Comment mettre en place une cotisation ?

La cotisation est une somme d'argent versée annuellement à une association et permettant à celui qui la verse d'en devenir adhérent.

Distinction entre la cotisation et les autres versements

Il faut distinguer la cotisation :

  • de l'apport en numéraire qui permet d'apporter une somme d'argent à l'association contre une contrepartie ;
  • du don qui ne permet pas automatiquement d'obtenir la qualité d'adhérent ;
  • du paiement d'une licence sportive qui permet de s'affilier à une fédération, autorisant ainsi la participation aux compétitions organisées ;
  • du prix de vente de produits ou services.

Cotisation et apport en numéraire

Le versement d'une cotisation ne doit pas être confondu avec un apport en numéraire.

L'apport consiste à transmettre ponctuellement à l'association la propriété d'une somme d'argent pour en obtenir une contrepartie. L'apporteur ne perçoit pas de parts sociales - contrairement aux apports effectués dans les sociétés - mais des avantages moraux ou matériels.

Exemples :

  • mise à disposition d'un bien
  • obtention de la qualité de membre à vie, sans versement de cotisation
  • attribution du statut de dirigeant

L'apport a pour particularité de pouvoir être effectué avec droit de reprise. L'apporteur peut ainsi se réserver, dans l'acte d'apport, pour lui-même ou ses héritiers ou successeurs, la possibilité de reprendre la somme d'argent qu'il a apportée, notamment lors de la dissolution de l'association. Cette possibilité n'existe pas dans le cas du paiement d'une cotisation.

Contrairement à la cotisation, il s'agit d'un versement unique.

Cotisation et don

Le versement d'une cotisation permet de devenir adhérent d'une association et d'en obtenir les contreparties : participation aux activités de l'association, droit de vote lors des assemblées générales...

Les adhérents reçoivent en général une carte de membre et doivent s'acquitter périodiquement du paiement de la cotisation pour rester membres. Le montant de la cotisation est fixé par l'association.

Une personne qui effectue un don le fait au moment et pour le montant qu'elle souhaite et peut ne pas recevoir de contreparties, si ce n'est un reçu fiscal. Le don a uniquement pour objectif de soutenir financièrement l'association, c'est pourquoi il ne permet pas forcément de devenir adhérent de l'association.

Mais, comme le don, le versement d'une cotisation peut dans certains cas donner droit à réduction d'impôt.

Cotisation et licence sportive

Les associations membres d'une fédération sportive font généralement payer en même la cotisation et la licence sportive. Contrairement à la cotisation, le montant de la licence sportive est fixé par la fédération à laquelle l'association est affiliée.

La cotisation permet de pratiquer l'activité sportive au sein de l'association alors que la licence donne la possibilité de participer aux compétitions sur l'ensemble du territoire. Elle peut aussi comprendre le paiement d'une assurance.

Une association qui n'est pas affiliée à une fédération et ne participe donc pas à des compétitions officielles ne propose pas de licence.

Cotisation et prix de vente

Le paiement d'une cotisation doit être distingué de l'achat du bien ou de la rémunération d'une prestation.

La cotisation est une obligation découlant de l'adhésion, qui a pour seule contrepartie les prérogatives attachées à la qualité de membre. Si certaines conditions sont réunies, elle peut donner droit à réduction d'impôt.

Un prix de vente a pour contrepartie la remise d'un bien ou d'une prestation de service. Il rend le droit de la consommation applicable, permettant ainsi au consommateur ayant payé sur internet de bénéficier d'un délai de rétractation de 14 jours.

Pour déterminer si le versement doit être qualifié de cotisation ou de prix de vente, les tribunaux se basent sur les trois éléments suivants :

  • Le versement a-t-il été effectué par un membre ?
  • Le versement donne-t-il lieu à une contrepartie réelle ? Existe-t-il un lien de proportionnalité entre cette contrepartie ou sa fréquence et la somme demandée ?
  • Le montant demandé est-il proche du prix d'un bien ou d'un service similaire facturé par une autre association ?

Une somme d'argent ne peut pas être qualifiée de cotisation lorsqu'il n'est pas possible d'établir qu'elle a été versée par un adhérent, faute de tenue d'une liste ou de délivrance d'une carte.

Lorsque l'association intègre le prix d'un bien ou d'un service dans le montant de la cotisation, la distinction est plus difficile à opérer. Il est nécessaire de bien séparer sur le bulletin d'adhésion, le montant de chaque composante de la cotisation, afin de limiter l'application du droit de la consommation à la seule vente.

Cotisation non obligatoire

La cotisation est l'un des modes de financement de l'association dont la loi 1901 prévoit la possibilité.

L'association n'a pas l'obligation de conditionner l'adhésion au paiement d'une cotisation, sauf si des dispositions légales rendent sa perception obligatoire. C'est le cas des adhérents d'une association agréée de pêche et de protection du milieu aquatique et des fédérations de chasseurs, départementales, régionales et nationale.

Dans les autres cas, rien n'oblige l'association à percevoir des cotisations de ses membres. Ce sont les statuts ou le règlement intérieur qui en prévoient le paiement ou non. Ils peuvent également donner la faculté aux organes de direction ou à l'assemblée générale de décider sa mise en place lorsqu'ils le jugeront opportun.

Inversement, l'association peut décider que le paiement de la cotisation ne suffit pas à acquérir la qualité de membre. Ce peut être le cas lorsque la demande d'adhésion doit faire l'objet d'un agrément par un des organes de l'association.

Montant de la cotisation

Le montant de la cotisation est librement déterminé par les instances dirigeantes (assemblée générale, conseil d'administration). Il est déconseillé d'indiquer le taux ou le montant des cotisations dans les statuts, car tout changement nécessite une modification des statuts.

Organe chargé de déterminer le montant de la cotisation

Pour éviter de devoir modifier les statuts ou le règlement intérieur, il est préférable de simplement désigner dans ces documents l'organe chargé de déterminer le montant des cotisations. Sinon, il faudra réviser les statuts ou le règlement intérieur à chaque réévaluation des cotisations.

Ainsi, lorsque l'association désirera diminuer ou augmenter les cotisations, il lui suffira de réunir l'organe compétent (assemblée générale, conseil d'administration, bureau).

Absence de limites

La liberté la plus absolue est laissée à l'association pour déterminer le montant des cotisations. Aucune disposition légale ne limite leur montant ou prévoit la requalification de la cotisation en donation ou en paiement d'un prix au-delà d'une certaine limite

La cotisation peut être déterminée de manière fixe, par exemple x… € par adhérent, ou proportionnelle à certains indices. Elle peut, enfin, être le fruit d'une combinaison des deux systèmes précédents.

L'association peut aussi décider de ne pas demander de cotisation et préférer d'autres ressources : dons, subventions

Afin de faire face à une dépense imprévue, il est toujours possible de mettre en place une cotisation temporaire.

Critères de détermination du montant de la cotisation

Le montant de la cotisation représente généralement une grande partie des ressources propres de l'association. Celles-ci contribuent à son équilibre budgétaire et lui permettent de fonctionner de façon autonome, sans dépendre des pouvoirs publics. C'est pourquoi la cotisation demandée doit prendre en compte le modèle économique de l'association.

Une association qui a pour objet de conférer une certaine reconnaissance à ses membres préférera mettre en place une cotisation volontairement élevée afin d'opérer une sélection.

Si l'association poursuit un but altruiste ou désintéressé ou poursuit une activité qui lui procure des bénéfices, la cotisation servira uniquement à couvrir les frais de gestion. Elle pourra être revue à la baisse si l'association dispose d'un régime fiscal favorable ou vient à bénéficier d'une subvention.

Cotisation ni trop basse ni trop élevée

Une cotisation trop basse :

  • peut constituer un frein au développement de l'association (impossibilité d'investir dans du nouveau matériel ou dans la formation des encadrants, par exemple),
  • peut favoriser les abandons et le manque d'implication chez certains adhérents.

A l'inverse, une cotisation trop élevée :

  • peut susciter une attente inappropriée et un niveau de prestation irréalisable, entraînant la perte d'adhérents,
  • peut freiner de nouvelles adhésions,
  • peut entraîner la fiscalisation de l'activité si l'association fait concurrence à une entreprise du secteur commercial.

Exceptions à la libre fixation du montant des cotisations

Dans certaines associations, le montant de la cotisation est imposé par les pouvoirs publics et résulte d'un barème ou d'un pourcentage déterminé.

C'est le cas :

  • Des associations dont l'activité recouvre une mission de service public comme les fédérations départementales de chasseurs (arrêté du 27 juin 2011 portant statut des fédérations départementales de chasseurs) et les associations communales et intercommunales de chasses agréées (articles R 422-63 et 422-75 du Code de l'environnement).
  • Des associations pour lesquelles l'adhésion est obligatoire.

Plusieurs cotisations possibles

Il est tout à fait possible de prévoir :

  • des montants différents pour certaines catégories de membres basés sur des critères objectifs et déterminés au préalable par l'organe compétent (mineurs, étudiants, retraités, chômeurs, etc.). Mais, si le taux de la cotisation peut être différent suivant les catégories d'adhérents, il doit être égal pour tous les membres d'une même catégorie et ne pas conduire à privilégier une catégorie de membres par rapport à une autre,
  • un barème en fonction des revenus ou de la situation personnelle de l'adhérent (nombre d'enfants à charge, entrée récente dans la vie active…),
  • ou un mélange des deux systèmes.

Attention, une trop grande différenciation peut entraîner la requalification de la cotisation en paiement d'un prix ou en libéralité. Aussi faut-il éviter de fixer la cotisation des membres « donateurs » ou « bienfaiteurs » à un minimum largement supérieur au montant des autres cotisations.

Ajouter un droit d'entrée pour les nouveaux adhérents

Lors de la première année d'adhésion, une somme d'argent supplémentaire, appelée droit d'entrée, peut être demandée en plus de la cotisation.

Le droit d'entrée est versé une seule fois par les nouveaux membres et n'est pas renouvelé, ce qui le distingue des cotisations qui sont, elles, périodiques.

Plusieurs raisons peuvent amener l'association à exiger un droit d'entrée : frais de constitution du dossier, droit d'accès aux équipements, prix versé d'avance pour services à recevoir, etc.

Les modalités de versement et la nature du droit d'entrée doivent être précisées dans les statuts ou dans le règlement intérieur. Ce document doit aussi en préciser la nature : il peut s'agir d'un apport, d'un supplément de cotisation, d'un prix d'achat, du montant d'une location, etc.

Modalités de paiement de la cotisation

Mode de paiement

Il est possible de procéder au règlement de la cotisation en liquide, par chèque, par virement bancaire, par carte bancaire ou encore, par paiement en ligne.

Le prélèvement automatique constitue le mode de paiement le plus intéressant pour l'association puisqu'il lui garantit une rentrée d'argent prévisible à une date déterminée. Avant toute émission de prélèvement, l'association doit prendre soin de faire signer à l'adhérent un « mandat de prélèvement Sepa » sous format papier ou électronique.

Périodicité de versement

À la différence du droit d'entrée qui n'est acquitté que lors de l'adhésion, le versement d'une cotisation est périodique.

En pratique, le paiement est le plus souvent annuel, avec la possibilité de régler en plusieurs fois. La périodicité choisie peut figurer dans les statuts ou le règlement intérieur. Les versements peuvent s'effectuer par tout moyen non explicitement interdit par les statuts. Ils doivent être identifiables comme tels dans les comptes de l'association.

La somme versée doit correspondre à celle qui résulte des modalités de calcul figurant dans les statuts ou de la décision prise par l'organe habilité à en fixer le montant (conseil d'administration, assemblée générale, etc.). Dans le cas où la somme versée est supérieure à la cotisation demandée, la différence est considérée comme un don manuel.

Modèle d'appel à cotisation

Association
Adresse
Téléphone
Email

Cher adhérent,

Une nouvelle année commence, riche en activités et en projets.

Comme vous le savez, lors de notre dernière assemblée le montant de la cotisation a été voté. Elle ne sera pas augmentée (ou elle sera augmentée), la cotisation s'élève donc pour cette année (année) à (montant) €.

Nous vous remercions de bien vouloir nous faire parvenir votre règlement de cotisation à l'adresse suivante : ....

Dans l'attente de vous revoir, je vous prie d'agréer, cher ami, l'expression de ma considération distinguée.

Le Président
(Signature)

Date limite de paiement

Il est important que les statuts ou un règlement intérieur fixent une date limite pour le versement des cotisations. L'association est libre de fixer l'échéance qu'elle souhaite en vertu du principe de liberté contractuelle (article 1102 du Code civil). Par exemple, une cotisation annuelle versée dans les 15 premiers jours de l'année civile ou scolaire.

Sans précision, les adhérents peuvent s'acquitter du paiement de leur cotisation quand ils le souhaitent, tant que l'association ne les met pas en demeure de le faire pour une date donnée.

En principe, le non-versement de la cotisation n'entraîne pas la perte automatique de la qualité de membre. Celui-ci pourra continuer à participer et à voter aux assemblées générales, sauf si les statuts ou le règlement intérieur prévoient le contraire.

Pour éviter de se retrouver dans cette situation, l'association a tout intérêt à prévoir dans ses statuts que le non-paiement de la cotisation entraîne la perre de la qualité de membre.

Remboursement des cotisations

Les statuts (ou le règlement intérieur) peuvent prévoir, pour certains motifs, un remboursement partiel ou total des cotisations (déménagement, perte de revenus, ...).

Si rien n'est prévu, l'adhérent ne peut réclamer aucun remboursement.

Augmentation du montant de la cotisation

Montant fixé par un organe

Si les statuts ou le règlement intérieur renvoient à un organe déterminé le soin de fixer le montant de la cotisation, il suffit de réunir cet organe pour modifier le montant de la cotisation.

Montant fixé dans le règlement intérieur

Si le montant de la cotisation est fixé dans le règlement intérieur, il suffit simplement de modifier ce document en suivant la procédure prévue dans les statuts ou dans le règlement intérieur.

Les associations reconnues d'utilité publique doivent déclarer ce changement à la préfecture et les associations chargées de la gestion d'un service public le porter à la connaissance du public.

Montant fixé dans les statuts

Si le montant est fixé dans les statuts, il faut respecter la procédure de modification des statuts. La décision d'augmenter le montant de la cotisation ayant pour effet d'augmenter les engagements des associés, elle doit être adoptée à l'unanimité des membres.

Etant donné qu'il y aura eu modification des statuts, le changement du montant des cotisations imposera d'effectuer une déclaration modificative à la préfecture.

Modèle de lettre d'augmentation de la cotisation

Association
Adresse
Téléphone
Email

Cher adhérent,

Au cours de sa séance du ......, le bureau (ou l'organe compétent pour décider valablement d'une augmentation des cotisations) a décidé de porter le montant de la cotisation pour l'année .... à ....

Je suis certain que vous comprendrez l'importance d'une telle décision pour le développement de notre activité.

Aux termes de l'article .... de nos statuts, la cotisation devra être payée avant le .... auprès du trésorier de notre association

Dans l'attente de vous revoir, je vous prie d'agréer, cher ami, l'expression de ma considération distinguée.

Le Président
(Signature)

Cotisation et réduction d'impôt

Si certaines conditions sont réunies, l'adhérent peut bénéficier d'une réduction sur le montant de son impôt sur le revenu.

L'administration impose pour cela que soit joint un reçu fiscal attestant de la réalité du versement. Ce dernier doit être établi selon un modèle prédéfini par l'administration, comportant notamment le total du montant en chiffres et en lettres, la date du versement ainsi que l'identité du bénéficiaire de la cotisation.

Régime fiscal de la cotisation

Association dont l'activité n'est pas lucrative

En principe une association, dès lors qu'elle n'est pas considérée comme ayant une activité lucrative, n'est pas soumise aux impôts commerciaux.

Dans cette hypothèse, aucune des ressources de l'association, et notamment les cotisations, n'est assujettie à l'impôt sur les sociétés ni à la TVA.

Association dont l'activité est lucrative

Si l'administration a estimé que l'association relevait des impôts commerciaux (rescrit fiscal), la cotisation est considérée est imposée à l'impôt sur les sociétés.

La cotisation doit également s'accompagner de la TVA correspondante :

  • s'il existe un lien direct entre les sommes versées et les biens ou services fournis,
  • et, si l'association ne bénéficie pas d'une exonération ou de la franchise en base de TVA

Association dont l'activité présente un caractère à la fois lucratif et non lucratif

Dans cette hypothèse, l'association doit déterminer quelle est la part de la cotisation qui représente la contrepartie des biens fournis ou des services rendus, dans un but lucratif, aux adhérents.

Cette partie sera soumise à l'impôt sur les sociétés et à la TVA.