Comment rédiger l'ordre du jour de l'assemblée générale d'une association ?

L'ordre du jour d'une assemblée générale d'association est un document ayant pour but de définir le cadre de la réunion, d'informer les participants sur les sujets qui y seront abordés, ainsi que sur ceux qui seront soumis au vote.

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Qu'est-ce que l'ordre du jour ?

L'ordre du jour correspond aux différents sujets, appelés résolutions, qui sont soumis au vote des participants à l'assemblée générale d'une association.

Il est généralement envoyé en même temps que la convocation. Il peut alors s’agir de deux documents distincts ou d'un seul document servant à la fois de convocation et d'ordre du jour.

L’ordre du jour a pour objectif de délimiter clairement le cadre de la discussion au cours de l'assemblée générale, afin de permettre aux participants de préparer efficacement la réunion et de prendre des décision en toute connaissance de cause.

Si la réunion déborde sur un autre sujet non indiqué sur l’ordre du jour, il ne doit pas être traité et aucune décision ne doit être prise le concernant.

Que doit comporter l'ordre du jour de l'assemblée générale d'une association ?

L'ordre du jour doit commencer par rappeler la date, l'heure et le lieu où se tient la réunion.

Chaque point qui sera traité au cours de l'assemblée générale doit figurer sur une ligne distincte. Les points doivent être listés dans l'ordre dans lesquels ils seront abordés au cours de la réunion.

Les libellés des questions inscrites à l'ordre du jour doivent être suffisamment clairs et précis afin de permettre aux membres de se préparer adéquatement aux débats.

De plus, ils ne doivent pas combiner des aspects positifs et négatifs. Par exemple, une formulation comme "maintien ou non de Monsieur/Madame X en tant que directeur" pourrait prêter à confusion, car le vote pourrait être interprété de manière positive ou négative, ce qui rendrait la décision inapplicable. La résolution doit amener à une réponse fermée.

Une rubrique "Questions diverses" peut être prévue. Cependant, elle ne doit en aucun cas être utilisée pour voter des décisions pouvant affecter le fonctionnement ou l'activité de l'association. Seuls des sujets mineurs peuvent être abordés dans le cadre des questions diverses.

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Qui fixe l'ordre du jour de l'assemblée générale ?

L’ordre du jour est en principe fixé par les personnes à l’origine de la convocation. Il peut éventuellement être complété par le président de l'association, tant que celui-ci s’abstient d’évincer des points mis à l’ordre du jour par les personnes ayant fait la demande de l’assemblée.

Les statuts ou le règlement intérieur de l'association peuvent prévoir que certains sujets devront périodiquement être inscrits à l'ordre du jour de l'assemblée générale :

• Approbation des comptes et du rapport d'activités
• Vote du budget prévisionnel
• Changement des dirigeants

Les statuts peuvent aussi prévoir pour les personnes convoquées la possibilité de faire inscrire certains points à l’ordre du jour entre la convocation et la date de l’assemblée générale. Les modalités de cette procédure sont laissées à l’entière liberté des statuts.

L'assemblée générale doit délibérer sur tous les points inscrits à l'ordre du jour et qui figurent dans la convocation envoyée aux participants.

Peut-on débattre de questions ne figurant pas à l’ordre du jour ?

L’ordre du jour a un caractère limitatif, ce qui signifie que l’assemblée générale de l'association ne peut délibérer que sur les points y figurant.

Trois questions peuvent cependant être débattues sans avoir été nécessairement inscrites à l’ordre du jour :

• la révocation d’un ou de plusieurs dirigeants, lorsqu’elle est justifiée par de graves révélations intervenues au cours de la séance ;
• la modification d’éléments du projet de résolution (amendements) ;
• l’adoption de modifications minimes des statuts, telles qu’un changement de dénomination ou de siège social.

Attention, la mention « Questions diverses » ne peut être utilisée que pour traiter de questions de minime importance n’exigeant aucune préparation, réflexion ou étude préalable et n’ayant aucune influence sur le fonctionnement de l’association. À défaut, la délibération adoptée serait nulle.

De même, l’assemblée doit en principe délibérer sur toutes les questions inscrites à l’ordre du jour, ce qui interdit à son président d’écarter des débats certains points de l’ordre du jour ou de lever la séance tant que l’ordre du jour n’est pas épuisé. Si ce n’est pas possible, il faudra que l’assemblée reporte le vote d’une résolution à une assemblée ultérieure.