Comment convoquer l'assemblée générale d'une association ?

La convocation de l'assemblée générale d'une association doit respecter les règles fixées par les statuts, le règlement intérieur et la loi. A défaut, l'assemblée générale et toutes les décisions prises durant celles-ci pourront être annulées pour irrégularité.

A quelle fréquence faut-il convoquer l'assemblée générale de l'association ?

Certaines situations nécessitent la convoquer d’assemblées générales annuelles. Hormis ces cas (et en dehors de la survenance d’évènements particuliers), rien n’oblige l’association à convoquer une assemblée générale tous les ans.

Convocation de l'assemblée annuelle de l'association

La loi du 1er juillet 1901 n'impose pas la tenue d'une assemblée générale annuelle.

Pour autant, il ne faut pas en déduire qu’il n’est pas indispensable d’approuver les comptes annuels. En effet, les statuts ou le règlement intérieur mentionnent très fréquemment que « les comptes sont approuvés annuellement ». Et, dans le silence des statuts, l’approbation des comptes revient à l’assemblée générale.

Convocation de l'assemblée de l'association suite à des événements particuliers

Dans certaines situations, la loi impose à l'association la convocation d'une assemblée générale :

Autres hypothèses de convocation de l'assemblée générale

À défaut de disposition légale ou réglementaire, la périodicité des convocations de l'assemblée générale est librement déterminée par les statuts ou le règlement intérieur de l'association.

Le plus souvent, l'assemblée générale ordinaire est annuelle. C'est l'occasion pour les membres de l'association de définir les orientations générales données au projet associatif, de valider les actions à mettre en œuvre l'année suivante et de nommer les membres du conseil d'administration, éventuellement du bureau.

Mais rien n'empêche l'association de convoquer des assemblées générales ordinaires plus souvent. L'important est que la réunion demeure un plaisir et soit l'occasion d'échanger des nouvelles, de revoir les adhérents moins actifs ou d'en accueillir de nouveaux.

Les membres sont libres de déterminer dans les statuts les attributions de l'assemblée générale. En règle générale, elle est compétente pour :

  • approuver le rapport de gestion rédigé par le président ou un autre organe,
  • fixer le montant des cotisations,
  • modifier les statuts,
  • élire et révoquer le président et les autres dirigeants,
  • statuer sur le rapport concernant les conventions réglementées conclues entre l'association et l'un de ses dirigeants.

De façon générale, lorsque les statuts n'ont attribué un pouvoir déterminé (par exemple celui d'élire les dirigeants) à aucun organe spécifique (conseil d'administration, bureau, etc.), les tribunaux considèrent qu'il relève automatiquement de l'assemblée générale.

Qui doit convoquer l'assemblée générale de l'association ?

Il faut distinguer l'initiative de convoquer l'assemblée générale de l'association et l'exécution matérielle de cette tâche (rédaction et envoi des convocations).

Initiative de la convocation à l'assemblée générale de l'association

Sauf si l'association obéit aux statuts types des associations reconnues d'utilité publique, des fédérations sportives ou des associations de chasse agrées, les statuts déterminent librement l'organe ou la personne qui a le pouvoir de convoquer une assemblée générale.

Par exemple :

  • le président de l'association,
  • le conseil d'administration,
  • un certain nombre de membres. Ces derniers doivent alors justifier de leur qualité et du fait qu'ils représentent bien le pourcentage d'adhérents requis.

Il est préférable de confier la mission de convoquer les assemblées à un organe plutôt qu'à une seule personne. En effet, si cette dernière venait à décéder, à tomber malade ou à cesser ses fonctions sans être remplacée, alors que les statuts n'auraient pas confié de pouvoir substitutif à une autre personne, l'assemblée générale de l'association ne pourrait être convoquée qu'en demandant en justice la nomination d'un administrateur provisoire.

Envoi des convocations à l'assemblée générale de l'association

Les statuts ou le règlement intérieur peuvent prévoir 4 cas de figure :

  • Soit ils désignent une même personne ou un même organe pour convoquer l'assemblée générale et assurer son exécution matérielle (préparation des convocations ou de l'affiche, envoi de convocations, etc.).
  • Soit ils désignent un organe pour convoquer et une personne (secrétaire, trésorier) pour en assurer l'exécution matérielle.
  • Soit ils attribuent à un organe le pouvoir de convoquer l'assemblée sans préciser s'il s'agit du pouvoir de prendre l'initiative de la convocation ou de celui d'en assurer l'exécution matérielle. Celui-ci pourra prendre l'initiative d'une convocation et mandater une personne de son choix pour procéder aux formalités nécessaires.
  • Soit ils sont silencieux. En ce cas, la convocation et son exécution matérielle reviennent à l'organe ou à la personne ayant les pouvoirs les plus étendus.

Quels membres faut-il convoquer à l'assemblée générale de l'association ?

Tous les membres de l'association peuvent-ils assister aux assemblées générales ? Pas obligatoirement. En effet, ce sont les statuts qui déterminent librement les personnes pouvant participer aux assemblées de l'association.

En l'absence de précision dans les statuts, tous les membres de l'association peuvent participer à l'assemblée, y compris ceux n'ayant pas payé leur cotisation ou ne disposant pas du droit de vote.

L'assemblée peut aussi autoriser la présence de non-membres comme les salariés et collaborateurs bénévoles non-adhérents.

Enfin, si l'association est dotée d'un commissaire aux comptes, celui-ci doit obligatoirement être convoqué aux assemblées générales.

Faut-il convoquer chaque adhérent individuellement ?

Les statuts ou le règlement intérieur de l'association peuvent prévoir diverses formes de convocation à l'assemblée générale :

  • individuelles : lettre, email, fax, téléphone,
  • collective : annonce dans le bulletin de l'association, affichage dans les locaux de l'association, si les membres habitent tous la même commune, etc.

Si les statuts sont silencieux, c'est l'organe chargé de la convocation qui décide du mode de convocation.

Réunir spontanément une assemblée générale

Si les statuts ou le règlement intérieur ne l'interdisent pas, il est possible de réunir spontanément une assemblée générale sans convocation préalable. Il faut néanmoins que les membres présents suffisent à atteindre le quorum, si les statuts ou le règlement intérieur de l'association en prévoient un.

Lorsque les membres présents ne suffisent pas à atteindre le quorum ou que les décisions à prendre supposent un délai de réflexion préalable, il est nécessaire de convoquer une assemblée, en pratique au moins 15 jours avant la date de la réunion.

Quelles mentions doit comporter la convocation à l'assemblée générale de l'association ?

La convocation à l'assemblée générale de l'association doit être composée au minimum :

  • du nom de l'association ;
  • de la date, de l'heure et du lieu de la réunion. Ce sont les statuts ou le règlement intérieur qui doivent déterminer le lieu des réunions. Si rien n'est précisé, le choix revient à l'organe ou à la personne ayant le pouvoir de convoquer l'assemblée ;
  • de l'identité de l'auteur de la convocation ;
  • de l'ordre du jour ;
  • pour les associations reconnues d'utilité publique, en cas de modifications statutaires, des propositions de modification.

Modèle de lettre de convocation à l'assemblée générale ordinaire d'une association

Nom de l'association
Adresse du siège social
A ..., le ...

Lettre simple/ Lettre recommandée/Lettre recommandée avec avis de réception


Madame, Monsieur,


Nous avons l'honneur de vous informer qu'une assemblée générale ordinaire de l'association dénommée (nom de l'association) aura lieu le ..., à ... heures, à (adresse précise).

à l'effet de délibérer sur l'ordre du jour suivant :
1) Fixation du montant des cotisations
2) Modification des statuts
3) Renouvellement des membres du conseil d'administration,
4) Questions diverses.

Nous vous rappelons qu'en vertu des dispositions de nos statuts et de notre règlement intérieur :

L'assemblée générale ne pourra valablement délibérer que si 2/3 des membres est présent sont présents (si les statuts prévoient un quorum)

Pour avoir le droit de participer à l'assemblée, vous devez être à jour de cotisation à la date du (jour de la réunion).

Si vous ne pouvez pas assister personnellement à l'assemblée générale, vous pouvez vous y faire représenter par un mandataire. A cet effet, vous trouverez ci-joint une formule de pouvoir que vous voudrez bien, après l'avoir complétée et signée, remettre à votre mandataire ou retourner au siège social. Tous les pouvoirs doivent, aux fins de comptabilisation, être déposés au siège de l'association au plus tard le (date). A défaut, ils ne seront pas pris en compte.

Si vous ne pouvez pas assister à l'assemblée générale, vous pouvez aussi prendre part aux votes, par correspondance. A cet effet, vous trouverez ci-joint nous tenons à votre disposition, un bulletin de vote par correspondance que vous voudrez bien, après l'avoir complété et signé, retourner au siège social avant le ... le cachet de la poste faisant foi. A défaut, votre bulletin de vote ne sera pas pris en compte.

Dans la perspective de l'assemblée générale, vous trouverez ci-joint les documents suivants :
1) projet de modification des statuts,
2) liste des candidats aux postes d'administrateurs, 3)...

Comptant sur votre présence,
(nom, prénom)
(signature)

Documents à joindre à la convocation à l'assemblée générale de l'association

Les statuts ou le règlement intérieur peuvent imposer de joindre à la convocation des documents comptables ou de les tenir à la disposition des membres, au siège social de l'association. Le non-respect de ces dispositions pourrait avoir pour conséquence l'annulation de l'assemblée générale.

Lorsque rien n'est prévu, les membres n'ont pas le pouvoir d'exiger la communication des documents. Une simple présentation orale des documents est suffisante.

Nombre de convocations à faire parvenir

La convocation d'une assemblée déterminée ne peut valoir pour une autre.

Si la convocation annonce une assemblée générale ordinaire, il n'est pas possible de la remplacer par une assemblée générale extraordinaire ou de la faire suivre d'une seconde assemblée alors que tous les membres ne sont pas là ou que les décisions à prendre nécessitent un délai de réflexion.

Si vous souhaitez organiser deux assemblées à la suite, il faudra le préciser dans la convocation.

Combien de temps à l'avance faut-il convoquer les membres ?

Les tribunaux considèrent que le délai entre la convocation et le jour de la réunion de l'assemblée générale de l'association doit être suffisant et le fixent à 15 jours minimum. Les statuts ou le règlement intérieur peuvent reprendre ce délai ou l'allonger.

Si le délai prévu n'est pas respecté et qu'il empêche certains membres d'être présents, les résolutions adoptées par l'assemblée générale pourront être annulées en justice, à la demande d'un administrateur ou d'un membre de l'association.

Refus de convoquer l'assemblée générale de l'association

Lorsque les statuts confient au Président le pouvoir de convoquer l'assemblée générale, la convocation peut soit être de sa propre initiative, soit de celle d'une partie des membres de l'association.

Lorsqu'il dispose de l'initiative de convoquer l'assemblée générale de l'association, c'est à lui seul de juger de l'opportunité d'une convocation. Mais lorsque la convocation est demandée par une partie des membres, le Président a l'obligation de convoquer l'assemblée générale.

Si le Président refuse de convoquer l'assemblée générale alors que la majorité des membres requis le lui a demandé, la seule solution est de faire convoquer l'assemblée par le commissaire aux comptes, si l'association en a un, ou de faire désigner en justice un mandataire. En toute hypothèse, il n'est pas possible de faire convoquer l'assemblée générale de l'association par un autre organe ou une autre personne non désignée par les statuts.

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