Comment embaucher des salariés dans une association ?

Une association peut embaucher des salariés, même pour exercer des fonctions de direction.

L'embauche d'un salarié par une association présente-t-elle des particularités ?

Juridiquement, il n'existe aucune spécificité propre à l'embauche d'un salarié par une association.

Dès lors qu'une association embauche des salariés, ceux-ci sont soumis au droit du travail et de la sécurité sociale, tout comme les salariés d'une entreprise.

Conséquences :

• les formalités d'embauche sont identiques ;
• le salarié d'une association bénéficie des mêmes droits que tout autre salarié d'une entreprise, qu'il s'agisse des dispositions relatives à l'embauche, au licenciement ou encore aux congés payés ;
• les modalités de gestion du contrat de travail (visite d'information et de prévention, salaire minimum, remise d'une fiche de paie...) sont identiques ;
• l'association doit appliquer la convention collective qui couvre son secteur d'activité.

Plusieurs dispositifs existent pour permettre aux associations d'embaucher des salariés facilement, comme le chèque emploi-associatif ou le dispositif Impact emploi.

Toutes les associations peuvent-elles embaucher ?

Une association peut embaucher et licencier des salariés, quelle que soit sa taille, son domaine d'activité et son régime fiscal, du moment :

• qu'elle est déclarée
• et, qu'elle dispose d'un numéro Siret.

L'association a la possibilité de solliciter gratuitement l'accompagnement du Dispositif local d’accompagnement (DLA), conçu pour aider les associations employeuses dans leurs difficultés ou leur développement.

Si le DLA est avant tout destiné aux associations qui ont déjà des salariés, une association qui n'a pas encore embauché son premier salarié peut y faire appel dès lors qu’elle inscrit sa demande dans le cadre du développement d’un emploi et du passage au statut d’association employeuse.

Elle pourra ainsi bénéficier d'un soutien pour :

• définir et rédiger la fiche de poste,
• évaluer le coût global du poste (salaire et cotisations sociales à payer, outils et local à acquérir),
• établir un budget prévisionnel prenant en compte un objectif de pérennisation du poste créé.

Une association peut-elle embaucher n'importe qui, y compris un dirigeant ?

Avant d'engager une procédure de recrutement, l'association doit vérifier s'il n'existe pas dans l'organisme des personnes devant être employées ou réembauchées par priorité sur les postes à pourvoir.

En particulier :

• un salarié doit en principe retrouver son emploi à l'issue de certaines absences : congé de maternité, de paternité ou d'adoption, congé parental d'éducation, congé sabbatique ou pour création d'entreprise, arrêt de travail pour cause de maladie professionnelle ou d'accident du travail, mandat de député, etc. ;
• une association ne peut pas recourir à l'emploi de salariés sous CDD ou intérimaires dans les 6 mois qui suivent un licenciement pour motif économique, pour effectuer certains travaux particulièrement dangereux figurant sur une liste arrêtée par voie réglementaire ou pour remplacer des grévistes ;
• certains salariés ou anciens salariés de l'association bénéficient d'une priorité d'embauche ou de réembauche : salariés à temps partiel, travailleurs de nuit...

Un dirigeant d'association, y compris un président, peut parfaitement devenir salarié de celle-ci et inversement (Cass. soc. 6-6-1991 n° 88-19.212 D), sauf si les statuts l'interdisent expressément.

Les associations sportives doivent s'assurer que les personnes embauchées pour enseigner, animer ou encadrer une activité physique ou sportive sont titulaires du diplôme correspondant (L.212-1 Code du sport).

Quelles formalités d'embauche une association doit-elle respecter ?

Avant de procéder à l'embauche, il faut vérifier si les statuts de l'association désignent un organe ou une personne compétente pour embaucher (généralement le président).

A défaut, la décision d'embaucher doit être prise par l'assemblée générale.

1ère étape : Choix du type de contrat de travail

La loi fixe la durée minimale du temps partiel à 24h hebdomadaire. Il existe toutefois des dérogations et les conventions collectives peuvent prévoir des durées de travail inférieures à 24h.

Il est possible que la convention collective prévoie d'autres types de contrats ou une organisation du temps de travail plus adaptés à l'activité de l'association (ex. : modulation du temps de travail dans la Convention Collective du Sport).

2ème étape : Réalisation d'une déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Sauf si elle a recours au chèque emploi associatif, au Guso ou au dispositif Impact emploi, l'embauche d'un salarié est soumise à l'obligation pour l'association d'effectuer une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF.

Cette déclaration doit être adressée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date effective d'embauche (et avant la mise au travail effective du salarié). Elle peut être réalisée en ligne.

Une copie de la déclaration ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme satisfaite si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

3ème étape : Affiliation aux institutions de retraite complémentaire obligatoire

Lors de l'embauche de chaque salarié, l'association doit affilier le salarié à l'Agirc-Arrco.

La retraite complémentaire est une retraite s'ajoutant à la retraite de base versée par la Sécurité sociale ou la Mutualité sociale agricole.

Autrement dit, les salariés du secteur privé cotisent :

• pour leur retraite de base auprès du régime général de la Sécurité sociale ou de la Mutualité sociale agricole s'ils travaillent dans le secteur agricole,
• pour leur retraite complémentaire auprès de l'Agirc-Arrco.

4ème étape : Inscription dans le registre unique du personnel

Les associations employeurs, à l'exception de celles utilisant le chèque emploi associatif ont obligation de tenir un registre unique du personnel, sur support papier ou sur support informatique.

La tenue de ce registre est obligatoire dès le premier salarié embauché. Chaque salarié doit y être inscrit.

5ème étape : Réalisation de la visite d'information et de prévention

Dans les 3 mois suivants la prise de poste (2 mois s'agissant des apprentis), l'association doit organiser une visite d'information et de prévention (qui remplace la visite médicale d'embauche).

Les travailleurs de nuit, les jeunes de moins de 18 ans ainsi que les salariés exposés à des risques doivent avoir réalisé leur visite avant l'affectation au poste.

6ème étape : Affichage des informations obligatoires

L'association est tenue d'afficher certaines informations à destination des salariés et notamment :

• l'adresse, le nom et le téléphone de l'inspecteur du travail territorialement compétent ;
• l'adresse et le numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence ;
• l'avis de l'existence d'une convention collective ;
• le règlement intérieur s'il en existe un ;
• l'horaire de travail et durée du repos ;
• l'interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise ;
• les modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques ;
• les dispositions des articles L. 222-33 et L. 222-32-2 du code pénal relatif au harcèlement sexuel et au harcèlement moral.

L'affichage doit être effectué à une place facilement accessible dans les lieux où le travail est effectué.

Comment sont rémunérés les salariés d'une association ?

La rémunération des salariés d'une association ne fait l'objet d'aucun plafonnement.

Cependant, pour éviter la remise en cause de la gestion désintéressée et donc l'assujettissement de l'association aux impôts commerciaux, il faut prendre quelques précautions :

• les salaires doivent être versés en contrepartie d'un travail effectif et présenter un caractère normal eu égard aux services rendus et compte tenu des usages professionnels,
• certains modes de rémunération sont proscrits par l'administration, notamment le fait de prévoir un complément de rémunération déterminé en fonction d'un résultat physique (nombre d'articles vendus ou nombre de contrats conclus) ou modulé en fonction du chiffre d'affaires de l'association ou d'un solde comptable.

En revanche, la mise en place d'accords d'intéressement ou de plans d'épargne salariale semble autorisée par l'administration.

Le salaire doit donner lieu à cotisations auprès du régime général de la sécurité sociale. Les associations, en tant qu'employeurs, sont aussi soumises à une obligation de collecte de l'impôt lorsqu'elles versent les salaires.

L'association est tenue de remettre au salarié un bulletin de paie, quel que soit la nature du contrat de travail et le montant de la rémunération. Mais si elle a recours au chèque emploi associatif ou au dispositif Impact emploi, elle n'aura pas à les établir elle-même.

L'association doit-elle déclarer les rémunérations versées à un salarié ?

Obligatoire depuis le 1er janvier 2017, la déclaration sociale nominative (DSN) remplace la plupart des formalités complexes et obligatoires qui devaient jusqu'à présent être réalisées périodiquement par les associations envers les organismes de protection sociale ou les administrations (URSSAF, retraite complémentaire, prévoyance, Pôle Emploi et autres…).

La DSN est transmise mensuellement et le paiement des cotisations est donc mensuel. Elle relate également les évènements survenus (maladie, maternité, changement d'un élément du contrat de travail, fin de contrat de travail...) dans le mois ayant eu un impact sur la paie.

La DSN repose sur les données de la paie au sens large : salaires, cotisations, NIR/NTT, SIRET de l'établissement, N° de contrats, etc. Ces données doivent être générées par un logiciel de paie devant être compatible.

Les salariés peuvent-ils également être membres de l'association ?

Rien n'interdit aux salariés d'être membres de l'association à titre personnel.

L'administration admet également que le conseil d'administration compte quelques salariés, du moment que les conditions suivantes sont respectées :

• les salariés ne représentent pas plus du quart des membres du conseil d'administration. Néanmoins, des dispositions légales spécifiques peuvent permettre une représentation plus importante des salariés,
• les règles de représentation des salariés sont déterminées et limitées par les statuts de l'association,
• les salariés ne doivent pas exercer un rôle prépondérant au sein de l'association. En particulier, ils ne doivent pas faire partie du bureau. Mais leur participation en qualité de simple observateur ou avec voix consultative est admise.

Un salarié peut-il être partagé entre plusieurs associations ?

Le prêt de main d'oeuvre (ou mise à disposition de personnel) entre deux associations est autorisé à condition que cela se fasse dans le cadre d'une convention à but non lucratif. Il nécessite l'accord du salarié concerné et doit rester ponctuel.

Attention, le prêt de main d'oeuvre est interdit dans le cadre d'un emploi aidé, sauf si le financeur a donné son accord. A défaut, le prêt serait considéré comme un reversement de subvention.

L'association qui met à disposition un de ses salariés reste son employeur et doit donc continuer à le gérer et à le rémunérer. Si cette situation s'inscrit dans la durée, il est préférable de créer un groupement d'employeurs, sous statut associatif, qui deviendra l'employeur du salarié et facturera aux associations adhérentes le temps de travail dont elles ont bénéficié.