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Relance d'une facture impayée : mode d'emploi


LES GUIDES JURIDIQUES

L'envoi d'une lettre de relance constitue la première étape du recouvrement amiable.



Relance d'une facture impayée : un préalable non obligatoire

Juridiquement, envoyer une lettre de relance n'est pas un acte obligatoire. Il est possible d'adresser en tout premier lieu une lettre de mise en demeure à son débiteur voire de l'assigner directement en justice.

Mais la lettre de relance est une pratique presque systématique qui peut permettre de déterminer la raison pour laquelle le client ne paie pas : simple oubli, difficultés passagères, désaccord sur le prix...

Les retards de paiement sont généralement dus à la perte de la facture, à un classement à tort avec les factures payées, à une procédure lourde de mise en paiement (surtout dans les grandes entreprises) ou simplement à un oubli de la part du client.

Parallèlement à la relance, et par mesure de précaution, il peut être envisagé de refuser les nouvelles commandes du client ou de les conditionner à un paiement comptant.



Relance d'une facture impayée : rester prudent

En présence d'un impayé, le vendeur doit savoir se montrer prudent et éviter les menaces ou pressions excessives et disproportionnées sur son client :

  • L'utilisation de relances répétées et agressives peut être constitutive d'une voie de fait punissable de l'amende prévue pour les contraventions de la 4e classe.
  • La menace de divulguer une information pour se faire remettre un document ou un moyen de paiement ou d'inscrire le client sur une base de données privée recensant dans un fichier le nom des clients n'ayant pas payé leur dette constitue du chantage. L'auteur de l'infraction peut être puni au maximum de 5 ans d'emprisonnement et 75 000€ d'amende, voire de 7 ans d'emprisonnement et de 100 000€ d'amende s'il a exécuté sa menace.
  • La communication de l'impayé à d'autres personnes constitue une atteinte à la vie privée, y compris s'il s'agit de son employeur ou de personnes de sa famille. Il n'est donc pas possible de leur demander de régler la dette du client. L'auteur de l'infraction peut être puni au maximum d'un an d'emprisonnement et de 45 000€ d'amende.
  • L'emploi de termes qui feraient assimiler les lettres de rappel à des actes judiciaires (décision de justice) ou à des actes d'huissier (sommation, commandement de payer, rappel avant saisie…) ou annonçant abusivement une saisie, une vente ou un jugement qui condamnerait le client au paiement est illégal. Seul un juge ou un huissier de justice peut rédiger et présenter de tels écrits. Le vendeur (ou son mandataire) qui constituerait de tels documents. L'auteur de l'infraction encourt une peine d'un an d'emprisonnement et de 15 000€ d'amende.
  • L'envoi de lettres de rappel à en-tête de tiers (avocat, huissier, société de recouvrement) par le vendeur constitue une pratique illégale.



1ère étape de relance d'une facture impayée : la première lettre de relance

Si téléphoner au client ne permet pas de mettre fin à l'impayé, il faut commencer la constitution d'un dossier de recouvrement en envoyant une lettre de relance au client.

A ce stade, il est inutile de faire valoir des arguments juridiques. La première lettre de relance doit simplement préciser qu'il y a un retard de paiement en se référant aux conditions générales de vente et indiquer :

  • la somme due, augmentée des pénalités de retard. Si l'acheteur est un professionnel, la relance doit préciser qu'il devra obligatoirement payer les pénalités de retard figurant sur la facture, comme la loi l'y oblige. Depuis le 1er janvier 2013, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement doit également être réclamée aux clients professionnels ;
  • la date à laquelle a été conclu le contrat de vente ou de prestation de services ;
  • la nature et la quantité des biens livrés, ou la teneur de la prestation dont le paiement est réclamé.

Exemple de lettre de relance



Objet : retard de paiement de facture

Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, nous constatons que votre compte client présente à ce jour un solde débiteur de … euros.

Ce montant correspond à nos factures suivantes restées impayées :
Numéro Date Montant

L'échéance étant dépassée, nous vous demandons de bien vouloir régulariser cette situation par retour de courrier. Dans le cas où votre règlement aurait été adressé entre temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente.


Vous remerciant par avance, nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.



2ème étape de relance d'une facture impayée : la lettre d'avertissement

Dans de nombreux cas, le litige s'arrête à la lettre de relance.

Mais, si, à l'issue de la première lettre de relance, le paiement n'est toujours pas parvenu, il faut rédiger une seconde lettre de relance, plus ferme, cela sans tomber dans l'agressivité.

La seconde lettre de relance ou lettre d'avertissement devra indiquer que si le débiteur ne règle pas, le vendeur sera contraint de recourir à un mandataire du recouvrement (société de recouvrement, avocat, huissier de justice). La perspective de voir la relation gérée par une tierce personne peut pousser le client à payer.

Exemple de lettre d'avertissement



Objet : dernier rappel de paiement de facture

Monsieur,

Nous constatons avec regret que vous n'avez pas donné suite à notre précédent rappel et que votre compte reste toujours débiteur de X euros correspondant aux factures suivantes restées impayées :
Numéro Date Montant

Si le règlement ne nous parvient pas sous huitaine, nous serons amenés à transmettre le dossier à notre conseil juridique qui mettra en oeuvre toutes les démarches nécessaires au recouvrement de notre créance.

Dans l'attente d'un règlement, nous vous prions d'agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.



3ème étape de relance d'une facture impayée : la mise en demeure

Si la seconde lettre de relance ne décide toujours pas le client à payer, le vendeur doit le mettre en demeure de payer. A la différence des relances par courrier, téléphone ou visite, la mise en demeure de payer produit des effets juridiques, même si elle ne permet pas de pratiquer une saisie.

Pour qu'elle soit valable et pour qu'elle puisse permettre à son auteur de s'orienter ensuite vers le recouvrement judiciaire, la lettre de mise en demeure doit prendre une forme déterminée et contenir certaines mentions obligatoires.

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