Procès-verbal (PV) d'assemblée générale d'une association : le rédiger

Le PV d'AG est un document dont l'établissement n'est pas obligatoire mais qui reste malgré toute vivement conseillé pour apporter la preuve des décisions prises au cours de l'assemblée générale.

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Que doit comporter un procès-verbal d'association ?

Le PV n'a pas pour vocation de retranscrire l'intégralité des propos tenus ; il s'agit simplement d'un compte rendu détaillé des discussions, des délibérations et des votes qui ont eu lieu au cours de l'assemblée générale.

Le procès-verbal de l'assemblée générale d'une association doit reprendre :

l'identification de l'association : dénomination, sigle, siège ;
le nom de l'organe appelé à délibérer : bureau, conseil, assemblée ordinaire, assemblée extraordinaire, autre organe... ;
la date et le lieu de la réunion ;
le mode de convocation utilisé ;
l'ordre du jour ;
la composition du bureau (s'il y en a un) ou le nom de la personne présidant la réunion ;
l'indication du nombre de membres présents ou représentés et que le quorum est atteint (s'il y a exigence d'un quorum) ;
l'identité et les fonctions des personnes présentes ou représentées s'il s'agit d'un organe collégial restreint (bureau, conseil) ;
la liste des documents envoyés préalablement aux participants ou soumis à leur examen en séance (comptes annuels, rapports divers, etc.) ;
un résumé des débats et des interventions ;
le texte des décisions soumises aux voix (résolutions) ;
le résultat des votes pour chaque décision ;
le nom et les fonctions des personnes ayant signé le procès-verbal ou l'ayant certifié conforme.

Des notes prises au cours de la réunion permettent de faciliter la rédaction du PV. À partir de cette prise de note, le secrétaire de séance élabore un PV qu'il soumet au président de séance.

Modèle de procès-verbal de l'AGO d'une association

Procès-verbal de l'Assemblée Générale Ordinaire

Le... (date en lettres) à ... (heure), les membres de l'association se sont réunis en assemblée générale ordinaire.

Le Président déclare la séance ouverte. Il précise que les statuts ne prévoyant aucun quorum, l'assemblée peut délibérer valablement à la majorité de.... (majorité prévue dans les statuts).

Le Président rappelle que l'ordre du jour est le suivant :
1) Rapport moral et financier
2) Approbation du budget
3) Désignation des commissaires aux comptes

Le Président a précisé que l'ensemble des documents ont été adressés à chacun des membres en accompagnement des convocations. Il a été fait lecture du rapport moral et du rapport financier. Lors du débat qui a suivi, les éléments suivants ont été avancés : .............. (indiquer l'essentiel de ce qui a été dit).

A l'issue du débat entre les membres, le président de séance a mis aux voix les questions suivantes, conformément à l'ordre du jour :

Résolution 1 : Rapport moral et financier
L'assemblée générale adopte la délibération à la majorité de ... / à l'unanimité.

Résolution 2 : Approbation du budget
L'assemblée générale approuve le budget à la majorité de / rejette le budget par ... voix contre ... voix.

Résolution 3 : Désignation du commissaire aux comptes
M X a été désigné commissaire aux comptes. Cette résolution est adoptée à la majorité de ... / à l'unanimité.

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à ... (heure).

Le Président de séance - Le Secrétaire de séance
(signatures)

Faut-il rédiger un procès-verbal à la fin de l'assemblée générale d'une association ?

Procès-verbal d'association obligatoire

En principe, la rédaction d'un PV d'association n'est pas obligatoire, qu'il s'agisse d'une assemblée générale ordinaire ou d'une assemblée générale extraordinaire.

Il existe toutefois 2 exceptions à ce principe :

les statuts adoptés lors de la création ou le règlement intérieur imposent l'établissement de PV des décisions de l'association via une disposition du type « les délibérations de l'assemblée sont constatées par des procès-verbaux »,
l'association est reconnue d'utilité publique.

C'est aussi le cas lorsque l'association :

a obtenu un agrément ou une subvention : elle peut se voir imposer de transmettre à l'État ou à la collectivité versante un procès-verbal de toutes ses délibérations ;
a obtenu un prêt : le banquier peut parfaitement exiger la communication des procès-verbaux des délibérations des organes de l'association.

Procès-verbal d'association conseillé

Même si ce n'est pas obligatoire, il est conseillé de réaliser de façon systématique des PV à la suite des assemblées générales de l'association pour pouvoir apporter la preuve en justice de la réalité d'une décision prise et du respect des conditions d'adoption que prévoient les statuts ou le règlement intérieur (quorum, majorité..).

Les juges attachent beaucoup d'importance au procès-verbal et n'hésitent pas à sanctionner l'association qui ne le produirait pas. En effet, lors d'un litige, le procès-verbal de l'assemblée générale de l'association est souvent le seul moyen de justifier de la validité des décisions adoptées.

L'absence de PV d'assemblée générale a déjà abouti à l'annulation d'une délibération, de la tenue de l'assemblée générale elle-même ou encore des pouvoirs du dirigeant qui agit en justice au nom de l'association.

Par ailleurs, le procès-verbal peut être utilisé comme pièce justificative des changements au sein de l'association (modification des statuts, élection d'un nouveau dirigeant) et être transmis à cet effet à la préfecture.

Qui doit rédiger et signer le procès-verbal de l'assemblée générale d'une association ?

Les statuts ou le règlement intérieur précisent en principe :

qui est tenu de dresser le procès-verbal des assemblées générales de l'association,
qui est habilité à le signer,
sur quel support il doit être établi,
à quelles conditions il peut en être délivré un extrait ou une copie.

A défaut de précisions, le procès-verbal de l'assemblée générale d'une association doit être établi par le secrétaire de séance et signé conjointement par le secrétaire et le président de séance.

Cependant, les statuts types des associations reconnues d'utilité publique imposent que les procès-verbaux soient signés par le président et le secrétaire. Mais les tribunaux ont admis, qu'en cas d'absence, un signataire puisse être remplacé par un autre dès lors qu'ils ont le même niveau de qualité ou de fonction (exemple : trésorier et secrétaire, 2 vice-présidents).

Quelle est la valeur juridique du procès-verbal d'une association ?

Pour avoir force probante, le PV de l'assemblée générale d'une association doit respecter le formalisme prévu par les statuts ou par le règlement intérieur.

Il ne suffit toutefois pas à justifier à lui seul l'existence d'une assemblée générale. Pour apporter cette preuve, il faut que l'association soit en mesure de produire :

le procès-verbal de l'assemblée générale dans son intégralité,
la convocation avec l'ordre du jour,
la liste des adhérents convoqués,
les chèques et bordereaux de versement des cotisations des adhérents (si seuls les membres à jour de cotisation ont le droit de voter),
les procurations des membres représentés,
la feuille de présence indiquant les adhérents présents ou représentés et leurs signatures.

Contrairement à une croyance répandue, il n'est pas obligatoire de faire approuver le procès-verbal par l'assemblée générale suivante (CA Colmar 16-10-2013 n° 12/02507).

Faut-il inscrire le procès-verbal de l'association dans le registre des délibérations ?

Les procès-verbaux des assemblées générales des associations peuvent être établis sur des feuilles volantes. Mais, il est préférable de réunir ces documents dans un registre appelé registre des délibérations.

C'est ce que prévoient généralement les statuts ou le règlement intérieur. Mais, même si ce n'est pas le cas, il est recommandé d'inscrire les décisions dans un registre, celui-ci constituant un autre élément de preuve, en cas de contestation, et permettant de suivre l'évolution de l'association.

Pour qu'il ait valeur probante, il convient de :

choisir un support matériel limitant la fraude : registre, feuillets mobiles numérotées et classées. La reproduction par photocopie est possible mais nécessite la signature originale de la personne compétente. Évitez de coller les procès-verbaux sur un registre ou de transcrire les décisions sur des feuilles non numérotées ;
faire coter et parapher le registre par le représentant de l'association ;
tenir le registre au siège de l'association ;
conserver les feuilles de présence, bulletins de vote et procurations.

Registre des délibérations et registre spécial

Le registre des délibérations ne doit pas être confondu avec le registre spécial.

Ce dernier (facultatif) résume succinctement les changements importants survenus dans l'association :

changement des dirigeants (membres du conseil d'administration ou du bureau),
transfert de siège social de l'association,
vente ou acquisition de biens par l'association,
modification des statuts de l'association,
dates des déclarations obligatoires en préfecture.

Faut-il transmettre à la préfecture le procès-verbal de chaque assemblée générale ?

Seuls les procès-verbaux faisant état des modifications suivantes doivent être transmis à la préfecture :

Modification du nom ou de l'objet de l'association
Modification de l'adresse du siège ou de gestion
Désignation de nouveaux dirigeants
Modification des statuts
Ouverture ou fermeture d'un établissement
Acquisition ou aliénation des locaux consacrés à l'administration et à l'accomplissement de l'activité
Nouvelle composition d'une union ou d'une fédération (adhésion ou retrait d'une association membre)

Dès lors, si l'assemblée générale annuelle s'est prononcée uniquement sur les comptes annuels, les rapports d'activité et financier et le budget de l'exercice suivant, le procès-verbal n'a pas à être transmis à la préfecture.

Il n'existe pas d'obligation légale de transmettre aux membres les procès-verbaux de l'association. Des copies ou des extraits peuvent être délivrés dans les conditions prévues par les statuts ou par le règlement intérieur.