Comment mettre une association en sommeil ?

Mettre une association en sommeil permet de cesser temporairement ses activités, le temps d'examiner si sa dissolution est nécessaire. La mise en sommeil d'une association nécessite de suivre une procédure stricte.

Pourquoi mettre en sommeil une association ?

La mise en sommeil d'une association peut s'avérer nécessaire en cas de :

• fin de l’objet ayant présidé à sa création,
• baisse ou cessation définitive des activités,
• désintérêt des principaux acteurs de l’association,
• diminution du nombre de membres ou de bénévoles,
• incapacité de résister à la concurrence d’une autre association,
• difficultés financières en raison notamment de divergences avec les collectivités publiques...

Mettre une association en sommeil permet de différer les formalités de dissolution, notamment dans l’attente de l’exécution des formalités de liquidation et de dévolution des actifs et du passif.

En cas de mise en sommeil, l’association existe toujours en tant que personne morale. Les derniers administrateurs déclarés restent responsables vis à vis des tiers, comme si l’association continuait de fonctionner.

Attention : la mise en sommeil de l'association ne doit pas servir à cacher des difficultés de trésorerie récurrentes. En effet, si l'association est en état de cessation des paiements, les dirigeants disposent alors de 45 jours pour déposer le bilan de l'association.

A quelles conditions peut-on mettre en sommeil une association ?

Une association peut être mise en sommeil lorsque 2 conditions sont remplies :

• les statuts prévoient cette possibilité,
• les statuts fixent à la fois la procédure à suivre (notamment en ce qui concerne la gestion du patrimoine de l'association) et les conditions de la mise en sommeil.

Si les statuts ne prévoient pas les modalités de la mise en sommeil, la solution sera de modifier les statuts de l'association afin de rendre possible la mise en sommeil. Toute mise en sommeil décidée par des dirigeants alors que les statuts ne les y autorisent pas engage leur responsabilité.

A défaut de modifier les statuts de l'association, il est possible de procéder à la mise en sommeil dans les mêmes conditions que celles prévues dans les statuts pour une dissolution, le problème étant est que la procédure pour relancer l'association ne figurera pas dans les statuts.

Quelle procédure pour mettre une association en sommeil ?

1ère étape : Vote de la décision de mise en sommeil

La mise en sommeil d'une association ne peut résulter que d'une décision de l'assemblée générale.

Cette décision peut se faire sur la proposition d'un membre de la direction ou d'un membre, mais elle doit obligatoirement être soumise au vote de l'assemblée générale.

2ème étape : Définition des modalités de la mise en sommeil

L'assemblée des membres doit fixer une durée maximale pour la mise en sommeil et déterminer dans quelles conditions l'association procèdera à sa liquidation.

Elle doit également désigner la ou les personnes qui seront chargées d'effectuer la gestion de l'association durant la période d'inactivité. Si cette ou ces personnes ne sont pas les anciens dirigeants, cette désignation doit faire l'objet d'une déclaration.

Si les statuts ne sont d'aucun secours sur ce point, l'assemblée générale doit également décider :

• du maintien ou non d'une cotisation,
• du devenir du local occupé par l'association si elle en dispose et notamment si elle en est locataire ou en dispose à titre gratuit,
• du devenir du matériel durant cette période,
• du devenir de la trésorerie,
• si l'association conserve ou non son compte bancaire et ses instruments de paiement (chéquier, carte bancaire…),
• s'il convient de résilier certains contrats (abonnement téléphone/internet par exemple),
• s'il est nécessaire de licencier les salariés,
• quels partenaires il faut informer de cette décision.

3ème étape : Réalisation des formalités de mise en sommeil

La mise en sommeil d'une association ne nécessite en principe aucune démarche administrative. Il n'existe pas de déclaration ou de formulaire de mise en sommeil d'une association.

Cependant, si la mise en sommeil de l'association conduit à une modification statutaire, à un changement d'adresse de gestion, à l'ouverture ou la fermeture d'un établissement, à la vente de locaux, ces événements devront être déclarés :

• en ligne via téléservice e-modification, par courrier (formulaire cerfa n°13972) ou sur place, pour les associations loi 1901,
• au tribunal judiciaire pour les associations loi 1908. La déclaration s'effectue sur papier libre, signé par les signataires des statuts, et indiquant le nom (s'il y a lieu, le sigle), l'objet et l'adresse du siège ou la domiciliation de l'association. Elle s'accompagne d'une copie du procès-verbal de l'assemblée générale ayant adopté la modification et des statuts modifiés.

De même, si l'association a des salariés, il est nécessaire de procéder à leur licenciement et de respecter l'ensemble des procédures prévues dans ce cas.

Il faut également penser à prévenir les partenaires de la décision de mettre l'association en sommeil : banque, fédération, commune versant la subvention…

Quels sont les effets de la mise en sommeil sur le fonctionnement de l'association ?

Une association mise en sommeil n'a pas d'activité mais continue d'exister.

C'est pourquoi elle doit continuer à respecter certaines obligations, notamment lorsqu'elle est fiscalisée.

Comment gérer une association en sommeil ?

Administration de l'association

Les personnes qui sont chargées d'effectuer la gestion de l'association durant sa mise en sommeil sont chargées :

• de faire les déclarations en préfecture (liste des administrateurs, changement éventuels d'adresse ou modification des statuts …) ;
• de clore les abonnements divers : téléphone, internet,
• d'organiser la conservation des archives, du matériel et de faire un inventaire des biens qui ont été déposés chez les administrateurs ;
• de s'occuper de la réactivation de l'association, avec l'aide de bénévoles ou non (mise en place d'un groupe de travail pour la préparation de la reprise, organisation de l'assemblée générale, …).

Comptabilité et trésorerie de l'association

Durant la mise en sommeil de l'association, les dirigeants sont tenus de :

• surveiller les contrats en cours qui ne peuvent pas être résiliés ou s'il reste des factures, cotisations sociales ou impôts à payer,
• décider s'il est nécessaire de clôturer le compte bancaire de l'association ou de neutraliser temporairement ses moyens de paiements (remise des espèces, retrait des chéquiers, des cartes bancaires, des procurations, …),
• tenir la comptabilité et réaliser les comptes annuels, notamment s'il reste des mouvements sur le compte bancaire de l'association liés à des abonnements, des ventes, d'éventuelles cotisations,
• publier les comptes annuels et le rapport du commissaire aux comptes, lorsque l'association y est tenue.

A noter qu'il est possible de maintenir la cotisation alors même que l'association n'a plus aucune activité du fait de sa mise en sommeil.

Communication de l'association

Malgré la mise en sommeil de l'association, il reste nécessaire :

• de déclarer la nouvelle adresse du siège de l'association, si elle doit en changer (la nouvelle adresse peut être celle du domicile d'un des administrateurs),
• d'informer tous les partenaires de la situation : mairie, associations, banque, tutelle, fédération, bénévoles, presse,
• de garder le contact avec les partenaires de l'association,
• de maintenir un minimum d'informations auprès des adhérents,
• de décider de laisser ou non en ligne le site internet de l'association,
• de gérer les boites mail, boites postales...

Pendant combien de temps une association peut-elle rester en sommeil ?

Il n'y a obligation sur ce point. La durée maximum de mise en sommeil est librement déterminée par l'assemblée générale.

Une fois la période sommeil écoulée, il sera décidé de réactiver l'association, de la céder ou bien de la dissoudre si la reprise d'activité est impossible.

Relance d'une association en sommeil

À tout moment, l'assemblée générale d'une association en sommeil peut décider de sa reprise. Elle reprend alors le cours de ses activités normalement.

Si une modification des statuts est nécessaire, elle doit être déclarée au greffe des associations.

Cession du fonds de commerce d'une association en sommeil

Une association peut être propriétaire d'un fonds de commerce, notamment lorsqu'elle exploite une compagnie théâtrale, une salle de sports, une crèche...

Comme une entreprise, elle a la possibilité de céder son fonds de commerce, même lorsqu'elle est en sommeil, à condition d'effectuer les formalités nécessaires.

Dissolution d'une association en sommeil

Si la reprise de l'activité est impossible, l'assemblée devra procéder à la dissolution de l'association en sommeil.

La décision de dissoudre l'association doit être prise en assemblée générale extraordinaire. Il est nécessaire de se rapporter aux statuts de l'association pour connaître les modalités de réunion et de prise de décision de cette instance.

Une fois la décision adoptée, il faut :

• régler toutes les dettes et clôturer les comptes ;
• réaliser un état précis de l'actif et de tous les biens de l'association qui seront cédés à une autre personne morale désignée dans les statuts.

Dans les 3 mois, il faut informer le greffe des associations de cette dissolution, (téléservice e-dissolution ou formulaire cerfa n°13972) et y joindre le procès-verbal de l'assemblée générale.