Comment remplir une demande de subvention pour une association ?

Pour recevoir une subvention publique, une association doit préalablement remplir un dossier de demande de subvention.

A qui l'association doit-elle demander une subvention ?

La subvention doit être demandée par l'association aux collectivités comportant dans leurs attributions l'activité pour laquelle l'association souhaite être subventionnée (commune, département, région, État, organisme).

Au niveau de l'État, chaque ministère possède sa propre ligne de subventions.

Au niveau des collectivités locales, il en va de même mais, leur organisation n'étant pas identique, il faut généralement contacter un voire plusieurs services de la même collectivité.

Étant donné que la demande de subvention d'une association est examinée avant le vote du budget, il convient d'envoyer sa demande suffisamment tôt. Le dossier de demande de subvention prévoit la plupart du temps une date limite de dépôt.

Quelles informations indiquer dans la dossier de demande de subvention ?

Les demandes de subvention doivent être présentées sur le formulaire cerfa n°12156*05. Ce formulaire est à envoyer par courrier, sauf pour certains services de l'Etat auprès desquels la demande de subvention peut s'effectuer en ligne.

Le dossier de demande de subvention a pour objectif de présenter le problème auquel l'association veut faire face, le plan d'action qu'elle souhaite mettre en oeuvre et quel pourrait être l'impact de ce projet sur la situation actuelle.

Il est complété par un budget prévisionnel estimant les recettes et dépenses et par une présentation de votre équipe.

Un dossier incomplet peut entraîner un refus de subvention.

Description du projet

L'association doit remplir une fiche par projet.

Intitulé, objectifs et description du projet

Intitulé du projet : Essayez de trouver un titre évocateur à votre projet, en renvoyant à l'action, au public visé et à la zone géographique dont il s'agit. Cela permettra au financeur d'avoir une idée concrète de votre projet.

Objectifs : Restez clair et précis. Evitez les termes vagues tels que " lutter contre la pauvreté " mais préférez " mettre en place des structures d'accompagnement à la réinsertion dans la ville de Rambouillet ouvertes aux habitants en grande précarité ".

Description : Décrivez votre projet de manière précise en allant à l'essentiel : étapes de mise en place, grandes phases du projet, contenu ou programme des activités proposées...

Nature du projet

L'indication de la politique publique dans laquelle s'inscrit le projet et de la zone ou du territoire de réalisation du projet doivent vous permettre de montrer que le projet s'inscrit dans la politique du financeur. Cela permettra de mettre en valeur le caractère d'intérêt général de votre projet et de montrer au financeur que votre demande s'inscrit bien dans son champ d'action.

Public bénéficiaire : Vous devez identifier et chiffrer clairement le public auquel votre projet s'adresse : âge, sexe, catégorie socio-professionnel.

Moyens mis en oeuvre : Précisez ici les moyens matériels et humains nécessaires à l'accomplissement de votre projet : nature des dépenses prévues (achats, location...), nombre et fonction des personnes bénévoles ou salariées qui interviendront, temps de travail que cela représente en équivalent temps plein...

Indicateurs d'évaluation et information complémentaire

Indiquez quels sont les indicateurs et les méthodes d'évaluation que vous avez choisi pour pouvoir mesurer si vos objectifs ont bien été remplis.

Indiquez également le résultat escompté pour chaque indicateur.

Plus vos indicateurs seront précis, plus il sera facile de rendre compte de l'utilisation de votre subvention d'association en fin d'action.

Indicateur Résultat escompté Méthodes d'évaluation
Nombre de séances 3 séances par semaine, 36 semaines par an, soit un total de 108 séances par an Décompte des séances effectivement réalisées
Nombre de bénéficiaires 30 Décompte annuel des inscrits
Taux de satisfaction 50 % Mise à disposition de fiches individuelles d'appréciation

Pensez à valoriser votre projet : les partenaires, le lien avec les actions précédentes de l'association, les perspectives à long terme...

Le financeur s'appliquera principalement à vérifier que les dépenses prévues pour le fonctionnement de l'association ne sont pas trop importantes par rapport à celles prévues pour financer le projet.

Budgets prévisionnels

La demande de subvention comprend deux budgets : le budget prévisionnel de l'association et celui du projet. Le budget est présenté sous forme d'un tableau à deux colonnes (charges et produits), dont la somme doit être égale des deux côtés.

Il doit être complété des informations ayant permis son élaboration. Pour démontrer au financeur que l'activité de l'association revêt une utilité sociale, présentez quelles sont vos pratiques tarifaires et comment vous prenez en compte les éventuelles difficultés des bénéficiaires, si c'est le cas. Pour que les sommes indiquées soient les plus pertinentes possibles, indiquez précisément comment vous comptez répartir les frais généraux de l'association.

Si votre exercice ne correspond pas à l'année civile, pensez à indiquer la date de début et de fin de votre exercice.

Quels documents joindre à la demande de subvention ?

Il faut joindre au dossier de demande de subvention :

  • un relevé d'identité bancaire de l'association, ce qui impose l'ouverture d'un compte bancaire,
  • les comptes approuvés du dernier exercice clos, si l'association n'est pas tenue de les publier,
  • un exemplaire des statuts et de la liste des personnes chargées de l'administration du groupement et déclarées, si l'association n'est pas inscrite au répertoire national des associations.

Lettre de demande de subvention

Association ........
Adresse ..............
Tél. : ...................

A..., le....

Monsieur le (nom du représentant)

Notre association existe depuis .....
Elle a pour objet.....(détailler votre activité).

Dans le cadre de notre activité, nous souhaiterions obtenir une subvention ou un dossier de subvention pour .................................. (exposer les raisons qui vous poussent à demander une subvention, et quelle type de subvention : argent, matériel, locaux, etc.)

Vous trouverez ci-joint un certain nombre de renseignements relatifs à notre association (donner le plus grand nombre de renseignements possibles : statuts, nom, qualité et adresse des responsables, bilan financier, etc.).

Dans l'attente d'une réponse, je vous prie de recevoir, Monsieur le (nom du représentant), l'assurance de mes sentiments distingués.

Le Président

Communication de la liste des adhérents

Certaines collectivités exigent la liste nominative des adhérents lors d'une demande de subvention.

Or, le Conseil d'État a jugé que cette demande excédait les pouvoirs que la loi reconnaissait à la commune d'exiger les documents faisant connaître les résultats de l'activité d'une association subventionnée, même si elle était subordonnée à l'interdiction faite à la commune d'en prendre copie, et allait à l'encontre du principe de liberté d'association (CE, 28 mars 1997, n°182912).

Le gouvernement estime que cette décision s'applique également à la subvention constituée par la mise à disposition d'un local, typiquement une salle communale ou un terrain de sport (Réponse ministérielle à M.-J. Zimmermann, JOAN CR du 17 décembre 2013, n°35676).

Communication des comptes de l'association

Les tribunaux estiment que les mairies peuvent parfaitement demander, au titre du contrôle des subventions qu'elles versent aux associations, la copie certifiée du budget et des comptes de l'exercice écoulé ainsi que la communication de tous documents faisant apparaître les résultats de l'activité de l'association.

La commune peut également communiquer ces documents aux administrés qui en font la demande.

Comment est versée la subvention à l'association ?

La subvention d'une association peut être :

  • consentie en espèces ou en nature (location de locaux pour un loyer symbolique, vente d'un terrain à un prix inférieur à celui du marché) ;
  • utilisée ou non pour un objet déterminé à l'avance. C'est souvent le cas des subventions d'équipement affectées à une construction ou à un aménagement précis et des subventions de fonctionnement destinées à financer un projet précis.

Conclusion d'une convention d'objectifs

Dans certains cas, la collectivité qui a accordé la subvention impose la signature d'une convention d'objectifs pour procéder à son versement. Celle-ci permet de préciser à quelle fin est versée la subvention, le montant et les modalités de son versement, la durée de la convention et les conditions de son éventuelle reconduction ainsi que les modes de contrôle auxquels l'association sera soumise. Ces éléments pourront faire l'objet de modifications au moyen d'avenants.

Il est possible d'en négocier les termes mais c'est la collectivité qui aura le dernier mot. C'est donc elle qui fixe les termes de la convention que l'association est libre d'accepter ou de refuser. Mais dans ce dernier cas, la collectivité pourra supprimer la subvention.

Absence de conclusion d'une convention d'objectifs

Lorsque l'association n'a pas conclu avec la collectivité versante de convention d'objectifs, elle décide librement des modalités de versement de la subvention.

Cette situation peut être source de difficultés pour l'association qui peut voir s'accumuler les dépenses, les retards de règlements de facture ainsi que les frais de découverts en attendant le versement de sa subvention.

Dans cette hypothèse, il est possible de demander au juge administratif d'ordonner le versement de la subvention, dans le cadre d'une procédure de référé-provision.

La notification d'octroi de la subvention peut aussi permettre d'obtenir un emprunt bancaire d'un genre particulier, appelé cession Dailly. Ce système consiste pour l'association en situation de trésorerie délicate à transférer à sa banque le droit de percevoir la subvention en échange d'une somme d'argent, minorée des intérêts et d'une commission pour services rendus. De cette façon, l'association pourra améliorer sa trésorerie tandis que la banque devra attendre que la subvention soit débloquée par la collectivité pour être remboursée.

Inversement, la collectivité peut aussi décider de verser par avance la subvention à l'association lors du début d'exécution du projet subventionné.

L'association peut-elle se voir retirer la subvention ?

Si la subvention est affectée à une action, un projet, une réalisation, une manifestation particulière..., elle doit être obligatoirement employée pour le but pour lequel elle a été sollicitée. A défaut, la puissance publique sera en droit de demander son remboursement à l'association.

Si la puissance publique accorde une subvention sans conditions d'utilisation, l'association peut l'utiliser comme elle le souhaite. C'est le cas des subventions dites de fonctionnement ou d'équilibre, de moins en moins accordées.

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