Organiser un voyage associatif

Organiser un voyage associatif nĂ©cessite de suivre quelques formalitĂ©s. Les obligations sont particuliĂšrement strictes, que l'association fasse appel Ă  un prestataire ou qu'elle l'organise elle-mĂȘme.

Une association organisant un voyage doit-elle détenir l'immatriculation tourisme ?

Une association organisant ou vendant des voyages, des sĂ©jours ou des forfaits touristiques doit ĂȘtre immatriculĂ©e au registre des agents de voyages et autres opĂ©rateurs de la vente de voyages et de sĂ©jours, dĂšs lors qu’elle est rĂ©munĂ©rĂ©e.

L’immatriculation est obligatoire Ă  partir du moment oĂč l'association traite directement avec un ou plusieurs prestataires et encaisse les rĂšglements des participants au sĂ©jour ou voyage, pour ensuite rĂ©gler les prestations.

En revanche, l'immatriculation n'est pas obligatoire lorsque chaque participant au séjour signe un contrat individuel avec le prestataire et effectue le paiement directement à celui-ci, en son nom.

Des dispenses d'immatriculation existent cependant pour les associations qui :

  • n'ont pas pour objet l'organisation de voyages ou sĂ©jours et ne se livrent Ă  ces opĂ©rations qu'Ă  l'occasion de ses assemblĂ©es gĂ©nĂ©rales ou en organise qu'exceptionnellement (2 ou 3 maximum par an) ;
  • procĂšdent Ă  la vente de titres de transport sans aucune activitĂ© touristique ;
  • organisent sur le territoire national des accueils collectifs de mineurs Ă  caractĂšre Ă©ducatif et bĂ©nĂ©ficient d'un agrĂ©ment de jeunesse et d'Ă©ducation populaire, du sport ou d'association Ă©ducative complĂ©mentaire de l'enseignement public ;
  • appartiennent Ă  une fĂ©dĂ©ration ou une union dĂ©clarĂ©e et immatriculĂ©e au registre, se portant garant d'elles ;
  • effectuent uniquement la dĂ©livrance de titres de transport terrestre pour le compte d'un ou de plusieurs transporteurs de voyageurs ;
  • se contentent de fournir des services qu'elles produisent elle-mĂȘme, Ă  l'occasion de voyages, de sĂ©jours ou d'un accueil touristique, par exemple la visite de sites ou de monuments
  • effectuent uniquement la vente de bons d'hĂ©bergement ou de restauration.

Quelles informations l'association doit-elle communiquer sur le voyage ?

Avant mĂȘme la conclusion du contrat de voyage, l'association doit communiquer des informations sur le prix, les dates, les modes de transports, la restauration, le programme des visites, les conditions d'hĂ©bergement...

Toutes ces informations engagent l'organisateur du voyage, sous réserve des modifications éventuelles qu'il devra détailler avant la conclusion du contrat.

La loi réglemente le contenu des documents édités par une association qui organise des voyages associatifs. Si l'association est immatriculée en son nom propre :

  • la correspondance, les documents contractuels et son site internet doivent mentionner sa dĂ©nomination, le nom et l'adresse de son garant et de son assureur et enfin son numĂ©ro d'immatriculation ;
  • les documents non contractuels ou publicitaires doivent faire figurer le nom et l'adresse de l'association ainsi que son numĂ©ro d'immatriculation.

Les associations membres d'une fédération ou d'une association immatriculée doivent faire figurer sur leurs documents et sites internet le nom, l'adresse et le numéro d'immatriculation de leur fédération.

Attention, si l'association envisage de faire voyager des enfants, le transport de groupe en car ne peut pas se faire Ă  n'importe quelle date.

L'association doit-elle conclure un contrat avec chaque voyageur ?

Afin d'informer au mieux le client, le contrat de voyage rédigé par l'association doit respecter certaines obligations du droit de la consommation.

Il doit contenir :

  • les noms et adresse de l'organisateur du voyage ;
  • les noms et adresse du vendeur du voyage ;
  • les noms et adresse de l'assureur ;
  • la description des prestations fournies ;
  • les services compris dans le prix affichĂ© ainsi que les modalitĂ©s Ă©ventuelles de modification du prix. En principe, le prix au contrat n'est pas rĂ©visable, sauf si cette rĂ©vision est prĂ©vue au contrat et tient compte des variations de prix des carburants, des taxes, des taux de change, etc. En cas d'augmentation sensible, l'acheteur a le droit de rĂ©silier le contrat sans frais ;
  • les modalitĂ©s de paiement ;
  • le calendrier ;
  • les conditions d'annulation ou de cession du contrat.

L'information contenue engage l'association, à moins qu'elle n'ait informé le voyageur d'éventuelles modifications avant la conclusion du contrat.

L'acheteur peut céder son contrat à une tierce personne, sous réserve d'en informer l'association 7 jours avant le départ, par lettre recommandée avec accusé de réception (article R211-7 du Code du Tourisme).

L'association peut-elle modifier un voyage déjà facturé ?

La survenance d'un événement extérieur peut conduire l'association à modifier un voyage associatif.

Si cette modification a lieu avant le départ, l'association doit informer le voyageur le plus rapidement possible. L'acheteur a alors le choix, il peut soit résilier son contrat, soit accepter la modification.

Si cette modification a lieu au cours du voyage associatif, l'association est obligée de proposer des prestations de remplacement, de prendre à sa charge les suppléments de prix ou de reverser la différence si les prestations fournies sont moins onéreuses.

Si l'acheteur n'accepte pas les modifications, l'association devra lui permettre de rentrer le plus rapidement Ă  son domicile. L'acheteur pourra Ă©galement demander des dommages et intĂ©rĂȘts en cas de faute de l'association.

Une assurance est-elle obligatoire pour organiser un voyage en groupe ?

Avant d'organiser un voyage associatif en groupe, il est indispensable de vérifier que l'association est titulaire d'un ou plusieurs contrats d'assurance couvrant bien le voyage en groupe : responsabilité civile, perte des bagages, annulation, assistance, véhicules...

Elle doit informer les participants avant le départ de son niveau de responsabilité.

Assurance du transport

Si l'association utilise le véhicule personnel d'un des membres de l'association, il faudra commencer par vérifier que le contrat d'assurance du véhicule prévoit ce type d'usage. Si ce n'est pas le cas, l'association va devoir souscrire auprÚs de son assureur une garantie couvrant le risque à la place de l'assurance personnel du propriétaire.

N'oubliez pas de vérifier que le chauffeur possÚde le permis de conduire requis et qu'il est en cours de validité. DÚs que le véhicule a plus de 9 places, celle du chauffeur incluse, le permis D " Transport en commun " est obligatoire et l'utilisation du véhicule requiert une autorisation préfectorale.

Il est aussi possible de recourir à une entreprise spécialisée. Dans ce cas, l'association n'aura qu'à vérifier que celle-ci est assurée et que son contrat d'assurance prévoit bien sa responsabilité en tant qu'organisateur du déplacement.

Assurance responsabilité civile des participants

L'association doit vérifier que toutes les personnes participant au voyage (encadrants et encadrés) sont couvertes par son assurance responsabilité civile.

Si ce n'est pas le cas, veillez à souscrire une garantie complémentaire pour la durée du voyage, en n'omettant pas de mentionner à votre assureur toutes les caractéristiques du séjour (période envisagée, nombre et statut des personnes concernées par la sortie, mode de transport utilisé, véhicules personnels ou de l'association, lieux...).

Pensez à prévoir un encadrement suffisant et compétent, surtout si l'association accueille des mineurs. La réglementation exige un minimum d'encadrants (2 adultes minimum).

Assurance annulation du voyage organisé par un intermédiaire

L'association peut décider de souscrire une assurance annulation pour le compte des participants inscrits par son intermédiaire à un voyage associatif. Attention, la plupart du temps, celle-ci n'est valable que si l'association parvient à remplir le quota de personnes qu'elle a souscrit.

VĂ©rifiez bien les risques couverts. Les assurances annulation comportent gĂ©nĂ©ralement beaucoup d'exclusions (Ă©pidĂ©mies, grĂšves, participation Ă  des sports Ă  risques, maladies ou accidents non graves, annulation du fait de l'organisateur...). Une franchise ou un plafonnement plus ou moins important de l'indemnitĂ© peut aussi ĂȘtre prĂ©vu.