caractère désintéressé.

Obtenir une subvention

La très grande majorité des subventions étant aujourd'hui attribuées afin de financer un objectif précis, l'association désireuse d'obtenir des fonds publics doit savoir présenter son projet et le mettre en cohérence avec les politiques du financeur.

Recevoir des dons

Sous certaines conditions, les particuliers et les entreprises qui effectuent des dons et versements aux associations peuvent bénéficier d'une réduction d'impôts.

Révoquer le dirigeant d'une association

Sauf disposition contraire des statuts, une association est parfaitement libre de révoquer à tout moment ses dirigeants. La révocation peut intervenir sans préavis, motifs et indemnité. Elle peut être décidée sur un incident de séance, sans avoir été inscrite à l'ordre du jour.

Modifier les statuts d'une association

L'adoption de la décision de modifier les statuts d'une association loi 1901 nécessite de respecter certaines obligations : existence ou non qu'un quorum, montant de ce quorum, mode d'adoption de la décision, majorité nécessaire pour adopter la décision… Une seule irrégularité peut venir invalider la modification des statuts.

Démission du dirigeant d'une association

Un dirigeant d'association peut à tout moment décider de mettre fin à son mandat. Afin de ne pas porter préjudice à l'association, il est préférable que le dirigeant démissionnaire respecte un délai de préavis, de façon à ce que l'association puisse lui trouver rapidement un successeur.

Rembourser les frais d'un bénévole

Un bénévole peut être amené à engager des frais sur ses propres deniers pour le compte de l'association. Le bénévole ayant supporté une dépense pour le compte de l'association peut légitimement demander à celle-ci le remboursement de ses frais.

Sanctionner et exclure l'adhérent d'une association

Sanctionner ou exclure l'adhérent d'une association nécessite de suivre un certain nombre de règles mises au point par les tribunaux.

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