Les petites associations ne sont généralement pas tenues de respecter le Plan comptable des associations.
Elles peuvent donc se contenter de tenir une comptabilité simplifiée, dite comptabilité de trésorerie. La comptabilité de trésorerie consiste à tenir un registre « recettes-dépenses » avec plusieurs colonnes distinguant les opérations de base (cotisations, achats, loyers...).
Malgré sa simplicité, cette forme de comptabilité s'avère la plupart du temps assez insuffisante :
Les associations grandes associations sont généralement tenues de respecter le Plan comptable des associations. Elles doivent donc tenir une véritable comptabilité, dite comptabilité d'engagement.
Cela concerne principalement :
La comptabilité d'engagement est plus élaborée que la comptabilité de trésorerie car il faut enregistrer chaque opération deux fois : c'est le principe de la comptabilité en partie double.
Cette méthode, beaucoup plus fiable, et permettant l'établissement des états financiers, permet un contrôle permanent des comptes. Elle nécessite l'utilisation d'un logiciel comptable prenant en compte les spécificités du secteur associatif (il en existe des gratuits).
La plupart des logiciels de comptabilité et de gestion destinés aux associations disposent d'une aide permettant de saisir correctement les écritures comptables. Cela dit, les personnes les moins averties peuvent toujours solliciter l'aide des organismes proposant leurs services dans ce domaine (Maisons des associations, Points d'appui locaux à la vie associative...) ou recourir aux services d'un comptable.
Les petites associations peuvent généralement se contenter d'une comptabilité de trésorerie.
La comptabilité de trésorerie se limite à enregistrer les entrées et sorties d'argent. Elle nécessite de tenir un document appelé « livre-journal » ou un « journal des recettes-dépenses », retraçant chronologiquement chaque opération correspondant à une entrée ou à une sortie d'argent.
Celui-ci pouvant être tenu soit sur papier, soit sur un tableur type Excel.
| Numéro de l'opération | Nature de l'opération | Date | Banque | Caisse | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Recettes | Dépenses | Recettes | Dépenses | |||
| Total du mois | ||||||
| Solde (total du mois + total du mois précédant) | ||||||
La première colonne du livre-journal indique le numéro d'enregistrement déterminé pour l'opération. C'est le même qui sera reporté sur la pièce justificative.
La seconde colonne du livre-journal permet de classer l'opération selon le type de recettes ou de dépenses dont il s'agit.
La troisième colonne du livre-journal indique la date de l'opération, c'est-à-dire de l'entrée ou de la sortie d'argent.
La quatrième colonne du livre-journal permet de classer l'opération selon qu'elle a donné lieu à un paiement par carte bancaire (Banque), par chèque ou espèces (Caisse) et selon qu'il s'agisse d'une recette ou d'une dépense.
Les grandes associations doivent tenir une comptabilité d'engagement.
Les recettes et les dépenses sont enregistrées dès lors qu'on les constate, même si elles ne sont pas encore payées, par exemple :
Pour enregistrer les opérations, des catégories générales, communes à toutes les associations, ont été créés. On les appelle communément « comptes » et à chacun d'eux est associé un numéro indiqué dans le Plan comptable associatif.
Il existe ainsi le compte « Banques » (512), le compte « fournisseur » (401), etc. Ils peuvent être plus ou moins hiérarchisés et d'ailleurs, au besoin, l'association peut elle-même subdiviser ses comptes en rajoutant au numéro de compte un chiffre supplémentaire.
Par exemple, le versement d'une cotisation et d'un droit d'entrée se comptabilisent de la façon suivante :
| N° de compte | Intitulé du compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 756 | Cotisations des adhérents | Cotisation M Dupré | 30 | |
| 530 | Caisse | Cotisation M Dupré | 30 | |
| 102 | Fonds propres sans droit de reprise | Droit d'entrée M Dupré | 15 | |
| 530 | Caisse | Droit d'entrée M Dupré | 15 |
Le nombre de comptes utilisés dépend de la taille de l'association : les plus petites n'ont besoin que d'une cinquantaine de comptes alors que les plus grandes peuvent utiliser jusqu'à mille comptes.
Pour ne pas égarer les documents comptables de l'association, il est conseillé de les regrouper chronologiquement dans des dossiers ou classeurs différents :
Les classeurs doivent être conservés dans un lieu facile d'accès, comme le siège de l'association.
Chaque opération enregistrée en comptabilité suppose l'existence d'une pièce justificative lui correspondant (facture, note de frais, bordereau de remise de chèques, ticket de caisse).
Les pièces comptables permettent de prouver que l'opération enregistrée est bien réelle, qu'elle figure pour le bon montant, sur la bonne période et qu'elle est conforme à l'objet social de l'association.
Les documents comptables de l'association doivent être conservés pendant une durée de 10 ans (comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives...). En revanche, les doubles des reçus fiscaux remis aux donateurs doivent être conservés durant 6 ans seulement.
L'obligation d'établissement des comptes annuels concerne :
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