Comment tenir la comptabilité d'une association ?

Toute association, quelle que soit son activité ou sa taille, est tenue de tenir une comptabilité même élémentaire.

Comment déterminer les obligations comptables d'une association ?

La comptabilité des petites associations

Les petites associations ne sont généralement pas tenues de respecter le Plan comptable des associations.

Elles peuvent donc se contenter de tenir une comptabilité simplifiée, dite comptabilité de trésorerie. La comptabilité de trésorerie consiste à tenir un registre « recettes-dépenses » avec plusieurs colonnes distinguant les opérations de base (cotisations, achats, loyers...).

Malgré sa simplicité, cette forme de comptabilité s'avère la plupart du temps assez insuffisante :

  • elle ne permet pas de repérer les erreurs,
  • elle empêche l'établissement d'états financiers (bilan, compte de résultat...). Or ces documents servent de référence et de base de négociation pour l'obtention d'un prêt ou de subventions.

La comptabilité des grandes associations

Les associations grandes associations sont généralement tenues de respecter le Plan comptable des associations. Elles doivent donc tenir une véritable comptabilité, dite comptabilité d'engagement.

Cela concerne principalement :

  • les associations percevant une aide publique supérieure à 23 000 € ;
  • les associations financées par des collectivités territoriales sur plus de 50 % de leur budget ou pour plus de 75 000 € ;
  • les associations percevant des subventions publiques de l'État ou des collectivités locales pour un montant annuel dépassant 153 000 € ;
  • les associations ayant une activité économique et remplissant au moins deux des trois critères suivants : bilan supérieur à 3,1 millions d'euros, bilan de plus de 1,55 millions d'euros, effectifs dépassant 50 salariés ;
  • les associations exerçant une activité commerciale et fiscalisée ;
  • les associations reconnues d'utilité publique ;
  • les associations qui sollicitent l'agrément d'une autorité publique et qui, de ce fait, font l'objet d'une convention fixant les conditions de l'agrément (sauf si une loi précise ces conditions) ;
  • les associations ayant pour but exclusif l'assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté ;
  • les associations gérant des établissements du secteur sanitaire et social ;
  • les associations d'intérêt général recevant des versements par l'intermédiaire d'associations relais ;
  • les associations faisant appel à la générosité publique ;
  • les associations émettant des valeurs mobilières ;
  • certaines associations et groupements sportifs ;
  • les groupements politiques et les associations de financement électoral ;
  • les associations en redressement ou en liquidation judiciaire.

La comptabilité d'engagement est plus élaborée que la comptabilité de trésorerie car il faut enregistrer chaque opération deux fois : c'est le principe de la comptabilité en partie double.

Cette méthode, beaucoup plus fiable, et permettant l'établissement des états financiers, permet un contrôle permanent des comptes. Elle nécessite l'utilisation d'un logiciel comptable prenant en compte les spécificités du secteur associatif (il en existe des gratuits).

La plupart des logiciels de comptabilité et de gestion destinés aux associations disposent d'une aide permettant de saisir correctement les écritures comptables. Cela dit, les personnes les moins averties peuvent toujours solliciter l'aide des organismes proposant leurs services dans ce domaine (Maisons des associations, Points d'appui locaux à la vie associative...), recourir aux services d'un comptable ou d'un centre de gestion agrée.

Comment noter les recettes et les dépenses d'une association ?

L'enregistrement des dépenses et des recettes des petites associations

Les petites associations peuvent généralement se contenter d'une comptabilité de trésorerie.

La comptabilité de trésorerie se limite à enregistrer les entrées et sorties d'argent. Elle nécessite de tenir un document appelé « livre-journal » ou un « journal des recettes-dépenses », retraçant chronologiquement chaque opération correspondant à une entrée ou à une sortie d'argent.

Celui-ci pouvant être tenu soit sur papier, soit sur un tableur type Excel.

Numéro de l'opération Nature de l'opération Date Banque Caisse
Recettes Dépenses Recettes Dépenses
             
Total du mois            
Solde (total du mois + total du mois précédant)            

La première colonne du livre-journal indique le numéro d'enregistrement déterminé pour l'opération. C'est le même qui sera reporté sur la pièce justificative.

La seconde colonne du livre-journal permet de classer l'opération selon le type de recettes ou de dépenses dont il s'agit.

La troisième colonne du livre-journal indique la date de l'opération, c'est-à-dire de l'entrée ou de la sortie d'argent.

La quatrième colonne du livre-journal permet de classer l'opération selon qu'elle a donné lieu à un paiement par carte bancaire (Banque), par chèque ou espèces (Caisse) et selon qu'il s'agisse d'une recette ou d'une dépense.

L'enregistrement des dépenses et des recettes des grandes associations

Les grandes associations doivent tenir une comptabilité d'engagement.

Les recettes et les dépenses sont enregistrées dès lors qu'on les constate, même si elles ne sont pas encore payées, par exemple :

  • lors de la réception de la lettre signifiant l'attribution de la subvention,
  • au moment de l'envoi des appels de cotisations,
  • au moment de l'établissement des bulletins de paye ou du remplissage des déclarations fiscales et sociales...

Pour enregistrer les opérations, des catégories générales, communes à toutes les associations, ont été créés. On les appelle communément « comptes » et à chacun d'eux est associé un numéro indiqué dans le Plan comptable associatif.

Il existe ainsi le compte « Banques » (512), le compte « fournisseur » (401), etc. Ils peuvent être plus ou moins hiérarchisés et d'ailleurs, au besoin, l'association peut elle-même subdiviser ses comptes en rajoutant au numéro de compte un chiffre supplémentaire.

Par exemple, le versement d'une cotisation et d'un droit d'entrée se comptabilisent de la façon suivante :

N° de compte Intitulé du compte Libellé Débit Crédit
756 Cotisations des adhérents Cotisation M Dupré 30
530 Caisse Cotisation M Dupré 30
102 Fonds propres sans droit de reprise Droit d'entrée M Dupré 15
530 Caisse Droit d'entrée M Dupré 15

Le nombre de comptes utilisés dépend de la taille de l'association : les plus petites n'ont besoin que d'une cinquantaine de comptes alors que les plus grandes peuvent utiliser jusqu'à mille comptes.

Comment classer les documents comptables de l'association ?

Pour ne pas égarer les documents comptables de l'association, il est conseillé de les regrouper chronologiquement dans des dossiers ou classeurs différents :

  • Un classeur pour les ventes, dans lequel il faut insérer les factures réalisées par l'association.
  • Un classeur pour les dépenses.
  • Un classeur pour la banque, comprenant les relevés de comptes et autres documents envoyés par la banque.

Les classeurs doivent être conservés dans un lieu facile d'accès, comme le siège de l'association.

Comment conserver les justificatifs comptables ?

Chaque opération enregistrée en comptabilité suppose l'existence d'une pièce justificative lui correspondant (facture, note de frais, bordereau de remise de chèques, ticket de caisse).

Les pièces comptables permettent de prouver que l'opération enregistrée est bien réelle, qu'elle figure pour le bon montant, sur la bonne période et qu'elle est conforme à l'objet social de l'association.

Les documents comptables de l'association doivent être conservés pendant une durée de 10 ans (comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives...). En revanche, les doubles des reçus fiscaux remis aux donateurs doivent être conservés durant 6 ans seulement.

Une association doit-elle réaliser des comptes annuels ?

L'obligation d'établissement des comptes annuels concerne :

  • les associations dont les statuts prévoient la tenue d'une comptabilité faisant apparaître un bilan, un compte de résultat et un annexe conformes au règlement comptable applicable ;
  • les associations ayant reçu une ou plusieurs subventions publiques dont le montant global excède 153 000 € par an ;
  • les associations ayant une activité économique et dépassant, à la fin de l'année civile ou à la clôture de l'exercice, deux des trois seuils suivants :
    - 50 salariés en CDI,
    - 3 100 000 € de chiffre d'affaires (montant des ventes de produits et services liés à l'activité courante) ou de ressources (montant des cotisations, subventions et produits de toute nature liés à l'activité courante),
    - 1 550 000 € de total du bilan.
  • les associations qui émettent des valeurs mobilières ;
  • les associations faisant appel public à la générosité ;
  • les associations recevant des dons supérieurs à 153 000 € ouvrant droit au bénéfice du donateur à réduction d'impôt ;
  • les associations titulaires de certains agréments ;
  • les associations reconnues d'utilité publique ;
  • es associations dans lesquelles intervient un commissaire aux comptes (quel que soit le fondement de sa mission).

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