Comptabiliser les frais de constitution

Les frais de constitution sont engagés à l'occasion de la création de la société. Ceux-ci sont généralement avancés par les associés, la société n'étant pas encore constituée.

A quoi correspondent les frais de constitution ?

Les frais de constitution sont l'un des composants des frais d'établissement, avec les frais d'augmentation du capital.

Ils comprennent en principe les droits d'enregistrement sur les apports (apports à titre pur et simple ou à titre onéreux), les honoraires des intermédiaires (notaires, conseils juridiques...), le coût des formalités légales (frais d'insertion, de publication).

Dans le cas où les frais de constitution ont été engagés par une société en cours de formation, il est possible de déduire ces dépenses du bénéfice de la société, sous réserve que celle-ci ait repris les engagements pris pour son compte.

Il faut y ajouter les frais de premier établissement, qui se répartissent entre les frais de prospection et de publicité. Seuls sont visés les frais engagés lors d'opérations qui conditionnent l'existence ou le développement de l'entreprise, ce qui exclut les dépenses rattachables à des produits fabriqués par l'entreprise.

Les frais de constitution constituent-ils une charge ou une immobilisation ?

Les frais de constitution peuvent, au choix de l'entrepreneur, être passés directement en charges ou comptabilisé dans les immobilisations.

Pour les petites sommes, il est conseillé de simplement les passer en charges. C'est l'importance des frais qui motive les associés à les comptabiliser dans les immobilisations afin de ne pas trop alourdir le résultat annuel de la première année.

La comptabilisation des frais de constitution dans les charges

Il est possible inscrire les frais de constitution dans les comptes de charges correspondants et de les déduire intégralement du résultat du premier exercice.

Par exemple, un associé d'EURL a déboursé 50 € pour la parution de son annonce légale, 200 € pour l'immatriculation au CFE et le dépôt des statuts au greffe et enfin 80€ pour la réalisation d'un stage de préparation à l'installation.

Si plusieurs associés participent aux frais, vous devrez créer un compte 445 par associé (pour deux associés, un compte 44501 et 44502, par exemple). Cela permettra de déterminer précisément ce qui doit être remboursé à chacun.

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
Parution de l'annonce légale
623100 Annonces et insertions 64,32
44566 TVA déductible 15,68
455 Associés - Comptes courants 80
CFE
622700 Frais d'acte 200
455 Associés - Comptes courants 200
Stage de préparation à l'installation
618500 Frais de colloques, semin., confer 80
455 Associés - Comptes courants 80

La comptabilisation des frais de constitution dans les immobilisations

Si les frais de constitution sont immobilisés, ils seront déduits progressivement, par le biais d'une dotation aux amortissements, sur une durée maximale de cinq ans. Tant que les frais de constitution n'ont pas été totalement amortis, la distribution de dividendes est interdite.

Les frais dépensés devront d'abord être inscrits au débit du compte 201 - Frais d'établissement. L'amortissement sera comptabilisé comme pour les autres immobilisations, c'est-à-dire en créditant chaque année le compte 2801 - Amortissement des frais d'établissement et en débitant 6811 - Dotations aux amortissements sur immobilisations, de l'amortissement calculé.

Que faire du remboursement des sommes avancées par les associés ?

Les sommes versées par les associés peuvent être remboursées sur leur compte courant d'associé.

L'écriture est très simple : il suffit de débiter le compte 455 - Associés - Comptes courants (ou celui de l'associé concerné, s'il y en a plusieurs) et de créditer le compte 512000 - Banques du montant remboursé.

La constitution d'un fonds de caisse

Les commerçants tenant un commerce au détail ont besoin d'espèces pour tenir leur caisse. Vous devez à chaque fois débiter le compte 53 - Caisse et créditer le compte 512 - Banques.