Le PV n'a pas pour vocation de retranscrire l'intégralité des propos tenus ; il s'agit simplement d'un compte rendu détaillé des discussions, des délibérations et des votes qui ont eu lieu au cours de l'assemblée générale.
Le procès-verbal de l'assemblée générale d'une association doit reprendre :
Des notes prises au cours de la réunion permettent de faciliter la rédaction du PV. À partir de cette prise de note, le secrétaire de séance élabore un PV qu'il soumet au président de séance.
Modèle de procès-verbal de l'AGO d'une association
Le... (date en lettres) à ... (heure), les membres de l'association se sont réunis en assemblée générale ordinaire.
Le Président déclare la séance ouverte. Il précise que les statuts ne prévoyant aucun quorum, l'assemblée peut délibérer valablement à la majorité de.... (majorité prévue dans les statuts).
Le Président rappelle que l'ordre du jour est le suivant :
1) Rapport moral et financier
2) Approbation du budget
3) Désignation des commissaires aux comptes
Le Président a précisé que l'ensemble des documents ont été adressés à chacun des membres en accompagnement des convocations. Il a été fait lecture du rapport moral et du rapport financier. Lors du débat qui a suivi, les éléments suivants ont été avancés : .............. (indiquer l'essentiel de ce qui a été dit).
A l'issue du débat entre les membres, le président de séance a mis aux voix les questions suivantes, conformément à l'ordre du jour :
Résolution 1 : Rapport moral et financier
L'assemblée générale adopte la délibération à la majorité de ... / à l'unanimité.
Résolution 2 : Approbation du budget
L'assemblée générale approuve le budget à la majorité de / rejette le budget par ... voix contre ... voix.
Résolution 3 : Désignation du commissaire aux comptes
M X a été désigné commissaire aux comptes. Cette résolution est adoptée à la majorité de ... / à l'unanimité.
L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à ... (heure).
Le Président de séance - Le Secrétaire de séance
(signatures)
En principe, la rédaction d'un PV d'association n'est pas obligatoire, qu'il s'agisse d'une assemblée générale ordinaire ou d'une assemblée générale extraordinaire.
Il existe toutefois deux exceptions à ce principe :
C'est aussi le cas lorsque l'association :
Même si ce n'est pas obligatoire, il est conseillé de réaliser de façon systématique des PV à la suite des assemblées générales de l'association pour pouvoir apporter la preuve en justice de la réalité d'une décision prise et du respect des conditions d'adoption que prévoient les statuts ou le règlement intérieur (quorum, majorité..).
Les juges attachent beaucoup d'importance au procès-verbal et n'hésitent pas à sanctionner l'association qui ne le produirait pas. En effet, lors d'un litige, le procès-verbal de l'assemblée générale de l'association est souvent le seul moyen de justifier de la validité des décisions adoptées.
L'absence de PV d'assemblée générale a déjà abouti à l'annulation d'une délibération, de la tenue de l'assemblée générale elle-même ou encore des pouvoirs du dirigeant qui agit en justice au nom de l'association.
Par ailleurs, le procès-verbal peut être utilisé comme pièce justificative des changements au sein de l'association (modification des statuts, élection d'un nouveau dirigeant) et être transmis à cet effet à la préfecture.
Les statuts ou le règlement intérieur précisent en principe :
A défaut de précisions, le procès-verbal de l'assemblée générale d'une association doit être établi par le secrétaire de séance et signé conjointement par le secrétaire et le président de séance.
Cependant, les statuts types des associations reconnues d'utilité publique imposent que les procès-verbaux soient signés par le président et le secrétaire. Mais les tribunaux ont admis, qu'en cas d'absence, un signataire puisse être remplacé par un autre dès lors qu'ils ont le même niveau de qualité ou de fonction (exemple : trésorier et secrétaire, deux vice-présidents).
Pour avoir force probante, le PV de l'assemblée générale d'une association doit respecter le formalisme prévu par les statuts ou par le règlement intérieur.
Il ne suffit toutefois pas à justifier à lui seul l'existence d'une assemblée générale. Pour apporter cette preuve, il faut que l'association soit en mesure de produire :
Contrairement à une croyance répandue, il n'est pas obligatoire de faire approuver le procès-verbal par l'assemblée générale suivante (CA Colmar 16-10-2013 n° 12/02507).
Les procès-verbaux des assemblées générales des associations peuvent être établis sur des feuilles volantes. Mais, il est préférable de réunir ces documents dans un registre appelé registre des délibérations.
C'est ce que prévoient généralement les statuts ou le règlement intérieur. Mais, même si ce n'est pas le cas, il est recommandé d'inscrire les décisions dans un registre, celui-ci constituant un autre élément de preuve, en cas de contestation, et permettant de suivre l'évolution de l'association.
Pour qu'il ait valeur probante, il convient de :
Registre des délibérations et registre spécial
Le registre des délibérations ne doit pas être confondu avec le registre spécial.
Ce dernier (facultatif) résume succinctement les changements importants survenus dans l'association :
Seuls les procès-verbaux faisant état des modifications suivantes doivent être transmis à la préfecture :
Dès lors, si l'assemblée générale annuelle s'est prononcée uniquement sur les comptes annuels, les rapports d'activité et financier et le budget de l'exercice suivant, le procès-verbal n'a pas à être transmis à la préfecture.
Il n'existe pas d'obligation légale de transmettre aux membres les procès-verbaux de l'association. Des copies ou des extraits peuvent être délivrés dans les conditions prévues par les statuts ou par le règlement intérieur.