Organiser un séjour associatif avec des mineurs : formalités

L'État exerce un contrôle accru sur le respect des normes de sécurité et d'encadrement des mineurs. Les obligations des associations organisatrices sont ainsi régulièrement redéfinies, rendant la plupart du temps la déclaration du séjour ou des locaux obligatoire. Des précautions particulières doivent aussi être prises en matière sanitaire et alimentaire ainsi qu'en ce qui concerne l'encadrement des mineurs accueillis.

Les exigences peuvent légèrement varier d'une DDJS à l'autre. Avant d'organiser un séjour, l'association doit donc veiller à prendre contact avec la DDJS du département d'accueil du séjour.

L'association doit-elle disposer de l'immatriculation tourisme ?

Le 1er juillet 2018, sont entrée en vigueur l'ordonnance et le décret qui transposent la directive européenne dite « Travel » du 20 novembre 2015.

Cette directive impose de nouvelles obligations pour les associations organisant des accueils collectifs de mineurs :

• s'immatriculer au registre du tourisme Atout France,
• et déposer une garantie financière (10 % du chiffre d'affaires généré par les séjours).

En effet, sa transposition a conduit à supprimer, de la liste des organismes non tenus de s'immatriculer (article L. 211-18 du Code du tourisme), les associations et organismes sans but lucratif qui organisent des ACM, les obligeant notamment à justifier d'une garantie financière suffisante et d'une assurance garantissant les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile professionnelle.

Pour autant, tous les organisateurs de colonies de vacances ne sont pas concernés par l'immatriculation touristique auprès d'Atout France ni par les autres obligations imposées par la directive.

C'est le cas notamment des associations disposant d'un agrément de jeunesse et d'éducation populaire, du secteur du sport ou des associations éducatives complémentaires de l'enseignement public, qui organisent des séjours sur le territoire national.

Par ailleurs, les associations et organismes sans but lucratif appartenant à une fédération ou à une union déclarée, elles-mêmes immatriculées, qui s'en portent garantes, ne sont pas tenus de satisfaire aux conditions de l'immatriculation.

L'association doit-elle déclarer le séjour ?

En fonction de ses caractéristiques, un séjour accueillant des mineurs peut être qualifié de séjour spécifique, de séjour court ou de séjour de vacances. En découlent des formalités de déclaration et des obligations différentes.

Déclaration obligatoire

Les accueils collectifs de mineurs (article L-227-1 à 4 et R227-1) doivent être obligatoirement déclarés auprès de la DDCS/DDCSPP.

La déclaration peut s'effectuer en ligne. Elle doit se faire en 2 temps :

• 2 mois avant le début de l'accueil : "Déclaration d'un accueil avec hébergement". L'association doit y joindre son projet éducatif. Attention, chaque local d'hébergement doit préalablement avoir été déclaré (par lui ou par l'exploitant) ;
• 8 jours avant le début du séjour : "Fiche complémentaire à la déclaration d'un séjour spécifique/court/de vacances".

Les séjours spécifiques, séjours de vacances dans une famille et accueils de scoutisme doivent envoyer leur fiche complémentaire selon des modalités différentes.

Déclaration non nécessaire

L'association n'est pas concernée par la déclaration lorsque :

• elle emmène moins de 7 mineurs en stage. Toutefois, elle reste tenue par l'obligation générale de sécurité pour toutes les activités proposées ;
• elle organise un stage sur plusieurs jours mais que les jeunes rentrent chez eux le soir ;
• elle fait pratiquer, dans le cadre de ses activités normales, des activités proposées sans hébergement et pendant les loisirs (écoles d'escalade, créneaux horaires jeunes, sorties à la journée, ...), même si elle a recours à un prestataire de service ;
• elle organise un stage de formation à l'encadrement des disciplines de la fédération à destination des jeunes du club, à partir de 16 ans : stage initiateur SAE, initiateur SNE, officiels de compétition...
• elle emmène des sportifs en compétition (déplacement pour s'y rendre, préparation avant la compétition) même si elle part pendant plusieurs jours avec plus de 7 mineurs et qu'un hébergement est prévu.

L'association doit-elle déclarer les locaux ?

L'hébergement des mineurs ne peut se faire que dans des locaux préalablement déclarés à la DDJS. Celle-ci tient à jour la liste des locaux déjà déclarés.

La meilleure solution est d'organiser le séjour dans un local déjà déclaré. Si ce n'est pas le cas, l'association devra déclarer le local à la DDJS, au moins 2 mois avant le premier accueil, sur la fiche cerfa n°12751*01 "Déclaration d'un local hébergeant des mineurs".

A titre indicatif, l'hébergement de mineurs nécessite de remplir les critères suivants :

• chaque mineur doit disposer d'un moyen de couchage individuel ;
• les locaux doivent permettre aux filles et aux garçons âgés de plus de 6 ans de dormir dans des lieux séparés ;
• les locaux doivent disposer d'un lieu permettant d'isoler les malades ;
• les locaux doivent être classés " établissements recevant du public : E.R.P de type R ". Un ERP de type O sera toléré, si le public se limite à un petit nombre d'adolescents et de façon occasionnelle (une fois par an) ;
• l'hébergement des personnes qui assurent la direction ou l'animation des accueils doit permettre les meilleures conditions possibles de sécurité des mineurs.

L'hébergement en camping ou dans les refuges est également possible.

Combien d'encadrants l'association doit-elle prévoir ?

L'encadrement des mineurs participant à un séjour organisé par une association fait l'objet d'une réglementation très spécifique.

Les conditions de qualification et le taux d'encadrement minimum exigé dépendent de la qualification du séjour en séjour spécifique, en séjour court ou en séjour de vacances.

Depuis le 1er janvier 2021, de nouveaux titres et diplômes sont venus s’ajouter à ceux qui permettent d’exercer des fonctions d’animation et de direction en séjours de vacances, en accueils sans hébergement et en accueils de scoutisme. Ils figurent dans l'arrêté du 9 février 2007.

L'association doit préalablement vérifier que toutes les personnes appelées à prendre part à l'accueil des mineurs, à quelque titre que ce soit, n'ont pas fait l'objet :

• d'une condamnation définitive pour crime. Pour cela, elle doit demander à chaque personne de lui fournir le bulletin n°3 de son casier judiciaire. Celui-ci doit être vierge ;
• d'une mesure administrative d'interdiction d'encadrer. La liste des encadrants interdits est disponible auprès de la DDJS.

L'association doit ensuite signer une attestation comme quoi la liste des cadres interdits et les bulletins de casiers judiciaires ont été vérifiés. Il est préférable qu'elle conserve les bulletins de casier judiciaire, certaines DDJS pouvant l'exiger.

Quelles précautions l'association doit-elle prendre en matière d'alimentation ?

La préparation et le conditionnement de repas de restauration collective doivent être déclarés auprès de la Direction départementale de protection des populations. Les pique-niques doivent être conservés dans des glacières ou dans des sacs isothermes, quelle que soient les conditions météorologiques.

Dans la mesure du possible, l'association doit :

• conserver les informations concernant la traçabilité des ingrédients utilisés (tickets de caisse, factures...) ;
• conserver une portion témoin pendant 5 jours (en cas d'intoxication alimentaire) ;
• respecter les mesures d'hygiène pour la préparation (lavage de mains, cheveux longs attachés...) ;
• vérifier la présence d'allergies alimentaires éventuelles.

Quelles précautions l'association doit-elle prendre en matière de transport de mineurs ?

Le transport en commun d'enfants est interdit certaines journées de juillet et d'août.

Pour tous les déplacements, une procédure spécifique devra être mise en place : liste de présence, comptage des enfants, vérification de l'identité des personnes habilitées à récupérer les enfants...

Quelles précautions l'association doit-elle prendre en matière de protection sanitaire ?

Certificat médical

Un certificat médical est nécessaire en cas d'organisation d'un séjour sportif.

Si les participants sont licenciés, vous détenez déjà un certificat médical de non contre-indication à la pratique des activités, demandé en début d'année.

S'ils ne sont pas licenciés, vous devrez leur demander de vous fournir un certificat médical datant de moins de 3 mois.

Fiches sanitaires de liaison

La fiche sanitaire de liaison doit contenir les attestations de vaccination de chaque mineur, les renseignements sur les maladies et difficultés de santé du mineur et s'il doit prendre des médicaments au cours du séjour (si oui fournir une ordonnance médicale).

Registre des soins

Tous les soins devant être donnés aux mineurs durant le séjour doivent être mentionnés sur ce registre.

Un simple cahier peut suffire mais devra contenir les nom et prénom du mineur, la date et l'heure ainsi que la nature des soins effectués. Le registre est tenu par l'assistant sanitaire qui veille à administrer les soins quotidiens.

Quels sont les documents qui peuvent être demandés à l'association en cas de contrôle ?

A tout moment, le préfet du département peut décider d'organiser un contrôle des accueils collectifs de mineurs.

Lors de celui-ci, l'organisateur devra présenter :

• le récépissé de déclaration délivré par la DDJS ;
• si l'un des membres de l'équipe d'encadrement est rémunéré, le diplôme permettant d'encadrer contre rémunération ;
• la liste de présence des enfants et des membres de l'équipe d'encadrement ;
• les documents relatifs au suivi sanitaire des enfants et de l'encadrement (fiche sanitaire de liaison, attestation de vaccination des cadres, registre des soins) ;
• les documents pédagogiques : projet éducatif et projet pédagogique ;
• l'attestation d'assurance en responsabilité civile couvrant les cadres et les participants au stage ;
• les dispositifs pris pour assurer la sécurité (téléphone avec numéros d'urgence ou radio avec fréquences de secours) ;
• l'attestation prouvant qu'il a vérifié les bulletins n°3 des casiers judiciaires des encadrants ainsi que leur non-inscription sur la liste des cadres interdits.

Le centre d'hébergement devra lui fournir les documents suivants :

• le registre de comptabilité journalière (alimentation) ;
• le cahier des menus ;
• la liste du personnel de service et leurs attestations de vaccination ;
• les consignes en cas d'incendie.