Une association peut-elle embaucher un salarié ?

Une association peut embaucher des salariés, même pour exercer des fonctions de direction.

Spécificités de l'emploi associatif

Une association peut embaucher des salariés, quelle que soit sa taille, son domaine d'activité et son régime fiscal, du moment qu'elle est déclarée et qu'elle dispose d'un numéro Siret.

En règle générale, une association a recours au bénévolat pour son fonctionnement. Cependant, celui-ci montre rapidement ses limites :

  • le bénévole ne peut pas être rémunéré, il peut uniquement se voir rembourser les frais qu'il a avancés pour le compte de l'association,
  • le bénévole n'a pas de lien de subordination avec l'association, celle-ci ne peut donc lui donner des ordres et des directives, contrôler l'exécution de son travail et le sanctionner en cas de manquement,
  • le bénévole participe librement au fonctionnement de l'association et peut mettre fin à son engagement quand il le souhaite.

Dès lors qu’une association embauche des salariés, ceux-ci sont soumis au droit du travail et de la sécurité sociale, tout comme les salariés d’une entreprise. L'association doit également appliquer la convention collective qui couvre son secteur d'activité.

Qu'il s'agisse des dispositions relatives à l'embauche, au licenciement ou encore aux congés payés, le salarié d'une association bénéficie donc des mêmes droits que tout autre salarié d'une entreprise. Les formalités de recrutement et les modalités de gestion du contrat de travail (visite d'information et de prévention, salaire minimum, remise d'une fiche de paie...) sont identiques.

Plusieurs dispositifs existent pour permettre aux associations d’embaucher des salariés de manière plus souple qu’une embauche classique, comme le chèque emploi-associatif ou le dispositif Impact emploi.

Choix des salariés

Avant d’engager une procédure de recrutement, l’association doit vérifier s’il n’existe pas dans l’organisme des personnes devant être employées ou réembauchées par priorité sur les postes à pourvoir.

En particulier :

  • un salarié doit en principe retrouver son emploi à l’issue de certaines absences : congé de maternité, de paternité ou d’adoption, congé parental d’éducation, congé sabbatique ou pour création d’entreprise, arrêt de travail pour cause de maladie professionnelle ou d’accident du travail, mandat de député, etc. ;
  • une association ne peut pas recourir à l’emploi de salariés sous CDD ou intérimaires dans les 6 mois qui suivent un licenciement pour motif économique, pour effectuer certains travaux particulièrement dangereux figurant sur une liste arrêtée par voie réglementaire ou pour remplacer des grévistes ;
  • certains salariés ou anciens salariés de l’association bénéficient d’une priorité d’embauche ou de réembauche : salariés à temps partiel, travailleurs de nuit...

Un dirigeant d'association, y compris un président, peut parfaitement devenir salarié de celle-ci et inversement (Cass. soc. 6-6-1991 n° 88-19.212 D), sauf si les statuts l'interdisent expressément.

Les associations sportives doivent s'assurer que les personnes embauchées pour enseigner, animer ou encadrer une activité physique ou sportive sont titulaires du diplôme correspondant (L.212-1 Code du sport).

Lien de parenté avec un dirigeant

Un salarié peut avoir un lien de parenté avec l'un des dirigeants de l'association. Mais, une telle situation est de nature à mettre en cause le caractère désintéressé de la gestion de l’association.

Cependant, le fait qu’un parent du dirigeant soit salarié de l’association ne suffit pas à lui seul pour contester la gestion désintéressée dès lors que la rémunération est conforme aux usages du secteur et qu’elle est justifiée compte tenu du travail fourni.

En revanche, si le salarié touche un salaire de toute évidence excessif eu égard à la qualité ou à la nature de ses fonctions ou s’il est traité différemment des autres employés, il pourra être condamné pour abus de confiance, tout comme le dirigeant qui l'a engagé.

Formalités d'embauche

Avant de procéder à l'embauche, il faut vérifier si les statuts de l’association désignent un organe ou une personne compétente pour embaucher (généralement le président).

A défaut, la décision d'embaucher doit être prise par l'assemblée générale.

Choix du type de contrat

La loi fixe la durée minimale du temps partiel à 24h hebdomadaire. Il existe toutefois des dérogations et les conventions collectives peuvent prévoir des durées de travail inférieures à 24h.

Il est possible que la convention collective prévoie d’autres types de contrats ou une organisation du temps de travail plus adaptés à l'activité de l'association (ex. : modulation du temps de travail dans la Convention Collective du Sport).

Déclaration préalable à l'embauche

Sauf si elle a recours au chèque emploi associatif, au Guso ou au dispositif Impact emploi, l’embauche d’un salarié est soumise à l’obligation pour l'association d’effectuer une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF.

Cette déclaration doit être adressée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date effective d'embauche (et avant la mise au travail effective du salarié). Elle peut être réalisée en ligne.

Une copie de la déclaration ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme satisfaite si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

Affiliation aux institutions de retraite complémentaire obligatoire

Lors de l'embauche de chaque salarié, l'employeur doit affilier le salarié à l'institution relevant de l'Arrco (pour tous les salariés) ou de l'Agirc (pour le personnel cadre).

Inscription dans le registre unique du personnel

Les associations employeurs, à l’exception de celles utilisant le chèque emploi associatif ont obligation de tenir un registre unique du personnel, sur support papier ou sur support informatique.

La tenue de ce registre est obligatoire dès le premier salarié embauché. Chaque salarié doit y être inscrit.

Réalisation de la visite d'information et de prévention

Dans les 3 mois suivants la prise de poste (2 mois s'agissant des apprentis), l'association doit organiser une visite d'information et de prévention (qui remplace la visite médicale d'embauche).

Les travailleurs de nuit, les jeunes de moins de 18 ans ainsi que les salariés exposés à des risques doivent avoir réalisé leur visite avant l'affectation au poste.

Affichage obligatoire

L'association est tenue d'afficher certaines informations à destination des salariés et notamment :

  • l'adresse, le nom et le téléphone de l'inspecteur du travail territorialement compétent ;
  • l'adresse et le numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence ;
  • l'avis de l'existence d'une convention collective ;
  • le règlement intérieur s'il en existe un ;
  • l'horaire de travail et durée du repos ;
  • l'interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise ;
  • les modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques ;
  • les dispositions des articles L. 222-33 et L. 222-32-2 du code pénal relatif au harcèlement sexuel et au harcèlement moral.

L'affichage doit être effectué à une place facilement accessible dans les lieux où le travail est effectué.

Rémunération des salariés

La rémunération des salariés d'une association ne fait l'objet d'aucun plafonnement. Cependant, pour éviter la remise en cause de la gestion désintéressée et donc l'assujettissement de l'association aux impôts commerciaux, il faut prendre quelques précautions :

  • les salaires doivent être versés en contrepartie d'un travail effectif et présenter un caractère normal eu égard aux services rendus et compte tenu des usages professionnels,
  • certains modes de rémunération sont proscrits par l'administration, notamment le fait de prévoir un complément de rémunération déterminé en fonction d'un résultat physique (nombre d'articles vendus ou nombre de contrats conclus) ou modulé en fonction du chiffre d'affaires de l'association ou d'un solde comptable.

En revanche, la mise en place d'accords d'intéressement ou de plans d'épargne salariale semble autorisée par l'administration.

Le salaire doit donner lieu à cotisations auprès du régime général de la sécurité sociale. Les associations, en tant qu'employeurs, sont aussi soumises à une obligation de collecte de l'impôt lorsqu'elles versent les salaires.

Le prélèvement à la source dans les associations

Depuis le 1er janvier 2019, tous les employeurs doivent prélever l'impôt sur le revenu des salariés à la source, c'est-à-dire le retrancher des salaires et le reverser à l'administration fiscale.

Le prélèvement à la source est intégralement automatisé pour les associations utilisant un logiciel de paie. De leur côté, les dispositifs Chèque emploi associatif et Impact emploi assurent le prélèvement de l'impôt à la source pour le compte de leurs adhérents via la transmission de la DSN.

Dans cette optique, l'association doit :

  • Réceptionner et appliquer les taux transmis par l'administration fiscale (via le compte-rendu métier)
  • Retenir le prélèvement à la source sur le salaire net à verser au titre du mois écoulé
  • Déclarer les montants prélevés pour chaque salarié
  • Reverser le mois suivant à l'administration fiscale les montants prélevés.

L'association est tenue de remettre au salarié un bulletin de paie, quel que soit la nature du contrat de travail et le montant de la rémunération. Mais si elle a recours au chèque emploi associatif ou au dispositif Impact emploi, elle n'aura pas à les établir elle-même.

Déclaration des rémunérations des salariés

Obligatoire depuis le 1er janvier 2017, la déclaration sociale nominative (DSN) remplace la plupart des formalités complexes et obligatoires qui devaient jusqu'à présent être réalisées périodiquement par les associations envers les organismes de protection sociale ou les administrations (URSSAF, retraite complémentaire, prévoyance, Pôle Emploi et autres…).

La DSN est transmise mensuellement et le paiement des cotisations est donc mensuel. Elle relate également les évènements survenus (maladie, maternité, changement d'un élément du contrat de travail, fin de contrat de travail...) dans le mois ayant eu un impact sur la paie.

La DSN repose sur les données de la paie au sens large : salaires, cotisations, NIR/NTT, SIRET de l'établissement, N° de contrats, etc. Ces données doivent être générées par un logiciel de paie devant être compatible.

Participation des salariés à la vie associative

Rien n'interdit aux salariés d'être membres de l'association à titre personnel.

L'administration admet également que le conseil d'administration compte quelques salariés, du moment que les conditions suivantes sont respectées :

  • les salariés ne représentent pas plus du quart des membres du conseil d'administration. Néanmoins, des dispositions légales spécifiques peuvent permettre une représentation plus importante des salariés,
  • les règles de représentation des salariés sont déterminées et limitées par les statuts de l'association,
  • les salariés ne doivent pas exercer un rôle prépondérant au sein de l'association. En particulier, ils ne doivent pas faire partie du bureau. Mais leur participation en qualité de simple observateur ou avec voix consultative est admise.

Partage de salariés

Le prêt de main d'oeuvre (ou mise à disposition de personnel) entre deux associations est autorisé à condition que cela se fasse dans le cadre d'une convention à but non lucratif. Il nécessite l'accord du salarié concerné et doit rester ponctuel.

Attention, le prêt de main d'oeuvre est interdit dans le cadre d'un emploi aidé, sauf si le financeur a donné son accord. A défaut, le prêt serait considéré comme un reversement de subvention.

L'association qui met à disposition un de ses salariés reste son employeur et doit donc continuer à le gérer et à le rémunérer. Si cette situation s'inscrit dans la durée, il est préférable de créer un groupement d'employeurs, sous statut associatif, qui deviendra l'employeur du salarié et facturera aux associations adhérentes le temps de travail dont elles ont bénéficié.

Rupture du contrat de travail

Mode de rupture

Quand le salarié et l’association sont d’accord pour mettre fin au contrat de travail, il est possible de conclure une rupture conventionnelle, s’il s’agit d’un CDI, ou une rupture d'un commun accord, pour un CDD.

Il est également possible de procéder à un licenciement pour motif personnel, si le salarié n'a pas respecté son contrat ou à un licenciement pour motif économique si l’association n’a plus les moyens de payer son salarié ou si elle arrête l’activité pour laquelle elle l’avait embauché.

L'association doit respecter exactement la même procédure qu'une entreprise (entretien préalable, respect du délai de préavis, paiement des indemnités...).

Une fois que le contrat de travail a pris fin, quelle qu'en soit la raison, l'association doit remettre au salarié les documents de fin de contrat :

  • un certificat de travail,
  • une attestation Pôle Emploi,
  • un reçu pour solde de tout compte (en double exemplaire) qui précise l’ensemble des sommes versées à l’issue du contrat,
  • un document l’informant de la portabilité de ses droits de prévoyance et de complémentaire santé.

Pouvoir de licencier dans l'association

Normalement, ce sont les statuts qui précisent qui a le pouvoir d'embaucher et/ou de mettre fin aux contrats de travail. Si ce n'est pas précisé, l'association doit se reporter au règlement intérieur ou aux délibérations du conseil d'administration pour déterminer la ou les personnes ayant le pouvoir d'exécuter les décisions de l'association.

Dans le silence des statuts, le pouvoir de licencier appartient au président de l'association. Ce dernier peut valablement le déléguer à une autre personne, sans avoir à demander l'aval de l'assemblée générale.