Comptabilisation des frais de création d'une association

La création d'une association est susceptible d'engagement le paiement de divers frais.

Le recours à un professionnel

La rédaction des statuts peut s'avérer complexe, d'autant plus que certaines associations ont l'obligation d'y insérer des mentions spécifiques. C'est pourquoi il peut être judicieux de confier la rédaction des statuts à un avocat ou à un juriste.

Par ailleurs, la réalisation d'une activité économique peut avoir un impact important sur les obligations comptables et fiscales d'une association. Le recours à un expert-comptable permettra de déterminer si l'association risque d'être soumise aux impôts commerciaux et si elle doit réaliser des comptes annuels.

Les honoraires des juristes, avocats, experts-comptables et autres conseillers se comptabilisent de la façon suivante :

  • débit du compte 622. Rémunérations d'intermédiaires et honoraires
  • crédit du compte 512. Banques

Exemple : une association confie la rédaction de ses statuts à une plateforme en ligne pour un coût de 200 €

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
622 Rémunérations d'intermédiaires et honoraires 200
512 Banques 200

Le dépôt d'une marque

Le simple fait de déposer les statuts de l'association permet de protéger sa dénomination contre toute utilisation ultérieure, par une société ou par une autre association. Il n'y a donc pas lieu de faire un dépôt particulier.

Une association qui commercialise des produits et des services portant le nom de l'association doit déposer celui-ci en tant que marque auprès de l'INPI.

La procédure doit être effectuée en ligne et entraîne le règlement d'une redevance. Le paiement de la redevance entraîne la protection du nom de l'association pendant une durée de 10 ans. Une fois ce délai atteint, l'association devra à nouveau régler une redevance pour bénéficier d'une nouvelle protection de 10 ans.

Les frais facturés à l'occasion du dépôt d'une marque auprès de l'INPI se comptabilisent de la façon suivante :

  • débit du compte 651. Redevances pour concessions, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs
  • crédit du compte 512. Banques

Les dépenses engagées pour créer en interne des marques ne peuvent pas être comptabilisées en tant qu'immobilisations incorporelles car les coûts ne sont pas déterminables avec une fiabilité suffisante. En effet, les dépenses engagées ne peuvent pas être distinguées du coût de développement de l'activité dans son ensemble.

Exemple : une association a payé 190 € de redevances auprès de l'INPI

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
651 Redevances pour concessions, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs 190
512 Banques 190

L'achat de documentation juridique

L'achat de livres juridiques ou l'abonnement à des revues juridiques ou techniques se comptabilise de la façon suivante :

  • débit du compte 6183. Documentation technique
  • crédit du compte 512. Banques

Exemple : une association a acheté des livres juridiques pour une valeur de 76 €

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
6183 Documentation technique 76
512 Banques 76

L'achat d'un logiciel de comptabilité

Déduction immédiate des logiciels de moins de 500 €

Si le logiciel de comptabilité a une valeur inférieure à 500 €, il peut être enregistré directement en charge :

  • débit du compte 6064. Fournitures administratives
  • crédit du compte 512. Banques

Exemple : une association a acheté un logiciel de comptabilité pour 250 €

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
6064 Fournitures administratives 250
512 Banques 250

Immobilisation des logiciels de plus de 500 €

Un logiciel de comptabilité constitue en principe une immobilisation incorporelle :

  • débit du compte 205. Concessions, et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés, droits et valeurs similaires
  • crédit du compte 512. Banques

Une association qui a immobilisé un logiciel doit comptabiliser chaque année une dotation aux amortissements, selon les mêmes règles applicables qu'aux entreprises.

Les dotations aux amortissements ont pour objet de tenir compte de la perte de valeur du logiciel dans le temps, qui risque de ne plus être à jour des dernières règles comptables et fiscales.

La durée d'utilisation d'un logiciel est estimée à 3 ans. L'association devra donc comptabiliser des dotations aux amortissements pendant une durée de 3 ans, à compter de la date d'acquisition du logiciel.

Une dotation aux amortissements se comptabilise de la façon suivante :

  • débit du compte 68111. Dotations aux amortissements sur immobilisations incorporelles
  • crédit du compte 2805. Amortissements des concessions et droits similaires, brevets, licences et droits similaires

La réalisation du site internet de l'association

La réalisation du site internet de l'association permet de présenter les activités de l'association, de recruter des bénévoles ou de nouveaux membres, d'attirer des donateurs, d'effectuer des appels aux dons, etc.

Pour comptabiliser un site internet, trois types de dépenses doivent être distinguées :

  • les dépenses réalisées durant la phase de recherche préalable, qui doivent être comptabilisées dans les charges ;
  • les dépenses réalisées pendant la phase de développement du site internet, qui peuvent être, au choix, comptabilisés dans les charges ou immobilisés. L'immobilisation de ces frais constitue l'option recommandée par le règlement comptable ;
  • les dépenses réalisées durant la phase d'exploitation, qui doivent être comptabilisées dans les charges.

Frais de recherche préalable

Les frais engagés dans la phase de recherche préalable sont déductibles immédiatement :

  • études de faisabilité,
  • traitement des questions juridiques préalables,
  • sélection des fournisseurs,
  • identification des ressources internes pour des travaux sur le dessin et sur le développement du site...

Ils doivent donc être comptabilisés dans les comptes :

  • 617. Études et recherche en cas de réalisation de projets, d'études de faisabilité, détermination des objectifs et des fonctionnalités du site et mise au point du cahier des charges, recherche des outils et moyens techniques à utiliser ;
  • 622. Rémunérations d'intermédiaires et honoraires en cas de recours à un avocat, un notaire, un expert-comptable, un conseiller juridique... ;
  • 6183. Documentation technique en cas d'achat par l'entreprise de documentation technique : recherche d'informations juridiques concernant les droits d'auteur, les marques de fabrique, la confidentialité et le respect de la législation.

Frais de développement du site internet de l'association

Les frais engagés durant la phase de développement et de mise en production du site peuvent être soit immobilisés, soit déduits immédiatement :

  • acquisition ou développement des logiciels nécessaires,
  • réalisation de la documentation technique...

La comptabilisation s'effectue de la façon suivante :

  • on crédite le compte 401. Fournisseurs,
  • on débite le compte 205. Concessions et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs similaires (ou le compte 208. Autres immobilisations incorporelles)

Comme le site internet est immobilisé, il faudra l'amortir sur une période généralement fixée entre 3 et 5 ans.

Frais d'exploitation du site internet de l'association

Les frais engagés au cours de la phase d'exploitation sont considérés comme des charges déductibles :

  • frais de formation du personnel,
  • frais d'enregistrement sur les annuaires et moteurs de recherche,
  • frais d'hébergement...

Référencement et maintenance du site

Le référencement et la maintenance du site internet de l'association se comptabilisent dans le compte 623. Publicité, publications, relations publiques :

  • enregistrement auprès des moteurs de recherche,
  • sauvegardes régulières,
  • mise à jour graphique du site,
  • création de nouveaux liens et mise à jours des liens existants,
  • analyses d'utilisation...

Lorsque la maintenance et le référencement sont assurés par un organisme extérieur, les dépenses sont comptabilisées dans le compte 61. Services extérieurs.

Publicité

Les dépenses de publicité doivent être comptabilisées dans le compte 623. Publicité, publications, relations publiques.

Hébergement externe du site et renouvellement des noms de domaine

L'hébergement externe du site internet de l'association et le renouvellement de son nom de domaine doivent être comptabilisés dans le compte 651. Redevances pour concessions, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs similaires.

Formation des salariés participant à l'entretien du site

Lorsque la formation des salariés participant à l'entretien du site est assurée par l'association, la formation est inscrite au compte 648000. Autres charges de personnel.

Lorsqu'elle est assurée par un organisme extérieur, les dépenses sont comptabilisées dans le compte 61. Services extérieurs.