Association et compte bancaire : précautions à prendre

La gestion du compte bancaire et des moyens de paiement de l'association nécessite de prendre certaines précautions pour se prémunir des risques de détournement de fonds.

Comment éviter les détournements de fonds dans une association ?

Les associations sont de plus en plus confrontées au problème du contrôle de leurs sorties d'argent. Il n'est ainsi pas rare qu'un président ou un trésorier " confonde " son chéquier ou sa carte bancaire avec ceux de l'association.

Pour se prémunir contre le risque de détournement de fonds dans une association, diverses précautions doivent être prises :

  • Limiter l'accumulation d'espèces. Les espèces collectées doivent être rapidement remise en banque.
  • Éviter de multiplier les chéquiers en circulation. Certaines associations utilisant le chèque comme unique moyen de paiement ont tendance à multiplier les chéquiers en circulation au sein de l'association ainsi que les signatures autorisées. Ce qui augmente les risques de vol ou de perte, particulièrement quand le chéquier n'est utilisé qu'épisodiquement. De plus, en cas de changement de dirigeant, il est possible que les chéquiers entamés ne soient pas tous restitués.
  • Limiter le nombre de personnes disposant d'une procuration sur le compte bancaire de l'association. Idéalement, seul le président devrait détenir le pouvoir de signature. Le trésorier ne devrait avoir la possibilité de signer un chèque qu'avec le feu vert du secrétaire ou du trésorier.
  • S'assurer de la mise à jour des signatures autorisées. Certaines associations connaissent un renouvellement permanent de leur équipe dirigeante. Lors de chaque nouvelle nomination, il faut penser à inscrire le nouveau dirigeant sur la liste des signatures autorisées et à supprimer la signature des anciens.
  • Suivre attentivement le compte bancaire de l'association et notamment ses débits. Cela permet de repérer rapidement les erreurs, fraudes ou anomalies.

Institution d'un comité de gestion

La meilleure solution est encore d'instituer un organe chargé de contrôler toutes les dépenses dépassent un certain montant, par exemple le conseil de gestion. Il doit être en mesure de demander des comptes à tout moment, de poser des questions et d'auditionner qui il souhaite.

Dans certaines associations, le conseil de gestion nomme le président du club et peut le destituer à tout moment, s'il commet une faute importante.

Quels moyens de paiement l'association doit-elle privilégier pour éviter les risques de détournements de fonds ?

Le chéquier

Les commerçants sont souvent réticents à accepter les chèques émis par les associations et exigent souvent la production d'une pièce d'identité et d'un état nominatif des signatures autorisées. Il est quelquefois possible de faire figurer sur les chèques, en complément de la dénomination de l'association, le nom des personnes habilitées à signer les chèques.

Les talons de chèque doivent être soigneusement conservés afin que le trésorier puisse s'assurer que les chèques émis ont bien été débités. Leur pointage permet au trésorier d'identifier les chèques émis qui n'ont pas encore été remis à l'encaissement par les bénéficiaires et de reconstituer ainsi la trésorerie réelle de l'association. Cette précaution est utile pour les associations dont la trésorerie est un peu tendue.

La carte de crédit

Les risques d'une carte de crédit sont élevés : divulgation du code secret et possibilité de procéder à des paiements sans validation par le code secret sur Internet.

Pour les éviter :

  • la carte doit être soigneusement conservée par la personne habilitée à l'utiliser,
  • le code secret ne doit être ni divulgué, ni conservé au même endroit que la carte,
  • l'association doit privilégier les cartes s'accompagnant de relevés fréquents et détaillés.

Les espèces

Les transactions en espèces sont à éviter. Elles présentent deux risques :

  • les risques de perte ou de vol ne sont pas négligeables,
  • les erreurs de caisse sont fréquentes.

L'association devra effectuer un décompte physique des espèces en caisse le dernier jour de l'exercice pour le comparer à la position comptable.

Comment effectuer des rapprochements bancaires ?

Le rapprochement bancaire consiste à s'assurer que toutes les opérations apparaissant sur le compte bancaire de l'association sont bien explicables et justifiées. Il s'effectue en comparant le solde du compte bancaire sur le relevé de banque et le solde du compte bancaire de l'association tel qu'il apparaît en comptabilité.

Il a pour objet d'éviter :

  • les erreurs d'imputation commises par les dirigeants (numéro de compte erroné sur une remise de chèques) ou par la banque,
  • les autorisations de prélèvement non résiliées alors que le contrat est terminé,
  • le paiement d'une même dépense à deux reprises,
  • les fraudes et malversations.

Concrètement, une personne différente de celle qui tient les comptes de l'association et signe les chèques va devoir :

  • rechercher à quoi correspond chaque opération figurant sur le relevé de compte,
  • vérifier qu'elle a été correctement enregistrée par la banque,
  • vérifier que l'association dispose d'un justificatif (contrat, facture...).