Les frais d'un bénévole peuvent-ils être remboursés ?

Une association peut rembourser tous les frais engagés par ses bénévoles, à condition qu'ils aient été engagés dans l'intérêt de l'association.

Quels frais l'association peut-elle rembourser aux bénévoles ?

Remboursement des frais kilométriques

Lorsqu'un bénévole utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité associative, l'association a la possibilité d'utiliser le barème kilométrique, sous réserve de la justification de la réalité, du nombre et de l'importance des déplacements réalisés pour les besoins de l'association (réunions, formation, etc.).

Le barème kilométrique intègre le carburant, l'assurance, la dépréciation du véhicule, l'entretien et les frais d'achat des casques et protections. En revanche les frais de stationnement (parcmètres, parking) et les péages d'autoroute ne sont pas pris en compte et peuvent, sous réserve des justifications nécessaires, être ajoutés.

L'association doit se référer au barème fiscal de remboursement des frais kilométriques, applicable tant aux salariés qu'aux bénévoles et revalorisé chaque année.

Voici les barèmes applicables en 2022.

Barème kilométrique 2022 pour les voitures

Barème kilométrique 2022 pour les motos

Un engin à 2 roues est considéré comme étant une moto dès lors que sa cylindrée est supérieure à 50cm3. En-dessous, il s'agit d'un cyclomoteur qui fait l'objet d'un barème spécifique.

Barème kilométrique 2022 pour les cyclomoteurs

Un cyclomoteur est un engin à 2 roues dont la cylindrée est inférieure à 50cm3.

Remboursement des frais de repas

Les frais liés à la nourriture peuvent aussi être remboursés en utilisant un barème fiscal.

L'association doit se reporter au barème forfaitaire applicable aux salariés, publié chaque année sur le site de l'URSSAF.

Le barème des frais de repas a été revalorisé le 1er septembre 2022. Il s'établit désormais à :

• repas pris sur place : 7,07 €
• repas pris au restaurant (en cas de déplacement) : 20,18 €
• repas pris hors d'un restaurant (en cas de déplacement) : 9,88 €

Remboursement des autres frais du bénévole

Les autres frais engagés par le bénévole pour le compte de l'association doivent être remboursés à l'euro près.

Le bénévole doit fournir à l'association le justificatif qui doit précisément mentionner l'objet de la dépense ou du déplacement :

• billet de train,
• factures,
• détail de nombre de km parcourus avec son véhicule personnel pour exercer son activité de bénévole,
• notes d'essences,
• justificatifs de péages...

Le remboursement s'effectue à l'euro près.

A quelles conditions les frais engagés par un bénévole peuvent-ils être remboursés ?

Pour que le remboursement des frais d'un bénévole soit possible, 4 conditions doivent être respectées :

• une décision expresse de l'organe de direction de l'association (conseil d'administration, bureau...) autorise le remboursement des frais. Elle peut être reportée dans le règlement intérieur ;
• les frais ont bien été engagés dans le cadre de l'activité associative ;
• les frais engagés correspondent à des dépenses réelles et justifiées ;
• le bénévole produit une note de frais accompagnée des justificatifs, indiquant la date de la dépense, son objet et sa nature.

1. Une décision autorise le remboursement des frais des bénévoles

Un bénévole peut se faire rembourser tous les frais qu'il a engagés pour le compte de l'association (par exemple les frais de déplacement, d'hébergement, de documentation, d'équipement...).

Il a également la possibilité de renoncer au remboursement de ses frais, c'est-à-dire d'abandonner sa créance sur l'association et de bénéficier d'une réduction d'impôt, s'il est imposable et que 3 conditions sont remplies :

• les dépenses ont été engagées strictement en vue de la réalisation de l'objet social d'une oeuvre ou d'un organisme d'intérêt général au sens de l'article 200 du Code général des impôts ;
• elles sont dûment justifiées et constatées dans les comptes de l'association ;
• le bénévole a renoncé expressément à leur remboursement.

A noter : un bénévole qui ne serait pas remboursé par l'association n'a pas la possibilité d'inclure les dépenses engagées au titre de ses activités associatives dans ses propres frais professionnels.

2. Les dépenses ont été engagées par le bénévole dans le cadre de l'activité associative

Participation sans contrepartie

Le bénévolat se caractérise par la participation à l'animation et au fonctionnement de l'association sans contrepartie ni aucune rémunération sous quelque forme que ce soit.

Par exemple, dans le cadre d'une association sportive, les joueurs membres ne répondent pas à la définition fiscale du bénévolat puisque leur participation à la vie associative a pour contrepartie directe l'accès au sport qu'ils ont choisi de pratiquer ou d'enseigner.

Frais engagés dans le cadre de l'objet social de l'association

Seuls les frais engagés pour participer à des activités entrant strictement dans le cadre de l'objet social de l'association sont susceptibles d'être remboursés. Il n'est pas possible de dédommager le bénévole du temps qu'il consacre aux activités de l'association.

Cela prohibe également la prise en charge par l'association des frais personnels de ses bénévoles ou des frais dont l'intérêt pour l'accomplissement de l'objet social ne peut être justifié (tel est le cas par exemple des frais de séjour du bénévole dans une station balnéaire...).

Ainsi, les frais engagés par les entraîneurs, éducateurs ou arbitres strictement au titre de leur activité bénévole, ainsi que ceux supportés par les autres personnes bénévoles de l'association, y compris les dirigeants, sont susceptibles d'être remboursés, par exemple pour les déplacements réalisés lors du transport gratuit des joueurs sur le lieu de leur activité sportive.

En revanche, les frais engagés par un joueur en vue de sa participation à une activité sportive n'ouvrent pas droit à remboursement.

3. Le bénévole peut justifier les frais qu'il a engagés

A sa note de frais, le bénévole doit joindre tous les justificatifs nécessaires (détail du nombre de kilomètres parcourus avec son véhicule personnel, billet de train, factures correspondant à l'achat de bien ou au paiement de prestations de service acquitté par le bénévole pour le compte d'une association sportive, ticket d'essence, péage...), sauf pour les frais kilométriques. Ils permettront à l'administration de vérifier la réalité des dépenses faites.

Il est admis que les frais de véhicule automobile, vélomoteur, scooter ou moto, dont le bénévole est propriétaire, utilisés dans le cadre de son activité bénévole, soient évalués forfaitairement en fonction d'un barème kilométrique spécifique aux bénévoles des associations. Dans ce cas, la photocopie de la carte grise du véhicule utilisé doit être jointe à la note de frais.

4. Le bénévole remet à l'association une note de frais

Pour que l'association puisse procéder au remboursement de ses frais, le bénévole doit produire une note de frais précisant :

• la nature des frais engagés,
• le motif pour lequel les dépenses ont été engagées,
• le cas échéant, la base de calcul retenue.

En ce qui concerne les frais de déplacement, doivent figurer sur les notes de frais, l'objet du déplacement, la date, les lieux de départ et d'arrivée et le nombre de kilomètres parcourus.

Par ailleurs, lorsqu'il s'agit d'un officiel oeuvrant lors de l'épreuve d'une association sportive, il appartient à ce dernier de joindre aux justificatifs des frais un document justifiant sa qualité d'officiel (courrier de l'organisateur, règlement particulier...).

Un particulier ne peut pas réaliser de facture, même occasionnellement et même pour un faible montant.

Comment éviter la requalification d'un remboursement de frais en salaire ?

La frontière entre salariat et bénévolat est parfois mince.

Diverses circonstances peuvent conduire l'URSSAF à requalifier un remboursement de frais effectué à un bénévole d'association en salaire :

• le remboursement est supérieur aux frais réellement engagés. Un remboursement forfaitaire est possible mais uniquement pour les frais de déplacement moyennant l'utilisation d'un véhicule personnel, les frais de logement et de repas,
• le remboursement n'est accompagné d'aucun justificatif,
• le remboursement vise des frais personnels ou des frais dont l'intérêt pour l'accomplissement de l'objet social de l'association ne peut être justifié,
• le remboursement est effectué à une personne n'ayant pas la qualité de bénévole. Par exemple, dans le cadre d'une association sportive, les joueurs membres ne répondent pas à la définition fiscale du bénévolat puisque leur participation à la vie associative a pour contrepartie directe l'accès au sport qu'ils ont choisi de pratiquer ou d'enseigner.

Lorsque ces conditions ne sont pas remplies, les sommes versées au bénévole peuvent être requalifiées en salaires, ce qui peut entraîner des conséquences financières importantes pour l'association (cotisations sociales, taxes sur les salaires, remise en cause de sa gestion désintéressée), mais aussi pour les bénévoles (impôt sur le revenu).

Remise de chèques-repas aux bénévoles

Les associations ont la possibilité de remettre à leurs bénévoles des chèques-repas, dont le financement est exonéré de toutes charges fiscales, contributions et cotisations sociales et n'est pas assujetti à l'impôt sur le revenu.

Ces chèques-repas dispensent ainsi les associations du travail administratif de remboursement des frais de restauration engagés par leurs bénévoles, permettent également de mieux maîtriser les dépenses et évitent une requalification.

Mais l'attribution des chèques-repas au bénévole doit être justifiée par une contrainte de repas liée à l'activité de l'association. Il en va de même du nombre de chèques-repas pouvant être attribués : s'il est avéré que le bénévole assure une permanence tous les lundis matin, on ne peut lui attribuer trente chèques-repas par mois.

Utilisation du matériel de l'association par un bénévole

Il est fréquent que l'association autorise ses bénévoles à utiliser gratuitement son matériel.

Il peut ainsi arriver que l'ordinateur de l'association se situe au domicile du secrétaire, pour les tâches administratives, ou du trésorier de l'association, pour la comptabilité.

Il faut alors pouvoir justifier de l'intérêt pour l'association de posséder un ordinateur pour sa gestion et montrer qu'il est plus utile qu'il soit au domicile d'un bénévole que dans le local de l'association.

Utilisation personnelle des locaux et des véhicules de l'association par un bénévole

Dans de nombreuses associations sportives ou culturelles, les bénévoles ont la possibilité de faire un usage personnel des équipements ou des locaux.

Cette utilisation doit se limiter à un usage personnel : si le bénévole les utilise à des fins lucratives, il encourt, et l'association également, de lourdes sanctions pour l'exercice d'une activité commerciale non déclarée.

Il peut aussi arriver que le véhicule de l'association soit garé au domicile d'un bénévole et qu'il puisse en faire un usage personnel. Il doit alors au moins prendre en charge les frais d'essence et d'autoroute de ses déplacements personnels.

Le remboursement des frais d'un bénévole doit-il être déclaré à l'administration ?

Du côté des bénévoles

Les bénévoles ne sont pas imposables au titre des remboursements de frais qui leur sont versés par les associations dans la mesure où les sommes perçues correspondent à des dépenses réellement engagées.

A ce titre, ils n'ont aucune déclaration à faire auprès des services fiscaux.

Du côté de l'association

Une association est autorisée à ne pas déclarer les remboursements de frais sur l'état annuel des honoraires, dès lors que leur montant correspond à des dépenses dont l'administration peut vérifier le caractère normal auprès de l'association et dont la justification (quant au motif de déplacement et à la réalité de la dépense) semble facile à démontrer.

Un abandon de remboursement de frais donne-t-il droit à une réduction d'impôt ?

Lorsqu'un bénévole engage des frais pour le compte d'une association et ne demande pas leur remboursement, sa décision est assimilée à un don manuel lui donnant droit à une réduction d'impôt.

Conditions d'émission d'un reçu fiscal en cas de renonciation au remboursement de frais

Le reçu fiscal est le document que le bénévole doit joindre à sa déclaration de revenus pour justifier des sommes qu'il déclare en tant que dons.

Ce document, rempli par l'association, indique le montant des remboursements auxquels le bénévole a renoncé au cours de l'année écoulée.

Pour pouvoir émettre un reçu fiscal, l'association doit remplir 2 conditions :

• être qualifiée d'intérêt général, c'est-à-dire avoir une utilité sociale, ne pas oeuvrer pour un cercle restreint de personnes, avoir une administration bénévole et ne pas redistribuer directement ou indirectement ses bénéfices,
• avoir un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel ou concourant à la mise en valeur du patrimoine artistique, à la défense de l'environnement naturel ou à la diffusion de la culture, de la langue et des connaissances scientifiques françaises.

Mais il n'existe pas pour autant de procédure d'agrément. L'association doit vérifier par elle-même qu'elle remplit bien les conditions ci-dessus.

Si elle n'est pas certaine de réunir ces conditions, elle peut utiliser la procédure de rescrit fiscal. Elle permet de consulter les services fiscaux et de s'assurer de sa capacité à délivrer de tels reçus.

Si l'administration venait à contester le caractère d'intérêt général des activités associatives, les sanctions seraient lourdes : l'émission illégale de reçus fiscaux est passible d'une amende égale à 25 % de la réduction d'impôt. Dans ce genre de situations, la responsabilité personnelle des dirigeants peut être mise en cause.

Procédure à suivre en cas de renonciation au remboursement de frais

Afin de bénéficier de cet avantage fiscal, les conditions suivantes doivent être respectées :

• l'association exerce une activité non lucrative et a une gestion désintéressée,
• les frais engagés correspondent exclusivement aux dépenses réalisées dans le cadre de l'activité du bénévole et ne donnent lieu à aucune rémunération, ni contrepartie en espèces ou en nature,
• les frais correspondent à des dépenses réellement engagées et dûment justifiées,
• le bénévole remet à l'association une renonciation écrite au remboursement de ces frais ou à toute autre contrepartie,
• l'association remet au bénévole un reçu fiscal,
• le bénévole n'est pas exonéré d'impôt sur le revenu (pas de crédit d'impôt possible).

Le bénévole doit inscrire sur sa déclaration de revenus, le montant des sommes engagées au profit de l'association, afin de pouvoir bénéficier de la réduction d'impôt. L'administration procédera alors au calcul de la réduction.

L'avantage fiscal consiste en une réduction d'impôt de 66 % ou de 75 % (montant plafonné), en fonction de l'activité exercée par l'association, parfois limitée à 20 % du revenu imposable.