Comment organiser l'assemblée générale constitutive d'une association en 6 étapes ?

L'assemblée générale constitutive d'une association constitue la première réunion organisée par ses fondateurs.

1. Déterminer la fonction d'une assemblée générale constitutive

Réalisée avant la création officielle de l'association, l'assemblée générale constitutive permet aux personnes présentes de définir les buts et objectifs de l'association, de déterminer ses futures ressources, d'adopter définitivement les statuts et de désigner ses premiers dirigeants.

Plus précisément, l'assemblée générale constitutive est appelée à se prononcer sur les questions suivantes :

• l'adoption des statuts. L'assemblée permet d'organiser une discussion sur les statuts, ce qui peut être utile pour recueillir le consentement effectif de tous les membres fondateurs et amender le projet de statuts. La signature obligatoire de tous les membres fondateurs suffit ensuite pour constater leur accord ;
• la désignation des premiers dirigeants. Il n'est pas conseillé d'insérer directement dans les statuts le nom de ses premiers dirigeants. En effet, cela contraindrait à modifier par la suite les statuts à chaque changement de dirigeant. Il est préférable de désigner les dirigeants lors de l'assemblée générale constitutive en suivant les règles de désignation mentionnées dans les statuts fraichement adoptés ;
• la désignation d'un mandataire pour effectuer les formalités. La réunion de l'assemblée peut permettre de donner un pouvoir à l'un des fondateurs pour réaliser les formalités nécessaires pour que l'association soit déclarée (ou inscrite, pour les associations loi 1908).

Aucune disposition légale ne régit le déroulement des assemblées générales constitutives.

2. Déterminer si l'assemblée générale constitutive est obligatoire

Seules les associations communales et intercommunales de chasse agréées sont tenues légalement d'organiser une assemblée constitutive.

En pratique, la réalisation d'une assemblée constitutive s'impose aussi aux associations déclarées en ligne, un procès-verbal d'assemblée constitutive figurant parmi les pièces à joindre.

Pour toutes les autres associations, la réunion d'une assemblée constitutive est facultative mais fortement conseillée étant donné qu'elle permet de désigner les dirigeants et d'officialiser l'adoption des statuts.

3. Convoquer les participants à l'assemblée générale constitutive

Contrairement aux assemblées générales organisées au cours de la vie de l'association, il n'est pas obligatoire d'adresser une convocation à chacun des membres fondateurs ni de prévoir un ordre du jour.

L'assemblée générale constitutive est composée des personnes qui ont pris l'initiative de créer l'association. Ces personnes sont appelées les fondateurs.

Elle peut aussi comprendre toute personne physique ou morale que les fondateurs ont désiré convoquer. Ce sont généralement les personnes ayant eu connaissance du projet de statuts qui sont susceptibles de faire partie des premiers adhérents de l'association.

4. Décisions à prendre au cours de l'assemblée générale constitutive

Adoption des statuts

Il est conseillé de commencer la rédaction d’un projet de statuts avant la tenue de l’assemblée générale constitutive. Durant celle-ci, chaque article sera débattu et approuvé par les personnes présentes.

Les statuts définitifs doivent être signés par l'ensemble des fondateurs en autant d'exemplaires qu'il y a de fondateurs, auxquels il faut ajouter les exemplaires à déposer en préfecture. Mais quand le nombre de fondateurs est important, les statuts peuvent être signés par les seuls dirigeants. Ils pourront ensuite être déposés au siège de l'association pour être mis à disposition de ses membres.

Quant au règlement intérieur, rien n'oblige à le mettre en place dès la constitution de l'association.

Désignation des premiers dirigeants

L'assemblée doit ensuite désigner les premiers dirigeants de l'association ainsi qu'un mandataire, si les dirigeants souhaitent.

En fonction de ce que les statuts nouvellement adoptés prévoient, les fondateurs peuvent soit organiser un vote, soit nommer les dirigeants directement dans les statuts de la future association.

Enfin, il s'agira de donner pouvoir à une ou plusieurs personnes pour procéder aux formalités de déclaration et de publication.

Reprise des actes passés par les fondateurs

Avant que l'association ne soit officiellement créée, il est nécessaire d'engager un certain nombre de dépenses : conclusion d'un contrat de d'un bail pour permettre à l'association de disposer immédiatement d'un local, achat de matériel afin de démarrer les activités sans attendre...

Les fondateurs qui ont effectué des dépenses pendant la période de formation peuvent se faire rembourser par l'association dès sa déclaration. Pour cela, il faut :

• énumérer par écrit tous les actes accomplis pour le compte d'une association en formation (nature de l'acte, montant engagé, auteur de l'acte),
• faire signer la liste par les membres fondateurs de l'association,
• annexer la liste aux statuts définitifs de l'association.

Dès que l'association aura été déclarée, chaque acte sera considéré comme ayant été signé par l'association, ce qui évitera au fondateur l'ayant initialement signé d'être responsable en cas d'impayé.

5. Rédiger le procès-verbal de l'assemblée générale constitutive

La rédaction du procès-verbal de l'assemblée générale constitutive est obligatoire. Si vous désirez déclarer votre association, vous devrez en envoyer un exemplaire au greffe.

Celui-ci doit être signé par un président de séance, un secrétaire et des scrutateurs, qui pourront être les dirigeants désignés au cours de l'assemblée. En outre, les personnes désignées à la direction de l'association doivent y indiquer qu'elles acceptent les fonctions confiées et qu'il n'existe aucune incompatibilité (mandat parlementaire, membre de la fonction publique...) ou interdiction (interdiction de gérer) qui viendrait les empêcher d'exercer ces fonctions.

Le procès-verbal de l'assemblée générale constitutive doit être conservé durant toute la vie de l'association, tout comme les autres procès-verbaux et documents.

6. Procéder aux formalités de création de l'association

Si les fondateurs le souhaitent, l'association peut ensuite être déclarée en préfecture (ou inscrite au tribunal d'instance, s'il s'agit d'une association loi 1908).

La déclaration de l'association s'effectue :

• en ligne, sur place ou par correspondance, pour les associations loi 1901,
• par correspondance uniquement, pour les associations loi 1908.

Il faut joindre au dossier de création un procès-verbal de l'assemblée générale constitutive (obligatoire si déclaration en ligne), la liste des dirigeants ainsi qu'un exemplaire des statuts fraichement adoptés.