Comptabiliser un remboursement de frais par une association

Les remboursement de frais des bĂ©nĂ©voles doivent ĂȘtre enregistrĂ©s Ă  la fois en charges et en produits.

La comptabilisation des frais remboursés aux bénévoles

La comptabilisation d'un remboursement de frais s'effectue en 2 étapes : la comptabilisation des frais engagés pour le compte de l'association, puis de leur remboursement.

La comptabilisation des frais engagés pour le compte de l'association s'effectue de la façon suivante :

  • dĂ©bit du compte de charges correspondant Ă  la nature de la dĂ©pense (exemple : 625. DĂ©placements, missions et rĂ©ceptions)
  • crĂ©dit du compte 467. Dirigeants ou 4681. Frais des bĂ©nĂ©voles

Puis la constatation de leur remboursement :

  • dĂ©bit du compte 467. Dirigeants ou 4681. Frais des bĂ©nĂ©voles
  • crĂ©dit du compte 512. Banques

Un dirigeant rĂ©alise un plein d'essence avec sa carte bancaire personnelle (60 €) pour la camionnette de l'association puis en sollicite le remboursement.

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
RĂ©alisation d'un plein d'essence par le dirigeant
6061 Fournitures non stockables (eau, Ă©nergie, ...) 60
467 Dirigeants 60
Remboursement du plein d'essence au dirigeant
467 Dirigeants 60
512 Banques 60

La comptabilisation des frais abandonnés par les bénévoles

Lorsqu'un bĂ©nĂ©vole ne demande pas le remboursement des frais qu'il a engagĂ©s pour le compte de l'association, il effectue un don Ă  l'association qui doit ĂȘtre comptabilisĂ© comme une recette.

L'inscription d'un abandon de frais en comptabilitĂ© est obligatoire pour que le bĂ©nĂ©vole puisse bĂ©nĂ©ficier de la rĂ©duction d'impĂŽt pour don. Il s’agit d’un simple jeu d’écriture qui les charges et les produits de l'association mais sans en modifier l’équilibre.

La comptabilisation s'effectue là aussi en 2 étapes : la comptabilisation des frais engagés pour le compte de l'association, puis la constatation d'un abandon de frais.

La comptabilisation des frais engagés pour le compte de l'association s'effectue de la façon suivante :

  • dĂ©bit du compte de charges correspondant Ă  la nature de la dĂ©pense (exemple : 625. DĂ©placements, missions et rĂ©ceptions)
  • crĂ©dit du compte 467. Dirigeants ou 4681. Frais des bĂ©nĂ©voles

Puis la constatation d'un abandon de frais :

  • dĂ©bit du compte 467. Dirigeants ou 4681. Frais des bĂ©nĂ©voles
  • crĂ©dit du compte 75412. Abandon de frais par les bĂ©nĂ©voles

Un dirigeant achĂšte du matĂ©riel destinĂ© Ă  l'association pour un coĂ»t de 250 €. Il dĂ©cide de ne pas en demander remboursement Ă  l'association.

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
Achat du matériel par le dirigeant
606 Achats non stockés de matiÚre et fournitures 250
467 Dirigeants 250
Frais de dossier facturés à l'association
627 Services bancaires et assimilés 50
512 Banques 50