Comptabiliser un remboursement de frais par une association
| Mis à jour le 25 mai 2025 |
Rédigé par Roxane Hidoux
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Les remboursement de frais des bénévoles doivent être enregistrés à la fois en charges et en produits.
Sommaire :
La comptabilisation des frais remboursés aux bénévoles
La comptabilisation d'un remboursement de frais s'effectue en 2 étapes : la comptabilisation des frais engagés pour le compte de l'association, puis de leur remboursement.
La comptabilisation des frais engagés pour le compte de l'association s'effectue de la façon suivante :
- débit du compte de charges correspondant à la nature de la dépense (exemple : 625. Déplacements, missions et réceptions)
- crédit du compte 467. Dirigeants ou 4681. Frais des bénévoles
Puis la constatation de leur remboursement :
- débit du compte 467. Dirigeants ou 4681. Frais des bénévoles
- crédit du compte 512. Banques
Un dirigeant réalise un plein d'essence avec sa carte bancaire personnelle (60 €) pour la camionnette de l'association puis en sollicite le remboursement.
| N° de compte | Intitulé du compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| Réalisation d'un plein d'essence par le dirigeant | |||
| 6061 | Fournitures non stockables (eau, énergie, ...) | 60 | |
| 467 | Dirigeants | 60 | |
| Remboursement du plein d'essence au dirigeant | |||
| 467 | Dirigeants | 60 | |
| 512 | Banques | 60 | |
La comptabilisation des frais abandonnés par les bénévoles
Lorsqu'un bénévole ne demande pas le remboursement des frais qu'il a engagés pour le compte de l'association, il effectue un don à l'association qui doit être comptabilisé comme une recette.
L'inscription d'un abandon de frais en comptabilité est obligatoire pour que le bénévole puisse bénéficier de la réduction d'impôt pour don. Il s’agit d’un simple jeu d’écriture qui les charges et les produits de l'association mais sans en modifier l’équilibre.
La comptabilisation s'effectue là aussi en 2 étapes : la comptabilisation des frais engagés pour le compte de l'association, puis la constatation d'un abandon de frais.
La comptabilisation des frais engagés pour le compte de l'association s'effectue de la façon suivante :
- débit du compte de charges correspondant à la nature de la dépense (exemple : 625. Déplacements, missions et réceptions)
- crédit du compte 467. Dirigeants ou 4681. Frais des bénévoles
Puis la constatation d'un abandon de frais :
- débit du compte 467. Dirigeants ou 4681. Frais des bénévoles
- crédit du compte 75412. Abandon de frais par les bénévoles
Un dirigeant achète du matériel destiné à l'association pour un coût de 250 €. Il décide de ne pas en demander remboursement à l'association.
| N° de compte | Intitulé du compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| Achat du matériel par le dirigeant | |||
| 606 | Achats non stockés de matière et fournitures | 250 | |
| 467 | Dirigeants | 250 | |
| Frais de dossier facturés à l'association | |||
| 627 | Services bancaires et assimilés | 50 | |
| 512 | Banques | 50 | |