Comment réaliser une note de frais ?

Une note de frais est un document établi par un dirigeant ou un salarié pour se faire rembourser les frais qu'il a engagés dans l’intérêt de l’entreprise.

A quoi sert une note de frais ?

Une note de frais permet au dirigeant de se faire rembourser ses frais professionnels : frais de repas, frais de déplacement, frais de trajet domicile - travail...

Plus précisément, une note de frais est un formulaire (papier ou numérique) rempli par le dirigeant auquel est joint le justificatif de la note de frais prouvant la dépense.

La note de frais doit mentionner la date et la nature de la dépense (déplacement, restaurant, hôtel, péage, parking, etc.), son objet (prospection commerciale, rencontre de clients ou fournisseurs, participation à un salon professionnel, etc.) et le nom des contacts professionnels rencontrés.

Comment remplir une note de frais ?

Une note de frais se présente sous la forme d’un tableau reprenant la date, le montant et la nature de la dépense engagée.

Le dirigeant doit :

  • inscrire une seule dépense par ligne,
  • dissocier les montants HT, la TVA et le montant TTC,
  • dater chaque dépense.

Certains frais nécessitent des précisions supplémentaires pour pouvoir être remboursés :

  • Frais de repas : la note de frais doit indiquer le montant de la note de restaurant, le nom des invités ainsi que le motif de l’invitation.
  • Frais d’utilisation du véhicule personnel du dirigeant : la note de frais doit exposer le nombre de kilomètres effectués, la raison du déplacement, le trajet effectué et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
  • Frais d’hôtel : la note de frais doit indiquer la raison et le lieu du déplacement.

La note de frais peut être présentée sous la forme d’un tableau Word ou Excel. Elle peut également être produite grâce à un logiciel ou à une application spécialisé.

Quels justificatifs joindre à la note de frais ?

Pour pouvoir donner lieu à un remboursement, une note de frais doit impérativement être accompagnée d’un justificatif original au nom de l’entreprise.

Le justificatif peut se présenter sous la forme d’une facture ou d’un reçu, sous format papier ou dématérialisé, à condition que le document comporte plusieurs mentions obligatoires :

  • l’identité du commerçant (pour que la TVA soit récupérable),
  • la date à laquelle a été effectuée la dépense,
  • le descriptif de la dépense,
  • la TVA (si applicable et avec les différents taux si nécessaire).

A quelles conditions sont-ils déductibles ?

Les frais remboursés à un dirigeant ne sont déductibles des résultats de l’entreprise que si 6 conditions sont remplies :

  • les frais ont été exposés dans l’intérêt direct de l’entreprise ;
  • les frais engagés ne sont pas d’un montant excessif ;
  • la déduction de ces frais n’est pas interdite par la loi (dépenses somptuaires) ;
  • l’entreprise a bien comptabilisé les dépenses et dispose de pièces justificatives ;
  • l’entreprise ne cumule pas remboursement des frais réels et allocations forfaitaires de frais (sauf pour les dirigeants salariés);
  • l'entreprise a respecté les obligations déclaratives spécifiques à certains frais.