Quels sont les registres obligatoires dans une association ?

L'ordonnance du 23 juillet 2015 a supprimé l'obligation pour les associations de tenir un registre spécial. Le registre des délibérations reste cependant d'actualité.

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Le registre des délibérations : obligatoire si les statuts le prévoient

La loi 1901 et la loi 1908 ne contiennent aucune disposition imposant aux associations l'obligation de tenir un registre des délibérations rassemblant les procès-verbaux des délibérations de leurs assemblées générales et réunions de conseil d'administration ou de bureau.

Une association déclarée n'est donc en principe pas tenue d'établir un registre des délibérations, sauf si ses statuts l'imposent. Tel est le cas des associations reconnues d'utilité publique tenues d'établir un procès-verbal conformément aux statuts types proposés par le Conseil d'État.

Si le registre des délibérations est facultatif, il n'en reste pas moins essentiel car il permet d'authentifier et de justifier de la régularité des décisions prises par les organes collégiaux. Il simplifie également la consignation des décisions rendues par l'association, ce qui facilite les relations de l'association avec les membres et les tiers qui peuvent solliciter la production des procès-verbaux de bureau, de conseil d'administration ou de l'assemblée générale.

Le registre unique du personnel : obligatoire si l'association emploie des salariés

Comme tous les employeurs, une association qui emploie des salariés a l'obligation de tenir un registre unique du personnel, sur support papier ou sur support informatique.

La tenue de ce registre est obligatoire dès le premier salarié ou stagiaire embauché. Pour chacun d'eux, il faut notamment indiquer :

• son nom, prénom, sa date de naissance, sa nationalité et son sexe ;
• l’emploi exercé et la qualification ;
• les dates d’entrée et de sortie de l'association ;
• les événements postérieurs à l’embauche ;
• le type de contrat de travail.

Un défaut de tenue du registre du personnel, de mise à jour, ou l'oubli de mentions obligatoires peut entraîner des amendes pouvant atteindre 750 € par salarié concerné.

Les associations ayant recours au chèque emploi associatif ne sont pas concernées.

Le registre des adhérents : facultatif

Le registre des adhérents regroupe toutes les informations relatives aux membres de l'association, telles que leur nom, prénom, adresse, rôle au sein de l'association et compétences spécifiques.

À chaque nouvelle adhésion, le nom de l'adhérent doit être ajouté, et lorsqu'il quitte l'association ou est radié pour non-paiement de sa cotisation, il doit être retiré du fichier.

Ce fichier est soumis à une réglementation stricte, renforcée par l'entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) le 25 mai 2018.

L'association a, par ailleurs, l'obligation d'informer les adhérents de l'existence de ce fichier ainsi que de leurs droits d'opposition, d'accès et de rectification.

Les registres comptables : obligatoire si l'association tient une comptabilité d'engagement

Les associations soumises au Plan comptable associatif doivent tenir des registres comptables.

Ces registres incluent :

• Le livre journal : Il enregistre chronologiquement toutes les recettes et dépenses de l'association, avec des mentions précises comme le libellé, le montant et la référence des pièces justificatives.
• Le grand livre : Ce document reprend l'ensemble des opérations consignées dans le livre journal, ainsi que celles des autres éventuels registres. Chaque opération y est classée dans le compte correspondant, selon le plan comptable applicable aux associations et fondations.
• Le livre d'inventaire : Il centralise les comptes annuels, comprenant le compte de résultat, le bilan, les annexes et le bilan d'inventaire.

Si l'association utilise un logiciel pour tenir sa comptabilité, ces registres seront automatiquement créés et remplis par le logiciel.

Le registre spécial : facultatif depuis 2015

L'ordonnance du 23 juillet 2015 portant simplification du régime des associations et des fondations a supprimé l'obligation de tenir à jour un registre spécial reprenant les modifications et changements affectant l'association.

Désormais facultatif, le registre spécial peut contenir :

• toutes les modifications successives des statuts ;
• les changements de dirigeants ;
• les nouveaux établissements créés ;
• le changement d'adresse du siège social ;
• les achats, dons ou ventes des immeubles de l'association.

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Une simple mention précise et concise de la modification suffit, par exemple : « Par décision prise en assemblée générale le..., les membres de l'association ont décidé à la majorité requise de modifier le siège social et de le transférer à ... ; récépissé de l'envoi de la délibération modifiant le siège et l'article... des statuts a été délivré par la préfecture de ... le ... »

Le registre peut se présenter sous la forme d'un cahier dont les pages sont numérotées et être conservé au siège social de l'association aussi longtemps qu'elle existe. La personne chargée de le remplir peut être désignée dans les statuts ou dans le règlement intérieur. Si rien n'a été prévu, ce rôle revient à la personne ayant le pouvoir de représenter l'association (le plus souvent le président).

Chaque modification peut être portée à la main, dans l'ordre chronologique et sans laisser de blanc, en indiquant à chaque fois la date du récépissé de déclaration et en agrafant à la page concernée le récépissé de déclaration.