Une association organisant ou vendant des voyages, des séjours ou des forfaits touristiques doit être immatriculée au registre des agents de voyages et autres opérateurs de la vente de voyages et de séjours, dès lors qu’elle est rémunérée.
L’immatriculation est obligatoire à partir du moment où l'association traite directement avec un ou plusieurs prestataires et encaisse les règlements des participants au séjour ou voyage, pour ensuite régler les prestations.
En revanche, l'immatriculation n'est pas obligatoire lorsque chaque participant au séjour signe un contrat individuel avec le prestataire et effectue le paiement directement à celui-ci, en son nom.
Des dispenses d'immatriculation existent cependant pour les associations qui :
Avant même la conclusion du contrat de voyage, l'association doit communiquer des informations sur le prix, les dates, les modes de transports, la restauration, le programme des visites, les conditions d'hébergement...
Toutes ces informations engagent l'organisateur du voyage, sous réserve des modifications éventuelles qu'il devra détailler avant la conclusion du contrat.
La loi réglemente le contenu des documents édités par une association qui organise des voyages associatifs. Si l'association est immatriculée en son nom propre :
Les associations membres d'une fédération ou d'une association immatriculée doivent faire figurer sur leurs documents et sites internet le nom, l'adresse et le numéro d'immatriculation de leur fédération.
Attention, si l'association envisage de faire voyager des enfants, le transport de groupe en car ne peut pas se faire à n'importe quelle date.
Afin d'informer au mieux le client, le contrat de voyage rédigé par l'association doit respecter certaines obligations du droit de la consommation.
Il doit contenir :
L'information contenue engage l'association, à moins qu'elle n'ait informé le voyageur d'éventuelles modifications avant la conclusion du contrat.
L'acheteur peut céder son contrat à une tierce personne, sous réserve d'en informer l'association 7 jours avant le départ, par lettre recommandée avec accusé de réception (article R211-7 du Code du Tourisme).
La survenance d'un événement extérieur peut conduire l'association à modifier un voyage associatif.
Si cette modification a lieu avant le départ, l'association doit informer le voyageur le plus rapidement possible. L'acheteur a alors le choix, il peut soit résilier son contrat, soit accepter la modification.
Si cette modification a lieu au cours du voyage associatif, l'association est obligée de proposer des prestations de remplacement, de prendre à sa charge les suppléments de prix ou de reverser la différence si les prestations fournies sont moins onéreuses.
Si l'acheteur n'accepte pas les modifications, l'association devra lui permettre de rentrer le plus rapidement à son domicile. L'acheteur pourra également demander des dommages et intérêts en cas de faute de l'association.
Avant d'organiser un voyage associatif en groupe, il est indispensable de vérifier que l'association est titulaire d'un ou plusieurs contrats d'assurance couvrant bien le voyage en groupe : responsabilité civile, perte des bagages, annulation, assistance, véhicules...
Elle doit informer les participants avant le départ de son niveau de responsabilité.
Si l'association utilise le véhicule personnel d'un des membres de l'association, il faudra commencer par vérifier que le contrat d'assurance du véhicule prévoit ce type d'usage. Si ce n'est pas le cas, l'association va devoir souscrire auprès de son assureur une garantie couvrant le risque à la place de l'assurance personnel du propriétaire.
N'oubliez pas de vérifier que le chauffeur possède le permis de conduire requis et qu'il est en cours de validité. Dès que le véhicule a plus de 9 places, celle du chauffeur incluse, le permis D " Transport en commun " est obligatoire et l'utilisation du véhicule requiert une autorisation préfectorale.
Il est aussi possible de recourir à une entreprise spécialisée. Dans ce cas, l'association n'aura qu'à vérifier que celle-ci est assurée et que son contrat d'assurance prévoit bien sa responsabilité en tant qu'organisateur du déplacement.
L'association doit vérifier que toutes les personnes participant au voyage (encadrants et encadrés) sont couvertes par son assurance responsabilité civile.
Si ce n'est pas le cas, veillez à souscrire une garantie complémentaire pour la durée du voyage, en n'omettant pas de mentionner à votre assureur toutes les caractéristiques du séjour (période envisagée, nombre et statut des personnes concernées par la sortie, mode de transport utilisé, véhicules personnels ou de l'association, lieux...).
Pensez à prévoir un encadrement suffisant et compétent, surtout si l'association accueille des mineurs. La réglementation exige un minimum d'encadrants (2 adultes minimum).
L'association peut décider de souscrire une assurance annulation pour le compte des participants inscrits par son intermédiaire à un voyage associatif. Attention, la plupart du temps, celle-ci n'est valable que si l'association parvient à remplir le quota de personnes qu'elle a souscrit.
Vérifiez bien les risques couverts. Les assurances annulation comportent généralement beaucoup d'exclusions (épidémies, grèves, participation à des sports à risques, maladies ou accidents non graves, annulation du fait de l'organisateur...). Une franchise ou un plafonnement plus ou moins important de l'indemnité peut aussi être prévu.
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