Comment faire un procès-verbal d'assemblée constitutive dans une association ?
Rédigé par Roxane Hidoux
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Le procès-verbal de l'assemblée constitutive est un document obligatoire pour procéder à la déclaration d'une association.
Sommaire :
La rédaction d’un procès-verbal de l'assemblée générale constitutive est-elle obligatoire ?
L'assemblée générale constitutive permet aux futurs membres d'une association de définir ses buts et objectifs, de déterminer ses futures ressources, d'adopter définitivement les statuts (➡️ télécharger le guide) et de désigner les premiers dirigeants (➡️ télécharger le guide).
La fourniture d'une copie du procès-verbal est exigée par la préfecture (ou le tribunal judiciaire pour les associations loi 1908) lors du dépôt du dossier de constitution d'une association.
Que doit contenir le procès-verbal d'une assemblée générale constitutive ?
Le procès-verbal de l'assemblée constitutive doit contenir au minimum les mentions suivantes :
- l'identification de l'association : dénomination, sigle, siège ;
- la date et le lieu de la réunion ;
- le mode de convocation ;
- l'ordre du jour ;
- l'identité des premiers dirigeants de l'association ;
- l'indication du nombre de personnes présentes et représentées ;
- la liste des documents envoyés préalablement aux futurs membres ou soumis à leur examen en séance ;
- un résumé des débats et des interventions ;
- le texte des décisions soumises aux voix (résolutions) ;
- le résultat des votes pour chaque décision ;
- le nom et les fonctions des personnes ayant signé le procès-verbal ou l'ayant certifié conforme.
Assemblée Générale Constitutive
Association ….
Date ….
Lieu ….
Heure d’ouverture de séance :
Personnes présentes : (nom et prénom)
La présidence de la séance est assurée par M : ........., il rappelle les points inscrits à l’ordre du jour, à savoir :
- Présentation du projet de notre association,
- Lecture, présentation et adoption des statuts ;
- Désignation des membres du conseil d'administration (et/ou du bureau) ;
- Détermination du montant des cotisations ;
- Questions diverses
Décisions prises
Présentation et création :
À l’unanimité des personnes présentes, il a été décidé la création de l’association dite :
Association ... (Nom) avec siège à ... (Adresse précise)
Adoption des statuts :
Le président de séance donne lecture des statuts. Après discussion et échanges de vues, les statuts ci-annexés sont adoptés à l’unanimité.
Élection des membres du conseil d'administration :
Le président de séance sollicite des candidatures en vue de composer le conseil d'administration.
Il rappelle que conformément à l’article ... des statuts, le Conseil d'administration est composé de ... membres au minimum élus par l’assemblée générale.
Après rappel de ces dispositions, il est procédé à l’élection des membres. Le vote s’est exprimé comme suit :
- M... Président
- M... Trésorier
- M... Secrétaire
- M... Administrateur
- M... Administrateur
Montant des cotisations :
L’assemblée générale fixe, pour le premier exercice social, le montant des cotisations ainsi qu’il suit : ….
Approbation des actes accomplis :
L’assemblée générale approuve tous les actes et engagements accomplis antérieurement par Mr … au nom et pour le compte de l’association en formation et dont la liste, comportant pour chacun d’entre eux les conséquences juridiques et financières qui en résulteront pour l’association, lui a été communiquée. Cette liste constitutive. Son approbation vaudra reprise desdits actes et engagements dès le jour de la publication de l’association au journal officiel.
Mandat pour actes et engagements :
L’assemblée générale donne mandat à Mr…. d’agir au nom et pour le compte de l’association jusqu’à sa publication au journal officiel et notamment, de passer tous les actes et de prendre tous les engagements nécessaires entrant dans l’objet social, et plus précisément de :
- …. (Énumération précise)
- …. (Énumération précise)
Ces actes et engagements se retrouveront repris par l’association du seul fait de sa publication au journal officiel.
Pouvoirs pour formalités déclaratives :
L’assemblée générale confère tous pouvoirs à … aux fins d’accomplir les formalités déclaratives constitutives de l’association … (dénomination de l’association) au tribunal judiciaire et au journal d’annonces légales agréé et plus généralement toutes formalité partout où besoin sera.
Fait à ... le ….
Signatures
Qui doit signer le procès-verbal d'une assemblée générale constitutive ?
Le procès-verbal de l'assemblée générale constitutive doit être signé soit par le président et le secrétaire de séance, soit par toutes les personnes ayant adopté les statuts de l'association.
Une fois rédigé, complété et signé, le procès-verbal doit être classé et archivé. Il peut être consigné dans le registre des délibérations, un registre facultatif (sauf si les statuts en prévoient autrement) qui sert à prouver les décisions prises. Ce registre doit être accessible librement aux membres de l'association et facile à consulter, afin d'assurer une transparence maximale.
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