Les meilleurs logiciels de comptabilité gratuits pour les associations (2023)
L'utilisation d'un logiciel de comptabilité est conseillée lorsque l'association a des ressources et des dépenses variées. D'autant plus qu'il existe divers logiciels de comptabilité gratuits pour les associations.
Les logiciels de comptabilité pour association entièrement gratuits
B-ASSOCIATION
B-ASSOCIATION est un logiciel de comptabilité gratuit jusqu'à 40 adhérents.
Fonctionnalités :
- Il gère les adhérents, enregistre les cotisations, réalise les envois de courriers, mailing, fait du suivi de prêts, enregistre les contacts.
- Il permet la gestion de 2 comptes bancaires, l'édition de bilan par exercice, par catégories, par évènement, la création de budgets prévisionnels.
- Il gère le stock du matériel, les utilisateurs et droits d'accès.
- Sauvegarde/Restauration des données
Remarques : 2 versions payantes sont aussi disponibles :
- La première, la version PRO à 89 €, propose des fonctionnalités supplémentaires : gestion d'activités, de vide-greniers, imports, publipostage par email, étiquettes, planning, graphiques et statistiques, gestion des bons d'achats, des dons. Vous disposez aussi d'un tableau de bord et de nombreux graphiques pour analyser votre gestion.
- La seconde, la version WEB à 99 € la première année, puis 85 € la seconde (5 connexions et 5 pôles), reprend les mêmes fonctionnalités que la version PRO mais peut être utilisée sur n'importe quel ordinateur relié à internet.
AlauxSoft
AlauxSoft Tarif est un logiciel de comptabilité gratuit (55 € pour le mode multicomptes).
Il permet de suivre la comptabilité de l'association, le budget, les adhérents, les salariés, les activités...
Paheko
Paheko est un logiciel de comptabilité complètement gratuit.
Il permet :
- la tenue de la comptabilité de l'association : avoir une gestion comptable complète à même de satisfaire un expert-comptable tout en restant à la portée de ceux et celles qui ne savent pas ce qu'est la comptabilité à double entrée, permettre la production des rapports et bilans annuels et de suivre au jour le jour le budget de l'association,
- la gestion des cotisations : suivi des cotisations à jour, rappels automatiques par e-mail, etc.,
- la gestion des adhérents : ajout, modification, suppression, avec la possibilité de choisir les informations présentes sur les fiches adhérent,
- l'autonomisation des adhérents : possibilité de mettre à jour leurs informations par eux-même, ou de s'inscrire seul depuis un ordinateur ou un smartphone,
- la simplification administrative : prise de notes en réunion, archivage et partage de fichiers (afin d'éliminer le besoin d'archiver les documents papier), aide aux procédures administratives, etc.,
- le travail collaboratif et collectif : wiki, gestion fine des droits d'accès aux fonctions via les catégories, partage de documents, échange de mails entre membres.
Dolibarr
Dolibarr est un logiciel de comptabilité complètement gratuit.
Dolibarr est un logiciel gratuit qui comporte de nombreux modules optionnels. Il permet de gérer la trésorerie, de suivre les facturations des tiers (achats fournisseurs ou ventes de l'association) et les cotisations des adhérents (qui peuvent être automatiquement converties en facture) ainsi que leur paiement.
Les logiciels de comptabilité pour association donnant droit à un essai gratuit
Ciel Association Évolution
Ciel Association Évolution est un logiciel de comptabilité gratuit pendant 30 jours (puis 16 € par mois pour un utilisateur).
La version de test permet de travailler en situation réelle. A l'issue des 30 jours, l'association peut récupérer ses données en acquérant la version payante.
Ciel Associations Évolution permet de gérer, en plus de la comptabilité, vos adhérents, cotisations, activités, matériels ainsi que les services à la personne et les activités récurrentes. Il offre en temps réel toute l'information légale, sociale et fiscale.
Le logiciel est conforme à la loi dite Anti-fraude à la TVA, applicable depuis le 1er janvier 2018.
Peakasso
Peakasso est un logiciel de comptabilité gratuit pendant 1 mois (puis de 10 € à 50 € par mois en fonction du nombre d'emails et de la quantité de données)
Fonctionnalités :
- Gestion des membres
- Détection les cotisations expirées
- Tenue des recettes et dépenses
- Publipostage par courriels.
Winasso
Winasso est un logiciel de comptabilité gratuit pendant 1 mois (puis 60 €).
Fonctionnalités supplémentaires :
- Gestion des membres, suivi des cotisations, déclarations fiscales, gestion du stock
- Impression des cartes des membres
- Relance automatique des adhérents par email ou courriers
- 50 courriers types entièrement paramétrables
AssoConnect
AssoConnect est un logiciel de comptabilité gratuit pendant 1 mois (puis de 19 à 149 € par mois).
AssoConnect est un logiciel comptable qui permet une saisie simplifiée des dépenses et recettes et le suivi des frais engagés par les bénévoles. Aucune connaissance comptable préalable n'est nécessaire.
Une version gratuite existe pour les associations réalisant moins de 100 écritures comptables par exercice et pouvant se contenter de fonctionnalités limitées.
Compt'Easy Asso
Compt'Easy Asso est un logiciel de comptabilité gratuit pendant 1 mois (puis 119 €).
Compt'Easy Asso est un logiciel très pédagogique qui ne nécessite pas de formation à la comptabilité. Mais il se limite à la tenue de la comptabilité de l'association ; il ne permet pas la gestion des cotisations ou des remboursements de frais.
L'utilisation d'un logiciel de comptabilité est-elle obligatoire pour une association ?
La comptabilité des petites associations
Les petites associations peuvent se contenter de tenir une comptabilité simplifiée, dite comptabilité de trésorerie.
La comptabilité de trésorerie consiste à tenir un registre « recettes-dépenses » avec plusieurs colonnes distinguant les opérations de base (cotisations, achats, loyers...). Ce registre peut être tenu sur un simple cahier ou dans un fichier Excel.
La comptabilité des grandes associations
Les grandes associations doivent tenir une comptabilité d'engagement, c'est-à-dire classer toutes les opérations qu'elles réalisent dans des comptes et réaliser des comptes annuels en fin d'exercice (et dans certains cas les publier).
Ce type de comptabilité requiert des connaissances approfondies en comptabilité. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité se révèle alors indispensable car :
- il enregistre automatiquement les opérations dans les comptes adéquats : l'association doit simplement préciser s'il s'agit d'une recette ou d'une dépense ;
- il permet de détecter les anomalies,
- il permet de réaliser les déclarations fiscales,
- il permet de réaliser automatiquement le bilan et le compte de résultat de l'association.
Certains logiciels de comptabilité comprennent des outils permettant d'automatiser la réalisation de factures et de suivre les recettes (cotisations et adhésions par exemple) et les dépenses (abonnement, loyer).
Comment choisir le logiciel de comptabilité adapté ?
Les logiciels de comptabilité gratuits conviennent aux associations qui n'ont pas à réaliser des comptes annuels. Les logiciels gratuits sont toujours limités en fonctionnalités et ne permettent pas de réaliser des comptes annuels certifiés.
Autre point important : les logiciels de comptabilité gratuits ne sont souvent pas mis à jour, ce qui fait courir à l'association le risque de subir un redressement fiscal. D'autant plus que le nouveau Plan comptable des associations est entré en vigueur le 1er janvier 2020 et qu'il a eu d'importantes répercussions sur les modalités de comptabilisation de certaines opérations et le contenu des comptes annuels.
Dans tous les cas, il est recommandé d'opter pour un logiciel de comptabilité en ligne. Le logiciel sera mis à jour automatiquement et les données accessibles partout, à tout moment, et en sécurité.
Dernier point : si l'association embauche des salariés, il vaut veiller à ce que le logiciel de comptabilité soit couplé à un logiciel de paie, ce qui permet de calculer les cotisations sociales et de réaliser automatiquement les fiches de paie (si l'association ne recourt pas au chèque emploi associatif).
Les logiciels de comptabilité proposent généralement une phase de démonstration préalable (généralement de 15 jours ou de 1 mois).