Le 1er juillet 2018, sont entrée en vigueur l'ordonnance et le décret qui transposent la directive européenne dite « Travel » du 20 novembre 2015.
Cette directive impose de nouvelles obligations pour les associations organisant des accueils collectifs de mineurs :
En effet, sa transposition a conduit à supprimer, de la liste des organismes non tenus de s'immatriculer (article L. 211-18 du Code du tourisme), les associations et organismes sans but lucratif qui organisent des ACM, les obligeant notamment à justifier d'une garantie financière suffisante et d'une assurance garantissant les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile professionnelle.
Pour autant, tous les organisateurs de colonies de vacances ne sont pas concernés par l'immatriculation touristique auprès d'Atout France ni par les autres obligations imposées par la directive.
C'est le cas notamment des associations disposant d'un agrément de jeunesse et d'éducation populaire, du secteur du sport ou des associations éducatives complémentaires de l'enseignement public, qui organisent des séjours sur le territoire national.
Par ailleurs, les associations et organismes sans but lucratif appartenant à une fédération ou à une union déclarée, elles-mêmes immatriculées, qui s'en portent garantes, ne sont pas tenus de satisfaire aux conditions de l'immatriculation.
En fonction de ses caractéristiques, un séjour accueillant des mineurs peut être qualifié de séjour spécifique, de séjour court ou de séjour de vacances. En découlent des formalités de déclaration et des obligations différentes.
| Séjour spécifique | Séjour court | Séjour de vacances |
|---|---|---|
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Pour être qualifié de spécifique, un séjour doit remplir toutes les caractéristiques suivantes :
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Tout séjour de mineurs ne répondant pas à l'une des caractéristiques du séjour spécifique et comprenant de une à trois nuits. | Tout séjour de mineurs ne répondant pas à l'une des caractéristiques du séjour spécifique et comprenant plus de trois nuits. |
La déclaration à la DDJS est obligatoire dès lors que l'association organise :
La déclaration peut s'effectuer en ligne. Elle doit se faire en deux temps :
Les séjours sportifs ainsi que les séjours artistiques et culturels peuvent être déclarés au titre de l'année scolaire, deux mois avant le premier séjour. Toutefois, une fiche complémentaire devra être envoyée :
L'association n'est pas concernée par la déclaration lorsque :
L'hébergement des mineurs ne peut se faire que dans des locaux préalablement déclarés à la DDJS. Celle-ci tient à jour la liste des locaux déjà déclarés.
La meilleure solution est d'organiser le séjour dans un local déjà déclaré. Si ce n'est pas le cas, l'association devra déclarer le local à la DDJS, au moins deux mois avant le premier accueil, sur la fiche cerfa n°12751*01 "Déclaration d'un local hébergeant des mineurs".
A titre indicatif, l'hébergement de mineurs nécessite de remplir les critères suivants :
L'hébergement en camping ou dans les refuges est également possible.
Accueil de mineurs en refuge de montagne
Pour pouvoir accueillir des mineurs sans leurs parents, le refuge doit être gardé, disposer d'un système d'alarme conforme à l'article REF 38 et d'un système d'alerte conforme à l'article REF 39 ainsi qu'être sous avis favorable d'exploitation de la commission de sécurité et à jour de ses visites périodiques.
L'hébergement des mineurs est en outre limité au rez-de-chaussée et la durée du séjour dans un même refuge ne peut dépasser deux nuitées consécutives.
L'encadrement des mineurs participant à un séjour organisé par une association fait l'objet d'une réglementation très spécifique. Les conditions de qualification et le taux d'encadrement minimum exigé dépendent de la qualification du séjour en séjour spécifique, en séjour court ou en séjour de vacances.
L'association doit préalablement vérifier que toutes les personnes appelées à prendre part à l'accueil des mineurs, à quelque titre que ce soit, n'ont pas fait l'objet :
L'association doit ensuite signer une attestation comme quoi la liste des cadres interdits et les bulletins de casiers judiciaires ont été vérifiés. Il est préférable qu'elle conserve les bulletins de casier judiciaire, certaines DDJS pouvant l'exiger.
Si la durée d'hébergement excède trois nuits (catégorie "séjour de vacances"), il est nécessaire d'avoir un animateur pour 8 enfants de moins de 6 ans et un animateur pour 12 enfants à partir de 6 ans, sachant que l'effectif d'encadrement ne peut être inférieur à 2 personnes. Lorsque l'effectif est inférieur à 50 mineurs et que ces derniers sont âgés d'au moins 14 ans, le directeur peut être inclus dans l'effectif.
L'effectif doit se composer comme suit :
Si la durée d'hébergement n'excède pas trois nuits (catégorie "séjour court"), la loi impose uniquement que l'effectif se compose d'au moins 2 personnes. Les conditions de qualification et les taux d'encadrement de la catégorie "séjour de vacances" ne doivent être respectés que dans le cas de séjours courts organisés par les accueils de loisirs (ALSH), pour leur public et dans le cadre du même projet éducatif.
Dans le cas d'un séjour spécifique, les conditions de qualification et le taux d'encadrement sont ceux prévus par la réglementation relative à l'activité principale du séjour, sachant que l'effectif d'encadrement doit être composé d'au moins 2 personnes.
La préparation et le conditionnement de repas de restauration collective doivent être déclarés auprès de la Direction départementale de protection des populations. Les pique-niques doivent être conservés dans des glacières ou dans des sacs isothermes, quelle que soient les conditions météorologiques.
Dans la mesure du possible, vous devrez :
Le transport en commun d'enfants est interdit certaines journées de juillet et d'août.
Pour tous les déplacements, une procédure spécifique devra être mise en place : liste de présence, comptage des enfants, vérification de l'identité des personnes habilitées à récupérer les enfants...
Un certificat médical est nécessaire en cas d'organisation d'un séjour sportif.
Si les participants sont licenciés, vous détenez déjà un certificat médical de non contre-indication à la pratique des activités, demandé en début d'année.
S'ils ne sont pas licenciés, vous devrez leur demander de vous fournir un certificat médical datant de moins de trois mois.
Depuis 2004, le modèle réalisé par le ministère n'est plus obligatoire. Il n'est donc plus téléchargeable.
Mais les informations requises par l'arrêté du 20 février 2003 doivent continuer à figurer sur un document produit par l'organisateur.
Celui-ci doit contenir les attestations de vaccination des jeunes, les renseignements sur les maladies et difficultés de santé du mineur et s'il doit prendre des médicaments au cours du séjour (si oui fournir une ordonnance médicale).
Tous les soins devant être donnés aux mineurs durant le séjour doivent être mentionnés sur ce registre.
Un simple cahier peut suffire mais devra contenir les nom et prénom du mineur, la date et l'heure ainsi que la nature des soins effectués. Le registre est tenu par l'assistant sanitaire qui veille à administrer les soins quotidiens.
A tout moment, le préfet du département peut décider d'organiser un contrôle des accueils collectifs de mineurs.
Lors de celui-ci, l'organisateur devra présenter :
Le centre d'hébergement devra lui fournir les documents suivants :
