Comment organiser un concert ou un spectacle associatif ?

Avant d'organiser un spectacle ou un concert, l'association doit déterminer quelle déclaration elle doit effectuer.

Déclaration du spectacle ou du concert au maire de la commune

Selon les cas, l'organisateur du spectacle ou du concert va devoir simplement informer le maire de la tenue de l'évènement, le lui déclarer voire obtenir son autorisation préalable.

L'information, la déclaration ou la demande d'autorisation doit contenir les renseignements suivants :

  • le nom, le prénom et l'adresse de chacun des organisateurs ;
  • le but de la manifestation ;
  • le lieu, la date et l'heure du rassemblement ;
  • la signature de trois des organisateurs pour une déclaration préalable. S'il s'agit de la simple information ou d'une demande d'autorisation de la manifestation, seule la signature du président (ou d'une autre personne habilitée) est requise ;
  • l'itinéraire projeté, s'il y a lieu.

Information du maire

Si le spectacle ou le concert se déroule dans un lieu qui n'est pas ouvert au public, l'association n'a pas besoin de solliciter préalablement l'autorisation des pouvoirs publics mais doit informer le maire de la commune du lieu de l'évènement.

En outre, si l'association envisage d'ouvrir une buvette, elle devra demander l'autorisation du maire.

Le plus simple est d'utiliser une salle de spectacle disposant déjà d'un agrément de sécurité, car si le lieu n'est pas prévu pour le spectacle (salle de sport, stade, entrepôt...), l'association devra obtenir un avis favorable de la commission de sécurité pour l'accueil du public (à demander au maire de la commune).

Déclaration au maire

Si l'association envisage d'organiser un spectacle sur la voie publique, sans s'en réserver l'exclusivité (spectacles de rue, par exemple), elle doit déclarer préalablement la manifestation.

La déclaration sera faite à la mairie de la commune (ou à la préfecture ou sous-préfecture dans certaines communes : par exemple à la préfecture de police pour les villes de Paris, Lyon et Marseille) ou aux maires des différentes communes sur le territoire desquelles la manifestation doit avoir lieu, dans le délai demandé par la municipalité ou la préfecture, avant la date de la manifestation.

En principe, ni la commune ni la préfecture ne pourront refuser l'organisation de l'événement.

Autorisation du maire

Si l'association envisage d'occuper exclusivement une partie du domaine public, par exemple un parking ou une place de marché, une autorisation est nécessaire.

A peu près deux mois avant le spectacle ou le concert, l'association devra demander au maire l'autorisation d'organiser l'événement, appelée permis de stationnement.

Certains lieux ne relèvent pas de l'autorité du maire et doivent donc faire l'objet d'une autorisation particulière. Ainsi, la demande d'autorisation doit être envoyée à l'évêque ou au ministre de la paroisse pour les lieux de culte, à l'inspecteur de l'académie pour les locaux scolaires, au préfet ou au directeur de la Caisse nationale des monuments historiques pour les bâtiments classés ou inscrits.

L'autorisation d'occupation ou d'utilisation du domaine public peut être délivrée gratuitement aux associations à but non lucratif qui concourent à la satisfaction d'un intérêt général

Déclaration du spectacle occasionnel

L'activité de spectacle occasionnel doit être déclarée au moins 1 mois avant la première représentation. La déclaration est adressée au préfet de région compétent au moyen d'un service en ligne.

A noter que les artistes et techniciens employés pour les spectacles doivent l'être via le guichet unique du spectacle vivant (GUSO), www.guso.fr.

Quand la licence d'entrepreneur du spectacle devient-elle nécessaire ?

Une association peut organiser jusqu'à 6 représentations par an, sans détenir de licence d'entrepreneur du spectacle si :

  • elle n'a pas pour activité principale ou pour objet l'exploitation de lieux de spectacle, la production ou la diffusion de spectacles ;
  • ou elle est un groupement d'artistes amateurs faisant occasionnellement appel à un artiste du spectacle rémunéré.

Si ces conditions ne sont pas ou plus remplies, l'association doit demander l'obtention de la licence d'entrepreneur de spectacles.

Assurances à souscrire

La responsabilité de l'organisateur du spectacle peut être recherchée en cas d'accident ou d'incident. L'association doit donc vérifier que son assurance couvre bien les personnes, la salle et les biens confiés, des éventuelles périodes de montage aux périodes de démontage.

Il est conseillé à l'association de souscrire quatre types d'assurance :

  • une assurance responsabilité civile organisateur (RCO). Celle-ci permet de couvrir financièrement les dommages qui pourraient être causés à un tiers ou à un membre de l'association du fait d'un incendie, d'un vol, de dommages corporels, de destruction de biens... ;
  • une garantie accident. Elle permet aux dirigeants et aux membres de l'association victimes d'un accident corporel de recevoir une indemnisation sans avoir à engager la responsabilité de l'organisateur de l'événement. Souscrire ce type d'assurance est indispensable pour les associations recourant à des bénévoles ;
  • l'assurance tous risques matériels. Cette assurance couvre le matériel de valeur (matériel de son, d'éclairage...) et les documents dont l'association est propriétaire ;
  • l'assurance annulation. S'adressant plutôt aux associations engageant des frais importants, cette assurance est souscrite pour la durée de la manifestation. Elle va garantir à l'association le remboursement de frais ou la perception d'un minimum de recettes en cas d'annulation du spectacle du fait d'intempéries, de grève...

Règles de sécurité à observer

Si le spectacle ou le concert se tient dans une salle de spectacle, il faut vérifier que celle-ci répond aux normes de sécurité des ERP (Établissements accueillant du public).

Si ce n'est pas le cas, il faudra la faire homologuer par la commission de sécurité. Veillez à ce que tous les décors, tissus et accessoires soient classés non-feu (classements M0 ou M1).

Niveaux sonores à respecter

Le décret n° 2017-1244 du 7 août 2017 définit les niveaux sonores à respecter ainsi que les mesures de prévention des risques auditifs à prendre. Il s’applique aux lieux ouverts au public ou recevant du public, qu’ils soient clos ou ouverts : cinémas, salles de meeting, salles de concerts, bars, discothèques, festivals en plein air...

Lors de la réalisation d'un spectacle ou d'un concert, l'association doit ainsi prendre garde à respecter, en toutes circonstances, les limites sonores imposées, à savoir 102 décibels pondérés A sur 15mn (118 décibels pondérés C sur 15 mn pour les basses fréquences). Une limitation spécifique est également fixée pour les spectacles ou les concerts jeune public (jusqu’à 6 ans révolus) : 94 décibels pondérés A sur 15 mn et 104 décibels pondérés C sur 15 mn.

Si l'association diffuse des sons amplifiés à titre habituel, elle doit aussi prendre des mesures de prévention des risques auditifs :

  • Informer le public sur les risques auditifs
  • Mettre gratuitement à disposition du public des protections auditives individuelles
  • Créer des zones de repos auditif ou ménager des périodes de repos auditif (ne dépassant pas 80 décibels pondérés A équivalents sur 8 heures)
  • Si la capacité d’accueil excède 300 places, il faut également enregistrer en continu les niveaux en dB(A) et en dB(C), avec conservation de ces enregistrements pendant 6 mois et affichage des niveaux en continu à la console

Tenue de la billetterie du spectacle ou du concert

Organiser un spectacle ou un concert payant impose à l'association de délivrer un billet numéroté à chaque spectateur. En effet, un billet est un document comptable qui va permettre d'établir le relevé des ventes (important en cas d'assujettissement à la TVA) et de calculer les éventuels droits d'auteur à verser.

Ces billets doivent être tirés d'un carnet à souche ou d'un distributeur automatique et comporter certaines mentions : la nature de la manifestation, la date et le lieu du spectacle, le prix de la place (ou mention de la gratuité s'il y a lieu), la catégorie de place auquel le billet donne droit et le nom de l'organisateur.

Ensuite, sachez que les associations sont exonérées d'impôts commerciaux dans la limite de six manifestations de soutien ou de bienfaisance (événements) par an. Elles doivent donc délivrer des billets, places ou autres sans TVA. A partir de la 7e manifestation annuelle, que l'association ait ou non une activité déclarée lucrative, elle devra faire figurer la TVA sur ses factures et la reverser à l'État.

Régime fiscal du spectacle ou du concert

Impôts commerciaux

Lorsqu'elle est occasionnelle, l'organisation d'un spectacle ou d'un concert bénéficie d'une franchise d'impôts commerciaux (TVA, impôt sur les sociétés, CFE) jusqu'à 63 059 € de chiffre d'affaires.

L'association a également la possibilité de bénéficier d'un régime d'exonération fiscale pour 6 manifestations de soutien et de bienfaisance par an (organisation d'un bal, d'une kermesse, exploitation d'un bar,etc.).

Au-delà de 63 059 € de chiffre d'affaires ou au-delà de la 6e manifestation de soutien et de bienfaisance, les recettes sont soumises aux impôts commerciaux.

Taxe sur les spectacles

Les recettes tirées de la vente des billets sont susceptibles de faire l'objet de la taxe sur les spectacles.

Quatre exonérations sont prévues :

  • les tours de chant, concerts et spectacles de musique traditionnelle ;
  • les représentations intégrées à des séances éducatives présentées dans le cadre des enseignements d'un établissement placé sous la tutelle de l'Etat ou ayant passé avec celui-ci un contrat d'association ;
  • les représentations données par une association bénéficiant de subventions publiques lorsqu'elles ne font pas l'objet d'un contrat de coproduction, de coréalisation, de location ou de vente avec un entrepreneur de spectacles vivants privé non subventionné (uniquement pour la taxe sur les spectacles d'art dramatique, lyrique et chorégraphique) ;
  • les représentations assurées par une association de théâtre amateur ne rémunérant aucun artiste.

D'un taux de 3,5 %, cette taxe portant le nom soit de taxe sur les spectacles de variété, soit de taxe sur les spectacles d'art dramatique, lyrique et chorégraphique s'applique sur le prix total des billets, hors TVA (si assujettissement). Elle est à régler indépendamment des droits d'auteur ou des droits voisins.

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