Les dirigeants peuvent-ils se faire rembourser les frais engagés pour le compte de l'association ?

Le versement d'une somme d'argent à un dirigeant est en principe considéré comme une rémunération et à ce titre soumise aux impôts et aux cotisations sociales. Il en va autrement si cette somme correspond à un remboursement.

Conditions de remboursement des frais

Le remboursement de frais est possible lorsque les conditions suivantes sont remplies :

  • le conseil d'administration a rendu une décision autorisant expressément chaque remboursement ;
  • les frais sont remboursés sous réserve de la production de factures justificatives. Toutefois, même si la dépense ne fait pas l'objet de justifications précises, son titulaire pourra obtenir valablement le remboursement de ses frais s'il peut apporter toutes indications utiles.

Si ces conditions ne sont pas remplies, le remboursement est considéré comme une rémunération. Il est donc imposable et soumis aux cotisations sociales.

Le remboursement des frais peut se faire sur la base des frais réellement engagés (c'est le montant figurant sur la facture qui est alors remboursé) ou d'une estimation des frais dépensés (uniquement pour les frais d'utilisation d'un véhicule personnel, les frais de repas et les frais de déplacements).

Le mode de remboursement est au choix de l'association.

Remboursement de frais réels

Conditions à respecter

Le remboursement des frais réels consiste en un simple dédommagement des frais engagés par le dirigeant.

Il doit respecter trois conditions :

  • être remboursé à l'euro prêt. Aucune approximation ou majoration n'est admise ;
  • être justifié. Les justificatifs doivent être conservés durant 3 ans en cas de contrôle de l'administration fiscale ou de l'Urssaf ;
  • être justifiable. Les frais doivent uniquement correspondre à des dépenses nécessaires au fonctionnement de l'association.

Calcul du montant à rembourser

Dans certains cas, le dirigeant n'est pas à même de produire un justificatif précis : prêt d'outils à l'association, mise à disposition d'une connexion internet... Et pourtant ces dépenses peuvent donner lieu à un remboursement de frais.

  • Prêt de matériel. Les particuliers n'ont pas le droit d'établir une facture. Ils seraient sinon considérés comme exerçant une activité de location. L'association peut défrayer le dirigeant en se basant sur l'usure du matériel et le temps d'utilisation (prix du matériel/ durée de vie x temps d'utilisation), le remboursement forfaitaire étant interdit.
  • Utilisation d'outils personnels issus des NTIC (téléphone portable, ordinateur portable ou non, modem...). Le dirigeant peut être remboursé à hauteur de l'utilisation professionnelle. Lorsque l'association n'est pas en mesure de justifier précisément la part d'utilisation professionnelle, celle-ci est déterminée par le dirigeant, sachant qu'elle est retenue dans la limite de 50 % de l'usage total. Lorsque les justificatifs permettent de faire le calcul réel des frais (par exemple, montant total et durée des appels passés par l'association), le remboursement peut excéder 50% de l'usage total.

Justificatifs à produire

Avant de se faire rembourser, le dirigeant doit remettre à l'association une note de frais indiquant :

  • la date de la dépense,
  • son objet (participation à une action, rendez-vous...),
  • sa nature (frais kilométriques, frais d'essence, titre de transport).

Il doit l'accompagner des justificatifs pour lesquels il demande le remboursement.

Remboursements forfaitaires des frais

Deux types de frais peuvent faire l'objet d'un remboursement forfaitaire :

  • les frais engagés par le dirigeant utilisant sa voiture personnelle dans le cadre de ses fonctions ;
  • les frais de déplacement engagés par le dirigeant. Le remboursement couvre alors les frais de restauration et d'hébergement.

Le montant maximal pouvant être alloué au dirigeant est calculé sur la base d'un barème fiscal. Toutefois, rien n'interdit à l'association de rembourser le dirigeant en dessous du barème.

Si le montant réellement dépensé s'avère très éloigné de celui proposé par le barème fiscal, l'association peut choisir de rembourser ces frais sur une base réelle.

Utilisation d'une voiture personnelle par le dirigeant

Il existe plusieurs barèmes kilométriques : un pour les voitures particulières, un pour les véhicules utilitaires, un pour les vélomoteurs et scooters et un pour les motos. Ils varient chaque année.

Barème kilométrique 2019 pour les voitures
Puissance Jusqu'à 5 000 km De 5 001 km à 20 000 km Au-delà de 20 000 km
3 cv et moins d x 0,451 € 906 € + (d x 0,270 €) d x 0,315 €
4 cv d x 0,518 € 1 136 € + (d x 0,291 €) d x 0,349 €
5 cv d x 0,543 € 1 188 € + (d x 0,305 €) d x 0,364 €
6 cv d x 0,568 € 1 244 € + (d x 0,32 €) d x 0,382 €
7 cv et plus d x 0,595 € 1 288 € + (d x 0,337 €) d x 0,401 €

Le barème prend en compte la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d'entretien, les dépenses de pneumatiques, la taxe différentielle, les dépenses de carburant, les primes d'assurance, les frais d'achat des casques et protections. En cas d'option pour le barème, toutes ces dépenses ne peuvent donc en aucun cas être indemnisées pour leur montant réel.

Les frais de garage (parking payant, parcmètres... à l'exclusion du garage de l'habitation principale du dirigeant) et de péage ne sont pas pris en compte. Ils peuvent donc faire l'objet d'un remboursement réel.

L'utilisation du barème kilométrique ne signifie pas que les frais n'ont pas à être justifiés. Pour cela, il est recommandé :

  1. De noter sur une fiche les déplacements effectués pour l'association (date, lieux de départ et d'arrivée, distance parcourue et motif du déplacement).

  2. Déplacements du mois de décembre 2018
    Jour Départ Arrivée Distance Motif
    06 Roissy Noisy 46km/AR Festival des associations de Noisy
    15 Roissy Joinville 16km/AR Rendez-vous avec le maire de Joinville
    ... ... ... ... ...
    Distance totale parcourue en décembre 215
    Distance totale parcourue depuis le 1er janvier 2018 712

  3. De se munir d'un justificatif relatif à la puissance fiscale du véhicule utilisé (carte grise).

  4. D'établir une fiche de suivi du remboursement des frais de déplacement. Sur celle-ci, il faut indiquer le nombre de kilomètres parcourus, la formule ou le taux employé et l'indemnité versée. Cela permettra de vérifier le passage des seuils de 5 000 et 20 000 km.

Restauration et hébergement du dirigeant

L'administration a calculé des montants au-delà desquels le remboursement est considéré comme une rémunération.

Exemple : une association attribue une enveloppe de 20 € pour le remboursement forfaitaire d'un repas pris lors d'un déplacement professionnel. Étant donné que le maximum de remboursement admis s'élève à 18,80 €, tout ce qui dépasse ce montant, soit 1,20 € doit être considéré comme une rémunération et assujetti aux cotisations sociales.

S'il s'agit d'un dirigeant rémunéré pour ses fonctions, il faudra vérifier que sa rémunération ne franchit pas le seuil des ¾ du SMIC.

Si les frais engagés sont plus importants, rien n'empêche l'association de les rembourser pour leur montant réel.

Indemnités forfaitaires de grand déplacement en métropole Maximum de remboursement admis en 2019
Nourriture 18,80 € par repas
Logement et petit-déjeuner :
- Paris, Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis, Val-de-Marne 67,40 € par jour
- Autres départements (hors Dom-Tom) 50 € par jour

Ces chiffres sont applicables aux 3 premiers mois de déplacement. Du 4e au 24e mois de déplacement, les indemnités forfaitaires sont réduites de 15 %. Au-delà, elles sont réduites de 30 %.