Comment comptabiliser les ressources d'une association ?

Pour chaque ressource qu'elle perçoit, l'association doit enregistrer une écriture comptable. Il existe de nombreuses écritures spécifiques aux associations.

Sommaire :

• La réalisation des apports
• Les cotisations et droits d'entrée versés à l'association
• Les donations et les legs faits à l'association
• Les dons manuels (argent, matériel...) faits à l'association
• Les subventions perçues par l'association
• Le parrainage et le mécénat
• Les collectes effectuées par une association
• Les ventes réalisées par l'association
• Les revenus de placements financiers perçus par une association
• Les contributions volontaires en nature

La réalisation des apports

Un apport a la particularité de pouvoir être effectué avec ou sans droit de reprise.

Dans le premier cas, l'apporteur se réserve le droit de récupérer son apport après un délai défini dans le traité d'apport ou au moment de la dissolution de l'association.

Cette distinction impose un traitement comptable différencié.

Comptabiliser un apport sans droit de reprise

Un apport effectué sans droit de reprise doit être comptabilisé au compte 102. Fonds propres sans droit de reprise.

L'association a cependant la possibilité d'aller davantage dans le détail en utilisant l'une des subdivisions du compte 102 :

• 1021. Première situation nette établie
• 1022. Fonds statutaires (à subdiviser en fonction des statuts)
• 1023. Dotations non consomptibles, parmi lesquelles il est possible de distinguer si la dotation est initiale (10231. Dotations non consomptibles initiales) ou complémentaire (10232. Dotations non consomptibles complémentaires)
• 1024. Autres fonds propres sans droit de reprise

Exemple : une mairie effectue un apport (chèque) de 10 000 € à l'association.

Autre exemple : un membre apporte un chariot élévateur d'une valeur de 5 000 € à l'association. Celui-ci fait l'objet d'un amortissement sur 10 ans, ce qui conduit à retrancher chaque année 500 € de la comptabilité de l'association.

Attention, le compte « Amortissements » mouvementé dépend de la nature du bien amorti.

Comptabiliser un apport avec droit de reprise

Un apport effectué avec droit de reprise doit être comptabilisé dans le compte 103. Fonds propres avec droit de reprise.

L'association a cependant la possibilité d'aller davantage dans le détail en utilisant l'une des subdivisions du compte 103 :

• 1032. Fonds statutaires (à subdiviser en fonction des statuts)
• 1034. Autres fonds propres avec droit de reprise

Exemple : un membre apporte la somme de 5 000 € en espèces, tout en précisant dans le traité d'apport qu'il pourra reprendre cette somme en cas de dissolution de l'association.

Les cotisations et droits d'entrée versés à l'association

Depuis l'entrée du vigueur du nouveau Plan comptable associatif, les cotisations reçues par les associations doivent désormais être enregistrées dans des comptes distincts selon qu'elles sont versées avec ou sans contrepartie. Les nouveaux comptes 7561 et 7562 permettent de les distinguer.

Comptabiliser une cotisation sans contrepartie

Une cotisation sans contrepartie donne simplement le droit de participer aux assemblées générales, de recevoir des informations de l'association ou d'obtenir des biens de faible valeur. Elle doit être comptabilisée dans le compte 7561. Cotisations sans contrepartie.

Exemple : une personne souhaite adhérer pour la première fois à l'association. Celle-ci lui demande le paiement d'une cotisation annuelle de 30 € ainsi que d'un droit d'entrée de 15 €. Le nouvel adhérent paie en espèces.

Comptabiliser une cotisation avec contrepartie

Une cotisation avec contrepartie est une cotisation qui donne droit à la remise d'un bien ou d'un service. Cela vise tout particulièrement la remise de divers objets matériels, l'octroi d'avantages financiers ou commerciaux, la mise à disposition d'équipements ou installation de manière exclusive ou préférentielle, l'accès privilégié à des conseils, fichiers ou informations de toute nature...

Une cotisation avec contrepartie doit être comptabilisée dans le compte 7562. Cotisations avec contrepartie.

Exemple : une personne souhaite adhérer à une association pour bénéficier de cours de dessin. Celle-ci lui demande le paiement d'une cotisation annuelle de 150 €. Le nouvel adhérent paie en espèces.

Les donations et legs faits à l'association

Les legs et les donations peuvent être soit conservés, soit cédés par l'association, ce qui influe sur leur mode de comptabilisation.

A l'inverse des legs, les donations peuvent être soumises droits d'enregistrement (les droits de mutation à titre gratuit). Ces frais sont alors enregistrés dans le compte 635 « Autres impôts, taxes et versements assimilés ».

Les libéralités sont conservées par l'association

Les legs et les donations qui sont destinés à être conservés par l'association pour son fonctionnement ou pour l'accomplissement de son objet social (et à condition que le testateur en ait expressément manifesté le souhait) sont inscrits :

• au débit du compte 102. Fonds propres sans droit de reprise ou 7543. Legs, donations et assurances vie, selon que le legs ou la donation est assorti d'une condition susceptible de sa remise en cause ;
• au crédit du compte d'immobilisation correspondant à la nature du bien :
  - 211. Terrains
  - 213. Constructions
  - 215. Installations techniques, matériels et outillage industriels
  - 218. Autres immobilisations corporelles

Bien souvent, cette acceptation doit faire l'objet d'une délibération de l'assemblée générale de l'association.

Exemple : une association reçoit en legs des espèces d'une valeur de 3 000 € et un immeuble d'une valeur estimée à 150 000 €. Le testateur a précisé que le legs de l'immeuble était destiné à renforcer les fonds propres de l'association. Le legs fait l'objet de droit d'enregistrement

Les libéralités sont cédées par l'association

Les legs et donations correspondant à des biens qui sont destinés à être revendus par l'association doivent être enregistrés à leur date d'acceptation.

Ils sont inscrits :

• au débit du compte 24. Biens reçus par legs ou donations destinés à être cédés
• au crédit du compte 7543. Legs, donations et assurances-vie

Si en fin d'exercice, le bien n'a toujours pas été cédé, il doit être reporté :

• au crédit du compte 1911. Fonds reportés liés aux legs et donations
• au débit du compte 6891. Report en Fonds reportés

Les années suivantes, au fur et à mesure des cessions, les actifs devront être soldés et les fonds reportés repris au compte de résultat. Si le résultat de l'opération aboutit à une plus ou moins-value de cession, elle devra être comptabilisée au moment de la vente définitive du bien.

Le bien reçu en legs ou en donation ne peut pas être amorti mais l'association a la possibilité de constater une provision pour dépréciation en cas de perte de valeur ultérieure.

Exemple : une association reçoit en donation un immeuble d'une valeur de 150 000 €. Elle doit s'acquitter de droits d'enregistrement s'élevant à 50 €.

Les dons manuels (argent, matériel...) faits à l'association

Les dons manuels sont des biens remis de la main à la main (sans intervention d'un notaire, contrairement aux dons simples), ne faisant l'objet d'aucune contrepartie pour leur donateur (contrairement aux apports) et qui ne sont pas affectés à une action ou à un but précis (contrairement aux fonds dédiés).

Ils peuvent prendre la forme de dons en numéraire (remise d'espèces, virement, chèque...) ou en nature (meuble, matériel). Ils doivent être enregistrés :

• au crédit du compte 75441. Dons manuels
• au débit du compte 512. Banque (remise d'une somme d'argent) ou du compte correspondant à leur nature, pour les autres biens.

Exemple : un adhérent effectue un don manuel de 700 € (chèque) à l'association. Celle-ci perçoit régulièrement des dons manuels.

Les subventions perçues par l'association

La comptabilisation des subventions d'investissement

Le Plan comptable associatif laisse le choix entre 2 options :

• Soit comptabiliser la subvention d'investissement en produit. L'association peut ensuite décider d'affecter une partie du résultat dégagé pour un montant équivalent en réserve d'investissement, si elle le souhaite.
• Soit comptabiliser la subvention d'investissement dans le compte 13. Subventions d'investissement. La subvention sera alors reprise en résultat au rythme des amortissements pratiqués sur les investissements qu'elle finance.

Dans le second cas, lors de la décision d'attribution de la subvention d'investissement, la comptabilisation s'effectue de la façon suivante :

• débit du compte 131. Subventions d'équipement ou 138. Autres subventions d'investissement
• crédit du compte 777. Quote-part des subventions d'investissement virée au résultat de l'exercice

Lors du versement de la subvention d'investissement, la comptabilisation s'effectue de la façon suivante :

• débit du compte 512. Banque
• crédit du compte 131. Subventions d'équipement ou 138. Autres subventions d'investissement

Exemple : versement d'une subvention d'investissement d'un montant de 20 000 € intervenant quelques mois après la notification d'attribution.

La comptabilisation des subventions d'équilibre

Lors de la décision d'attribution de la subvention d'équilibre, la comptabilisation s'effectue de la façon suivante :

• débit du compte 4417. Subventions d'exploitation
• crédit du compte 7715. Subventions d'équilibre

Lors du versement de la subvention d'équilibre, la comptabilisation s'effectue de la façon suivante :

• débit du compte 512. Banque
• crédit du compte 4417. Subventions d'exploitation

Exemple : versement d'une subvention d'équilibre d'un montant de 20 000 € intervenant quelques mois après la notification d'attribution.

La comptabilisation des subventions d'exploitation

Lors de la décision d'attribution de la subvention d'exploitation, la comptabilisation s'effectue de la façon suivante :

• débit du compte compte 4417. Subventions d'exploitation
• crédit du compte 74. Subventions d'exploitation

Lors du versement de la subvention d'exploitation, la comptabilisation s'effectue de la façon suivante :

• débit du compte 512. Banque
• crédit du compte 4417. Subventions d'exploitation

Exemple : versement d'une subvention d'exploitation d'un montant de 20 000 € intervenant quelques mois après la notification d'attribution.

Le parrainage et le mécénat

Il faut faire attention de bien distinguer mécénat et parrainage, les conséquences comptables et fiscales n'étant pas les mêmes.

Mécénat financier

Le mécénat peut prendre la forme de dons en numéraire (remise d'espèces, virement, chèque...) ou en nature (meuble, matériel). Ils doivent être enregistrés :

• au crédit du compte 75441. Dons manuels
• au débit du compte 512. Banque (remise d'une somme d'argent) ou du compte correspondant à leur nature, pour les autres biens.

Afin de constater l'engagement pris par l'association de poursuivre la réalisation des projets, la partie des ressources non utilisées en fin d'exercice est inscrite :

• au débit du compte 689. Reports en fonds dédiés
• au crédit du compte 195. Fonds dédiés sur contributions financières d'autres organismes

Au fur et à mesure de l'utilisation des sommes versées par le mécène, elles doivent être réintégrées aux résultats des exercices concernés :

• en débitant le compte 195. Fonds dédiés sur contributions financières d'autres organismes
• en créditant le compte 789. Utilisation de fonds reportés et de fonds dédiés

Mécénat de compétences

Le mécénat de compétences consiste à mettre à disposition de l'association un salarié sur son temps de travail. Il doit être comptabilisé dans les contributions volontaires en nature.

Exemple : un mécène mets l'un de ses salarié à la disposition de l'association pour un coût de 12 000 €.

Les recettes provenant du parrainage

A l'inverse du mécénat, le parrainage se révèle être une véritable prestation de service répondant à une démarche commerciale définie à l'avance.

Ses retombées doivent être quantifiables et proportionnées à l'investissement initial. Il doit donner lieu à l'établissement d'une facture par l'association, intégrant la TVA si l'association a une activité lucrative.

Le parrainage s'enregistre dans le compte 7063. Parrainages.

Si l'action à laquelle le don est affecté n'est pas terminée à la clôture de l'exercice, une reprise du solde non utilisé doit être effectuée par les comptes 689. Reports en fonds dédiés et 195. Fonds dédiés sur contributions financières d'autres organismes pour être affecté à l'exercice suivant.

Au fur et à mesure de l'utilisation des sommes versées par le parrain, elles doivent être réintégrées aux résultats des exercices concernés :

• en débitant le compte 195. Fonds dédiés sur contributions financières d'autres organismes
• en créditant le compte 789. Utilisation de fonds reportés et de fonds dédiés

Les collectes effectuées par une association

Dans le cadre d'un appel à la générosité du public, l'association est amenée à solliciter le public (par le biais de subventions, legs, donations et dons manuels) pour la réalisation de projets définis préalablement.

Les sommes reçues doivent être affectées aux projets définis préalablement, ce qui justifie un traitement comptable spécifique.

Afin de constater l'engagement pris par l'association de poursuivre la réalisation des projets, la partie des ressources non utilisées en fin d'exercice est inscrite :

• au débit du compte 689. Reports en fonds dédiés
• au crédit du compte 196. Fonds dédiés sur ressources liées à la générosité du public

Au fur et à mesure de l'utilisation des ressources collectées, elles doivent être réintégrées aux résultats des exercices concernés :

• en débitant le compte 196. Fonds dédiés sur ressources liées à la générosité du public
• en créditant le compte 789. Utilisation de fonds reportés et de fonds dédiés

Une association organise une collecte spéciale pour soutenir l'association B. Elle récolte alors 10 000 €. En fin d'année, le soutien accordé à l'association B a été versé, soit 3 000 €.

Les ventes réalisées par l'association

Chaque vente réalisée par l'association se comptabilise de la façon suivante :

• débit du compte 512. Banques
• crédit du compte de produits correspondant à la nature de la recette

Les comptes de produits à utiliser sont :

• Compte 701. Ventes de produits finis : vente d'articles que l'association a elle-même fabriqués à partir de matières premières. L'achat des matières premières est comptabilisé au compte 601. Achats stockés - Matières premières (et fournitures). L'emploi du compte 601 suppose qu'en fin d'exercice, il soit procédé à un inventaire des stocks (en quantité et en valeur) et que des écritures relatives à cet inventaire soient inscrites en comptabilité (compte 603. Variations des stocks (approvisionnements et marchandises)).
• Compte 706. Prestations de service : rémunération des services réalisés par l'association.
• Compte 707. Ventes de marchandises : revente d'articles achetés par l'association et revendus en l'état, sans aucune transformation. Leur achat par l'association doit être enregistré au compte 607. Achats de marchandises.
• Compte 708. Produits des activités annexes : location de biens, fourniture de repas, mise à disposition de personnel, recettes diverses perçues à titre accessoire (telle que la facturation de frais de port au client).

Exemple : l'association vend un livre par correspondance. Le livre en lui-même est vendu pour la somme de 15€. Parallèlement, l'association a des frais de port à payer (4 €) qu'elle rajoute sur la facture du client.

Les revenus de placements financiers perçus par une association

Le placement en lui-même doit être enregistré au compte 512. Banques. Mais pour ne pas confondre le livret avec le compte habituel de l'association, il faudra créer un compte 512, par exemple 5121, pour chaque compte épargne.

Le placement de ses fonds lui procure des rendements réguliers qui s'inscrivent au compte 768. Autres produits financiers.

Exemple : une association place 10 000 € sur son livret A. Elle crée le compte 5121 pour les placements faits sur son livret A. En fin d'année, cela lui rapporte 20 €.

Les contributions volontaires en nature

Les contributions volontaires en nature n'ont aucun impact sur le résultat comptable. C'est pourquoi elles sont enregistrées dans des comptes de classe spéciale, la classe 8, au pied du compte de résultat.

Pour comptabiliser les contributions volontaires en nature, l'association doit commencer par les évaluer :

• Pour les les dons en nature (nourriture, vêtement), il faut se renseigner sur le prix du marché, du neuf ou de l'occasion, selon les cas.
• Pour évaluer le travail bénévole, il faut prendre en compte le SMIC horaire du personnel salarié équivalent.

La comptabilisation s'effectue de la façon suivante :

• comptabilisation d'un produit fictif au crédit d'un des comptes 87 :
  - 870. Bénévolat
  - 871. Prestations en nature
  - 875. Dons en nature
• comptabilisation d'une charge fictive (de montant identique au produit fictif) au débit d'un des comptes 86 :
  - 860. Secours en nature
  - 861. Mise à disposition gratuite de biens
  - 862. Prestations
  - 864. Personnel bénévole

Exemple : des bénévoles assurent gratuitement des cours de langue dans le cadre de l'association. Ils ont dispensés au total 250h de cours durant l'exercice. Le taux horaire, charges sociales comprises, d'intervention de personnes rémunérées est estimé à 35 €. La valorisation des heures de bénévolat est donc de 250 x 35 = 8 750 €.