Comment organiser une assemblée générale extraordinaire d'association ?

L'assemblée générale extraordinaire a pour but d'apporter une modification substantielle pour l'association. Des modalités de participation et de vote spécifiques sont généralement mises en place par les statuts.

Quand réunir l'assemblée générale extraordinaire d'une association ?

L'assemblée générale extraordinaire d'une association peut être convoquée à tout moment de l'année pour traiter de questions urgentes et importantes :

• modification des statuts,
• changement d'objet social,
• remplacement d'un dirigeant ayant démissionné,
• exclusion des adhérents d'association,
• acquisition ou vente du patrimoine immobilier,
• dissolution de l'association.

L'assemblée générale extraordinaire peut d'ailleurs être réunie le même jour qu'une assemblée générale ordinaire, mais à un horaire différent.

L'assemblée générale ordinaire se réunit en principe une fois par an pour faire le bilan de l'année écoulée et déterminer le projet de l'association pour l'année à venir.

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Qui doit être convoqué à l'assemblée générale extraordinaire d'une association ?

En principe, tous les membres doivent pouvoir participer aux assemblées générales extraordinaires de l'association. Mais les statuts ou le règlement intérieur peuvent valablement écarter la présence de certains membres.

Généralement, seuls les membres du conseil d'administration sont invités à participer aux assemblées générales extraordinaires. En outre, lorsque l'association est dotée d'un commissaire aux comptes, il doit être également convoqué par écrit.

Chaque participant dispose en principe d'une seule voix, ce qui permet de respecter le principe démocratique. Mais il est possible de priver certains participants du droit de vote à l'occasion des assemblées générales extraordinaires.

Comment adopter les décisions lors de l'assemblée générale extraordinaire d'une association ?

En principe, l'organisation d'une assemblée générale extraordinaire est identique à celle d'une assemblée générale ordinaire, sauf si les statuts ou le règlement intérieur prévoient des dispositions spécifiques.

Convocation des participants à l'assemblée générale extraordinaire

Étant donné qu'elle intervient en cas de décision grave et urgente, les conditions de convocation d'une assemblée générale extraordinaire sont souvent plus strictes.

Elle peut généralement être convoquée à l'initiative du conseil d'administration, du président de l'association ou d'un certain nombre de membres.

Comme dans le cas d'une assemblée générale ordinaire, il faut veiller à envoyer la convocation au moins une quinzaine de jours avant la date de réunion et ne pas hésiter à y joindre tous les documents qui permettront aux participants de voter en connaissance de cause : projet de modification des statuts, liste des candidats à la direction...

Il est également indispensable que l'ordre du jour de l'assemblée générale extraordinaire soit détaillé. Pour laisser la possibilité aux participants d'évoquer des sujets ne figurant pas sur l'ordre du jour, il faut simplement ajouter une ligne intitulée "Questions diverses".

Présentation des documents lors de l'assemblée générale extraordinaire

Pour que le vote se déroule sereinement, les dirigeants doivent veiller à donner un maximum d'information aux participants.

Il est important que les documents présentés soient le plus clairs et le plus explicites possibles.

Par exemple, si les dirigeants souhaitent modifier les statuts de l'association, il faut expliquer les conséquences pratiques que cela entraînera.

Votes lors de l'assemblée générale extraordinaire

Les statuts peuvent librement définir les modalités de vote lors de l'assemblée générale extraordinaire d'une association.

Les votes ont souvent lieu à main levée. Néanmoins, il est utile de prévoir des votes à bulletin secret, notamment pour les élections des dirigeants.

Il faudra alors prévoir des papiers, des stylos, une urne et une liste des adhérents à jour de leur cotisation pour que cela soit facilement mis en place.

Dans le cas des assemblées générales extraordinaires, les règles d'adoption des décisions sont souvent plus strictes.

Généralement, les statuts exigent un quorum élevé (par exemple, au moins la moitié des membres présents ou représentés) et/ou une majorité qualifiée (par exemple, 2/3 ou 3/4 des votants).

Compte-rendu ou procès-verbal et rapports

Un compte-rendu d'AG ou procès-verbal est indispensable.

Il permet aux absents de savoir quelles décisions ont été prises et aux participants d'avoir une base juridique à laquelle se reporter en cas de litiges.

Il est également indispensable pour déclarer à la préfecture les modifications ayant été votées.