Comptabiliser un achat

L'enregistrement d'une facture d'achat est similaire à celui d'une facture de vente, mais de façon inversée.

Quels sont les achats déductibles du bénéfice imposable ?

Les achats de matières premières ou de marchandises destinés à être revendus en l'état ou après exécution d'opérations de fabrication ou de transformation sont déductibles du bénéfice imposable.

Ce qui inclue :

  • les achats stockés de matières premières et fournitures destinés à entrer dans la composition des produits traités ou fabriqués (compte 601),
  • les achats stockés relatifs aux autres approvisionnements tels que les matières consommables et les emballages (compte 602),
  • les achats d'étude et de prestations de services incorporés directement aux ouvrages et produits (compte 604),
  • les achats de matériel, d'équipement et de travaux incorporés directement aux ouvrages et produits (compte 605),
  • les achats non stockés de matières et fournitures (compte 606),
  • les achats de marchandises (compte 607),
  • les rabais, remises ou ristournes sur achats obtenus postérieurement à la comptabilisation des factures.

L'entreprise a également la possibilité de déduire certains biens amortissables lorsque leur valeur unitaire hors taxes n'excède pas un seuil fixé à 500 € :

  • matériels et outillages, à l'exception des matériels de transport ;
  • meubles meublants de bureau et mobilier de magasins commerciaux ;
  • matériels de bureau ;
  • logiciels, pour les exercices ouverts depuis le 1er janvier 1995, et dépenses d'acquisition d'un site Internet.
Les matériels de faible valeur doivent néanmoins être inscrits en immobilisations lorsque leur utilisation constitue l'objet même de l'activité de l'entreprise. Tel est le cas des matériels qu'une entreprise donne en location.

Peut-on déduire un achat sans disposer de la facture ?

Un achat n'est déductible que si l'entreprise dispose d'une facture établie par le vendeur. Les achats sans facture ou appuyés de fausse facture ainsi que les factures de complaisance ne peuvent pas être pris en compte.

Si le fournisseur est dispensé d'établir des factures, l'entreprise peut justifier de ses achats en indiquant les dates, le détail et le prix de chaque achat à chaque fournisseur.

Comment enregistrer un achat en comptabilité ?

Lorsque vous avez un achat à enregistrer, vous devez utiliser :

  • un compte de charge (classe 6), en fonction de la nature du bien que vous avez acheté ;
  • un compte de trésorerie, selon votre mode de règlement. Si l'achat est réalisé à crédit, vous devez comptabiliser la dette au compte 40Fournisseurs. S'il est payé comptant, au crédit du compte 51Banque (paiement par chèque ou par CB) ou du compte 5Caisse (paiement en espèces) ;
  • le compte 445TVA déductible. Cela n'est le cas que si vous pouvez récupérer la TVA.

Le montant des achats déductibles comprend :

  • le prix d'achat proprement dit,
  • les frais accessoires d'acquisition (transport, manutention, dédouanement, assurance des marchandises...),
  • les soultes payées en plus du prix stipulé.

Attention, la prise en compte d'achats pour des prix supérieurs à leur valeur réelle constitue un acte anormal de gestion justifiant la réintégration du montant excédentaire dans les résultats imposables, sauf si l'entreprise apporte la preuve d'une contrepartie.

Le montant des achats doit être diminué du prix de revient des marchandises que l'exploitant prélève dans son magasin pour son usage personnel ou celui de sa famille. Cette prise en compte peut s'effectuer également par voie de rectification extra-comptable en fin d'exercice.

Un achat de marchandises de 1 200 € TTC doit être enregistré de la façon suivante :

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
607000 Achats de marchandises 1000
445660 TVA déductible 200
401000 Fournisseurs 1200

Différence entre charges et immobilisations

Seuls les achats utilisés immédiatement ou à brève échéance (moins d'un an) peuvent être comptabilisés dans les charges.

Les biens destinés à être utilisés plus d'un an doivent être inscrits à l'actif et portent le nom d'immobilisations.

Il existe une tolérance fiscale pour comptabiliser en charges les biens destinés à être utilisés pendant plus d'un an et dont la valeur unitaire est inférieure à 500€ HT : téléphone, imprimante... Cela vous évitera d'avoir un plan d'amortissement à gérer mais ne constitue en aucun cas une obligation.

Comment enregistrer les frais accessoires : frais de port, assurances... ?

Les frais accessoires à vos achats doivent normalement être enregistrés dans des comptes distincts :

  • 635 pour les droits de douane ;
  • 624 pour les frais de port ou de transport ;
  • 622 pour la rémunération des intermédiaires ;
  • 616 pour les frais d'assurance.

Par simplification, vous avez aussi la possibilité :

  • d'inclure les frais accessoires à vos achats, dans le compte 60Achats de matières premières ou 60Achats de marchandises ;
  • de les enregistrer dans un compte spécifique, le compte 60Frais accessoires sur achats.

La TVA est-elle toujours déductible ?

Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA (vous ne devez pas faire apparaître de TVA sur vos factures), vous ne pouvez pas non plus la déduire. Vous n'utiliserez donc pas de compte de TVA et enregistrerez tous vos achats pour leur montant TTC.

Lorsque vous êtes assujetti à la TVA, vous pouvez normalement toujours récupérer la TVA qui vous a été facturée à quelques exceptions :

  • les achats de véhicules : automobiles (sauf s'il s'agit de véhicules utilitaires ou qu'ils permettent de transport le personnel sur son lieu de travail), motocyclettes, bateaux et avions (sauf s'il s'agit de votre outil de travail) ;
  • les frais de transport : billets d'avion ou de train, location de voiture (sauf TVA sur les péages) ;
  • les frais d'hôtel ou de restauration (sauf repas avec des clients) exposés au profit des dirigeants ou des salariés ;
  • les frais de parking ;
  • les achats de carburant. La TVA de l'essence sans plomb est déductible à hauteur de 10% (ce pourcentage est appelé à augmenter graduellement au cours des années suivantes, jusqu'à atteindre 80%). Celle du gazole est déductible en totalité s'il s'agit d'un véhicule utilitaire, à 80% dans les autres cas. Celle du GPL l'est dans tous les cas en totalité ;
  • les dépenses somptuaires : yachts, résidence de plaisance...
  • les cadeaux destinés à la clientèle dont la valeur unique excède 60€ TTC.