Comment utiliser le chèque-emploi associatif ?

Lorsqu'une association décide d'embaucher un salarié, elle a le choix entre la procédure ordinaire et plusieurs procédures simplifiées la déchargeant de certaines obligations ou facilitant ses démarches. Parmi celles-ci, le chèque emploi associatif.

Définition du chèque-emploi associatif

Le chèque emploi associatif est un dispositif gratuit de simplification de gestion des emplois proposé par l'Urssaf.

Il permet de payer le salarié d'une association et d’effectuer en une seule démarche les déclarations et paiements afférents aux cotisations et contributions sociales.

Avantages du chèque emploi associatif

Le chèque emploi associatif permet à l'association d'embaucher un salarié sans s'occuper des nombreuses formalités administratives habituellement nécessaires.

Il dispense ainsi l'association :

  • de procéder à la déclaration nominative préalable à l’embauche ;
  • d’établir un contrat de travail (sauf exceptions);
  • de déclarer les salariés au Pôle emploi et à la médecine du travail ;
  • de calculer les cotisations sociales à acquitter ;
  • de délivrer des bulletins de paie ;
  • de tenir un registre unique du personnel.

Inconvénients du chèque emploi associatif

Les inconvénients du dispositif résident justement dans sa simplicité.

Le contrat de travail proposé, peu détaillé, est source de conflits potentiels. De plus, le dispositif, conçu pour gérer de l'emploi ponctuel est peu adapté à la gestion de salariés sous CDI.

Enfin, le chèque emploi associatif ne dispense pas l'association de respecter le droit du travail. La non-application de la convention collective ou de la législation spécifique s'appliquant à certains salariés (femme enceinte, travailleur handicapé, par exemple) ou à certains contrats (CDD, contrats à temps partiel) fait courir plusieurs risques à l'association :

  • redressement de l'Urssaf,
  • requalification du CDD en CDI ou du contrat à temps partiel en temps plein,
  • conflits avec le salarié sur sa rémunération et ses conditions de travail,
  • contentieux devant le Conseil de Prud'hommes.

Différences avec le dispositif Impact Emploi

Le dispositif Impact Emploi est un outil payant mis au point par l'Urssaf qui permet aux associations de déléguer l'établissement des bulletins de salaire et de diverses formalités liées à l'embauche d'un salarié à un "tiers de confiance".

Définition du dispositif Impact Emploi

Le dispositif Impact Emploi est applicable aux associations comptant moins de 10 salariés (équivalent temps plein) relevant du régime général (associations culturelles, organisateurs de spectacle...). Il permet de prendre en charge toutes les formalités liées à l’embauche, les bulletins de salaire et l’ensemble des déclarations sociales et fiscales.

Mais il va plus loin et apporte également conseil (par exemple, en matière de législation sociale, dont la subrogation), veille juridique, assistance et formation aux dirigeants associatifs. C’est donc un dispositif plus complet que le chèque emploi associatif.

En pratique, le dispositif Impact emploi présente trois différences par rapport au chèque emploi associatif :

  • il est réservé aux associations comptant moins de 10 salariés et relevant du régime général, alors que le chèque emploi associatif n'a pas de limitation en termes d'effectifs ;
  • il permet de sous-traiter toutes les formalités (sociales, fiscales et juridiques) alors que le chèque emploi associatif ne permet de sous-traiter que les formalités sociales ;
  • il est payant tandis que le chèque emploi associatif est gratuit.

Coût du dispositif Impact Emploi

Le dispositif est censé être très peu coûteux pour l'association. Mais depuis quelques années, des dérives ont été constatées, les tiers de confiance facturant toujours un peu plus les prestations.

L'association doit privilégier les tiers de confiance qui proposent une tarification forfaitaire. Par exemple, 250 € par an pour moins de 3 salariés.

Certains tiers se chargent uniquement de l'établissement des bulletins de salaire et facturent le plus souvent une dizaine d'euros par bulletin et par mois.

Modalités d'adhésion au dispositif Impact Emploi

Afin d'adhérer au service et bénéficier du dispositif, l'association doit sélectionner un tiers de confiance parmi ceux se trouvant sur la liste établie par l'Urssaf.

L’association doit ensuite signer une convention avec le tiers de confiance. Cette convention peut prévoir une participation financière de l’association au fonctionnement du service, dans une limite fixée par la convention entre l’Urssaf et le tiers de confiance.

Fonctionnement du dispositif Impact Emploi

Le dispositif Impact Emploi se matérialise par un logiciel régulièrement actualisé et mis gratuitement à la disposition du tiers de confiance par l’Urssaf.

Le tiers de confiance, souvent membre d’une fédération associative (réseau "Profession sports et loisirs", Mouvement sportif -CNOSF-, Fédération des familles rurales, fédération sports pour tous, Ligue de l’enseignement....), comprend des professionnels de la législation sociale du monde associatif à même de conseiller l'association.

Champ d'application du chèque emploi associatif

Associations concernées

Depuis le 1er janvier 2019, toutes les associations peuvent recourir au chèque emploi associatif, quel que soit leur effectif salarié.

Le contrat de travail peut être à durée indéterminée (CDI) ou à durée déterminée (CDD), à temps plein ou à temps partiel. Le chèque emploi associatif peut être conclu pour les salariés déjà présents au sein de l'association, du moment que le ou les salariés concernés aient donné leur accord.

Les associations situées en Guadeloupe, Martinique, Guyane, La Réunion et Saint-Martin peuvent bénéficier du chèque emploi associatif sous certaines conditions.

Le chèque emploi associatif ne s'applique pas aux salariés d’associations intermédiaires, de groupements d’employeurs et comités d’entreprise.

Salariés concernés

Le chèque emploi associatif peut être utilisé uniquement pour l’emploi de salarié relevant du régime agricole ou du régime général.

Il ne s'applique pas :

  • à certains contrats de travail : contrat d’engagement éducatif, contrat à durée indéterminée de chantier ou d’opération, contrat de travail temporaire, CUI-CAE Dom ;
  • aux salariés dont les cotisations sont calculées sur des taux réduits : artistes et mannequins, stagiaires dont la rémunération est supérieure à la franchise, journalistes et colporteurs de presse, intermittents du spectacle hors Guso, personnel naviguant ...,
  • aux salariés concernés par les exonérations liées à l’aide à domicile, au service civique et aux jeunes entreprises innovantes (JEI).

Le chèque emploi associatif a pour particularité d'être un dispositif exclusif : l'ensemble du personnel de l'association doit y adhérer.

Adhésion au chèque emploi associatif

Démarches préalables

Toutes les formalités sociales ne sont pas effectuées par l'Urssaf. C’est à l’association de s’affilier, préalablement à l'adhésion au chèque emploi associatif :

  • aux organismes sociaux (retraite complémentaire, prévoyance, complémentaire santé...),
  • à un organisme de formation professionnelle continue,
  • et à un service de santé au travail.

Des informations relatives à ces organismes seront demandées lors de la saisie de la demande d’adhésion. Cette démarche permet également au salarié d’être identifié comme tel par ces organismes et de garantir ses droits à prestations.

Adhésion en ligne

L'adhésion s'effectue en ligne sur le site cea.urssaf.fr.

L'association va devoir :

  • indiquer son numéro Siret,
  • Si l'association ne dispose pas de numéro Siret, elle peut en faire la demande :

    • en se connectant sur www.cfe.urssaf.fr (rubrique "déclarer une formalité"),
    • en s'adressant à l'Urssaf, qui procédera à l'enregistrement de l'association en tant qu'employeur de personnel,
    • en appelant le centre national Chèque emploi associatif au 0 810 19 01 00 ou en écrivant à cea@urssaf.fr.

  • sélectionner sa convention collective,
  • renseigner ses coordonnées bancaires,
  • sélectionner son organisme de retraite,
  • choisir son service de santé,
  • indiquer les taux et les numéros de contrats pour la prévoyance et les soins de santé,
  • renseigner quelques informations complémentaires (horaire collectif mensuel, période de référence pour la gestion des congés payés,...).

Une fois l'adhésion effectuée, l'association peut déclarer ses salariés et les salaires en ligne à partir de l'Espace employeur du site du centre national Chèque emploi associatif.

Fonctionnement du chèque emploi associatif

Après avoir adhéré au dispositif, l'association doit déclarer chacun de ses salariés et renseigner chaque mois les rémunérations qui leur ont été versées.

Déclaration des salariés

En cas d'embauche, l'association doit déclarer le salarié sur le site cea.urssaf.fr dans les minutes qui précèdent sa prise de fonction. Par la suite, tous les salariés devront être déclarés de la même façon.

Le chèque emploi associatif vaut déclaration préalable à l'embauche (DPAE) et contrat de travail. Il dispense donc de la réduction d'un contrat de travail en bonne et due forme sauf si l'association souhaite inclure des clauses particulières ou dans le cas :

  • des contrats à temps partiel. Un document écrit doit préciser la répartition de la durée du travail entre les jours de la semaine ou les semaines du mois, les horaires de travail et les limites dans lesquelles peuvent être effectuées les heures complémentaires ;
  • des CDI intermittents (Cour de cassation, 20 mai 2015, n° 14-13127) ;
  • des CDI à temps plein, si la convention collective le prévoit. C'est par exemple le cas de la convention collective nationale du sport.

A défaut de contrat écrit, le salarié pourra légitimement prendre acte de la rupture de son contrat de travail et lui faire produire les effets d'un licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Déclaration des rémunérations

Chaque mois, l'association doit télédéclarer la rémunération de son salarié sur le site cea.urssaf.fr. L'Urssaf calcule ensuite, à la place de l'association, le montant des cotisations et contributions de protection sociale obligatoire en tenant compte des exonérations et allègements applicables.

Il n'y a aucun contrôle de l'exactitude des montants déclarés. C'est à l'association de vérifier si une prime d’ancienneté est due ou encore si les taux de rémunération figurant dans la convention collective ont été modifiés.

Les décomptes de cotisations et les attestations d'emploi, valant bulletins de salaire, sont directement accessibles sur cea.urssaf.fr depuis l'espace "employeur".

L'association doit ensuite imprimer un exemplaire du bulletin de paie et le remettre au salarié, envoyer les bordereaux de déclaration des charges aux différents organismes et éditer tous les documents à la fin du contrat.

Paiement du salarié

Le paiement des rémunérations du salarié peut être effectué par tout moyen : formule de chèque spécifique chèque emploi associatif mais également chéquier classique, virement bancaire, ou espèces.

Les chèques extraits du chéquier emploi associatif se remplissent et s’encaissent comme des chèques bancaires.

Prélèvement des cotisations

L'association effectue un seul règlement par prélèvement automatique, le 16 du mois suivant, auprès de l’Urssaf, pour l’ensemble des cotisations et contributions sociales obligatoires : Sécurité sociale, assurance chômage, retraite complémentaire, complémentaire santé, prévoyance conventionnelle.

Les cotisations et contributions suivantes doivent cependant être acquittées séparément : prévoyance non conventionnelle, service de santé au travail et formation professionnelle.

Le chèque emploi associatif prend en compte la retenue à la source, applicable depuis le 1er janvier 2019.