Comment obtenir une subvention pour son association ?

Les subventions publiques permettent aux associations ayant peu de moyens financiers de réaliser leurs projets. Comment en obtenir ?

Absence de droit à subvention

Le versement d'une subvention est une faculté et non d'un droit. La puissance publique dispose donc d'une totale liberté pour l'octroi des subventions aux associations.

Il en est de même si, par le passé, l'association a déjà perçue une subvention publique. En effet, "l'octroi antérieur d'une subvention annuelle à une association ne lui confère aucun droit à son renouvellement" (Tribunal administratif de Paris, 26 février 1964).

Les administrations et les collectivités publiques disposent souvent d'un pouvoir discrétionnaire pour l'accorder ou la refuser, ce qui signifie qu'elles n'ont pas à justifier leurs décisions, qui sont sans recours.

Promesse de subvention non tenue

Une commune qui revient sur sa promesse de subvention engage sa responsabilité.

Attention, un échange de courriers et de courriels entre une commune et une association sur le montant de la subvention sollicitée ne constitue pas une promesse de subvention (CAA Marseille 8-2-2016 n° 14MA02726).

Associations et projets subventionnables

Associations pouvant être subventionnées

Seules les associations loi 1901 déclarée en préfecture et les associations loi 1908 enregistrées auprès du tribunal d'instance ont la faculté de percevoir des subventions publiques.

Toute association, légalement déclarée, exerçant une activité d'intérêt général peut, en principe, demander et recevoir des subventions. S'il s'agit d'une association sportive, celle-ci doit disposer de l'agrément Jeunesse et sports.

Néanmoins, ne sont pas subventionnables :

  • les associations ayant une nature politique et partisane (CE, 28 octobre 2002, Commune de Draguignan, n°216706),
  • les associations ayant fomenté des actes troublant l'ordre public (CE, 1er octobre 1993, Commune de Secondigny, n°112406),
  • les associations cultuelles, même lorsque l'objet statutaire est mixte, à la fois cultuel et culturel (CE, 9 octobre 1992 Association Shiva Soupramanien de Saint-Louis n°94455).

Projets pouvant être subventionnés

La subvention sollicitée par l'association doit concerner :

  • soit un projet d'intérêt général, conçu, porté et réalisé par l'association,
  • soit une action de formation des bénévoles.

Lors de l'examen d'un dossier de demande de subvention d'une association, la collectivité respecte un code prudentiel rigoureux destiné à éviter que l'argent public ne soit gaspillé auprès de structures trop fragiles ou mal gérées.

Ce qui importe c'est moins la cohérence et la crédibilité du projet escompté que la transparence et la fiabilité financière de l'association.

Il est donc indispensable que l'association ait :

  • Un fonctionnement transparent. Les statuts, le règlement intérieur et la liste des dirigeants sont tenus à jour. L'association est déclarée auprès de la préfecture et publiée au Journal Officiel. Elle a fait procéder à son inscription au répertoire SIRENE afin de pouvoir toucher des subventions. Les décisions des organes de l'association font l'objet d'un procès-verbal écrit.
  • Une gestion prudente. L'association se constitue des réserves de solvabilité pour pouvoir faire face à ses dépenses et aux risques financiers et opérationnels (intégrité physique de tous les intervenants, mise en jeu de la responsabilité de l'association).
  • Une bonne gestion financière. La comptabilité de l'association est effectuée sur une base annuelle et fait apparaître le travail et les apports bénévoles évalués à leur valeur de marché (contributions volontaires en nature). L'association est à jour de ses obligations fiscales et effectue des placements financiers restant disponibles et visant la seule valorisation de la trésorerie.

Une collectivité peut subventionner une association dont le siège est situé hors de son ressort, dès lors que celle-ci agit dans la commune. La subvention d'un projet culturel engagé par une association hors du territoire de la collectivité est envisageable, mais uniquement dans le cas où cette collectivité entretiendrait un « lien particulier » avec le territoire d'intervention de l'association (CE, 11 juin 1997, Département de l'Oise, n°170069).

Différences entre subvention et autres aides financières

Il faut distinguer la subvention :

  • du prêt qui suppose de l'association un remboursement et donne lieu au versement d'intérêts ;
  • de la dotation de fonctionnement (aussi appelée prix de journée ou forfait journalier) qui consiste à rembourser totalement ou partiellement une prestation effectuée par l'association ;
  • des dons qui sont consentis par des particuliers ou des entreprises à l'association,
  • du marché public qui consiste pour la collectivité à acheter un produit ou un service auprès de l'association.

Distinguer subvention et marché public

Les marchés publics sont des contrats passés par des collectivités, pour satisfaire à leurs besoins en matière de services, travaux et fournitures contre paiement d'un prix.

De leur côté, les conventions de subventionnement sont des contrats par lesquels les collectivités versent des subventions à des tiers, notamment à des associations, sans exiger de contrepartie directe.

L'existence d'une contrepartie directe et strictement proportionnée à la valeur de la prestation peut aboutir à la requalification de la subvention en marché public.

Par ailleurs, si la collectivité demande une véritable prestation de services à l'association ou qu'elle exige des services très précisément définis quant à leurs modalités d'action et pas seulement dans les objectifs définis en commun, il existe un risque de requalification.

L'association peut toutefois échapper à ce risque de requalification si :

  • elle n'opère pas sur un marché concurrentiel. C'est généralement le cas des associations intervenant dans les domaines de l'insertion, de l'enseignement ou de la formation, du portage de repas...
  • elle porte depuis le début le projet.

Conséquences de la requalification d'une subvention en marché public

Même si la convention signée entre une collectivité locale et une association s'intitule formellement « convention de subventionnement », le juge administratif a toujours la faculté de la requalifier en contrat de marché public.

La subvention sera alors annulée car elle n'aura pas été passée conformément aux procédures prévues par le Code des marchés publics.

De plus, une subvention dissimulant un marché public engage la responsabilité pénale des personnes morales (collectivités locales et associations) concernées, mais aussi des agents et des élus ayant concouru à la procédure d'attribution de la subvention et des dirigeants des associations subventionnées pour délit d'octroi d'avantage injustifié ou pour recel.

A qui demander une subvention ?

La subvention doit être demandée par l'association aux collectivités comportant dans leurs attributions l'activité pour laquelle l'association souhaite être subventionnée (commune, département, région, État, organisme).

Au niveau de l'État, chaque ministère possède sa propre ligne de subventions.

Au niveau des collectivités locales, il en va de même mais, leur organisation n'étant pas identique, il faut généralement contacter un voire plusieurs services de la même collectivité.

Étant donné que la demande de subvention d'une association est examinée avant le vote du budget, il convient d'envoyer sa demande suffisamment tôt. Le dossier de demande de subvention prévoit la plupart du temps une date limite de dépôt.

Formulaire à remplir

Les demandes de subvention doivent être présentées sur le formulaire cerfa n°12156*05. Ce formulaire est à envoyer par courrier, sauf pour certains services de l'Etat auprès desquels la demande de subvention peut s'effectuer en ligne.

Le dossier de demande de subvention a pour objectif de présenter le problème auquel l'association veut faire face, le plan d'action qu'elle souhaite mettre en oeuvre et quel pourrait être l'impact de ce projet sur la situation actuelle. Il est complété par un budget prévisionnel estimant les recettes et dépenses et par une présentation de votre équipe.

Description du projet

L'association doit remplir une fiche par projet.

Intitulé, objectifs et description du projet

Intitulé du projet : Essayez de trouver un titre évocateur à votre projet, en renvoyant à l'action, au public visé et à la zone géographique dont il s'agit. Cela permettra au financeur d'avoir une idée concrète de votre projet.

Objectifs : Restez clair et précis. Evitez les termes vagues tels que " lutter contre la pauvreté " mais préférez " mettre en place des structures d'accompagnement à la réinsertion dans la ville de Rambouillet ouvertes aux habitants en grande précarité ".

Description : Décrivez votre projet de manière précise en allant à l'essentiel : étapes de mise en place, grandes phases du projet, contenu ou programme des activités proposées...

Nature du projet

L'indication de la politique publique dans laquelle s'inscrit le projet et de la zone ou du territoire de réalisation du projet doivent vous permettre de montrer que le projet s'inscrit dans la politique du financeur. Cela permettra de mettre en valeur le caractère d'intérêt général de votre projet et de montrer au financeur que votre demande s'inscrit bien dans son champ d'action.

Public bénéficiaire : Vous devez identifier et chiffrer clairement le public auquel votre projet s'adresse : âge, sexe, catégorie socio-professionnel.

Moyens mis en oeuvre : Précisez ici les moyens matériels et humains nécessaires à l'accomplissement de votre projet : nature des dépenses prévues (achats, location...), nombre et fonction des personnes bénévoles ou salariées qui interviendront, temps de travail que cela représente en équivalent temps plein...

Indicateurs d'évaluation et information complémentaire

Indiquez quels sont les indicateurs et les méthodes d'évaluation que vous avez choisi pour pouvoir mesurer si vos objectifs ont bien été remplis.

Indiquez également le résultat escompté pour chaque indicateur.

Plus vos indicateurs seront précis, plus il sera facile de rendre compte de l'utilisation de votre subvention d'association en fin d'action.

Indicateur Résultat escompté Méthodes d'évaluation
Nombre de séances 3 séances par semaine, 36 semaines par an, soit un total de 108 séances par an Décompte des séances effectivement réalisées
Nombre de bénéficiaires 30 Décompte annuel des inscrits
Taux de satisfaction 50 % Mise à disposition de fiches individuelles d'appréciation

Pensez à valoriser votre projet : les partenaires, le lien avec les actions précédentes de l'association, les perspectives à long terme...

Le financeur s'appliquera principalement à vérifier que les dépenses prévues pour le fonctionnement de l'association ne sont pas trop importantes par rapport à celles prévues pour financer le projet.

Budgets prévisionnels

La demande de subvention comprend deux budgets : le budget prévisionnel de l'association et celui du projet. Le budget est présenté sous forme d'un tableau à deux colonnes (charges et produits), dont la somme doit être égale des deux côtés.

Il doit être complété des informations ayant permis son élaboration. Pour démontrer au financeur que l'activité de l'association revêt une utilité sociale, présentez quelles sont vos pratiques tarifaires et comment vous prenez en compte les éventuelles difficultés des bénéficiaires, si c'est le cas. Pour que les sommes indiquées soient les plus pertinentes possibles, indiquez précisément comment vous comptez répartir les frais généraux de l'association.

Si votre exercice ne correspond pas à l'année civile, pensez à indiquer la date de début et de fin de votre exercice.

Documents et pièces à joindre

Il faut joindre au dossier :

  • un relevé d'identité bancaire de l'association, ce qui impose l'ouverture d'un compte bancaire,
  • les comptes approuvés du dernier exercice clos, si l'association n'est pas tenue de les publier,
  • un exemplaire des statuts et de la liste des personnes chargées de l'administration du groupement et déclarées, si l'association n'est pas inscrite au répertoire national des associations.

Lettre de demande de subvention

Association ........
Adresse ..............
Tél. : ...................

A..., le....

Monsieur le (nom du représentant)

Notre association existe depuis .....
Elle a pour objet.....(détailler votre activité).

Dans le cadre de notre activité, nous souhaiterions obtenir une subvention ou un dossier de subvention pour .................................. (exposer les raisons qui vous poussent à demander une subvention, et quelle type de subvention : argent, matériel, locaux, etc.)

Vous trouverez ci-joint un certain nombre de renseignements relatifs à notre association (donner le plus grand nombre de renseignements possibles : statuts, nom, qualité et adresse des responsables, bilan financier, etc.).

Dans l'attente d'une réponse, je vous prie de recevoir, Monsieur le (nom du représentant), l'assurance de mes sentiments distingués.

Le Président

Communication de la liste des adhérents

Certaines collectivités exigent la liste nominative des adhérents lors d'une demande de subvention.

Or, le Conseil d'État a jugé que cette demande excédait les pouvoirs que la loi reconnaissait à la commune d'exiger les documents faisant connaître les résultats de l'activité d'une association subventionnée, même si elle était subordonnée à l'interdiction faite à la commune d'en prendre copie, et allait à l'encontre du principe de liberté d'association (CE, 28 mars 1997, n°182912).

Le gouvernement estime que cette décision s'applique également à la subvention constituée par la mise à disposition d'un local, typiquement une salle communale ou un terrain de sport (Réponse ministérielle à M.-J. Zimmermann, JOAN CR du 17 décembre 2013, n°35676).

Communication des comptes de l'association

Les tribunaux estiment que les mairies peuvent parfaitement demander, au titre du contrôle des subventions qu'elles versent aux associations, la copie certifiée du budget et des comptes de l'exercice écoulé ainsi que la communication de tous documents faisant apparaître les résultats de l'activité de l'association.

La commune peut également communiquer ces documents aux administrés qui en font la demande.

Décision de la collectivité

C'est la collectivité compétente qui, après l'examen individuel du dossier, va choisir d'attribuer ou non une subvention à l'association ainsi que son montant.

Acceptation de la subvention

La subvention d'une association peut être :

  • consentie en espèces ou en nature (location de locaux pour un loyer symbolique, vente d'un terrain à un prix inférieur à celui du marché) ;
  • utilisée ou non pour un objet déterminé à l'avance. C'est souvent le cas des subventions d'équipement affectées à une construction ou à un aménagement précis et des subventions de fonctionnement destinées à financer un projet précis.

Dans certains cas, la collectivité qui a accordé la subvention impose la signature d'une convention d'objectifs pour procéder à son versement. Celle-ci permet de préciser à quelle fin est versée la subvention, le montant et les modalités de son versement, la durée de la convention et les conditions de son éventuelle reconduction ainsi que les modes de contrôle auxquels l'association sera soumise. Ces éléments pourront faire l'objet de modifications au moyen d'avenants.

Il est possible d'en négocier les termes mais c'est la collectivité qui aura le dernier mot. C'est donc elle qui fixe les termes de la convention que l'association est libre d'accepter ou de refuser. Mais dans ce dernier cas, la collectivité pourra supprimer la subvention.

Refus de subvention

Il n'existe aucun droit pour une association d'obtenir une subvention, même si elle en a bénéficié les années précédentes.

Et, même si la collectivité a défini des critères de sélection des associations à subventionner et des priorités dans leur distribution, l'attribution d'une subvention ne constitue pas un droit pour les personnes remplissant les conditions pour l'obtenir (CE, 25 septembre 1995, Association CIVIC, n°155970).

La solution est différente lorsque l'association demande la mise à disposition d'un équipement, et notamment d'un local. La collectivité doit ici respecter le principe d'égalité de traitement sans discrimination, ni exclusivité.

La collectivité n'est pas tenue d'informer l'association des raisons qui l'ont motivé à refuser sa demande de subvention. Mais si la collectivité le fait malgré tout et qu'elle motive son refus par des faits inexacts (par exemple, un nombre d'adhérents minoré) ou par une raison étrangère à l'intérêt général (notamment la discrimination politique), l'association pourra engager un recours contre la collectivité.

Modalités de versement de la subvention

Lorsque l'association n'a pas conclu avec la collectivité versante de convention d'objectifs, elle décide librement des modalités de versement de la subvention.

Cette situation peut être source de difficultés pour l'association qui peut voir s'accumuler les dépenses, les retards de règlements de facture ainsi que les frais de découverts en attendant le versement de sa subvention.

Dans cette hypothèse, il est possible de demander au juge administratif d'ordonner le versement de la subvention, dans le cadre d'une procédure de référé-provision.

La notification d'octroi de la subvention peut aussi permettre d'obtenir un emprunt bancaire d'un genre particulier, appelé cession Dailly. Ce système consiste pour l'association en situation de trésorerie délicate à transférer à sa banque le droit de percevoir la subvention en échange d'une somme d'argent, minorée des intérêts et d'une commission pour services rendus. De cette façon, l'association pourra améliorer sa trésorerie tandis que la banque devra attendre que la subvention soit débloquée par la collectivité pour être remboursée.

Inversement, la collectivité peut aussi décider de verser par avance la subvention à l'association lors du début d'exécution du projet subventionné.

Conditions d'utilisation de la subvention

Si la subvention est affectée à une action, un projet, une réalisation, une manifestation particulière..., elle doit être obligatoirement employée pour le but pour lequel elle a été sollicitée. A défaut, la puissance publique sera en droit de demander son remboursement à l'association.

Si la puissance publique accorde une subvention sans conditions d'utilisation, l'association peut l'utiliser comme elle le souhaite. C'est le cas des subventions dites de fonctionnement ou d'équilibre, de moins en moins accordées.