Comptabiliser un remboursement de frais par une association

Roxane Hidoux |

Les remboursement de frais des bénévoles doivent être enregistrés à la fois en charges et en produits.

Sommaire

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La comptabilisation des frais remboursés aux bénévoles

La comptabilisation d'un remboursement de frais s'effectue en 2 étapes : la comptabilisation des frais engagés pour le compte de l'association, puis de leur remboursement.

La comptabilisation des frais engagés pour le compte de l'association s'effectue de la façon suivante :

débit du compte de charges correspondant à la nature de la dépense (exemple : 625. Déplacements, missions et réceptions)
crédit du compte 467. Dirigeants ou 4681. Frais des bénévoles

Puis la constatation de leur remboursement :

débit du compte 467. Dirigeants ou 4681. Frais des bénévoles
crédit du compte 512. Banques

Un dirigeant réalise un plein d'essence avec sa carte bancaire personnelle (60 €) pour la camionnette de l'association puis en sollicite le remboursement.

N° de compte	Intitulé du compte	Débit	Crédit
Réalisation d'un plein d'essence par le dirigeant
6061	Fournitures non stockables (eau, énergie, ...)	60
467	Dirigeants		60
Remboursement du plein d'essence au dirigeant
467	Dirigeants	60
512	Banques		60

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La comptabilisation des frais abandonnés par les bénévoles

Lorsqu'un bénévole ne demande pas le remboursement des frais qu'il a engagés pour le compte de l'association, il effectue un don à l'association qui doit être comptabilisé comme une recette.

L'inscription d'un abandon de frais en comptabilité est obligatoire pour que le bénévole puisse bénéficier de la réduction d'impôt pour don. Il s’agit d’un simple jeu d’écriture qui les charges et les produits de l'association mais sans en modifier l’équilibre.

La comptabilisation s'effectue là aussi en 2 étapes : la comptabilisation des frais engagés pour le compte de l'association, puis la constatation d'un abandon de frais.

La comptabilisation des frais engagés pour le compte de l'association s'effectue de la façon suivante :

débit du compte de charges correspondant à la nature de la dépense (exemple : 625. Déplacements, missions et réceptions)
crédit du compte 467. Dirigeants ou 4681. Frais des bénévoles

Puis la constatation d'un abandon de frais :

débit du compte 467. Dirigeants ou 4681. Frais des bénévoles
crédit du compte 75412. Abandon de frais par les bénévoles

Un dirigeant achète du matériel destiné à l'association pour un coût de 250 €. Il décide de ne pas en demander remboursement à l'association.

N° de compte	Intitulé du compte	Débit	Crédit
Achat du matériel par le dirigeant
606	Achats non stockés de matière et fournitures	250
467	Dirigeants		250
Frais de dossier facturés à l'association
627	Services bancaires et assimilés	50
512	Banques		50