Approbation des comptes d'une association : étapes à suivre

La loi du 1er juillet 1901 n'impose pas la tenue d'une assemblée générale annuelle et, contrairement aux sociétés, l'approbation des comptes d'une association n'est soumise à aucune contrainte de temps par rapport à la date de clôture des comptes.

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Quand une association doit-elle faire approuver ses comptes ?

Les associations tenues de faire approuver leurs comptes annuels sont les suivantes :

  • les associations dont les statuts mentionnent que « les comptes sont approuvés annuellement »,
  • les associations reconnues d'utilité publique,
  • les associations exerçant une activité économique et dépassant au moins 2 des 3 critères suivants : 50 salariés, 3,1 millions d'euros de chiffre d'affaires ou de ressources, 1,55 millions d'euros de total de bilan) (article R612-1 du Code de commerce),
  • Ces associations doivent, en plus, désigner un commissaire aux comptes et un suppléant et établir chaque année un bilan, un compte de résultat et une annexe. Ces documents doivent être présentés à l'approbation de l'assemblée générale, au plus tard dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice.
  • les associations dont l'un des dirigeants est rémunéré,
  • les associations agréées par certains ministères, notamment celui de la Jeunesse et des Sports ;
  • les associations percevant une subvention publique.
  • les associations agréées de pêche et de protection du milieu aquatique,
  • les associations départementales agréées de pêcheurs amateurs aux engins et aux filets sur les eaux du domaine public,
  • les associations de chasse désireuses de bénéficier de locations amiables de lots de chasse sur le domaine public maritime,
  • les "sociétés" de courses de chevaux et les fédérations régionales de courses de chevaux.

Le délai d’approbation des comptes peut être librement fixé par les statuts ou par le règlement intérieur. A défaut, l’approbation n’est soumise à aucune contrainte de temps par rapport à la date de clôture des comptes.

Même si les statuts de l'association n'imposent pas la tenue d'une assemblée générale annuelle, elle reste malgré tout conseillée. L'assemblée annuelle permet de faire le point sur la gestion des dirigeants et d'adapter les statuts de l'association aux nouvelles circonstances. C'est donc un gage de démocratie.

Comment se déroule l'approbation des comptes d'une association ?

1ère étape de l'assemblée générale annuelle d'une association : la signature de la feuille de présence

Il peut être utile de faire émerger par tous les membres arrivant à la réunion une feuille de présence, avec l'indication éventuelle des membres disposant d'une procuration.

Ce document permettra ensuite de vérifier que les conditions de quorum et de majorité sont bien remplies.

2ème étape de l'assemblée générale annuelle d'une association : la vérification du quorum

Le président de séance va vérifier que l'assemblée a été valablement convoquée au regard des statuts ou du règlement intérieur, puis constater grâce à la feuille de présence que le quorum requis est atteint.

Le quorum correspond au nombre minimal de personnes qui doivent être présentes ou représentées à l'assemblée, pendant toute la durée de la réunion. Si ce nombre n'est pas atteint ou qu'il ne l'est plus du fait du départ de membres de l'assemblée pendant la séance, l'assemblée ne peut avoir lieu : le président devra lever la séance et convoquer une autre assemblée.

Les statuts peuvent décider librement de l'instauration d'un quorum calculé sur la somme des seuls membres présents ou sur la somme des membres présents et représentés. En toute hypothèse, il faut éviter d'instaurer un quorum trop exigeant.

Puis, le président de séance déclare l'assemblée valablement constituée et commence la lecture de l'ordre du jour.

3ème étape de l'assemblée générale annuelle d'une association : la lecture des rapports

Avant la mise aux voix, les divers rapports et les principaux documents comptables exigés par la loi ou les statuts doivent être lus ou résumés.

Lors de l'assemblée générale annuelle, l'usage est de présenter :

  • un rapport moral portant sur l'activité de l'association ;
  • un rapport financier comprenant les comptes de l'exercice clos, le projet de budget pour le prochain exercice, y compris le montant des cotisations.

Pour que la compréhension des documents comptables soit aisée, il est recommandé de ne présenter que des documents synthétiques qui illustrent l'évolution de l'association et ses résultats par rapport aux prévisions.

Rapport moral

Le rapport moral contient les analyses et les résultats de l'activité de l'exercice précédent. Il précise les orientations et les perspectives de l'exercice suivant.

Après discussion, le rapport moral est soumis au vote, les membres absents pouvant participer au vote s'ils ont donné mandat à une autre personne.

Rapport financier

Le rapport financier a pour objet de présenter une analyse du compte de résultat : quelles sont les charges principales de l'association ? Ses revenus ? Quels sont les points posant problème ? Le compte de résultat est-il équilibré ? Est-il en contradiction avec le rapport moral ou le rapport d'activité ?

L'éventuel excédent est ensuite porté au bilan, en fonction de la proposition du trésorier et du vote de l'assemblée générale : affectation aux réserves, intégration aux fonds propres, dotation aux provisions pour projet d'action ou pour investissement.

Rapport du commissaire aux comptes

Le commissaire aux comptes , s'il en a été désigné un, donne lecture de son rapport.

Après avoir contrôlé la régularité de la gestion de l'association, il donne ou non son quitus au trésorier, c'est-à-dire reconnaître que la gestion et la tenue de la comptabilité ont été faites correctement.

4ème étape de l'assemblée générale annuelle d'une association : les discussions et les votes

Le projet de budget est ensuite présenté et soumis au vote de l'assemblée.

Éventuellement, le conseil d'administration va proposer le montant de la cotisation pour l'année à venir. Après discussion, elle est soumise au vote de l'assemblée générale.

S'il y a lieu, l'assemblée générale va remplacer les membres du conseil d'administration dont le mandat a pris fin ou qui ont démissionné en cours d'année.

Après avoir invité tous les participants à prendre la parole, le président de séance clôt l'assemblée générale. Le procès-verbal de réunion pourra ensuite être rédigé.

5ème étape de l'assemblée générale annuelle d'une association : les déclarations à effectuer

Toute modification dans les statuts d'une association déclarée à la préfecture doit être signalée dans les 3 mois, sous peine de sanctions.

Lorsque de nouveaux dirigeants sont désignés, leurs nom, prénoms, profession, domicile, nationalité et fonction doivent également être déclarés à la préfecture.

En revanche, la publication de ces changements dans un journal d'annonces légales n'est pas obligatoire.