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Calculer le budget de l'association pour l'année suivante


LES GUIDES JURIDIQUES DE L'ASSOCIATION

L'objectif d'un budget est de permettre à l'association de parvenir à un équilibre budgétaire. Les prévisions doivent prendre en compte des données de l'année passée et anticiper leur évolution en fonction de certains éléments.



L'analyse financière de l'association

Contrairement à l'entreprise, le but de l'association n'est pas la recherche du profit mais de gérer au mieux ses ressources pour couvrir les coûts résultant de son activité. Sa priorité va donc être apportée au développement de ses ressources de financement et d'assurer leur pérennité.

Subventions associatives

Élaborer un dossier de demande de subvention

Conseils à suivre et formalités à respecter

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Le Besoin en Fonds de Roulement : calculer si l'association dispose ou non des fonds nécessaires

Le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) permet de calculer les fonds dont l'association a besoin pour financer son activité ou un évènement en particulier. L'évaluation du BFR est importante lors de la création de l'association, lors de la réalisation d'un évènement en particulier et en fin d'exercice.

Il se calcule par la formule suivante :
Actif circulant (stocks + créances + valeurs mobilières de placement + disponibilités)
- Dettes à court terme (emprunts bancaires à court terme + dettes fournisseurs + dettes sociales et fiscales)
= BFR

Si la somme de l'actif circulant est supérieure aux dettes à court terme, cela signifie que l'association a un besoin de fonds supplémentaires. Le résultat obtenu est la somme dont l'association a réellement besoin. Si elle ne parvient pas à réunir cette somme, elle devra s'endetter, même si elle apparaît potentiellement excédentaire.
Si la somme de l'actif circulant est inférieure aux dettes à court terme, cela signifie que l'association dispose d'un excédent de fonds de roulement, c'est-à-dire d'une ressource pour alimenter la trésorerie.


Le ratio d'autonomie financière : déterminer si l'association est ou non endettée

Ce ratio permet de déterminer si l'association est endettée et à quel point. Il se calcule par la formule suivante : dettes/ fonds associatifs. Du résultat dépend la santé financière de l'association :

  • S'il est inférieur à 1, l'association est peu endettée. Pour une association ne connaissant pas spécialement une croissance forte, mais ayant une vie associative classique, le ratio devrait être d'environ 0,5.
  • S'il est supérieur à 1, cela signifie que le montant des dettes est supérieur aux fonds associatifs. En ce cas, la survie de l'association est entièrement assurée par des emprunts. Cela n'est inquiétant que si l'association n'est pas en phase de croissance ou que le ratio ne diminue pas alors que la croissance a baissé. Si, après une phase de croissance, le ratio commence à baisser, cela signifie simplement que cette croissance a été financée par des dettes qui ont été ensuite remboursées.
  • S'il est supérieur à 2, cela signifie que la survie de l'association est en péril car elle risque de ne pas pouvoir rembourser ses dettes.



L'établissement des différents budgets prévisionnels

L'article L. 612-2 du code de commerce a rendu obligatoire l'établissement des documents prévisionnels pour les associations qui ayant une activité économique, atteignent ou dépassent l'un des deux seuils suivants à la clôture d'un exercice social : 300 salariés ou 18 millions d'euros de chiffre d'affaires hors taxes ou de ressources. Les autres associations ont la simple faculté d'établir des documents prévisionnels. Mais, dans la pratique, on constate qu'il s'agit d'une pratique courante.

On distingue plusieurs types de budget : le budget de fonctionnement, le budget d'investissement, le budget ou plan de trésorerie et le budget d'activité. Un budget permet à l'association :

  • d'identifier et de traduire en coûts financiers les moyens que l'association prévoit de mettre en oeuvre pour atteindre les objectifs qu'elle s'est fixés. Ces moyens peuvent être constitués par l'achat de matériel, d'équipement mobilier, le recours à des prestataires extérieurs... ;
  • de suivre son activité en rapprochant les prévisions (les budgets) et la réalité (les comptes) ;
  • d'avoir une certaine transparence par rapport à ses financeurs (banques, collectivités publiques, etc.).
Pour une association, l'objectif est ce qu'on appelle l'équilibre budgétaire. Etablir un budget ne suffit pas, il faut aussi en contrôler l'exécution et l'adapter à la réalité si nécessaire.

Les prévisions doivent prendre en compte les données de l'année passée et anticiper leur évolution en fonction des factures d'évolution inéluctables : il peut s'agir de données internes (évolution de l'activité, de la consommation...) ou externes (évolution des prix, des charges sociales...).

Environ six mois après le début de l'exercice, l'association doit examiner la pertinence de son budget. La plupart du temps, au cours de l'exercice, elle se rend compte que la réalité est éloignée des prévisions, souvent défavorablement. La révision des budgets devient nécessaire lorsqu'il existe un écart de plus de 20% entre la réalité et les prévisions. Mieux vaut alors chiffrer des objectifs plus réalistes et corriger les données chiffrées.


Le budget global de fonctionnement

Le budget global de fonctionnement permet de prévoir les dépenses et recettes d'un exercice et de rechercher le meilleur moyen d'établir un équilibre global : en réalisant des économies, en recherchant des subventions, en augmentant les cotisations...

Produits Charges
Subventions
Ce poste peut être difficile à prévoir d'une année sur l'autre, les subventions n'étant pas systématiquement reconduites (sauf accord contractualisé pluriannuel)

Dons

Prestations et services fournis

Cotisations

Achats
C'est le poste qui permet de réaliser le plus d'économies : négociation de remises, de délais de paiement, d'escomptes, mise en concurrence des fournisseurs, adhésion à un groupement d'achats...

Charges externes (services fournis par des prestataires extérieurs)

Masse salariale (salaires et charges patronales afférentes)
La détermination de l'évolution des salaires doit prendre en compte les primes d'ancienneté, le taux de cotisations, l'indice...

Frais financiers (intérêts sur emprunts et agios bancaires)
Ces frais peuvent être abaissés en limitant les découverts, en négociant des crédits à court terme...

TOTAL TOTAL

Le budget d'investissement

Ce budget sert uniquement à chiffrer les dépenses d'investissement de l'association : renouvellement ou modernisation de biens existants, de gros entretien, de créations nouvelles... Il va permettre de déterminer sur combien d‘années l'investissement doit être réalisé et de recenser toutes les ressources que l'association peut y consacrer.

Si l'investissement s'étale sur plusieurs années, il faudra dresser un plan de financement global et un plan pour chaque année en répartissant les besoins et les ressources. L'équilibre n'a pas nécessairement à être atteint sur chaque année, du moment qu'il le soit sur l'ensemble de la période.

Emplois Ressources
Prix d'achat ou remboursement de l'emprunt

Intérêts sur emprunts (s'il s'agit d'un emprunt)

Frais annexes (frais d'installation, de transport...)

Subventions

Emprunts

Autofinancement :
Excédents dégagées
Cessions d'actifs

TOTAL TOTAL


Le budget ou plan de trésorerie

Le budget de trésorerie évalue, mois par mois, les entrées et sorties d'argent. De cette façon, l'association sera en mesure de prévoir les périodes difficiles et les périodes où elle disposera de fonds qu'il sera possible de placer pour quelques temps. Ce qui pourra servir de base de négociation pour le plafond de découvert autorisé et pour le taux de crédit.

Il faut éviter d'être trop optimiste sur les dates de recettes et de dépenses : les dates de réception des paiements sont toujours aléatoires, notamment pour les subventions et les cotisations ; les conventions pluriannuelles de subventions publiques sont conclues sous réserve que les crédits publics soient, chaque année, disponibles...

Le but de la gestion de trésorerie est de :

  • limiter les crédits bancaires afin de diminuer les charges d'intérêts. L'association pourra recourir à la cession Dailly d'une subvention ou retarder certains achats. Un découvert permanent auprès d'une banque n'est pas un mode normal de gestion et constitue une faute ;
  • et, d'optimiser les produits financiers en les plaçant sur des livrets notamment ou en augmentant les cotisations.

jan fev mar avr mai juin juil aou sep oct nov dec
Dépenses

Achats fournitures
Autres achats
Loyers et charges
Salaires
Charges sur salaires
Frais de transport
Frais de gestion
Autres frais
Remboursements emprunts

Total dépenses (I)
                       
Recettes

Cotisations
Dons
Subventions
Recettes d'activité
Manifestation

Total recettes (II)
                       
Solde du mois (III)
II-I
                       
Trésorerie début du mois (IV)                        
Trésorerie fin de mois III+IV                        

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