Le Plan comptable associatif est une simplification du Plan Comptable Général, qui s'applique aux entreprises.
C'est un document qui regroupe l'ensemble des règles régissant l'établissement et la présentation des comptes. Ces règles s'imposent à toutes les associations qui doivent tenir une comptabilité d'engagement.
En pratique, il s'agit d'une liste de comptes où doivent être enregistrés les différents mouvements et opérations réalisés par une association.
Nouveau Plan comptable associatif
Un nouveau Plan comptable associatif s'applique depuis le 1er janvier 2020. Mais une application anticipée volontaire était possible dès les exercices ouverts au 1er janvier 2018, c'est-à-dire pour les exercices 2018 ou 2019.
Voici les principales nouveautés :
Pour enregistrer les opérations, des catégories générales, communes à toutes les associations, ont été créés. On les appelle communément « comptes » et à chacun d'eux est associé un numéro indiqué dans le Plan comptable associatif.
Il existe ainsi le compte « Banques » (512), le compte « fournisseur » (401), etc. Ils peuvent être plus ou moins hiérarchisés et d'ailleurs, au besoin, l'association peut elle-même subdiviser ses comptes en rajoutant au numéro de compte un chiffre supplémentaire.
Par exemple, si elle veut créer un compte pour chacun de ses fournisseurs, il lui suffira de rajouter dans son logiciel comptable le compte 4011 pour un fournisseur en particulier et le compte 4012 pour un autre fournisseur. Il en est de même si elle dispose de plusieurs comptes bancaires.
La base de la comptabilité consiste à classer correctement les sommes transitant dans l'association. Par exemple, si l'association fait un chèque pour acheter un cahier, l'opération devra être enregistrée dans le compte Banques (elle a fait un chèque) et dans le compte fournisseur (elle a payé un fournisseur).
Le nombre de comptes utilisés dépend de la taille de l'association : les plus petites n'ont besoin que d'une cinquantaine de comptes alors que les plus grandes peuvent utiliser jusqu'à mille comptes.
Il ne faut pas confondre « les comptes » avec « les comptes annuels ». Les comptes annuels (ou états financiers) sont un terme réservé au bilan et au compte de résultat.
Le plan comptable général répartit les comptes en 7 catégories auxquelles il donne le nom de classe. La classe d'un compte correspond au premier chiffre de son numéro.
Les comptes de classe 1 à 5 correspondent au patrimoine de l'association et forment le bilan de fin d'année.
Les comptes de classe 6 et 7 illustrent les dépenses et recettes de l'association : ils sont à la base du compte de résultat.
Le compte de classe 8 est un compte spécial, hors comptabilité, qui permet de valoriser et de comptabiliser le coût du travail effectué par les bénévoles de l'association. Les petites et moyennes associations n'ont pas réellement d'intérêt à le remplir.
Les comptes sont ensuite divisés en sous comptes (deux, trois ou quatre chiffres selon les cas) permettant de détailler précisément l'opération réalisée. En principe, la numérotation des comptes comporte six chiffres. Toutefois, dans la majorité des cas, trois chiffres suffisent, et le numéro est alors complété par des zéros pour atteindre les six chiffres requis.
Le nombre de comptes utilisés dépend de la taille de l'association : les plus petites n'ont besoin que d'une cinquantaine de comptes alors que les plus grandes peuvent utiliser jusqu'à mille comptes.
Le mini-plan comptable, qui ne compte qu'une quarantaine de comptes, a été établi dans le respect de la loi comptable. Il a été conçu pour répondre aux besoins de la majorité des associations (80 % d'entre elles), pour qui l'utilisation du plan comptable, même simplifié, représente un travail trop important. Il regroupe tous les comptes correspondant aux classifications générales, c'est-à-dire ne comportant que trois chiffres. Mais cela ne doit pas empêcher l'association d'utiliser des comptes plus précis lui paraissant indispensables.
Les associations un peu plus grandes pourront utiliser le plan comptable simplifié qui comporte à peu près 90 comptes. Il va plus loin dans le détail que le mini-plan comptable mais n'est pas aussi détaillé que le véritable Plan comptable des associations. Ainsi, là où le plan comptable ne comporte qu'un seul compte pour enregistrer le matériel (compte 218 « Autres immobilisations corporelles), le plan comptable simplifié distingue dans trois comptes différents les « Installations générales, agencements, aménagements divers » (compte 2181), le « Matériel de transport » (compte 2182) et le « Matériel de bureau et matériel informatique » (compte 2183).
Les grandes associations utiliseront le Plan comptable des associations. Il va plus loin dans le détail que le plan comptable simplifié. Là où ce dernier distingue le matériel dans trois comptes différents, le Plan comptable des associations utilise cinq comptes différents (s'y rajoutent le compte 2184 « Mobilier » et le compte 2184 « Cheptel »).
Une écriture comptable correspond à l'inscription d'une opération dans le logiciel de comptabilité.
Une écriture doit être passée à chaque fois qu'une opération a un impact sur le patrimoine de l'association. Il peut s'agir :
En revanche, les opérations qui n'ont pas un impact immédiat sur l'association n'apparaissent pas dans sa comptabilité. C'est le cas de la simple prise de commandes (sauf s'il y a versement d'un acompte) ou de l'embauche d'un salarié. Une écriture comptable ne sera nécessaire que lors d'une vente ou du paiement des salaires.
Quelle que soit l'opération en cause, le mode de paiement doit toujours donner lieu à une écriture dans le compte correspondant :
Dans le cadre de la comptabilité d'engagement, la réalisation d'une recette ou d'une dépense est toujours enregistrée dans deux comptes distincts.
Pourquoi enregistrer deux fois une même opération ? Il s'agit en réalité de la même opération vue sous deux angles différents : une fois au débit d'un compte et une autre fois au crédit d'un autre compte. De cette façon, il sera possible de déterminer la ressource utilisée et l'emploi qui en est fait.
Le montant des deux enregistrements doit toujours être rigoureusement identique. C'est pourquoi le bilan et le compte de résultat (états financiers réalisés en fin d'exercice) restent toujours équilibrés quelles que soient les rubriques affectées par les écritures comptables.
Ces notions sont à l'origine de l'autre nom de la comptabilité d'engagement, la comptabilité en partie double. Car toute opération entraîne obligatoirement en comptabilité un double enregistrement de la même somme, d'une part au crédit d'un compte, d'autre part au débit d'un autre compte. Le montant total des écritures de débit doit donc être identique au montant total des écritures passées en crédit.
Les notions de débit ou de crédit n'ont pas le même sens que sur le relevé de banques. Ce sont de pures conventions qui imposent que la somme inscrite soit placée en débit ou en crédit du compte.
De façon synthétique, on peut dire que sont inscrites :
Chaque fin de mois et chaque fin d'exercice, le solde des opérations de la période précédente doit être reporté sur la ligne « report à nouveau » du mois ou de l'exercice suivant (en recettes, s'il s'agit d'un excédent ; en dépenses, si c'est un déficit).
Il peut aussi être utile de rapprocher chaque mois le solde de trésorerie du solde figurant sur le relevé de compte envoyé par l'établissement bancaire. Cela permettra de corriger rapidement les erreurs.
De nombreux principes de base doivent être obligatoirement respectés. Ils constituent en quelques sortes un « mode d'emploi » de la comptabilité.
L'association ne doit :
Chaque opération a son importance et doit donner lieu à une écriture comptable.
Cela permet de calculer à son terme le résultat comptable de l'association.
Il est conseillé de retenir une durée de douze mois et de la faire coïncider avec l'année civile (du 1er janvier au 31 décembre) ou l'année sportive, pour un club de sport (du 1er septembre au 31 août de l'année suivante).
L'amortissement consiste à retrancher chaque année une partie de la valeur du bien.
Lorsqu'une perte future est rendue probable par certains évènements (procès engagé contre l'association, impôts à payer...), elle doit aussi passer une provision (principe de prudence).
Suivant que le bien a été acheté, donné ou légué, ou fabriqué par l'association elle-même, les modalités d'évaluation de la valeur du bien diffèrent :
Enfin, l'association doit bien évidemment respecter les principes suivants :
