Le remboursement de frais des bénévoles d'association

Frais kilométriques, frais d'hébergement.. Tous les frais engagés par le bénévole d'une association peuvent lui être remboursés, à condition qu'ils aient été engagés dans l'intérêt de l'association.

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Remboursement des frais ou réduction d'impôt ?

Un bénévole peut se faire rembourser tous les frais qu'il a engagés pour le compte de l'association (par exemple les frais de déplacement, d'hébergement, de documentation, d'équipement...).

Il a également la possibilité de renoncer au remboursement de ses frais, c'est-à-dire d'abandonner sa créance sur l'association. Cet abandon de créance est assimilé à un don et lui permet de bénéficier d'une réduction d'impôt, si trois conditions sont remplies :

  • les dépenses ont été engagées strictement en vue de la réalisation de l'objet social d'une oeuvre ou d'un organisme d'intérêt général au sens de l'article 200 du Code général des impôts ;
  • elles sont dûment justifiées et constatées dans les comptes de l'association ;
  • le bénévole a renoncé expressément à leur remboursement.

A noter : un bénévole qui ne serait pas remboursé par l'association n'a pas la possibilité d'inclure les dépenses engagées au titre de ses activités associatives dans ses propres frais professionnels.

Conditions de remboursement des frais des bénévoles

Pour que le remboursement des frais soit possible, quatre conditions doivent être respectées :

  • une décision expresse de l'organe de direction de l'association (conseil d'administration, bureau...) autorise le remboursement des frais. Elle peut être reportée dans le règlement intérieur ;
  • les frais ont bien été engagés dans le cadre de l'activité associatibe ;
  • les frais engagés correspondent à des dépenses réelles et justifiées ;
  • le bénévole produit une note de frais accompagnée des justificatifs, indiquant la date de la dépense, son objet et sa nature.

Le bénévole doit avoir engagé les dépenses dans le cadre de son activité associative

Une participation sans contrepartie

Le bénévolat se caractérise par la participation à l'animation et au fonctionnement de l'association sans contrepartie ni aucune rémunération sous quelque forme que ce soit.

Par exemple, dans le cadre d'une association sportive, les joueurs membres ne répondent pas à la définition fiscale du bénévolat puisque leur participation à la vie associative a pour contrepartie directe l'accès au sport qu'ils ont choisi de pratiquer ou d'enseigner.

Des frais engagés dans le cadre de l'objet social de l'association

Seuls les frais engagés pour participer à des activités entrant strictement dans le cadre de l'objet social de l'association sont susceptibles d'être remboursés. Il n'est pas possible de dédommager le bénévole du temps qu'il consacre aux activités de l'association.

Cela prohibe également la prise en charge par l'association des frais personnels de ses bénévoles ou des frais dont l'intérêt pour l'accomplissement de l'objet social ne peut être justifié (tel est le cas par exemple des frais de séjour du bénévole dans une station balnéaire...).

Ainsi, les frais engagés par les entraîneurs, éducateurs ou arbitres strictement au titre de leur activité bénévole, ainsi que ceux supportés par les autres personnes bénévoles de l'association, y compris les dirigeants, sont susceptibles d'être remboursés, par exemple pour les déplacements réalisés lors du transport gratuit des joueurs sur le lieu de leur activité sportive.

En revanche, les frais engagés par un joueur en vue de sa participation à une activité sportive n'ouvrent pas droit à remboursement.

Il appartient au conseil d'administration de vérifier que la demande de remboursement remplit bien les critères nécessaires. En effet, un remboursement injustifié pourrait :

  • être requalifié en salaire déguisé par l'URSSAF et donner lieu à un redressement, tout salaire devant donner lieu au paiement de cotisations sociales,
  • modifier la situation sociale de l'association et entraîner son assujettissement aux impôts commerciaux.

Le bénévole doit justifier ses dépenses

A sa note de frais, le bénévole doit joindre tous les justificatifs nécessaires (détail du nombre de kilomètres parcourus avec son véhicule personnel, billet de train, factures correspondant à l'achat de bien ou au paiement de prestations de service acquitté par le bénévole pour le compte d'une association sportive, ticket d'essence, péage...), sauf pour les frais kilométriques. Ils permettront à l'administration de vérifier la réalité des dépenses faites.

Il est admis que les frais de véhicule automobile, vélomoteur, scooter ou moto, dont le bénévole est propriétaire, utilisés dans le cadre de son activité bénévole, soient évalués forfaitairement en fonction d'un barème kilométrique spécifique aux bénévoles des associations. Dans ce cas, la photocopie de la carte grise du véhicule utilisé doit être jointe à la note de frais.

Le bénévole doit remplir une note de frais

Pour que l'association puisse procéder au remboursement de ses frais, le bénévole doit produire une note de frais précisant :

  • la nature des frais engagés,
  • le motif pour lequel les dépenses ont été engagées,
  • le cas échéant, la base de calcul retenue.

En ce qui concerne les frais de déplacement, doivent figurer sur les notes de frais, l'objet du déplacement, la date, les lieux de départ et d'arrivée et le nombre de kilomètres parcourus.

Par ailleurs, lorsqu'il s'agit d'un officiel oeuvrant lors de l'épreuve d'une association sportive, il appartient à ce dernier de joindre aux justificatifs des frais un document justifiant sa qualité d'officiel (courrier de l'organisateur, règlement particulier...).

Modalités de remboursement des frais des bénévoles

Les dépenses engagées par un bénévole doivent en principe être remboursées à l'euro près. Cela étant, l'administration fiscale autorise un remboursement forfaitaire des frais de véhicule automobile, vélomoteur, scooter ou moto, dont le bénévole est propriétaire, sous réserve de la justification de la réalité, du nombre et de l'importance des déplacements réalisés pour les besoins de l'association (réunions, formation, etc.).

Remboursement à l'euro près

Le bénévole doit fournir à l'association le justificatif qui doit précisément mentionner l'objet de la dépense ou du déplacement : billet de train, factures correspondant à l'achat de biens ou au paiement de la prestation de services acquitté par le bénévole pour le compte de l'association, détail de nombre de km parcourus avec son véhicule personnel pour exercer son activité de bénévole, notes d'essences, justificatifs de péages...

Le remboursement s'effectue à l'euro près.

En ce qui concerne les frais de déplacement avec un véhicule personnel, la base de remboursement des frais kilométriques peut être librement fixée par l'association (et faire l'objet d'une délibération de l'organe d'administration) mais ne peut excéder le montant du barème fiscal.

Remboursement forfaitaire

Pour certains frais, l'association peut opter pour le versement d'une somme forfaitaire, en utilisant les barèmes définis par l'administration fiscale.

Frais de déplacement

Lorsqu'un bénévole utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité associative, l'association a la possibilité d'utiliser le barème kilométrique, sous réserve de la justification de la réalité, du nombre et de l'importance des déplacements réalisés pour les besoins de l'association (réunions, formation, etc.).

Le barème kilométrique intègre le carburant, l'assurance, la dépréciation du véhicule, l'entretien et les frais d'achat des casques et protections. En revanche les frais de stationnement (parcmètres, parking) et les péages d'autoroute ne sont pas pris en compte et peuvent, sous réserve des justifications nécessaires, être ajoutés.

Frais de repas

Les frais liés à la nourriture peuvent aussi être remboursés en utilisant un barème fiscal.

L'association doit se reporter au barème forfaitaire applicable aux salariés, publié chaque année sur le site de l'URSSAF.

Régime fiscal des frais remboursés aux bénévoles

Du côté des bénévoles

Les bénévoles ne sont pas imposables au titre des remboursements de frais qui leur sont versés par les associations dans la mesure où les sommes perçues correspondent à des dépenses réellement engagées.

A ce titre, ils n'ont aucune déclaration à faire auprès des services fiscaux.

Du côté de l'association

Une association est autorisée à ne pas déclarer les remboursements de frais sur l'état annuel des honoraires, dès lors que leur montant correspond à des dépenses dont l'administration peut vérifier le caractère normal auprès de l'association et dont la justification (quant au motif de déplacement et à la réalité de la dépense) semble facile à démontrer.

Conditions pour bénéficier de la réduction d'impôt des bénévoles

Lorsqu'un bénévole engage des frais pour le compte d'une association et ne demande pas leur remboursement, sa décision est assimilée à un don manuel lui donnant droit à une réduction d'impôt.

Afin de bénéficier de cet avantage fiscal, les conditions suivantes doivent être respectées :

  • l'association exerce une activité non lucrative et a une gestion désintéressée,
  • les frais engagés correspondent exclusivement aux dépenses réalisées dans le cadre de l'activité du bénévole et ne donnent lieu à aucune rémunération, ni contrepartie en espèces ou en nature,
  • les frais correspondent à des dépenses réellement engagées et dûment justifiées,
  • le bénévole remet à l'association une renonciation écrite au remboursement de ces frais ou à toute autre contrepartie,
  • l'association remet au bénévole un reçu fiscal.

Le reçu fiscal est le document que le bénévole doit joindre à sa déclaration de revenus pour justifier des sommes qu'il déclare en tant que dons. Ce document, rempli par l'association, indique le montant des remboursements auxquels le bénévole a renoncé au cours de l'année écoulée.

Pour pouvoir émettre un reçu fiscal, l'association doit remplir deux conditions :

  • être qualifiée d'intérêt général, c'est-à-dire avoir une utilité sociale, ne pas oeuvrer pour un cercle restreint de personnes, avoir une administration bénévole et ne pas redistribuer directement ou indirectement ses bénéfices,
  • avoir un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel ou concourant à la mise en valeur du patrimoine artistique, à la défense de l'environnement naturel ou à la diffusion de la culture, de la langue et des connaissances scientifiques françaises.

Mais il n'existe pas pour autant de procédure d'agrément. L'association doit vérifier par elle-même qu'elle remplit bien les conditions ci-dessus.

Si elle n'est pas certaine de réunir ces conditions, elle peut utiliser la procédure de rescrit fiscal. Elle permet de consulter les services fiscaux et de s'assurer de sa capacité à délivrer de tels reçus.

Si l'administration venait à contester le caractère d'intérêt général des activités associatives, les sanctions seraient lourdes : l'émission illégale de reçus fiscaux est passible d'une amende égale à 25 % du montant figurant sur les reçus indûment émis. Dans ce genre de situations, la responsabilité personnelle des dirigeants peut être mise en cause.

Montant de la réduction d'impôt des bénévoles

Le bénévole doit inscrire sur sa déclaration de revenus, le montant des sommes engagées au profit de l'association, afin de pouvoir bénéficier de la réduction fiscale. L'administration procèdera alors au calcul de la réduction.

L'avantage fiscal consiste en une réduction d'impôt de 66 % ou de 75 % (montant plafonné), en fonction de l'activité exercée par l'association, dans la limite de 20 % du revenu imposable.

Ce dispositif ne s'applique pas aux personnes qui ne sont pas imposables.