Le remboursement des frais engagés par les dirigeants d'une association est possible lorsque :
Le remboursement des frais peut se faire sur la base des frais réellement engagés (c'est le montant figurant sur la facture qui est alors remboursé) ou d'une estimation des frais dépensés (uniquement pour les frais d'utilisation d'un véhicule personnel, les frais de repas et les frais de déplacements).
Le mode de remboursement est au choix de l'association.
Si ces conditions ne sont pas remplies, le remboursement est considéré comme une rémunération. Il est donc imposable et soumis aux cotisations sociales.
Le remboursement des frais réels consiste en un simple dédommagement des frais engagés par le dirigeant de l'association.
Il doit respecter trois conditions :
Dans certains cas, le dirigeant n'est pas à même de produire un justificatif précis : prêt d'outils à l'association, mise à disposition d'une connexion internet...
Et pourtant ces dépenses peuvent donner lieu à un remboursement de frais :
Avant de se faire rembourser, le dirigeant doit remettre à l'association une note de frais indiquant :
Il doit l'accompagner des justificatifs pour lesquels il demande le remboursement.
Deux types de frais peuvent faire l'objet d'un remboursement forfaitaire :
Le montant maximal pouvant être alloué au dirigeant est calculé sur la base d'un barème fiscal. Toutefois, rien n'interdit à l'association de rembourser le dirigeant en dessous du barème.
Si le montant réellement dépensé s'avère très éloigné de celui proposé par le barème fiscal, l'association peut choisir de rembourser ces frais sur une base réelle.
Il existe plusieurs barèmes kilométriques : un pour les voitures particulières, un pour les véhicules utilitaires, un pour les vélomoteurs et scooters et un pour les motos. Ils varient chaque année.
Le barème kilométrique 2021 n'est pas encore connu. Il sera publié vers février-mars 2021.
Barème kilométrique 2020 pour les voitures | |||
Puissance | Jusqu'à 5 000 km | De 5 001 km à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
3 cv et moins | d x 0,456 € | (d x 0,273) + 915 € | d x 0,318 € |
4 cv | d x 0,523 € | (d x 0,294) + 1 147 € | d x 0,352 € |
5 cv | d x 0,548 € | (d x 0,308) + 1 200 € | d x 0,368 € |
6 cv | d x 0,574 € | (d x 0,323) + 1256 € | d x 0,386 € |
7 cv et plus | d x 0,601 € | (d x 0,34) + 1301 € | d x 0,405 € |
Le barème prend en compte la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d'entretien, les dépenses de pneumatiques, la taxe différentielle, les dépenses de carburant, les primes d'assurance, les frais d'achat des casques et protections. En cas d'option pour le barème, toutes ces dépenses ne peuvent donc en aucun cas être indemnisées pour leur montant réel.
Les frais de garage (parking payant, parcmètres... à l'exclusion du garage de l'habitation principale du dirigeant) et de péage ne sont pas pris en compte. Ils peuvent donc faire l'objet d'un remboursement réel.
L'utilisation du barème kilométrique ne signifie pas que les frais n'ont pas à être justifiés. Pour cela, il est recommandé :
Déplacements du mois de décembre 2020 | ||||
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Jour | Départ | Arrivée | Distance | Motif |
06 | Roissy | Noisy | 46km/AR | Festival des associations de Noisy |
15 | Roissy | Joinville | 16km/AR | Rendez-vous avec le maire de Joinville |
... | ... | ... | ... | ... |
Distance totale parcourue en décembre | 215 | |||
Distance totale parcourue depuis le 1er janvier 2020 | 712 |
L'administration a posé des plafonds de remboursement des frais de restauration et d'hébergement des dirigeants d'associations.
Indemnités forfaitaires de grand déplacement en métropole | Maximum de remboursement admis en 2021 |
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Nourriture | 19,10 € par repas |
Logement et petit-déjeuner : | |
- Paris, Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis, Val-de-Marne | 68,50 € par jour |
- Autres départements (hors Dom-Tom) | 50,80 € par jour |
Ces chiffres sont applicables aux 3 premiers mois de déplacement. Du 4e au 24e mois de déplacement, les indemnités forfaitaires sont réduites de 15 %. Au-delà, elles sont réduites de 30 %.
Exemple : une association attribue une enveloppe de 20 € pour le remboursement forfaitaire d'un repas pris lors d'un déplacement professionnel. Étant donné que le maximum de remboursement admis s'élève à 19,10 €, tout ce qui dépasse ce montant, soit 9,90 € doit être considéré comme une rémunération et assujetti aux cotisations sociales.
S'il s'agit d'un dirigeant rémunéré pour ses fonctions, il faudra vérifier que sa rémunération ne franchit pas le seuil des ¾ du SMIC.
Si les frais engagés sont plus importants, rien n'empêche l'association de les rembourser pour leur montant réel.