Comment convoquer une assemblée générale de SARL ?

Dans une SARL, un ou plusieurs associés représentant au moins 5 % des parts peuvent demander l’inscription d’un point ou d’un projet de résolution à l’ordre du jour de l’assemblée. Lorsqu'un associé veut user de cette faculté, il peut demander à la société de l'aviser de la date prévue pour la réunion de l'assemblée.

Comment obtenir un avis de réunion ?

Un associé qui souhaite proposer l’inscription d’une résolution à l’ordre du jour peut demander à être informé de la date prévue de l’assemblée.

Cette demande peut être formulée :

• Par lettre simple ou recommandée ;
• Par courrier électronique.

Les SARL n’ont pas l’obligation d’envoyer spontanément un avis de réunion. Elles doivent uniquement répondre aux demandes formulées par les associés souhaitant être prévenus suffisamment en amont de la date de l’assemblée générale d’approbation des comptes.

Cette information est essentielle : la demande d’inscription doit être envoyée à la société au moins 25 jours avant la date de l’assemblée. Or, la convocation officielle ne doit parvenir aux associés que 15 jours avant la réunion, ce qui pourrait être trop tard.

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Comment l'avis de réunion doit-il être transmis ?

L’avis de réunion adressé par la société doit indiquer la date prévue de l’assemblée. Il est conseillé d’y ajouter l'ordre du jour afin d’inciter les associés à ne faire parvenir que des propositions ayant un rapport avec l'objet de la réunion.

Il doit être envoyé dans un délai suffisant pour que les associés puissent demander l’inscription de résolutions à l’ordre du jour, celles-ci devant impérativement être communiquées 25 jours au moins avant la date de l'assemblée.

L’avis peut être transmis :

• Par email, à condition d’avoir obtenu l’accord préalable écrit de l’associé (par courrier ou email) ;
• Par courrier simple ou recommandé, si l’associé n’a pas consenti à la voie électronique. Dans ce cas, les frais d’envoi sont à la charge de l’associé (article R. 223-20-2 du Code de commerce).

Comment faire inscrire la résolution à l’ordre du jour ?

Pour que la demande soit recevable, le ou les associés doivent détenir au moins 5 % des parts sociales à la date de la demande.

La demande d'inscription à l'ordre du jour doit être adressée à la société, par lettre recommandée AR ou courrier électronique avec accusé de réception, 25 jours au moins avant la date de l'assemblée (article R 223-20-3, al. 1 du Code de commerce).

Elle doit être formulée d’une des deux façons suivantes :

• Si la demande comporte l’inscription d’un point à l’ordre du jour, elle doit être motivée.
• Si la demande porte sur l’inscription d’un projet de résolution, elle doit inclure le texte de la résolution proposée et éventuellement un bref exposé des motifs.

Si toutes ces conditions sont respectées, le gérant est tenu d’inscrire les propositions à l’ordre du jour, même si elles sont sans lien direct avec l’objet initial de l’assemblée. Elles doivent être communiquées et être soumises au vote des autres associés dans les mêmes conditions que les autres documents d’assemblée (article R. 223-20-3, al. 4 du Code de commerce).