Guide pratique de l'association
Juridiquement, il n'existe aucune spécificité propre à l'embauche d'un salarié par une association.
Dès lors qu'une association embauche des salariés, ceux-ci sont soumis au droit du travail et de la sécurité sociale, tout comme les salariés d'une entreprise.
Conséquences :
Plusieurs dispositifs existent pour permettre aux associations d'embaucher des salariés facilement, comme le chèque emploi-associatif ou le dispositif Impact emploi.
Limites du bénévolat
En règle générale, une association a recours au bénévolat pour son fonctionnement. Cependant, celui-ci montre rapidement ses limites :
Une association peut embaucher et licencier des salariés, quelle que soit sa taille, son domaine d'activité et son régime fiscal, du moment qu'elle est déclarée et qu'elle dispose d'un numéro Siret.
Avant d'engager une procédure de recrutement, l'association doit vérifier s'il n'existe pas dans l'organisme des personnes devant être employées ou réembauchées par priorité sur les postes à pourvoir.
En particulier :
Un dirigeant d'association, y compris un président, peut parfaitement devenir salarié de celle-ci et inversement (Cass. soc. 6-6-1991 n° 88-19.212 D), sauf si les statuts l'interdisent expressément.
Les associations sportives doivent s'assurer que les personnes embauchées pour enseigner, animer ou encadrer une activité physique ou sportive sont titulaires du diplôme correspondant (L.212-1 Code du sport).
Lien de parenté avec un dirigeant
Un salarié peut avoir un lien de parenté avec l'un des dirigeants de l'association. Mais, une telle situation est de nature à mettre en cause le caractère désintéressé de la gestion de l'association.
Cependant, le fait qu'un parent du dirigeant soit salarié de l'association ne suffit pas à lui seul pour contester la gestion désintéressée dès lors que la rémunération est conforme aux usages du secteur et qu'elle est justifiée compte tenu du travail fourni.
En revanche, si le salarié touche un salaire de toute évidence excessif eu égard à la qualité ou à la nature de ses fonctions ou s'il est traité différemment des autres employés, il pourra être condamné pour abus de confiance, tout comme le dirigeant qui l'a engagé.
Guide pratique de l'association
Avant de procéder à l'embauche, il faut vérifier si les statuts de l'association désignent un organe ou une personne compétente pour embaucher (généralement le président).
A défaut, la décision d'embaucher doit être prise par l'assemblée générale.
La loi fixe la durée minimale du temps partiel à 24h hebdomadaire. Il existe toutefois des dérogations et les conventions collectives peuvent prévoir des durées de travail inférieures à 24h.
Il est possible que la convention collective prévoie d'autres types de contrats ou une organisation du temps de travail plus adaptés à l'activité de l'association (ex. : modulation du temps de travail dans la Convention Collective du Sport).
Sauf si elle a recours au chèque emploi associatif, au Guso ou au dispositif Impact emploi, l'embauche d'un salarié est soumise à l'obligation pour l'association d'effectuer une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF.
Cette déclaration doit être adressée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date effective d'embauche (et avant la mise au travail effective du salarié). Elle peut être réalisée en ligne.
Une copie de la déclaration ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme satisfaite si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.
Lors de l'embauche de chaque salarié, l'employeur doit affilier le salarié à l'institution relevant de l'Arrco (pour tous les salariés) ou de l'Agirc (pour le personnel cadre).
Les associations employeurs, à l'exception de celles utilisant le chèque emploi associatif ont obligation de tenir un registre unique du personnel, sur support papier ou sur support informatique.
La tenue de ce registre est obligatoire dès le premier salarié embauché. Chaque salarié doit y être inscrit.
Dans les 3 mois suivants la prise de poste (2 mois s'agissant des apprentis), l'association doit organiser une visite d'information et de prévention (qui remplace la visite médicale d'embauche).
Les travailleurs de nuit, les jeunes de moins de 18 ans ainsi que les salariés exposés à des risques doivent avoir réalisé leur visite avant l'affectation au poste.
L'association est tenue d'afficher certaines informations à destination des salariés et notamment :
L'affichage doit être effectué à une place facilement accessible dans les lieux où le travail est effectué.
La rémunération des salariés d'une association ne fait l'objet d'aucun plafonnement.
Cependant, pour éviter la remise en cause de la gestion désintéressée et donc l'assujettissement de l'association aux impôts commerciaux, il faut prendre quelques précautions :
En revanche, la mise en place d'accords d'intéressement ou de plans d'épargne salariale semble autorisée par l'administration.
Le salaire doit donner lieu à cotisations auprès du régime général de la sécurité sociale. Les associations, en tant qu'employeurs, sont aussi soumises à une obligation de collecte de l'impôt lorsqu'elles versent les salaires.
Le prélèvement à la source dans les associations
Depuis le 1er janvier 2019, tous les employeurs doivent prélever l'impôt sur le revenu des salariés à la source, c'est-à-dire le retrancher des salaires et le reverser à l'administration fiscale.
Le prélèvement à la source est intégralement automatisé pour les associations utilisant un logiciel de paie. De leur côté, les dispositifs Chèque emploi associatif et Impact emploi assurent le prélèvement de l'impôt à la source pour le compte de leurs adhérents via la transmission de la DSN.
Dans cette optique, l'association doit :
L'association est tenue de remettre au salarié un bulletin de paie, quel que soit la nature du contrat de travail et le montant de la rémunération. Mais si elle a recours au chèque emploi associatif ou au dispositif Impact emploi, elle n'aura pas à les établir elle-même.
Saisir le Conseil de Prud'hommes
Obligatoire depuis le 1er janvier 2017, la déclaration sociale nominative (DSN) remplace la plupart des formalités complexes et obligatoires qui devaient jusqu'à présent être réalisées périodiquement par les associations envers les organismes de protection sociale ou les administrations (URSSAF, retraite complémentaire, prévoyance, Pôle Emploi et autres…).
La DSN est transmise mensuellement et le paiement des cotisations est donc mensuel. Elle relate également les évènements survenus (maladie, maternité, changement d'un élément du contrat de travail, fin de contrat de travail...) dans le mois ayant eu un impact sur la paie.
La DSN repose sur les données de la paie au sens large : salaires, cotisations, NIR/NTT, SIRET de l'établissement, N° de contrats, etc. Ces données doivent être générées par un logiciel de paie devant être compatible.
Rien n'interdit aux salariés d'être membres de l'association à titre personnel.
L'administration admet également que le conseil d'administration compte quelques salariés, du moment que les conditions suivantes sont respectées :
Le prêt de main d'oeuvre (ou mise à disposition de personnel) entre deux associations est autorisé à condition que cela se fasse dans le cadre d'une convention à but non lucratif. Il nécessite l'accord du salarié concerné et doit rester ponctuel.
Attention, le prêt de main d'oeuvre est interdit dans le cadre d'un emploi aidé, sauf si le financeur a donné son accord. A défaut, le prêt serait considéré comme un reversement de subvention.
L'association qui met à disposition un de ses salariés reste son employeur et doit donc continuer à le gérer et à le rémunérer. Si cette situation s'inscrit dans la durée, il est préférable de créer un groupement d'employeurs, sous statut associatif, qui deviendra l'employeur du salarié et facturera aux associations adhérentes le temps de travail dont elles ont bénéficié.
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