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Le remboursement de frais des bénévoles d'association


LES GUIDES JURIDIQUES DE L'ASSOCIATION

Frais kilométriques, frais d'hébergement.. Tous les frais engagés par le bénévole d'une association peuvent lui être remboursés, à condition qu'ils aient été engagés dans l'intérêt de l'association.



Conditions de remboursement des frais des bénévoles

Un bénévole peut se faire rembourser tous les frais qu'il a engagés pour le compte de l'association (par exemple les frais de déplacement, d'hébergement, de documentation, d'équipement...).

Il a également la possibilité de renoncer au remboursement de ses frais et de bénéficier d'une réduction d'impôt, s'il est imposable. Il faut noter qu'un bénévole qui ne serait pas remboursé par son association n'a pas la possibilité d'inclure les dépenses engagées au titre de ses activités associatives dans ses propres frais professionnels.

Deux limites à l'activité bénévole :

  • une personne ne peut pas exercer une activité bénévole dans une association qui l'employait préalablement,
  • une association ne peut pas recourir à un bénévole pour effectuer des tâches habituellement confiées à un salarié.

Pour que le remboursement des frais soit possible, trois conditions doivent être respectées :

  • une décision expresse du conseil d'administration,
  • les frais engagés correspondent à des dépenses réelles et justifiées,
  • le bénévole produit une note de frais accompagnée des justificatifs, indiquant la date de la dépense, son objet et sa nature.

rembourser les frais d'un bénévole


Modalités de remboursement des frais des bénévoles


Frais réels

Le bénévole doit fournir à l'association le justificatif qui doit précisément mentionner l'objet de la dépense ou du déplacement : billet de train, factures correspondant à l'achat de biens ou au paiement de prestation de services acquitté par le bénévole pour le compte de l'association, détail de nombre de km parcourus avec son véhicule personnel pour exercer son activité de bénévole, notes d'essences, justificatifs de péages...

Le remboursement s'effectue à l'euro près.

En ce qui concerne les frais de déplacement avec un véhicule personnel, la base de remboursement des frais kilométriques peut être librement fixée par l'association (et faire l'objet d'une délibération du Conseil d'Administration) mais ne peut excéder le montant du barème fiscal.


Barème fiscal

Au lieu de rembourser les dépenses engagées par le bénévole, l'association peut opter pour le versement d'une somme forfaitaire, en utilisant les barèmes définis par l'administration fiscale.

Lorsqu'un bénévole utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité associative, l'association a la possibilité d'utiliser le barème kilométrique. Il prend en compte le carburant, l'assurance, la dépréciation du véhicule, l'entretien et les frais d'achat des casques et protections.

En revanche les frais de stationnement (parcmètres, parking) et les péages d'autoroute ne sont pas pris en compte et peuvent, sous réserve des justifications nécessaires, être ajoutés.

Les frais liés à la nourriture ou au logement peuvent aussi être remboursés en utilisant un barème fiscal.



Régime fiscal des frais remboursés aux bénévoles


Du côté des bénévoles

Les bénévoles ne sont pas imposables au titre des remboursements de frais qui leur sont versés par les associations dans la mesure où les sommes perçues correspondent à des dépenses réellement engagées.

A ce titre, ils n'ont aucune déclaration à faire auprès des services fiscaux.


Du côté de l'association

L'association est autorisée à ne pas déclarer non plus les remboursements de frais sur l'état annuel des honoraires, dès lors que leur montant correspond à des dépenses dont l'administration peut vérifier le caractère normal auprès de l'association et dont la justification (quant au motif de déplacement et à la réalité de la dépense) semble facile à démontrer.

Vos bénévoles demandent le remboursement de leurs frais ?

L'administration fiscale autorise le remboursement des frais engagés par les bénévoles uniquement si certaines conditions sont remplies.

Si elles ne sont pas respectées, les sommes versées au bénévole peuvent être requalifiées en salaires, ce qui peut entraîner des conséquences financières importantes pour l'association (taxes sur les salaires, cotisations sociales, remise en cause de sa gestion désintéressée, etc.), mais aussi pour les bénévoles (impôt sur le revenu).

Le guide "Rembourser les frais d'un bénévole" a précisément pour but de vous éviter ce risque.

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