Procès-verbal de l'assemblée générale d'une association : comment le rédiger ?

La rédaction du compte rendu d'une assemblée générale, sous forme de procès-verbal, a pour objectif d'apporter la preuve de la régularité de la réunion et des délibérations adoptées. Quelles mentions doit-il contenir ?

Assemblée générale d'une association

Procès-verbal d'une assemblée générale d'association loi 1901 : obligatoire ou non ?

Procès-verbal d'une association : en principe facultatif

Aucune disposition n'impose aux associations loi 1901 d'établir des procès-verbaux de leurs délibérations sauf dans certains cas :

  • les associations sollicitant la reconnaissance d'utilité publique doivent établir un procès-verbal de leur délibération autorisant la reconnaissance d'utilité publique ;
  • les associations loi 1901 passibles de l'impôt sur les sociétés doivent fournir à l'administration fiscale, sur sa demande, en même temps que leur déclaration de bénéfice ou de déficit, les comptes rendus et les extraits des délibérations de leur conseil d'administration ou organe en tenant lieu ;
  • les associations ayant sollicité un agrément ou une subvention peuvent se voir imposer de dresser un procès-verbal de toutes les délibérations de leurs organes collégiaux puis de les adresser à l'État ou à la collectivité versante ;
  • le banquier accordant une aide financière à l'association loi 1901 peut exiger la communication des procès-verbaux des délibérations des organes de l'association.

Même si ce n'est pas obligatoire, il est recommandé d'établir un procès-verbal à la fin de chaque réunion. Dresser le procès-verbal de ses délibérations permet à l'association d'apporter la preuve en justice de la réalité d'une décision prise et du respect des conditions d'adoption que prévoient les statuts ou le règlement intérieur.

Par exemple, l'absence de procès-verbal d'une association a pu aboutir à l'annulation d'une délibération, de la tenue de l'assemblée générale elle-même ou encore des pouvoirs du dirigeant qui agit en justice au nom de l'association.

Procès-verbal d'une association : obligatoire dans certains cas

Dans les autres cas, les statuts ou le règlement intérieur peuvent imposer l'établissement de procès-verbaux des décisions de l'association et s'étendre à certains ou à tous les organes délibératifs de l'association loi 1901.

Ils doivent également désigner la personne habilitée à dresser les procès-verbaux et à les signer.

Procès-verbal d'une assemblée générale d'association loi 1901 : contenu

Le procès-verbal d'une association doit contenir au minimum les mentions suivantes :

  • l'identification de l'association loi 1901 : dénomination, sigle, siège ;
  • le nom de l'organe appelé à délibérer : bureau, conseil, assemblée ordinaire, assemblée extraordinaire, autre organe... ;
  • la date et le lieu de la réunion ;
  • le mode de convocation ;
  • l'ordre du jour ;
  • la composition du bureau (s'il y en a un) ou le nom de la personne présidant la réunion ;
  • l'indication du nombre de membres présents ou représentés et que le quorum est atteint (s'il y a exigence d'un quorum) ;
  • l'identité et les fonctions des personnes présentes ou représentées s'il s'agit d'un organe collégial restreint (bureau, conseil) ;
  • la liste des documents envoyés préalablement aux sociétaires ou soumis à leur examen en séance (comptes annuels, rapports divers, etc.) ;
  • un résumé des débats et des interventions ;
  • le texte des décisions soumises aux voix (résolutions) ;
  • le résultat des votes pour chaque décision ;
  • le nom et les fonctions des personnes ayant signé le procès-verbal ou l'ayant certifié conforme.

Le procès-verbal doit être signé par la personne désignée par les statuts ou par le règlement intérieur.

A noter que les statuts types des associations reconnues d'utilité publique imposent que les procès-verbaux soient signés par le président et le secrétaire. Mais les tribunaux ont admis, qu'en cas d'absence, un signataire puisse être remplacé par un autre dès lors qu'ils ont le même niveau de qualité ou de fonction (exemple : trésorier et secrétaire, deux vice-présidents).

Registre des délibérations de l'assemblée générale d'association loi 1901

Les statuts ou le règlement intérieur prévoient généralement la consignation des décisions prises par l'assemblée générale dans le registre des délibérations.

Même si ce n'est pas le cas, il est recommandé d'inscrire les décisions dans un registre, celui-ci constituant un autre élément de preuve, en cas de contestation, et permettant de suivre l'évolution de l'association.

Pour qu'il ait valeur probante, il convient de :

  • choisir un support matériel limitant la fraude : registre, feuillets mobiles numérotées et classées. La reproduction par photocopie est possible mais nécessite la signature originale de la personne compétente. Évitez de coller les procès-verbaux sur un registre ou de transcrire les décisions sur des feuilles non numérotées ;
  • faire coter et parapher le registre par le représentant de l'association ;
  • tenir le registre au siège de l'association ;
  • conserver les feuilles de présence, bulletins de vote et procurations.

Registre des délibérations et registre spécial

Le registre des délibérations ne doit pas être confondu avec le registre spécial.

Ce dernier (facultatif) résume succintement les changements importants survenus dans l'association :