Les petites associations peuvent se contenter de tenir une comptabilité simplifiée, dite comptabilité de trésorerie.
La comptabilité de trésorerie consiste à tenir un registre « recettes-dépenses » avec plusieurs colonnes distinguant les opérations de base (cotisations, achats, loyers...). Ce registre peut être tenu sur un simple cahier ou dans un fichier Excel.
Les grandes associations doivent tenir une comptabilité d'engagement, c'est-à-dire classer toutes les opérations qu'elles réalisent dans des comptes et réaliser des comptes annuels en fin d'exercice (et dans certains cas les publier).
Ce type de comptabilité requiert des connaissances approfondies en comptabilité. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité se révèle alors indispensable car :
Certains logiciels de comptabilité comprennent des outils permettant d'automatiser la réalisation de factures et de suivre les recettes (cotisations et adhésions par exemple) et les dépenses (abonnement, loyer).
Les logiciels de comptabilité gratuits conviennent aux associations qui n'ont pas à réaliser des comptes annuels. Les logiciels gratuits sont toujours limités en fonctionnalités et ne permettent pas de réaliser des comptes annuels certifiés.
Autre point important : les logiciels de comptabilité gratuits ne sont souvent pas mis à jour, ce qui fait courir à l'association le risque de subir un redressement fiscal. D'autant plus que le nouveau Plan comptable des associations est entré en vigueur le 1er janvier 2020 et qu'il a eu d'importantes répercussions sur les modalités de comptabilisation de certaines opérations et le contenu des comptes annuels.
Dans tous les cas, il est recommandé d'opter pour un logiciel de comptabilité en ligne. Le logiciel sera mis à jour automatiquement et les données accessibles partout, à tout moment, et en sécurité.
Dernier point : si l'association embauche des salariés, il vaut veiller à ce que le logiciel de comptabilité soit couplé à un logiciel de paie, ce qui permet de calculer les cotisations sociales et de réaliser automatiquement les fiches de paie (si l'association ne recourt pas au chèque emploi associatif).
Les logiciels de comptabilité proposent généralement une phase de démonstration préalable (généralement de 15 jours ou d'un mois).
B-ASSOCIATION est un logiciel de comptabilité gratuit jusqu'à 40 adhérents.
Fonctionnalités :
Remarques : Deux versions payantes sont aussi disponibles :
AlauxSoft Tarif est un logiciel de comptabilité gratuit (55 € pour le mode multicomptes).
Il permet de suivre la comptabilité de l'association, le budget, les adhérents, les salariés, les activités...
Garradin est un logiciel de comptabilité complètement gratuit.
Il permet :
Dolibarr est un logiciel de comptabilité complètement gratuit.
Dolibarr est un logiciel gratuit qui comporte de nombreux modules optionnels. Il permet de gérer la trésorerie, de suivre les facturations des tiers (achats fournisseurs ou ventes de l'association) et les cotisations des adhérents (qui peuvent être automatiquement converties en facture) ainsi que leur paiement.
Ciel Association Évolution est un logiciel de comptabilité gratuit pendant 30 jours (puis 16 € par mois pour un utilisateur).
La version de test permet de travailler en situation réelle. A l'issue des 30 jours, l'association peut récupérer ses données en acquérant la version payante.
Ciel Associations Évolution permet de gérer, en plus de la comptabilité, vos adhérents, cotisations, activités, matériels ainsi que les services à la personne et les activités récurrentes. Il offre en temps réel toute l'information légale, sociale et fiscale.
Le logiciel est conforme à la loi dite Anti-fraude à la TVA, applicable depuis le 1er janvier 2018.
Peakasso est un logiciel de comptabilité gratuit pendant un mois (puis de 10 € à 50 € par mois en fonction du nombre d'emails et de la quantité de données)
Fonctionnalités :
Winasso est un logiciel de comptabilité gratuit pendant un mois (puis 60 €).
Fonctionnalités supplémentaires :
AssoConnect est un logiciel de comptabilité gratuit pendant un mois (puis de 19 à 149 € par mois).
AssoConnect est un logiciel comptable qui permet une saisie simplifiée des dépenses et recettes et le suivi des frais engagés par les bénévoles. Aucune connaissance comptable préalable n'est nécessaire.
Une version gratuite existe pour les associations réalisant moins de 100 écritures comptables par exercice et pouvant se contenter de fonctionnalités limitées.
Compt'Easy Asso est un logiciel de comptabilité gratuit pendant un mois (puis 119 €).
Compt'Easy Asso est un logiciel très pédagogique qui ne nécessite pas de formation à la comptabilité. Mais il se limite à la tenue de la comptabilité de l'association ; il ne permet pas la gestion des cotisations ou des remboursements de frais.
