Une association doit-elle réaliser un budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel d'une association évalue à l’avance les dépenses envisagées et les ressources nécessaires pour l’exercice à venir.

A quoi sert l'établissement d'un budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel permet d'évaluer les coûts respectifs des différents projets que l'association envisage de mettre en place. Il est présenté sous forme d'un tableau à deux colonnes (charges et produits), dont la somme doit être égale des deux côtés.

Il est systématiquement demandé dans les dossiers de demande de subvention. Mais, la recherche de partenaires financiers n'est pas le seul élément qui doit amener l'association à réaliser un budget prévisionnel.

Un budget prévisionnel est en effet un excellent outil de gestion. Il constitue une base sur laquelle les dirigeants pourront s'appuyer pour rapprocher la situation réelle de l'association à ce qui était prévu. A cet effet, il doit être retravaillé et adapté en permanence.

Il est d'ailleurs conseillé de réaliser deux budgets prévisionnels différents : un budget conforme à ce qui est prévu et un budget envisageant une activité plus faible qu'envisagée.

L'association pourra ainsi déterminer si elle pourra faire face à ses dépenses, payer ses salariés, rembourser ses emprunts... Dans le cas contraire, il faudra réajuster le projet afin d'éviter la cessation des paiements à la moindre difficulté.

Quelles sont les associations tenues de réaliser un budget prévisionnel ?

Certaines associations sont tenues de réaliser chaque année un budget prévisionnel :

  • les associations dont les statuts le prévoient,
  • les associations reconnues d'utilité publique,
  • les associations disposant d’un agrément spécifique (exemple : agrément jeunesse et sport),
  • les associations gérant des établissements du secteur sanitaire, médico-social et social,
  • les associations ayant une activité économique importante,
  • les associations de courses de chevaux.

Par ailleurs, lorsqu'une association remplit une demande une subvention, le financeur potentiel impose systématiquement la transmission d'un budget prévisionnel de l’action associative à financer.

En effet, un budget prévisionnel permet à l'association :

  • d'identifier et de traduire en coûts financiers les moyens qu'elle prévoit de mettre en oeuvre pour atteindre les objectifs qu'elle s'est fixés. Ces moyens peuvent être constitués par l'achat de matériel, d'équipement mobilier, le recours à des prestataires extérieurs... ;
  • de suivre son activité en rapprochant les prévisions (les budgets) et la réalité (les comptes) ;
  • d'avoir une certaine transparence par rapport à ses financeurs (banques, collectivités publiques, etc.).

Quelles règles d'élaboration l'association doit-elle respecter ?

L'élaboration du budget prévisionnel peut se faire en trois étapes :

  • l'établissement de la liste des dépenses et leur chiffrage,
  • la classification de ces dépenses en trois catégories : les dépenses de fonctionnement, les dépenses d'investissement et les dépenses valorisées,
  • la prévision des ressources et leur équilibrage avec les dépenses.

L'objectif est ce qu'on appelle l'équilibre budgétaire. Il faut être réaliste et s'assurer que Total Dépenses : Total Recettes.

Les prévisions doivent prendre en compte les données de l'année passée et anticiper leur évolution en fonction des factures d'évolution inéluctables : il peut s'agir de données internes (évolution de l'activité, de la consommation...) ou externes (évolution des prix, des charges sociales...).

Un budget prévisionnel doit toujours respecter certaines règles :

  • il couvre un exercice de 12 mois (année civile ou scolaire),
  • il présente les comptes de classe 6 et 7 uniquement (charges et produits),
  • il est équilibré. La présentation d'un budget prévisionnel déséquilibré (déficitaire ou bénéficiaire) pourra être un frein dans la recherche de partenaires,
  • il est sincère. Il n'est pas question de gonfler le poste des dépenses pour espérer obtenir une subvention plus importante. Le principe est d'affecter un coefficient de marge de 5 % à 10 % (réparti de façon homogène), de façon à prévoir les impondérables.

Pour autant, un budget prévisionnel n'a pas l'obligation d'être équilibré. La seule obligation des dirigeants est de ne pas compromettre irrémédiablement la situation financière de l'association. En effet, en cas de faute de gestion des dirigeants ayant contribué à augmenter le passif de l'association au point de conduire celle-ci à un état de cessation de paiement, leur responsabilité financière personnelle peut être engagée.

Réexamen du budget prévisionnel

Le budget prévisionnel d'une association doit être élaboré avant la fin de l'exercice en cours ou au tout début de l'exercice suivant.

Environ 6 mois après le début de l'exercice, l'association doit examiner la pertinence de son budget. La plupart du temps, au cours de l'exercice, elle se rend compte que la réalité est éloignée des prévisions, souvent défavorablement.

La révision des budgets devient nécessaire lorsqu'il existe un écart de plus de 20 % entre la réalité et les prévisions. Mieux vaut alors chiffrer des objectifs plus réalistes et corriger les données chiffrées.

Comment se présente le budget prévisionnel d'une association ?

Il n'existe pas de modèle imposé pour la réalisation du budget prévisionnel d'une association, sauf mention contraire du financeur.

Il est possible de séparer les dépenses par postes (frais généraux, communication...) en créant plusieurs types de budgets (budget de fonctionnement, budget d'investissement, budget de trésorerie) ou de s'appuyer sur le modèle proposé par association.gouv.fr, inclus dans le dossier de demande de subvention.

Certaines associations doivent toutefois respecter un modèle de budget fixé par la réglementation qui leur est applicable. C'est le cas des associations gérant des établissements sanitaires et sociaux ou des sociétés de courses de chevaux.

Budget prévisionnel de fonctionnement

Le budget prévisionnel de fonctionnement permet de prévoir les dépenses et recettes d'un exercice et de rechercher le meilleur moyen d'établir un équilibre global : en réalisant des économies, en recherchant des subventions, en augmentant les cotisations...

Produits Charges

Subventions
Ce poste peut être difficile à prévoir d'une année sur l'autre, les subventions n'étant pas systématiquement reconduites (sauf accord contractualisé pluriannuel)

Dons

Prestations et services fournis

Cotisations

Achats
C'est le poste qui permet de réaliser le plus d'économies : négociation de remises, de délais de paiement, d'escomptes, mise en concurrence des fournisseurs, adhésion à un groupement d'achats...

Charges externes (services fournis par des prestataires extérieurs)

Masse salariale (salaires et charges patronales afférentes)
La détermination de l'évolution des salaires doit prendre en compte les primes d'ancienneté, le taux de cotisations, l'indice...

Frais financiers (intérêts sur emprunts et agios bancaires)
Ces frais peuvent être abaissés en limitant les découverts, en négociant des crédits à court terme...

TOTAL TOTAL

Budget prévisionnel d'investissement

Le budget prévisionnel d'investissement sert uniquement à chiffrer les dépenses d'investissement de l'association : renouvellement ou modernisation de biens existants, de gros entretien, de créations nouvelles... Il va permettre de déterminer sur combien d'années l'investissement doit être réalisé et de recenser toutes les ressources que l'association peut y consacrer.

Si l'investissement s'étale sur plusieurs années, il faudra dresser un plan de financement global et un plan pour chaque année en répartissant les besoins et les ressources. L'équilibre n'a pas nécessairement à être atteint sur chaque année, du moment qu'il le soit sur l'ensemble de la période.

Emplois Ressources
Prix d'achat ou remboursement de l'emprunt

Intérêts sur emprunts (s'il s'agit d'un emprunt)

Frais annexes (frais d'installation, de transport...)

Subventions

Emprunts

Autofinancement :

  • Excédents dégagées
  • Cessions d'actifs

TOTAL TOTAL

Budget prévisionnel de trésorerie

Le budget prévisionnel de trésorerie évalue, mois par mois, les entrées et sorties d'argent. De cette façon, l'association sera en mesure de prévoir les périodes difficiles et les périodes où elle disposera de fonds qu'il sera possible de placer pour quelques temps. Ce qui pourra servir de base de négociation pour le plafond de découvert autorisé et pour le taux de crédit.

Il faut éviter d'être trop optimiste sur les dates de recettes et de dépenses : les dates de réception des paiements sont toujours aléatoires, notamment pour les subventions et les cotisations ; les conventions pluriannuelles de subventions publiques sont conclues sous réserve que les crédits publics soient, chaque année, disponibles...

La gestion de trésorerie a pour but de :

  • limiter les crédits bancaires afin de diminuer les charges d'intérêts. L'association pourra recourir à la cession Dailly d'une subvention ou retarder certains achats. Un découvert permanent auprès d'une banque n'est pas un mode normal de gestion et constitue une faute ;
  • et, d'optimiser les produits financiers en les plaçant sur des livrets notamment ou en augmentant les cotisations.

jan fev mar avr mai juin juil aou sep oct nov dec
Dépenses Achats fournitures
Autres achats
Loyers et charges
Salaires
Charges sur salaires
Frais de transport
Frais de gestion
Autres frais
Remboursements emprunts Total dépenses(I)
                       
Recettes Cotisations
Dons
Subventions
Recettes d'activité
Manifestation Total recettes (II)
                       
Solde du mois (III)
II-I
                       
Trésorerie début du mois (IV)                        
Trésorerie fin de mois III+IV                        

Comment analyser le budget prévisionnel d'une association ?

Contrairement à l'entreprise, le but de l'association n'est pas la recherche du profit mais de gérer au mieux ses ressources pour couvrir les coûts résultant de son activité. Sa priorité va donc être apportée au développement de ses ressources de financement et d'assurer leur pérennité.

Vérifier que l'association dispose des fonds nécessaires

Le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) permet de calculer les fonds dont l'association a besoin pour financer son activité ou un évènement en particulier. L'évaluation du BFR est importante lors de la création de l'association, lors de la réalisation d'un évènement en particulier et en fin d'exercice.

Il se calcule par la formule suivante :
Actif circulant (stocks + créances + valeurs mobilières de placement + disponibilités)
- Dettes à court terme (emprunts bancaires à court terme + dettes fournisseurs + dettes sociales et fiscales)
= BFR

Si la somme de l'actif circulant est supérieure aux dettes à court terme, cela signifie que l'association a un besoin de fonds supplémentaires. Le résultat obtenu est la somme dont l'association a réellement besoin. Si elle ne parvient pas à réunir cette somme, elle devra s'endetter, même si elle apparaît potentiellement excédentaire.

Si la somme de l'actif circulant est inférieure aux dettes à court terme, cela signifie que l'association dispose d'un excédent de fonds de roulement, c'est-à-dire d'une ressource pour alimenter la trésorerie.

Vérifier que l'association ne s'endette pas trop

Ce ratio permet de déterminer si l'association est endettée et à quel point. Il se calcule par la formule suivante : dettes/ fonds associatifs.

Du résultat dépend la santé financière de l'association :

  • S'il est inférieur à 1, l'association est peu endettée. Pour une association ne connaissant pas spécialement une croissance forte, mais ayant une vie associative classique, le ratio devrait être d'environ 0,5.
  • S'il est supérieur à 1, cela signifie que le montant des dettes est supérieur aux fonds associatifs. En ce cas, la survie de l'association est entièrement assurée par des emprunts. Cela n'est inquiétant que si l'association n'est pas en phase de croissance ou que le ratio ne diminue pas alors que la croissance a baissé. Si, après une phase de croissance, le ratio commence à baisser, cela signifie simplement que cette croissance a été financée par des dettes qui ont été ensuite remboursées.
  • S'il est supérieur à 2, cela signifie que la survie de l'association est en péril car elle risque de ne pas pouvoir rembourser ses dettes.

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