Contestation d'une fiche de paie : procédure à suivre

Il arrive fréquemment que les fiches de paie contiennent des erreurs liées à la rémunération des heures supplémentaires, à l'indemnisation du salarié en arrêt maladie, à l'application d'une mauvaise convention collective ... De quels recours le salarié dispose-t-il ?

Comment le salarié peut-il contester sa fiche de paie ?

Le salarié dispose de 3 ans après la remise de sa fiche de paie pour contester son montant ou son exactitude auprès de son employeur ou du Conseil de Prud'hommes, même s'il l'a accepté sans réserves.

Il peut mettre en doute le montant de son salaire, les cotisations prélevées, le nombre d'heures travaillées, les jours de congés payés, sa qualification professionnelle, la convention collective mentionnée...

En l'absence de remise de la fiche de paie, l'employeur peut être condamné à une amende dont le montant peut atteindre jusqu'à 450 euros par bulletin non remis ou irrégulier. De plus, le salarié pourra obtenir des dommages et intérêts pour le préjudice subi ainsi que la régularisation.

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes sur les fiches de paie ?

Indication d'une mauvaise convention collective

Il est aussi possible que l'employeur applique - volontairement ou par erreur - une convention collective qui ne correspond pas ou plus à l'activité principale de l'entreprise.

La mention de la convention collective sur le bulletin de paie ne fait que présumer de son application dans l'entreprise.

Ainsi, si l'employeur peut prouver qu'il s'agit d'une erreur et qu’il n’a jamais eu l’intention d’appliquer la convention collective indiquée, le salarié ne peut pas prétendre au bénéfice de cette convention collective.

A défaut, il y a application volontaire, ce qui signifie que le salarié peut se prévaloir de toutes les dispositions qu'il contient (période d'essai, congés maladie, congés payés, indemnités de rupture) et obtenir un rappel de salaires et de congés payés. Des dommages et intérêts peuvent également être réclamés.

A noter : le salarié peut toujours revendiquer l’application de la convention collective à laquelle il est assujetti de plein droit, pour ses dispositions qui lui sont plus favorables.

Erreur sur l'ancienneté

La fiche de paie doit mentionner la date d'entrée du salarié de l'entreprise. Son ancienneté est présumée se décompter à partir de cette date et sert à calculer l'indemnité de licenciement.

Lorsque le salarié ne s'en est pas encore rendu compte, l'erreur est facilement réparable par l'employeur : il suffit de verser une régularisation ou d'effectuer une demande de remboursement du trop-perçu par le salarié.

Lorsque le salarié a déjà saisi le Conseil de Prud'hommes, l'employeur va devoir apporter la preuve de l'ancienneté à retenir.

Application à tort d'une retenue sur salaire

Une retenue sur salaire est possible :

  • en cas de détérioration volontaire du matériel de l'employeur (car il s'agit d'une faute lourde),
  • en cas d'absence injustifiée, de mise à pied disciplinaire ou de mise à pied conservatoire à l’issue de laquelle est prononcé un licenciement pour faute grave ou lourde (retenue proportionnelle) la durée de l'absence),
  • en cas de trop-perçu,
  • en cas de participation financière du salarié à l’acquisition des tickets-restaurants,
  • en cas d'application d’une clause de dédit-formation,
  • en cas de redressement URSSAF ayant abouti à un rappel de cotisations salariales.

En revanche, l’employeur ne peut pas procéder à une retenue sur salaire à titre de sanction lorsque le salarié n'a pas commis de faute lourde.

Une faute simple ou grave peut uniquement donner lieu à un avertissement, une mise à pied disciplinaire, une rétrogradation disciplinaire, une mutation disciplinaire ou un licenciement pour faute.

Mauvaise application des taux de cotisations et contributions sociales

Mal paramétré, le logiciel de paie peut proposer un mauvais calcul des cotisations ou de la réduction générale de cotisations patronales (ex-réduction Fillon).

De même, certains changements dans les taux de cotisations peuvent ne pas avoir été pris en compte par la personne en charge de la paie (cotisations accident du travail, par exemple).

Il est aussi possible que l'employeur ait oublié de comptabiliser correctement les exonérations liées aux heures supplémentaires ou complémentaires.

Absence de conformité de la rémunération du salarié en arrêt maladie

L'employeur peut gérer comme il le souhaite l'arrêt maladie de son salarié, à condition de respecter les dispositions légales.

Il peut arriver qu'il oublie d'appliquer l'indemnisation et l'absence de délai de carence prévues dans la convention collective applicable à son entreprise.

Ensuite, il est possible que le contrat de travail contienne une clause de maintien de salaire et d'absence de délai de carence dans l'éventualité d'une absence pour maladie.

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