Comment ouvrir un compte bancaire pour une association loi 1901 ?

Bien non obligatoire, l'ouverture d'un compte bancaire pour une association s'avère généralement indispensable.

Pourquoi ouvrir un compte bancaire au nom de l'association ?

Ouvrir un compte bancaire au nom de l'association permet :

• de disposer de moyens de paiement : un chéquier, une carte bancaire ou la possibilité de payer en ligne ;
• de mettre en place des modalités de versement automatique des cotisations des adhérents.

Rien n'oblige une association à ouvrir un compte bancaire, sauf si elle souhaite toucher une subvention. Si l'activité reste modeste, elle peut effectuer toutes ses opérations en espèces, bien qu'un compte bancaire soit plus pratique.

En cas de changement de trésorier, pensez à contacter votre banque.

L'ouverture d'un compte bancaire n'a aucune conséquence sur les obligations comptables et sur la fiscalité de votre association.

Qui peut prendre la décision d'ouvrir un compte bancaire au nom de l'association ?

L'ouverture d'un compte bancaire doit être décidée par l'organe de gestion (généralement le conseil d'administration ou le bureau). Il peut décider de la banque dans laquelle ouvrir le compte bancaire voire simplement s'en remettre au président ou au trésorier.

Celui-ci va désigner la ou les personne(s) habilitée(s) à ouvrir et à faire fonctionner les comptes. Ce document devra être remis chaque année au banquier.

Si plusieurs personnes sont habilitées à ouvrir ou à faire fonctionner le compte, il faut préciser si ces personnes doivent agir ensemble ou peuvent agir séparément. Toutes ces informations devront figurer sur le procès-verbal de la délibération.

Quelles pièces justificatives remettre au banquier lors de l'ouverture du compte ?

Les personnes habilitées à faire fonctionner le compte doivent se présenter personnellement à la banque pour justifier de leur identité et déposer un spécimen de leur signature.

Il faut remettre au banquier :

• un extrait de l'annonce parue au Journal officiel lors de la création de l'association ;
• une copie des statuts à jour, certifiée conforme par le président ;
• la délibération de l'assemblée générale (et éventuellement du conseil d'administration) nommant les membres du conseil d'administration et du bureau. Doit être précisée la durée de leur mandat ;
• le procès-verbal désignant la ou les personne(s) habilitée(s) à faire fonctionner le compte ;
• un justificatif d'adresse du siège social : facture d'électricité, de gaz ou d'eau de moins de 6 mois, facture téléphonique fixe ou d'abonnement Internet de moins de 3 mois, bail commercial notarié, contrat de domiciliation, dernier avis de Taxe Foncière,
• une photocopie d'une pièce d'identité de chacune des personnes habilitées à faire fonctionner le compte.

La banque vérifie la conformité à la loi et aux statuts des pouvoirs des représentants, tant lors de l'ouverture du compte qu'au cours de son fonctionnement lors des changements de mandataire. Lors de l'ouverture du compte bancaire de l'association, elle doit donc demander la présentation de l'original ou de la copie d'un extrait de la déclaration de l'association datant de moins de trois mois.

Le compte bancaire sera ouvert au nom de l'association, une personne mandatée (généralement le trésorier) en ayant la signature.

Comment gérer le compte bancaire de l'association ?

La gestion du compte bancaire et des moyens de paiement de l'association nécessitent de prendre certaines précautions :

• limiter l'accumulation d'espèces. Pour éviter les vols, procédez à la remise en banque régulière des espèces collectées ;
• éviter de multiplier les chéquiers en circulation. Certaines associations utilisant le chèque comme unique moyen de paiement ont tendance à multiplier les chéquiers en circulation au sein de l'association ainsi que les signatures autorisées. Ce qui augmente les risques de vol ou de perte, particulièrement quand le chéquier n'est utilisé qu'épisodiquement. De plus, en cas de changement de dirigeant, il est possible que les chéquiers entamés ne soient pas tous restitués ;
• s'assurer de la mise à jour des signatures autorisées. Certaines associations connaissent un renouvellement permanent de leur équipe dirigeante. Lors de chaque nouvelle nomination, pensez à inscrire le nouveau dirigeant sur la liste des signatures autorisées et à supprimer la signature des anciens ;
• suivre attentivement le compte bancaire de l'association et notamment ses débits. Cela vous permettra de repérer rapidement les erreurs, fraudes ou anomalies.

Comment effectuer un rapprochement bancaire ?

Le rapprochement bancaire consiste à s'assurer que toutes les opérations apparaissant sur le compte bancaire sont bien explicables et justifiées. Il s'effectue en comparant le solde du compte bancaire sur le relevé de banque et le solde du compte bancaire de l'association tel qu'il apparaît en comptabilité.

Il a pour objet d'éviter :

• les erreurs d'imputation commises par les dirigeants (numéro de compte erroné sur une remise de chèques) ou par la banque,
• les autorisations de prélèvement non résiliées alors que le contrat est terminé,
• le paiement d'une même dépense à deux reprises,
• les fraudes et malversations.

Concrètement, une personne différente de celle qui tient les comptes et signe les chèques va devoir :

• rechercher à quoi correspond chaque opération figurant sur le relevé de compte,
• vérifier qu'elle a été correctement enregistrée par la banque,
• vérifier que l'association dispose d'un justificatif (contrat, facture...).

Quels moyens de paiement l'association doit-elle privilégier ?

Le chéquier

Les commerçants sont souvent réticents à accepter les chèques émis par les associations et exigent souvent la production d'une pièce d'identité et d'un état nominatif des signatures autorisées. Il est quelquefois possible de faire figurer sur les chèques, en complément de la dénomination de l'association, le nom des personnes habilitées à signer les chèques.

Les talons de chèque doivent être soigneusement conservés afin que le trésorier puisse s'assurer que les chèques émis ont bien été débités. Leur pointage permet au trésorier d'identifier les chèques émis qui n'ont pas encore été remis à l'encaissement par les bénéficiaires et de reconstituer ainsi la trésorerie réelle de l'association. Cette précaution est utile pour les associations dont la trésorerie est un peu tendue.

La carte de crédit

Les risques d'une carte de crédit sont élevés : divulgation du code secret et possibilité de procéder à des paiements sans validation par le code secret sur Internet.

Pour les éviter :

• la carte doit être soigneusement conservée par la personne habilitée à l'utiliser,
• le code secret ne doit être ni divulgué, ni conservé au même endroit que la carte,
• l'association doit privilégier les cartes s'accompagnant de relevés fréquents et détaillés.

Les espèces

Les transactions en espèces sont à éviter. Elles présentent deux risques :

• les risques de perte ou de vol ne sont pas négligeables,
• les erreurs de caisse sont fréquentes.

L'association devra effectuer un décompte physique des espèces en caisse le dernier jour de l'exercice pour le comparer à la position comptable.