Comment embaucher des salariés dans une association ?

Une association peut embaucher des salariés, même pour exercer des fonctions de direction.

L'embauche d'un salarié par une association présente-t-elle des particularités ?

Juridiquement, il n'existe aucune spécificité propre à l'embauche d'un salarié par une association. Une association peut embaucher des salariés dès sa création, dès lors qu'elle est déclarée.

Dès lors qu'une association embauche des salariés, ceux-ci sont soumis au droit du travail et de la sécurité sociale, tout comme les salariés d'une entreprise.

Conséquences :

• les formalités d'embauche sont identiques ;
• le salarié d'une association bénéficie des mêmes droits que tout autre salarié d'une entreprise, qu'il s'agisse des dispositions relatives à l'embauche, au licenciement ou encore aux congés payés ;
• les modalités de gestion du contrat de travail (visite d'information et de prévention, salaire minimum, remise d'une fiche de paie...) sont identiques ;
• l'association doit appliquer la convention collective qui couvre son secteur d'activité.

Plusieurs dispositifs existent pour permettre aux associations d'embaucher des salariés facilement, comme le chèque emploi-associatif ou le dispositif Impact emploi.

Toutes les associations peuvent-elles embaucher ?

Une association peut embaucher et licencier des salariés, quelle que soit sa taille, son domaine d'activité et son régime fiscal, du moment :

• qu'elle est déclarée ;
• et, qu'elle dispose d'un numéro Siret.

Lors de son immatriculation en préfecture, l'association se voit attribuer un numéro d'inscription au répertoire national des associations (RNA), mais pas de Siren ni de Siret. Or, le Siret est obligatoire pour embaucher un salarié.

Une association qui souhaite embaucher son premier salarié doit donc demander son inscription au centre de formalités des entreprises (CFE) rattaché à l'URSSAF dont elle dépend, qui va ensuite transmettre la demande à l'Insee. Un certificat d'inscription comportant un numéro Siret sera enfin adressé à l'association.

Qui est compétent pour embaucher dans une association ?

Il faut se référer aux statuts de l'association pour déterminer qui est habilité à recruter et à signer un contrat de travail.

Dans le silence des statuts, c'est le président de l'association qui est compétent. Cependant, si les statuts, sans clairement évoquer le pouvoir d'embaucher, confèrent le pouvoir de gestion au conseil d'administration ou à l'assemblée générale, le président aura intérêt à solliciter l'accord du conseil d'administration ou de l'assemblée générale avant d'embaucher.

Le règlement intérieur de l'association peut aussi apporter des éclaircissements. Ainsi, lorsqu'il impose que les directeurs soient embauchés par le conseil d'administration, le président ne peut pas signer le contrat de travail sans avoir été régulièrement mandaté par le conseil d'administration.

Une association peut-elle embaucher n'importe qui, y compris un dirigeant ?

Avant d'engager une procédure de recrutement, l'association doit vérifier s'il n'existe pas dans l'organisme des personnes devant être employées ou réembauchées par priorité sur les postes à pourvoir.

En particulier :

• un salarié doit en principe retrouver son emploi à l'issue de certaines absences : congé de maternité, de paternité ou d'adoption, congé parental d'éducation, congé sabbatique ou pour création d'entreprise, arrêt de travail pour cause de maladie professionnelle ou d'accident du travail, mandat de député, etc. ;
• une association ne peut pas recourir à l'emploi de salariés sous CDD ou intérimaires dans les 6 mois qui suivent un licenciement pour motif économique (article L. 1242-5 du Code du travail), pour effectuer certains travaux particulièrement dangereux figurant sur une liste arrêtée par voie réglementaire ou pour remplacer des grévistes ;
• certains salariés ou anciens salariés de l'association bénéficient d'une priorité d'embauche ou de réembauche : salariés à temps partiel, travailleurs de nuit...

Un dirigeant d'association, y compris un président, peut parfaitement devenir salarié de celle-ci et inversement (Cass. soc. 6-6-1991 n° 88-19.212), sauf si les statuts l'interdisent expressément.

Les associations sportives doivent s'assurer que les personnes embauchées pour enseigner, animer ou encadrer une activité physique ou sportive sont titulaires du diplôme correspondant (L.212-1 Code du sport).

Quelles formalités d'embauche une association doit-elle respecter ?

Avant de procéder à l'embauche, il faut vérifier si les statuts de l'association désignent un organe ou une personne compétente pour embaucher (généralement le président).

A défaut, la décision d'embaucher doit être prise par l'assemblée générale.

1ère étape : Rédaction du contrat de travail

Comme les entreprises, les associations sont tenues d'appliquer la réglementation ainsi que les dispositions des conventions et accords collectifs qui leur sont applicables, déterminées par l'activité principale réelle de l'association (le code APE délivré par l'Insee n'a qu'une valeur indicative).

En principe, tous les salariés de l'association relèvent de la même convention collective, sauf si l'association a plusieurs activités nettement différenciées dans un centre d'activité autonome. Elle peut aussi volontairement appliquer une convention qui ne lui est pas juridiquement applicable.

La loi fixe la durée minimale du temps partiel à 24h hebdomadaire. Il existe toutefois des dérogations et les conventions collectives peuvent prévoir des durées de travail inférieures à 24h.

L'association a le choix entre divers contrats de travail : CDI, CDD... Il est possible que la convention collective prévoie d'autres types de contrats ou une organisation du temps de travail plus adaptés à l'activité de l'association (ex. : modulation du temps de travail dans la Convention Collective du Sport).

2ème étape : Réalisation d'une déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

L'association a le choix d'utiliser ou non un dispositif simplifié pour réaliser les formalités d'embauche : le chèque emploi associatif, le Guso (obligatoire pour un spectacle occasionnel) ou le dispositif Impact emploi.

Si l'association n'opte pour aucun dispositif simplifié, elle doit procéder à une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF, comme n'importe quel employeur.

Cette déclaration doit être adressée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date effective d'embauche (et avant la mise au travail effective du salarié). Elle peut être réalisée en ligne.

Une copie de la déclaration ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme satisfaite si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

Si l'association opte pour le chèque emploi associatif pour son premier salarié, elle devra ensuite l'utiliser pour tous ses salariés. Ce n'est qu'en 2024 qu'elle pourra y avoir recours pour une partie seulement de son personnel.

3ème étape : Affiliation aux institutions de retraite complémentaire obligatoire

Lors de l'embauche de chaque salarié, l'association doit affilier le salarié à l'Agirc-Arrco.

La retraite complémentaire est une retraite s'ajoutant à la retraite de base versée par la Sécurité sociale ou la Mutualité sociale agricole.

Autrement dit, les salariés du secteur privé cotisent :

• pour leur retraite de base auprès du régime général de la Sécurité sociale ou de la Mutualité sociale agricole s'ils travaillent dans le secteur agricole,
• pour leur retraite complémentaire auprès de l'Agirc-Arrco.

4ème étape : Inscription dans le registre unique du personnel

Les associations employeurs, à l'exception de celles utilisant le chèque emploi associatif (article L1272-4 du Code du travail), ont obligation de tenir un registre unique du personnel, sur support papier ou sur support informatique.

La tenue de ce registre est obligatoire dès le premier salarié embauché. Chaque salarié doit y être inscrit.

5ème étape : Réalisation de la visite d'information et de prévention

Dans les 3 mois suivants la prise de poste (2 mois s'agissant des apprentis), l'association doit organiser une visite d'information et de prévention (qui remplace la visite médicale d'embauche).

Les travailleurs de nuit, les jeunes de moins de 18 ans ainsi que les salariés exposés à des risques particuliers pour leur santé, leur sécurité ou celles des collègues ou des tiers évoluant dans l'environnement immédiat doivent avoir réalisé leur visite avant l'affectation au poste.

6ème étape : Affichage des informations obligatoires

L'association est tenue d'afficher certaines informations à destination des salariés et notamment :

• l'adresse, le nom et le téléphone de l'inspecteur du travail territorialement compétent ;
• l'adresse et le numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence ;
• les consignes de sécurité, d'incendie et avertissement de zone de danger ;
• l'avis de l'existence d'une convention collective ;
• le règlement intérieur s'il en existe un ;
• les horaires collectifs de travail ;
• les jours et heures de repos collectifs (si le repos n'est pas donné le dimanche ) ;
• l'interdiction de fumer et de vapoter dans les locaux de l'association ;
• les modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques professionnels ;
• les panneaux syndicaux ;
• la liste nominative des membres du CSE, indiquant leur emplacement habituel de travail ainsi que leur participation à une ou plusieurs commissions (à partir de 11 salariés).

L'affichage doit être effectué à une place facilement accessible dans les lieux où le travail est effectué.

Comment sont rémunérés les salariés d'une association ?

La rémunération des salariés d'une association ne fait l'objet d'aucun plafonnement.

Cependant, pour éviter la remise en cause de la gestion désintéressée et donc l'assujettissement de l'association aux impôts commerciaux, il faut prendre quelques précautions :

• les salaires doivent être versés en contrepartie d'un travail effectif et présenter un caractère normal eu égard aux services rendus et compte tenu des usages professionnels,
• certains modes de rémunération sont proscrits par l'administration, notamment le fait de prévoir un complément de rémunération déterminé en fonction d'un résultat physique (nombre d'articles vendus ou nombre de contrats conclus) ou modulé en fonction du chiffre d'affaires de l'association ou d'un solde comptable.

L'association a la possibilité d'accorder des avantages sociaux et culturels à ses salariés tels que tickets-restaurants, chèques-vacances, bons d’achat et cadeaux en lien avec un événement (naissance, adoption, mariage, pacs, départ à la retraite, fête des mères, des pères, Sainte-Catherine, Saint-Nicolas, Noël ou rentrée scolaire).

En revanche, la mise en place d'accords d'intéressement ou de plans d'épargne salariale semble autorisée par l'administration.

Le salaire doit donner lieu à cotisations auprès du régime général de la sécurité sociale. Les associations, en tant qu'employeurs, sont aussi soumises à une obligation de collecte de l'impôt lorsqu'elles versent les salaires.

L'association est tenue de remettre au salarié un bulletin de paie, quel que soit la nature du contrat de travail et le montant de la rémunération. Mais si elle a recours au chèque emploi associatif ou au dispositif Impact emploi, elle n'aura pas à les établir elle-même.

L'association doit-elle déclarer les rémunérations versées à un salarié ?

Lors de chaque versement de cotisations, l'association doit adresser par voie dématérialisée à l'organisme de recouvrement une déclaration sociale nominative (DSN).

La DSN est transmise mensuellement et le paiement des cotisations est donc mensuel. Elle relate également les évènements survenus (maladie, maternité, changement d'un élément du contrat de travail, fin de contrat de travail...) dans le mois ayant eu un impact sur la paie.

La DSN repose sur les données de la paie au sens large : salaires, cotisations, NIR/NTT, SIRET de l'établissement, N° de contrats, etc. Ces données doivent être générées par un logiciel de paie devant être compatible.

Les salariés peuvent-ils également être membres de l'association ?

Rien n'interdit aux salariés d'être membres de l'association à titre personnel.

L'administration admet également que le conseil d'administration compte quelques salariés, du moment que les conditions suivantes sont respectées (BOI-IS-CHAMP-10-50-10-20 n° 450) :

• les salariés ne représentent pas plus du quart des membres du conseil d'administration. Néanmoins, des dispositions légales spécifiques peuvent permettre une représentation plus importante des salariés,
• les règles de représentation des salariés sont déterminées et limitées par les statuts de l'association,
• les salariés ne doivent pas exercer un rôle prépondérant au sein de l'association. En particulier, ils ne doivent pas faire partie du bureau. Mais leur participation en qualité de simple observateur ou avec voix consultative est admise.

Un salarié peut-il être partagé entre plusieurs associations ?

Le prêt de main d'oeuvre (ou mise à disposition de personnel) entre 2 associations est autorisé à condition que cela se fasse dans le cadre d'une convention à but non lucratif. Il nécessite l'accord du salarié concerné et doit rester ponctuel.

Attention, le prêt de main d'oeuvre est interdit dans le cadre d'un emploi aidé, sauf si le financeur a donné son accord. A défaut, le prêt serait considéré comme un reversement de subvention.

L'association qui met à disposition un de ses salariés reste son employeur et doit donc continuer à le gérer et à le rémunérer.

Si cette situation s'inscrit dans la durée, il est préférable de créer un groupement d'employeurs, sous statut associatif, qui deviendra l'employeur du salarié et facturera aux associations adhérentes le temps de travail dont elles ont bénéficié.