Réalisée avant la création officielle de l'association, l'assemblée générale constitutive permet aux personnes présentes de définir les buts et objectifs de l'association, de déterminer ses futures ressources, d'adopter définitivement les statuts et de désigner ses premiers dirigeants.
Plus précisément, l'assemblée générale constitutive est appelée à se prononcer sur les questions suivantes :
Aucune disposition légale ne régit le déroulement des assemblées générales constitutives.
Seules les associations communales et intercommunales de chasse agréées sont tenues légalement d'organiser une assemblée constitutive.
En pratique, la réalisation d'une assemblée constitutive s'impose aussi aux associations déclarées en ligne, un procès-verbal d'assemblée constitutive figurant parmi les pièces à joindre.
Pour toutes les autres associations, la réunion d'une assemblée constitutive est facultative mais fortement conseillée étant donné qu'elle permet de désigner les dirigeants et d'officialiser l'adoption des statuts.
Contrairement aux assemblées générales organisées au cours de la vie de l'association, il n'est pas obligatoire d'adresser une convocation à chacun des membres fondateurs ni de prévoir un ordre du jour.
L'assemblée générale constitutive est composée des personnes qui ont pris l'initiative de créer l'association. Ces personnes sont appelées les fondateurs.
Elle peut aussi comprendre toute personne physique ou morale que les fondateurs ont désiré convoquer. Ce sont généralement les personnes ayant eu connaissance du projet de statuts qui sont susceptibles de faire partie des premiers adhérents de l'association.
Il est conseillé de commencer la rédaction d'un projet de statuts avant la tenue de l'assemblée générale constitutive. Durant celle-ci, chaque article sera débattu et approuvé par les personnes présentes.
Les statuts définitifs doivent être signés par l'ensemble des fondateurs en autant d'exemplaires qu'il y a de fondateurs, auxquels il faut ajouter les exemplaires à déposer en préfecture. Mais quand le nombre de fondateurs est important, les statuts peuvent être signés par les seuls dirigeants. Ils pourront ensuite être déposés au siège de l'association pour être mis à disposition de ses membres.
Quant au règlement intérieur, rien n'oblige à le mettre en place dès la constitution de l'association.
L'assemblée doit ensuite désigner les premiers dirigeants de l'association ainsi qu'un mandataire, si les dirigeants souhaitent.
En fonction de ce que les statuts nouvellement adoptés prévoient, les fondateurs peuvent soit organiser un vote, soit nommer les dirigeants directement dans les statuts de la future association.
Enfin, il s'agira de donner pouvoir à une ou plusieurs personnes pour procéder aux formalités de déclaration et de publication.
Avant que l'association ne soit officiellement créée, il est nécessaire d'engager un certain nombre de dépenses : conclusion d'un contrat de d'un bail pour permettre à l'association de disposer immédiatement d'un local, achat de matériel afin de démarrer les activités sans attendre...
Les fondateurs qui ont effectué des dépenses pendant la période de formation peuvent se faire rembourser par l'association dès sa déclaration. Pour cela, il faut :
Dès que l'association aura été déclarée, chaque acte sera considéré comme ayant été signé par l'association, ce qui évitera au fondateur l'ayant initialement signé d'être responsable en cas d'impayé.
La rédaction du procès-verbal de l'assemblée générale constitutive est obligatoire. Si vous désirez déclarer votre association, vous devrez en envoyer un exemplaire au greffe.
Celui-ci doit être signé par un président de séance, un secrétaire et des scrutateurs, qui pourront être les dirigeants désignés au cours de l'assemblée. En outre, les personnes désignées à la direction de l'association doivent y indiquer qu'elles acceptent les fonctions confiées et qu'il n'existe aucune incompatibilité (mandat parlementaire, membre de la fonction publique...) ou interdiction (interdiction de gérer) qui viendrait les empêcher d'exercer ces fonctions.
Le procès-verbal de l'assemblée générale constitutive doit être conservé durant toute la vie de l'association, tout comme les autres procès-verbaux et documents.
Si les fondateurs le souhaitent, l'association peut ensuite être déclarée en préfecture (ou inscrite au tribunal judiciaire, s'il s'agit d'une association loi 1908).
La déclaration de l'association s'effectue :
Il faut joindre au dossier de création un procès-verbal de l'assemblée générale constitutive (obligatoire si déclaration en ligne), la liste des dirigeants ainsi qu'un exemplaire des statuts fraichement adoptés.
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