Quelles mentions la fiche de paie d'une association doit-elle comporter ?

Comme tout employeur, une association doit remettre à chaque salarié une fiche de paie comportant un certain nombre de mentions obligatoires.

Qu'est-ce qu'une fiche de paie ?

Une fiche de paie est un document qui permet de justifier qu'un salarié a été payé.

Chaque salarié doit recevoir une fiche de paie lors du paiement de son salaire, quelle que soit la qualité de l'employeur (particulier, entreprise, association...).

L'association doit conserver un double de la fiche de paie pendant 5 ans.

Que doit contenir le bulletin de paie d'une association ?

L’article R. 3243-1 du Code du travail énumère les mentions obligatoires du bulletin de paie. Celles-ci se divisent en 5 zones.

Le Code du travail ne distingue pas les mentions en fonction de la qualité de l'employeur : les mentions obligatoires d'un bulletin de paie d'association sont donc les mêmes que pour une entreprise.

A noter : il est interdit de mentionner si le salarié exerce une fonction de représentant du personnel ou a exercé son droit de grève.

Zone 1 : identification de l'employeur et du salarié

La fiche de paie doit préciser :

• le nom et l'adresse de l'association ;
• le code APE et son numéro SIRET ;
• la convention collective de branche applicable au salarié ;
• le nom du salarié, le poste qu'il occupe ainsi que son niveau ou coefficient hiérarchique ;
• la période et le nombre d'heures de travail ;
• la nature et le volume du forfait (pour les salariés au forfait) ;
• la nature de la base de calcul du salaire (uniquement lorsqu'elle ne correspond pas à la durée du travail) ;
• la nature et le montant des compléments de salaire (soumis à cotisations).

Zone 2 : salaire

Comme le salarié d'une entreprise, le salarié d'une association doit recevoir un salaire minimum basé soit sur le SMIC mensuel brut (revalorisé le 1er mai 2022) soit sur le salaire minimum conventionnel de branche (si existant et plus favorable au salarié).

La fiche de paie doit indiquer :

• le salaire brut ;
• le montant et l'assiette des cotisations sociales ;
• le taux des cotisations salariales (avant déduction des exonérations et exemptions) ;
• la nature et le montant des autres versements et retenues ;
• le montant du salaire effectivement reçu ;
• la date du paiement du salaire ;
• les dates de congé et le montant de l'indemnité de congés payés, si nécessaire.

Zone 3 : cotisations sociales

Les cotisations sociales sont des sommes prélevées sur le salaire par l'employeur. Elles sont dues à la fois par l’association (cotisations patronales) et par le salarié (cotisations salariales).

La fiche de paie doit préciser :

• le montant net social (à compter due juillet 2023) ;
• le montant des cotisations, divisées en 5 catégories ;
• le montant total des exonérations et exemptions de cotisations sociales ;
• le montant total versé par l'employeur ;
• le montant correspondant à l'évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômages et maladie ;
• le montant net social (depuis le 1er juillet 2023) : montant des revenus pris en compte pour le calcul de certaines prestations sociales comme la prime d’activité ou le RSA.

Zone 4 : fiscalité

Depuis l'année 2019, les employeurs doivent collecter l’impôt sur le revenu dû par leurs salariés et le reverser à l'Etat.

Le bulletin de paie doit ainsi indiquer :

• le montant net à payer avant le calcul de l'impôt sur le revenu et le montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source ;
• le montant net imposable servant de base au calcul du prélèvement à la source (+ cumul annuel) ;
• le montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source (+ cumul annuel) ;
• le montant net des heures complémentaire et/ou supplémentaire exonérées ;
• le cumul annuel des montants d'heures complémentaire et/ou supplémentaire exonérées (+ cumul annuel).

Ces informations ont pour but de faciliter l'établissement de la déclaration d’impôts des salariés.

Zone 5 : mentions finales

La dernière zone du bulletin de paie doit comporter :

• le nombre d'heures indemnisées, en cas d'activité partielle ;
• une mention indiquant l'existence de la rubrique dédiée à la fiche de paie sur le site www.service-public.fr ;
• une mention invitant le salarié à conserver sa fiche de paie sans limitation de durée.