Quelles sont les obligations comptables d'une association ?

Les obligations comptables d'une association sont fonction de son activité, de sa taille, de la source de ses financements et de l'exercice, ou non, d'une activité lucrative.

Comment déterminer les obligations comptables d'une association ?

En fonction de sa situation, une association peut être contrainte de tenir une véritable comptabilité conforme au plan comptable associatif (enregistrement de chaque opération dans un compte de débit et de crédit, réalisation d'un rapport de gestion, établissement de comptes annuels...) ou se contenter d'une comptabilité simplifiée.

Afin de déterminer les obligations comptables d'une association, il faut examiner :

• la nature de l'activité de l'association et, notamment l'exercice d'une activité économique,
• la taille de l'association,
• les caractéristiques de l'association (reconnaissance d'utilité publique, agrément, appel à la générosité du public...),
• le mode de financement de l'association et, notamment, l'importance d'un financement d'origine publique,
• le contrôle ou non de l'association par un commissaire aux comptes,
• les statuts de l'association.

Le plan comptable associatif est une adaptation du plan comptable général applicable aux entreprises. Il s'applique uniquement à certaines associations, les autres pouvant se contenter d'une comptabilité simplifiée.

Quelles sont les obligations comptables d'une petite association ?

Les petites associations ne sont généralement pas tenues de respecter le Plan comptable des associations.

Elles peuvent donc se contenter de tenir une comptabilité simplifiée, dite comptabilité de trésorerie. La comptabilité de trésorerie consiste à tenir un registre « recettes-dépenses » avec plusieurs colonnes distinguant les opérations de base (cotisations, achats, loyers...). Comme aucune réglementation comptable ne s’applique en la matière, l’association est libre de regrouper ses recettes et ses dépenses dans les catégories qu’elle souhaite.

Malgré sa simplicité, cette forme de comptabilité s'avère la plupart du temps assez insuffisante :

• elle ne permet pas de repérer les erreurs,
• elle empêche l'établissement d'états financiers (bilan, compte de résultat...). Or ces documents servent de référence et de base de négociation pour l'obtention d'un prêt ou de subventions.

C'est pourquoi l'association a intérêt à tenir une vraie comptabilité afin :

• d'obtenir un aperçu de la santé financière de l'association à partir des résultats de l'année écoulée, faisant apparaître ses besoins de financement et justifiant auprès de ses membres une éventuelle hausse de cotisations ;
• de connaître ses disponibilités financières et d'éviter tout dérapage, ce qui facilitera le travail de l'assemblée générale (ou du conseil d'administration) ;
• de justifier l'exactitude des déclarations en cas de contrôle de l'Administration fiscale ou des organismes sociaux, et de mettre en évidence le caractère non lucratif de l'association ;
• de justifier un emprunt ou une demande de subvention ;
• de fixer un budget, des objectifs réalistes et de mesurer leur accomplissement.

Lorsque les statuts prévoient que l'association a l'obligation « d'établir des comptes annuels pour pouvoir rendre compte aux adhérents des actes de gestion lors des assemblées générales », elle doit également tenir une comptabilité conforme au plan comptable associatif.

Quelles sont les obligations comptables d'une grande association ?

Les grandes associations sont tenues de tenir une comptabilité d'engagement, c'est-à-dire une comptabilité conforme au plan comptable associatif et de réaliser des comptes annuels..

Cela concerne principalement :

• les associations percevant une aide publique supérieure à 23 000 € ;
• les associations financées par des collectivités territoriales sur plus de 50 % de leur budget ou pour plus de 75 000 € ;
• les associations percevant des subventions publiques de l'État ou des collectivités locales pour un montant annuel dépassant 153 000 € ;
• les associations ayant une activité économique et remplissant au moins 2 des 3 critères suivants : bilan supérieur à 3,1 millions d'euros, bilan de plus de 1,55 millions d'euros, effectifs dépassant 50 salariés ;
• les associations exerçant une activité commerciale et fiscalisée ;
• les associations reconnues d'utilité publique ;
• les associations qui sollicitent l'agrément d'une autorité publique et qui, de ce fait, font l'objet d'une convention fixant les conditions de l'agrément (sauf si une loi précise ces conditions) ;
• les associations ayant pour but exclusif l'assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté ;
• les associations gérant des établissements du secteur sanitaire et social ;
• les associations d'intérêt général recevant des versements par l'intermédiaire d'associations relais ;
• les associations faisant appel à la générosité publique ;
• les associations émettant des valeurs mobilières ;
• certaines associations et groupements sportifs ;
• les groupements politiques et les associations de financement électoral ;
• les associations en redressement ou en liquidation judiciaire.

Certaines de ces associations sont soumises en plus soumises à des obligations comptables spécifiques (nomination d'un commissaire aux comptes, publication des comptes...).

Obligations comptables des associations percevant une aide publique supérieure à 23 000 €

Les associations qui désirent obtenir une aide publique supérieure à 23 000 € (quelle que soit leur forme : subvention, contrat d'étude ou de prestations de services, etc.) sont soumises à des obligations comptables renforcées.

Lors de la demande, elles doivent fournir un budget, des comptes annuels approuvés, le rapport d'activité et le rapport du commissaire aux comptes si l'association est tenue d'y recourir. Le budget et les comptes doivent respecter le plan comptable associatif si l'association est tenue, en application de dispositions législatives et réglementaires, de produire des comptes annuels.

A l'inverse, si l'aide demandée est inférieure à 23 000 €, l'association n'aura pas de pièces comptables à produire en dehors de son budget.

Obligations comptables des associations financées par des collectivités territoriales sur plus de 50 % de leur budget ou pour plus de 75 000 €

Le Code général des collectivités territoriales prévoit que les communes de plus de 3 500 habitants doivent annexer à leur budget le bilan certifié conforme des associations avant reçu une subvention municipale représentant plus de 50 % de leur budget ou supérieur à 75 000 €.

Cette obligation de la municipalité entraîne indirectement l'obligation de tenue d'une comptabilité pour les associations.

Obligations comptables des associations percevant des subventions publiques supérieures à 153 000 €

Les associations ayant reçu annuellement de l'Etat ou de ses établissements publics ou des collectivités locales une ou plusieurs subventions de plus de 153 000 € doivent établir et publier au Journal Officiel, chaque année, un bilan, un compte de résultat et une annexe.

Elles doivent respecter le plan comptable associatif et nommer un commissaire aux comptes.

Obligations comptables des associations exerçant une activité économique

Les associations ayant une activité économique d'une « certaine taille » sont tenues d'établir des comptes annuels respectant le plan comptable associatif et de désigner au moins un commissaire aux comptes.

Par activité économique on entend :

• les activités de production, transformation, distribution de biens meubles ou immeubles et toutes les prestations de services en matière industrielle, commerciale, artisanale, agricole ;
• la gestion des établissements qui agissent dans les domaines de la santé, la protection sociale, les loisirs et le tourisme.

Les associations concernées sont les associations qui dépassent, à la fin de l'année civile ou à la clôture des comptes, les chiffres ci-dessous pour 2 des 3 critères suivant :

• 50 salariés en CDI (excepté les handicapés rémunérés en dessous du Smic ou recevant des indemnités occupationnelles ainsi que les personnels de colonies de vacances à durée déterminée) ;
• 3 100 000 € de chiffre d'affaires ou de ressources ;
• 1 550 000 € de total du bilan.

Les obligations comptables des associations n'atteignant pas ces seuils sont allégées :

• dispense d'établissement de l'annexe pour les associations qui ne dépassent pas, à la fin de l'exercice, 2 des 3 seuils suivants : bilan inférieur à 350 000 €, chiffre d'affaires net inférieur à 700 000 € et nombre moyen de salariés au titre de l'exercice inférieur à 10 ;
• établissement d'une annexe abrégée pour les associations fiscalisées et placées de droit ou sur option au régime simplifié d'imposition ;
• adoption d'une présentation simplifiée des comptes pour les associations qui ne dépassent pas, à la fin de l'exercice, 2 des 3 seuils suivants : bilan inférieur à 6 millions d'euros ; chiffre d'affaires net inférieur à 12 millions d'euros et nombre moyen de salariés au titre de l'exercice inférieur à 50.

Obligations comptables des associations ayant une activité commerciale fiscalisée

Les associations ayant une activité lucrative soumise aux impôts commerciaux (TVA, impôt sur les sociétés et cotisation foncière des entreprises) doivent tenir une comptabilité conforme au plan comptable associatif.

Si l'association est soumise à l'impôt sur les sociétés, elle doit tenir une comptabilité probante qui comprend une liasse d'imprimés d'origine comptable, dont un bilan et un compte de résultat.

Si l'association est soumise à la TVA mais qu'elle ne tient pas habituellement une comptabilité permettant de déterminer son chiffre d'affaires, elle doit tenir un livre spécial d'enregistrement de la TVA. La sectorisation permet de suivre de manière distincte les activités assujetties.

Obligations comptables des associations reconnues d'utilité publique

Les associations reconnues d'utilité publique doivent établir des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) ainsi qu'un rapport annuel.

Elles sont soumises à un contrôle renforcé :

• elles doivent présenter les registres de l'association et ses pièces de comptabilité, sur toute réquisition du ministre de l'intérieur ou du préfet, à eux-mêmes ou à leur délégué ou à tout fonctionnaire accrédité par eux ;
• elles doivent adresser chaque année le rapport annuel et les comptes - y compris ceux des comités locaux - au préfet du département, au ministre de l'intérieur et au ministre dont relève l'association (ministre de tutelle).

Si elles ouvrent droit à avantage fiscal, elles doivent assurer la publicité et la certification de leurs comptes annuels.

Obligations comptables des associations agréées

Des obligations comptables spécifiques s'appliquent à certaines associations agréées :

• les associations d'organisations de producteurs agricoles ;
• les associations autorisées et habilitées pour l'adoption ;
• les associations exerçant une activité financière : les associations habilitées à faire certaines opérations de prêts, de défense des investisseurs, émettant des titres négociables ou émettant des obligations ;
• les associations départementales (ou interdépartementales) de pêcheurs professionnels en eau douce, dites AAPPED ;
• les associations de pêche de loisirs ;
• les associations agréées de pêche et de protection du milieu aquatique, dites AAPPMA ;
• les associations départementales agréées de pêcheurs amateurs aux engins et aux filets sur les eaux du domaine public, dites ADAPAEF ;
• les sociétés de courses de chevaux (le mot « société » signifie en réalité « association ») ;
• les organismes de formation ;
• les centres de formation des apprentis (CFA) ;
• les associations d'insertion.

Obligations comptables des associations ayant pour objet l'assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale

Ces associations peuvent, lorsqu'elles n'ont pas reçu de libéralité depuis 5 ans, interroger le préfet pour savoir si elles sont en droit de revendiquer le statut d'association ayant pour objet exclusif l'assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale, leur permettant de recevoir des libéralités.

La demande doit être accompagnée du budget prévisionnel de l'exercice en cours ainsi que des comptes annuels des 3 derniers exercices clos ou, si l'association a été créée depuis moins de 3 ans, les comptes des exercices clos depuis sa date de création. Ce qui lui impose de tenir une comptabilité conforme au plan comptable associatif.

Obligations comptables des associations gérant des établissements du secteur sanitaire, médico-social et social

Les associations relevant du secteur sanitaire et social, ou médico-social, et gérant plusieurs établissements distincts (ex : CAT, ESAT, SESSAD, service d'éducation spécialisée et de soins à domicile) se voient appliquer des obligations comptables spécifiques.

Les comptes doivent être tenus par référence :

• au plan comptable des établissements publics sociaux et médico-sociaux pour les comptes d'immobilisation, les comptes de charges, les comptes de charges à répartir, les comptes de produits et les comptes d'affectation des résultats ;
• au plan comptable des associations et des fondations, pour les comptes de capitaux, les comptes de stocks, les comptes de tiers, les comptes financiers, la prise en compte des frais de siège et le compte relatif à l'impôt sur les sociétés des personnes morales à but non lucratif.

Il est tenu une comptabilité distincte pour chaque établissement ou service.

Obligations comptables des associations d'intérêt général recevant des versements par l'intermédiaire d'associations-relais

Les associations-relais sont des établissements d'utilité publique autorisés à recevoir des versements pour le compte d'œuvres ou d'organismes d'intérêt général.

Elles doivent établir :

• des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe),
• un rapport annuel,
• un rapport spécial qui donne des précisions sur l'organisation, le fonctionnement, les comptes et rapports moraux des œuvres et organismes agréés. Il fait également le point des nouveaux agréments et des liquidations de comptes.

Obligations comptables des associations faisant appel à la générosité du public

Les associations faisant appel à la générosité du public se voient appliquer des obligations renforcées :

• la tenue de comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe ;
• l'établissement d'un compte d'emploi annuel des ressources collectées auprès du public (CER), lorsque le montant des dons collectés dépasse 153 000 € au cours de l'un des 2 exercices précédents ou de l'exercice en cours. Le CER doit être intégré dans l'annexe aux comptes, accompagné des informations relatives à son élaboration.

Obligations comptables des associations sportives

Des obligations spécifiques s'appliquent :

• aux associations sportives scolaires et universitaires ;
• aux associations sportives, affiliées à une fédération sportive, qui participent habituellement à l'organisation de manifestations sportives payantes. Certaines doivent opter pour la constitution d'une société dès qu'elles franchissent un seuil financier ;
• aux associations de supporters ;
• aux fédérations sportives, agréées par le ministère chargé des sports, qui participent à l'exécution d'une mission de service public.

Obligations comptables des associations en redressement ou en liquidation judiciaire

Les procédures de redressement et de liquidation judiciaire prévoient que l'association doit déposer au tribunal, avec sa déclaration de cessation des paiements , les comptes annuels du dernier exercice clos, qu'elle soit ou non soumise à une obligation d'établir des comptes annuels.

Les associations étant susceptibles d'être concernées par ces obligations à un moment donné de leur existence, il apparaît nécessaire de réaliser des comptes annuels même si elles n'en ont pas l'obligation.