Le siège d'une association peut-il être le domicile d'un membre ou dirigeant ?

Une association peut parfaitement fixer son siège social au domicile de l'un de ses membres ou de ses dirigeants, qu'il en soit locataire ou propriétaire.

Quelles sont les conditions de domiciliation d'une association au domicile d'un membre ou d'un dirigeant ?

Le membre ou le dirigeant est propriétaire de son domicile

Un membre ou un dirigeant qui est propriétaire de son domicile peut parfaitement autoriser l'association à y fixer son siège social.

Toutefois, si le domicile est en copropriété et que la présence de l'association risque d'occasionner des nuisances, il faudra obtenir l'accord de la copropriété.

Une copropriété peut interdire la mention de l'association sur une boîte aux lettres ou sur quelque autre support des parties communes. L'adresse postale de l'association doit alors être de type "Association X, chez M. ou Mme Y, etc."

La domiciliation est possible tant qu’elle n'entraîne pas un changement d’affectation du lot de copropriété. Ainsi, le logement doit rester le lieu d'habitation du locataire et ne peut pas devenir le lieu d’exercice des activités de l'association. A défaut, le copropriétaire doit au préalable obtenir l'accord de tous les copropriétaires pour changer l'affectation de son lot de copropriété.

Le membre ou le dirigeant a tout à fait le droit de conclure avec l'association une convention d'occupation précaire ou un bail d'habitation, celle-ci ne bénéficiant pas automatiquement du régime des baux commerciaux.

En principe, un bail d'habitation conclu avec une association n'est pas soumis aux dispositions protectrices de la loi de 1989, mais il est possible de le prévoir expressément (régime protecteur des locataires, bail de 3 ans, etc.).

Si le bail n'est pas conclu à titre gratuit, le montant du loyer doit respecter des règles strictes :

• le membre ou le dirigeant doit apporter la preuve que la pièce qu'il met à la disposition de l'association n'est plus disponible pour son usage personnel ;
• le loyer convenu avec l'association doit rester nettement en dessous des prix du marché.

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Le membre ou le dirigeant est locataire de son domicile

Un membre ou un dirigeant qui est locataire de son domicile peut librement choisir d'en faire le siège social de l'association.

Le propriétaire ne peut donc pas s'y opposer et il n'est pas nécessaire de lui notifier la domiciliation de l'association pour obtenir son accord.

Toutefois, le membre ou le dirigeant doit occuper les lieux de façon effective. Le logement doit rester le lieu d'habitation du locataire et ne peut pas devenir le lieu de l'activité effective de l'association par la transformation du logement en bureau.

Dans le cas contraire, le propriétaire pourra faire valoir que les clauses du contrat de bail ne sont plus respectées et résilier le contrat.

Par ailleurs, la domiciliation ne doit pas conduire à un manquement par le locataire à ses obligations vis-vis de son bailleur ou voisins (réunions occasionnant des nuisances sonores, occupation irrégulière des parties communes, etc.).

Peut-on indemniser le membre ou le dirigeant qui domicilie l'association chez lui ?

Facturer un loyer à l'association

La personne mettant à disposition son domicile comme siège de l'association ou acceptant de stocker du matériel, peut facturer un loyer librement :

• si elle est propriétaire,
• ou, si elle est locataire et qu'elle est autorisée à sous-louer son logement.

Une convention spéciale doit être signée entre l’association et son dirigeant, être dûment approuvée par le conseil d’administration et faire l’objet d’une information de l’assemblée générale.

Le loyer doit être facturé au prorata du temps et de l'espace occupé par l'association. Évidemment, le loyer facturé ne doit pas sortir de la norme des loyers de la zone géographique concernée, sous peine d'être requalifié en salaire par l'URSSAF et de remettre en cause le caractère non lucratif de l'association.

Les loyers facturés doivent figurer dans la catégorie "Revenus fonciers" de la déclaration de revenu de la personne mettant son domicile à disposition de l'association. Elle peut également renoncer à demander un loyer à l'association, ce qui lui permettrait de bénéficier d'une réduction d'impôt pour don.

Guide : Maîtriser les règles des dons et réductions d'impôt →

Demander le remboursement des frais à l'association

Un membre ou un dirigeant qui est locataire et qui n'a pas l'autorisation de sous-louer son domicile ne peut pas facturer un loyer à l'association, seul le remboursement des frais est possible.

Tout remboursement de frais doit être fait avec des justificatifs précis et détaillés :

• Dans le cas d'une occupation partielle du logement par l'association, seul le téléphone peut faire l'objet d'une facture détaillée permettant d'identifier ce qui concerne l'association (sauf à demander une ligne distincte pour l'association).
• Pour les autres types de frais comme l'éclairage, le chauffage, l'eau... il est possible de produire des copies des factures d'électricité, d'eau, de gaz, de fioul, voire d'abonnement à Internet... et de calculer un remboursement proportionnel à la surface et à la durée d'occupation.

Les règles à suivre pour rembourser les frais engagés par un bénévole sont exposées en détail dans le guide Rembourser les frais d'un bénévole.

L'association doit-elle conclure avec le dirigeant un bail en bonne et due forme ?

Signature d'un contrat de bail

Si une pièce précise du domicile est mise à la disposition de l'association, il est possible de conclure une convention d'hébergement ou un contrat de bail.

Le loyer fixé doit être raisonnable. Il faut tout d'abord que le membre ou le salarié fasse la preuve que la pièce qu'il met à la disposition de l'association n'est plus disponible pour son usage personnel et que le loyer convenu avec l'association (qui devra faire l'objet d'une convention jointe aux comptes de l'association si le bailleur est un des dirigeants) reste nettement en dessous des prix du marché.

Il faudra se fonder sur le prix du marché de la location de l'ensemble du bien et calculer un loyer au prorata de la surface occupée. Par exemple, si le dirigeant met à disposition de l'association 4 heures par semaine une pièce de son domicile représentant le cinquième de sa surface, un loyer "raisonnable" devrait être inférieur à 4/168e (nombre total d'heures par semaine) de 1/5e du prix du marché du loyer de son domicile ; soit moins de 5 euros pour un prix de marché de 1000 euros...

Bien évidemment, le bail peut aussi être conclu à titre gratuit. Il s'agit alors d'un abandon de créance pouvant donner droit à réduction d'impôt au titre des dons.

Guide : Maîtriser les règles des dons et réductions d'impôt →

Approbation du bail par l'assemblée générale

Pour éviter la perte du caractère désintéressé voire de l'exonération fiscale de l'association, il faut respecter des règles de transparence (vis-à-vis des adhérents autant que de l'administration fiscale).

Il est possible qu'existe dans les statuts de l'association une clause permettant de définir les modalités de conclusion de tels contrats. Il peut aussi exister une clause statutaire les interdisant.

Par ailleurs, si le bail est conclu avec l'un des dirigeants de l'association et que celle-ci se livre à une activité économique ou reçoit plus de 153 000 € de subventions par an, il faudra respecter la procédure d'approbation des conventions réglementées.

Cette procédure implique l'établissement d'un rapport préalable par un commissaire aux comptes. Celui-ci doit ensuite être approuvé par l'assemblée générale (accéder à notre guide complet sur les assemblées générales).

La conclusion d'un bail entre l'association et l'un de ses dirigeants présente-t-elle des risques fiscaux ?

Si le bail n'est pas conclu à titre gratuit, le montant du loyer doit respecter des règles strictes :

• le dirigeant doit apporter la preuve que la pièce qu'il met à la disposition de l'association n'est plus disponible pour son usage personnel ;
• le loyer convenu avec l'association doit rester nettement en dessous des prix du marché.

L'association court le risque de voir remettre en cause le caractère désintéressé de sa gestion puisque l'un de ses dirigeants tire un revenu, le loyer, de l'activité de l'association.

Il convient également d'éviter les conflits d'intérêts en concluant un bail ou une convention d'hébergement qui précisera particulièrement la partie du domicile exclusivement occupée par l'association, les conditions d'utilisation des éventuelles parties communes et le partage des charges.

Qui assume la responsabilité des dommages causés au domicile du dirigeant ?

Même si le propriétaire des locaux est l'un de ses dirigeants, le local loué à l'association doit être aux normes (contre les risques d'électrocution, d'incendie etc.). En cas de non-conformité, la responsabilité du propriétaire peut être engagée.

Le dirigeant et l'association doivent également prendre contact avec leurs assureurs respectifs pour prévoir les conséquences pour chacun en matière d'assurance et signer un avenant à leurs contrats, même s'il s'agit uniquement de tenir des réunions. En tout état de cause, les biens de l'association doivent faire l'objet d'une couverture spécifique et précise.

De plus, s'il est prévu d'organiser des activités au domicile du dirigeant, il va falloir décrire très précisément à l'assureur la nature de l'activité (en précisant si certains aspects sont dangereux) et indiquer le nombre de participants.

Il faut définir largement les personnes couvertes pour éviter les trous de couverture (association, dirigeants, salariés, bénévoles, membres, participants aux activités, les mineurs en particulier) en veillant à ce qu'elles soient couvertes pour les dommages qu'elles subissent et ceux qu'elles causent. En effet, la condamnation civile ou pénale d'une association n'empêche pas que les personnes physiques "complices" soient également poursuivies pour les mêmes faits et ce sera particulièrement le cas d'un dirigeant au domicile duquel les faits se seraient produits.

Si possible, il faudra faire inclure une clause de "renonciation à recours" dans le contrat pour éviter que l'assureur de l'association ne se retourne contre les bénévoles et surtout contre le dirigeant propriétaire du local pour leur faire endosser le paiement des indemnités.

Le montant de la surprime pour le dirigeant peut être pris en charge par l'association sur présentation du justificatif. Dans tous les cas, si l'association est locataire ou occupe gratuitement des locaux, elle est responsable des dégâts causés au local et doit s'assurer vis-à-vis des voisins et du propriétaire.