Comment déclarer une association à la préfecture ?
Déclarer une association consiste à la faire inscrire au registre des associations. La déclaration est gratuite et peut s'effectuer en ligne.
La déclaration d'une association est-elle obligatoire ?
Il n'est pas obligatoire de procéder à la déclaration d'une association loi 1901 ou à l'inscription d'une association loi 1908 qui vient d'être créée.
En effet, les règles applicables à une association sont beaucoup plus souples que celles concernant les entreprises.
Pourtant, cette formalité permet d'officialiser la création de l'association et de bénéficier d'un certain nombre de droits : pouvoir conclure un contrat, agir en justice, solliciter une subvention, demander un agrément, etc.
A défaut de déclaration ou d'inscription, l'association est constituée mais n'a pas d'identité propre et n'a ni dénomination ni siège social. Elle est qualifiée d'association de fait.
Une association de fait n'a pas de capacité juridique et ne peut donc :
- conclure un contrat. Tout contrat passé au nom de l'association n'engage que la personne l'ayant conclu, sauf si les autres membres lui ont adressé une procuration ;
- agir en justice. La seule action en justice qu'elle pourrait intenter serait pour contester la légalité des actes administratifs portant préjudice aux intérêts qu'elle a pour objet de défendre en suivant la voie du recours pour excès de pouvoir ;
- recevoir un don manuel ;
- bénéficier d'une subvention publique ;
- ou, être propriétaire. Les biens que l'association acquiert deviennent la propriété de l'ensemble de ses membres.
Combien coûte la déclaration d'une association ?
La déclaration d'une association doit obligatoirement faire l'objet d'une publicité au Journal Officiel des Associations et Fondations d'Entreprise (JOAFE).
Depuis le 1er janvier 2020, la publication au JOAFE est pas gratuite et, ce, que la déclaration s'effectue en ligne ou par voie papier.
Qui doit procéder à la déclaration d'une association ?
Si l'assemblée générale constitutive a désigné une ou plusieurs personnes pour procéder aux formalités de publicité, il revient à ces personnes de déclarer l'association.
En l'absence d'assemblée constitutive ou si personne n'a été désigné, ce rôle revient aux personnes indiquées dans les statuts de l'association comme étant les premiers dirigeants.
Quelles pièces fournir lors de la déclaration d'une association ?
Une association qui souhaite obtenir la capacité juridique doit constituer un dossier comportant plusieurs documents.
Déclaration de l'association en ligne
Les formalités de déclaration d'une association peuvent être réalisées sur internet, via le service e-creation.
L'utilisation de ce service nécessite de s'inscrire préalablement en fournissant un identifiant, un mot de passe et une adresse électronique. Une fois inscrit, il est possible d'accéder à la déclaration de création.
L'association doit se munir des documents suivants, au format PDF :
- le procès-verbal de l'assemblée constitutive ou son extrait daté et signé, portant le nom et le prénom du signataire ;
- les statuts de l'association datés et signés par au moins 2 personnes mentionnées sur la liste des dirigeants, portant leur nom, prénom, et fonction au sein de l'association ;
- un mandat (le cas échéant) portant la signature, le nom, le prénom et la fonction au sein de l'association de l'une des personnes chargées de l'administration.
Déclaration de l'association par courrier
Association loi 1901
La déclaration d'une association loi 1901 peut aussi s'effectuer par courrier.
Pour cela, il faut envoyer les documents suivants :
- Une déclaration de constitution établie sur un formulaire fourni par l'administration. Cette déclaration contient la dénomination exacte de l'association (ainsi que son signe si celui-ci a été prévu dans les statuts), son objet (reproduire l'article des statuts qui y est consacré) et l'adresse du siège de l'association (ainsi que celles de ses établissements secondaires s'il en existe). Elle permet d'effectuer en même temps une demande d'insertion de la constitution de l'association au Journal Officiel.
- La liste intégrale des personnes physiques désignées aux fonctions de direction et d'administration de l'association. Une personne morale (association, collectivités locales...) peut également être désignée aux fonctions de direction et d'administration mais ne pourra exercer son mandat de dirigeant que par l'intermédiaire d'une personne physique qui occupera le poste de direction pour son compte. En ce cas, il faudra indiquer la dénomination, le siège et l'objet de cette personne morale et préciser le nom et la qualité de son représentant permanent.
- un exemplaire original des statuts de l'association. Les statuts doivent être datés et signés par les membres fondateurs.
- Une enveloppe timbrée, portant l'adresse personnelle du président ou celle du siège social de l'association loi 1901.
La déclaration doit être déposée et adressée :
- pour les associations loi 1901 ayant fixé leur siège social à Paris : à la préfecture de police (Sous-direction de la citoyenneté et des libertés publiques, 4e bureau, Section des associations, 12 quai de Gesvres, 74004 Paris) ;
- pour les associations loi 1901 ayant fixé leur siège social ailleurs en France : à la sous-préfecture de l'arrondissement où l'association a son siège social, ou à la préfecture lorsque le chef-lieu de l'arrondissement est celui du département ;
- pour les associations loi 1901 ayant fixé leur siège social à l'étranger : à la préfecture du département où s'exerce la direction administrative et financière de l'association (dit le siège de leur principal établissement).
Association loi 1908
La déclaration d'une association loi 1908 s'effectue uniquement par courrier, au greffe du Tribunal judiciaire du lieu du siège de l'association.
Les pièces justificatives à joindre à la demande sont les suivantes :
- une requête (lettre) par laquelle les personnes chargées d'inscrire l'association demandent son inscription au registre des associations. La requête peut aussi être présentée oralement au Greffe ;
- une copie du procès-verbal constatant la nomination de la direction ;
- les statuts en original et en copie. L'original des statuts doit être signé d'au moins 7 personnes, lesquelles n'ont besoin d'être ni les membres fondateurs ni des membres de la direction. Les statuts doivent aussi indiquer le nom, prénom, date et lieu de naissance, profession, adresse et nationalité des personnes ayant signé les statuts originaux.
Le dossier de création d'une association peut-il être refusé ?
Déclaration d'une association loi 1901
La préfecture ne peut refuser un dossier de déclaration que s'il ne contient pas une des pièces requises : exemplaire des statuts manquant, exemplaire des statuts non signé par au moins 2 personnes en charge de l'administration de l'association, liste des dirigeants manquante, liste des immeubles possédés par l'association manquante, demande de publication au Journal officiel manquante.
Elle n'opère aucun contrôle sur la conformité des statuts et de l'objet associatif à la loi.
Déclaration d'une association loi 1908
Dès sa réception, le greffe du Tribunal d'instance vérifie que le dossier de création de l'association loi 1908 est complet et contrôle la conformité des statuts avec la loi locale, notamment pour déterminer si les mentions obligatoires sont bien présentes.
Si ce n'est pas le cas, le greffe retourne le dossier à l'association. Celle-ci devra revoir ses statuts en fonction des erreurs que le greffe lui aura indiqué puis le retourner au tribunal.
Le greffe va ensuite transmettre le dossier à la préfecture. Celle-ci va se prononcer sur la compatibilité de l'objet associatif avec l'ordre public. En cas d'opposition, un recours administratif reste toujours possible.
Quand l'association va-t-elle recevoir le récépissé de déclaration ?
Déclaration d'une association loi 1901
5 jours après le dépôt du dossier de déclaration, l'administration délivre un récépissé de déclaration constitutive mentionnant la date de dépôt du dossier et la liste des documents déposés en annexe à la déclaration. Il permet de donner une date certaine à la déclaration de constitution et indique implicitement que le dossier est complet.
En revanche, il ne constitue pas une déclaration de validité de l'association. Mais, tant que la déclaration de l'association n'est pas parue au Journal Officiel, le récépissé tiendra lieu de preuve juridique de l'existence de l'association loi 1901.
La préfecture se charge ensuite de communiquer la création à la Direction des journaux officiels. La capacité juridique naît à partir du moment où un extrait de la déclaration de l'association a été publié au Journal officiel. Cela prend généralement 1 ou 2 mois après l'envoi du récépissé de déclaration aux fondateurs.
Le paiement se fait après la publication au Journal officiel. La facture est envoyée à l'adresse de gestion de l'association.
Les justificatifs d'insertion seront ensuite téléchargeables en version PDF à partir du site www.journal-officiel.gouv.fr.
Déclaration d'une association loi 1908
Lors de la constitution du dossier, il est demandé aux dirigeants de choisir le journal local d'annonces légales où paraîtra l'association. Le tribunal s'occupe ensuite d'effectuer la publication dans le journal choisi. Un original des statuts est alors retourné à l'association avec un visa du tribunal.
Ces associations acquièrent la capacité juridique non pas lors de la publication de l'annonce légale mais lors de leur inscription au registre des associations.
Faut-il mentionner la date de la déclaration dans le registre spécial ?
Une fois la création de l'association déclarée et éventuellement publiée, une mention peut être portée sur le registre spécial. Cette formalité est en effet devenue facultative.
Le registre se présente sous la forme d'un cahier dont les pages sont numérotées et être conservé au siège social de l'association aussi longtemps qu'elle existe. La personne chargée de tenir le registre peut être désignée dans les statuts ou dans le règlement intérieur. Si rien n'a été prévu, ce rôle revient à la personne ayant le pouvoir de représenter l'association (le plus souvent le président).
Que risque l'association en cas de déclaration irrégulière ?
Lorsque la déclaration ne respecte pas les règles prévues, par exemple elle ne contient pas tous les éléments requis, le préfet peut refuser de délivrer le récépissé de déclaration.
Depuis l'entrée en vigueur de la loi Warsmann, une irrégularité lors de la déclaration ne peut plus être sanctionnée par la dissolution de l'association, sauf si son objet est illicite.
En pratique, l'administration peut faire procéder à une enquête sur le caractère véritable de l'association, la réalité de son existence et ses moyens d'action. Si elle estime que l'objet de l'association est illicite, elle en avisera le ministère public.
Quels effets juridiques la déclaration d'une association produit-elle ?
Une association déclarée dispose de la capacité juridique, ce qui lui permet de disposer de droits propres qui ne sont pas ceux de ses membres. Cette capacité est cependant restreinte : l'association ne peut effectuer que les actes prévus préalablement par les statuts.
L'association déclarée peut signer des contrats
L'association déclarée peut signer tous les contrats entrant dans le cadre de ses statuts : contrat de travail, contrat de bail et tout autre contrat nécessaire à son activité.
Contrairement à l'association non déclarée, les contrats ne sont pas signés par les membres en leur nom personnel mais par le représentant légal de l'association, en général le président.
Tous les droits et obligations prévus par le contrat sont ceux de l'association et non de la personne l'ayant signé. Elle se trouve seule responsable de la bonne exécution du contrat. En cas de mauvaise exécution, le dirigeant n'est pas responsable, sauf si le contrat sort de l'objet statutaire ou qu'il a commis une faute détachable de ses fonctions.
L'association déclarée peut être propriétaire
L'association déclarée peut bénéficier des apports de ses membres, recevoir des dons manuels en espèces ou des dons d'établissement d'utilité publique ou encore bénéficier de subventions allouées par l'État, les collectivités locales ou leurs établissement publics.
Elle peut également acquérir par elle-même des biens. Ceux-ci constitueront les biens propres de l'association et non la propriété indivise de ses membres, comme c'est le cas pour les associations non déclarées.
L'association déclarée peut ouvrir un compte bancaire en son nom
Ouvrir un compte bancaire au nom de l'association permet de disposer de moyens de paiement (un chéquier, une carte bancaire ou la possibilité de payer en ligne) et de mettre en place des modalités de versement automatique des cotisations des adhérents.
L'association peut également souscrire un emprunt ou placer les fonds qu'elle n'utilise pas sur des livrets rémunérés, dans des OPCVM (SICAV ou fonds commun de placement) ou pour acquérir des actions ou des obligations.
L'association déclarée peut s'endetter
L'association déclarée est seule responsable de ses engagements.
Si elle n'arrive pas à régler ses dettes, elle peut bénéficier des mesures de prévention des difficultés et, si elle est en état de cessation des paiements, demander l'ouverture d'une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire.
Ces procédures ont pour avantage de protéger les dirigeants et les membres de l'association. Cependant, la responsabilité des dirigeants pourra être engagée s'il est démontré qu'ils ont commis des fautes ou qu'ils ont contribué à la cessation des paiements de l'association.
L'association déclarée peut agir en justice
Une association peut agir en justice par l'intermédiaire de son représentant légal pour un litige la concernant directement.
Les associations dont l'objet est la défense d'un intérêt général peuvent aussi intervenir dans une instance en qualité de partie civile et demander réparation, même si elles ne subissent aucun préjudice direct.
Par ailleurs, la responsabilité de l'association déclarée peut aussi être engagée.
Faut-il déclarer les modifications survenues après la déclaration de l'association ?
Les modifications survenues après la déclaration de l'association doivent être déclarées à la préfecture (ou au tribunal judiciaire, pour les associations loi 1908) :
- modifications des statuts
- désignation de nouveaux dirigeants (conseil d'administration, bureau)
- création de nouveaux établissements,
- adhésions d'associations nouvelles, pour les unions ou fédérations,
- dissolution de l'association...
La publication de ces changements au Journal officiel (ou dans un journal d'annonces légales, pour les associations loi 1908) est facultative.