Comptabiliser un remboursement de frais par une association

Les remboursement de frais des bénévoles doivent être enregistrés à la fois en charges et en produits.

La comptabilisation des frais remboursés aux bénévoles

La comptabilisation d'un remboursement de frais s'effectue en deux étapes : la comptabilisation des frais engagés pour le compte de l'association, puis de leur remboursement.

La comptabilisation des frais engagés pour le compte de l'association s'effectue de la façon suivante :

  • débit du compte de charges correspondant à la nature de la dépense (exemple : 625. Déplacements, missions et réceptions)
  • crédit du compte 467. Dirigeants ou 4681. Frais des bénévoles

Puis la constatation de leur remboursement :

  • débit du compte 467. Dirigeants ou 4681. Frais des bénévoles
  • crédit du compte 512. Banques

Un dirigeant réalise un plein d'essence avec sa carte bancaire personnelle (60 €) pour la camionnette de l'association puis en sollicite le remboursement.

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
Réalisation d'un plein d'essence par le dirigeant
6061 Fournitures non stockables (eau, énergie, ...) 60
467 Dirigeants 60
Remboursement du plein d'essence au dirigeant
467 Dirigeants 60
512 Banques 60

La comptabilisation des frais abandonnés par les bénévoles

Lorsqu'un bénévole ne demande pas le remboursement des frais qu'il a engagés pour le compte de l'association, il effectue un don à l'association qui doit être comptabilisé comme une recette.

L'inscription d'un abandon de frais en comptabilité est obligatoire pour que le bénévole puisse bénéficier de la réduction d'impôt pour don. Il s’agit d’un simple jeu d’écriture qui les charges et les produits de l'association mais sans en modifier l’équilibre.

La comptabilisation s'effectue là aussi en deux étapes : la comptabilisation des frais engagés pour le compte de l'association, puis la constatation d'un abandon de frais.

La comptabilisation des frais engagés pour le compte de l'association s'effectue de la façon suivante :

  • débit du compte de charges correspondant à la nature de la dépense (exemple : 625. Déplacements, missions et réceptions)
  • crédit du compte 467. Dirigeants ou 4681. Frais des bénévoles

Puis la constatation d'un abandon de frais :

  • débit du compte 467. Dirigeants ou 4681. Frais des bénévoles
  • crédit du compte 75412. Abandon de frais par les bénévoles

Un dirigeant achète du matériel destiné à l'association pour un coût de 250 €. Il décide de ne pas en demander remboursement à l'association.

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
Achat du matériel par le dirigeant
606 Achats non stockés de matière et fournitures 250
467 Dirigeants 250
Frais de dossier facturés à l'association
627 Services bancaires et assimilés 50
512 Banques 50