Quelles formalités pour embaucher un salarié ?

Un employeur qui souhaite embaucher un nouveau salarié doit accomplir un certain nombre de formalités.

Recherche d'un nouveau salarié

La recherche d'un nouveau salarié peut s'effectuer via plusieurs biais : réseaux sociaux professionnels, sites de recrutement en ligne tel que Hellowork.com, évènements de recrutement (salons de l’emploi, forum de recrutement...), publication d'une annonce sur France Travail...

L'offre d'emploi doit comporter des mentions obligatoires :

• la date de publication de l’offre (en ligne ou autre support) ;
• l’identification de l’entreprise (la publication peut être anonyme, mais le responsable du site ou de la publication doit connaître les coordonnées du recruteur) ;
• l’intitulé du poste à pourvoir et sa description précise, afin de garantir la transparence de l’offre ;
• la localisation du poste ;
• l’expérience professionnelle requise par le poste (soit par une mention type “junior” ou “confirmé”, soit par un nombre d’années) ;
• le type de contrat proposé et sa durée s’il s’agit d’un CDD (la mention “CDD pouvant déboucher sur un CDI” est par exemple proscrite car la vocation d’un CDD n’est pas de pourvoir un poste sur le long terme) ;
• les diplômes ou la qualification requis pour les professions réglementées ;
• une adresse de contact ou un formulaire permettant de postuler.

Si le poste est basé en France, elle doit être impérativement rédigée en français.

L'offre d'emploi ne doit pas comporter de critères discriminatoires et notamment un intitulé de poste genré (femme de ménage, caissière...).

Déclaration du nouveau salarié

L'employeur doit déclarer le salarié nouvellement embauché au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

La DPAE permet de garantir les droits du salarié auprès des organismes sociaux et de mettre en place son suivi médical par un service de santé au travail.

La déclaration doit impérativement être réalisée avant l'embauche et au plus tôt dans les 8 jours précédant le début du contrat.

Rédaction et signature du contrat de travail

La plupart des contrats de travail doivent obligatoirement être écrits et signés (CDI à temps plein, CDD, contrat à temps partiel, contrat d'intérim ou d'apprentissage...).

La rédaction du contrat de travail est strictement encadrée par la loi. Les mentions obligatoires varient suivant la durée du contrat : CDD ou CDI.

Mentions obligatoires pour un CDI

Un CDI doit au minimum contenir les clauses suivantes :

• la nature du contrat ;
• les coordonnées de l’employeur et du salarié ;
• la date de prise d’effet du contrat de travail ;
• la nature de l’emploi occupé ;
• la ou les fonctions occupées ;
• les qualifications professionnelles du salarié ;
• la durée de la période d’essai et les conditions de renouvellement ;
• le délai de préavis pour l’employeur et le salarié en cas de rupture de contrat ;
• la clause de non-concurrence pour certains postes ;
• le lieu où les missions seront exercées ;
• le mode de calcul et la rémunération perçue par le salarié ;
• la méthode de calcul et la durée des congés payés annuels ;
• le nombre d’heures à effectuer ;
• l’organisme de sécurité sociale auquel l’employeur est rattaché, ainsi que les coordonnées de la caisse de retraite complémentaire ;
• la mutuelle de l'employeur ;
• le cas échéant, la convention collective applicable.

Mentions obligatoires pour un CDD

Un CDD doit au minimum contenir les clauses suivantes :

• la nature du contrat ;
• les coordonnées de l’employeur et du salarié ;
• la date de prise d’effet du contrat de travail ;
• la nature de l’emploi occupé ;
• la désignation du poste de travail et les risques particuliers pour la santé ou la sécurité des salariés ;
• le nom et la qualification de la personne remplacée ;
• la durée minimale du contrat de travail ;
• les conditions de renouvellement du CDD ;
• le motif de recours au CDD ;
• le lieu où les missions seront exercées ;
• le mode de calcul et le salaire prévu ;
• les primes et accessoires de salaire, le cas échéant ;
• la méthode de calcul et la durée des congés payés annuels ;
• le nombre d’heures à effectuer ;
• l’organisme de sécurité sociale auquel l’employeur est rattaché, ainsi que les coordonnées de la caisse de retraite complémentaire ;
• la mutuelle de l'employeur ;
• le cas échéant, la convention collective applicable.

Délivrance d'informations et de documents au salarié

L'employeur doit remettre au salarié :

• un exemplaire du contrat de travail, sauf si ni la loi, ni la convention collective n'exigent que le contrat soit écrit ;
• une copie de la DPAE, sauf si le contrat de travail mentionne déjà l’organisme social destinataire de la déclaration ;
• les notices explicatives et les bulletins individuels d’adhésion afférents aux régimes de prévoyance complémentaire et de retraite supplémentaire mis en place dans l'entreprise ;
• un livret d’épargne salariale.

Une liste de 15 informations doit également être délivrée au salarié, dans un délai de 7 jours à 30 jours à compter du début de la relation de travail. Cette information, écrite et individuelle, doit se faire au moyen d’un ou de plusieurs documents remis soit sur papier, soit sous forme électronique.

Informations à délivrer dans les 7 jours suivant l'embauche

L’employeur a l’obligation de communiquer à tout salarié, au plus tard le 7e jour calendaire à compter de la date d'embauche :

• l’identité des parties,
• le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l'adresse de l'employeur ;,
• l'intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d'emploi ;
• la date d'embauche ;
• la date d'embauche ;
• dans le cas d'un CDD, la date de fin ou la durée prévue de celle-ci ;
• le cas échéant, la durée et les conditions de la période d'essai ;
• les éléments constitutifs de la rémunération, indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération ;
• la durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d'aménagement sur une autre période de référence, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d'équipe en cas d'organisation du travail en équipes successives alternantes.

Informations à délivrer dans les 30 jours suivant l'embauche

L’employeur a l’obligation de communiquer à tout salarié, au plus tard le 30e jour calendaire à compter de la date d'embauche :

• le droit à la formation assuré par l'employeur ;
• la durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée ;
• la procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail ;
• les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise ou l'établissement ;
• les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d'un accord collectif ou d'une décision unilatérale de l'employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d'ancienneté qui y sont attachées.

Affichage d'informations sur le lieu de travail

L'employeur est tenu d'afficher certaines informations sur le lieu de travail :

• adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence ;
• adresse, nom et téléphone de l'inspecteur du travail compétent ;
• référence de la convention collective dont relève l'établissement et des accords applicables ;
• horaire de travail (début et fin), durée du repos et jours et heures de repos collectifs (si le repos n'a pas lieu le dimanche) ;
• textes des articles L3221-1 à L3221-7 du Code du travail sur l'égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes ;
• textes des articles 222-33 et 222-33-2 du Code pénal sur le harcèlement moral et sexuel ;
• période de prise des congés payés ;
• texte des articles 225-1 à 225-4 du Code pénal sur la lutte contre la discrimination à l'embauche ;
• interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise ;
• modalités d'accès et de consultation de l'inventaire des risques.

D'autres informations doivent être affichées lorsque l'entreprise dépasse les 50 salariés.

Réalisation de la formation à la sécurité

Un salarié nouvellement embauché doit obligatoirement bénéficier d'une formation rapide à la sécurité.

Cette formation a pour but de présenter au salarié les conditions de circulation dans l’entreprise, les conditions d'exécution du travail et la conduite à tenir en cas d’accident ou de sinistre.

La formation doit s'adapter aux risques existant dans l’entreprise et tenir compte de la qualification et de l’expérience du salarié. Le programme de la formation est établi avec le médecin du travail.

Inscription du salarié sur le registre unique du personnel

Le nouveau salarié doit être inscrit sur le registre unique du personnel.

Le registre du personnel est un document ou un fichier informatique reprenant, dans l’ordre des embauches et de façon indélébile, l’identité du salarié, son emploi et sa qualification, sa date d’entrée dans l’entreprise, ainsi que le type de contrat qui a été conclu.

Certains contrats, tels que les contrats d'apprentissage, les contrats à temps partiel, les contrats de stage, contrats temporaires ou conclus avec des travailleurs étrangers, nécessitent des mentions supplémentaires.

La tenue du registre unique du personnel est obligatoire, quel que soit l'effectif de l'entreprise.

Affiliation du salarié auprès de l'Agirc-Arrco

Le nouveau salarié doit être affilié aux institutions de retraite complémentaire de l'Agirc-Arrco au moyen de la Déclaration sociale nominative (DSN).

La DSN doit être produite par un logiciel de paie et réalisée tous les mois :

• via le site net-entreprises.fr s’il est soumis au régime général ;
• via le site msa.fr s’il est soumis au régime agricole.

Les cotisations à verser varient en fonction du statut du salarié (pour la retraite complémentaire) et de la convention collective (pour la prévoyance). Un formulaire permettant le calcul des cotisations sera envoyée à l'employeur, selon la périodicité prévue par la caisse (mensuelle ou trimestrielle).

Réalisation d'un examen médical

L'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention avec le concours du service de santé au travail.

La visite d'information et de prévention est obligatoire dans toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, et pour tous les salariés recrutés, y compris en CDD ou ayant effectué leur stage au sein de l'entreprise.

La visite d'information et de prévention doit être réalisée avant la fin de la période d'essai et au maximum dans un délai maximum de 3 mois à partir de l'arrivée du salarié dans l'entreprise (ou avant l'embauche pour les mineurs et les travailleurs de nuit).

Il existe toutefois une dispense pour le salarié qui a bénéficié d'une telle visite dans les 5 ans (3 ans pour les salariés handicapés, titulaires d'une pension d'invalidité ou travaillant de nuit) précédant son embauche si :

• la médecine du travail est en possession de la dernière attestation de suivi ou du dernier avis d'aptitude,
• le salarié est appelé à occuper un emploi identique et présentant des risques d'exposition équivalents,
• et, aucune mesure individuelle (aménagement, transformation, adaptation du poste etc.), ou aucun avis d'inaptitude n'a été émis au cours des 5 ou 3 dernières années.