Comment construire le budget prévisionnel de votre association ?

« Gouverner, c'est prévoir ». Cette citation d'Émile de Girardin doit aussi s'appliquer à votre gestion associative.

Le budget, et plus globalement les documents prévisionnels, sont en ce sens les compléments indispensables de la comptabilité associative. La comptabilité constate, le budget prévoit.

En outre, dans un contexte de contrainte économique, de raréfaction des financements, prévoir et gérer avec finesse relève de la nécessité vitale.

Dans cet article, nous étudierons 3 types de documents :

• Le budget prévisionnel
• Le budget par actions
• Le plan de trésorerie

Le budget prévisionnel

Qu'est-ce que le budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel (BP, également « business plan » en anglais) est un état prévisionnel annuel des dépenses et des recettes de l'association.

Il existe 2 grandes sortes de budgets prévisionnels :

• Le budget prévisionnel global de l'association
• Le budget prévisionnel par action

A quoi sert le budget prévisionnel global ?

Le budget prévisionnel global de l'association n'est pas obligatoire mais il est indispensable. Il répond à 4 objectifs.

• Prévoir : faut-il aller chercher de nouvelles recettes pour supporter l'augmentation prévue des dépenses ? Ou à l'inverse : quelles sont les dépenses à engager pour soutenir la croissance de l'activité ?
• Piloter l'association tout au long de l'année : est-ce que la situation réelle correspond à ce qui avait été prévu ? Dans le cas contraire, comment corriger le tir ? Le budget prévisionnel est à la fois un guide et un garde-fou.
• Partager avec vos membres le projet de l'association : le budget est en effet voté lors de l'assemblée ordinaire de l'association. Il permet de fédérer les membres autour d'un projet, d'un modèle économique ou de grands investissements qui seront entrepris pendant l'année et la durée du mandat.
• Rechercher des fonds : la plupart des partenaires publics et privés exigeront un budget prévisionnel pour vos demandes de financement. C'est la traduction économique du projet auquel vous proposez à vos partenaires de s'associer. Le budget prévisionnel est notamment utile pour les subventions auprès de l'État, de la Région, du Département ou de la Commune (CERFA 12156*3 : https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/R1271)

Comment établir son budget prévisionnel ?

Il existe 2 grandes manières d'aborder la construction d'un budget prévisionnel :

• A partir des dépenses : la manière classique d'aborder le BP consiste à partir des dépenses et de mettre en face les recettes à récolter pour couvrir ces dépenses.
• A partir des recettes : vous établissez d'abord votre prévisionnel d'activité puis vous mettez en face les dépenses nécessaires pour soutenir votre activité.

Dans les 2 cas, une règle d'or s'applique : le budget doit être équilibré, c'est à dire que les dépenses doivent être égales aux recettes.

Quel est le meilleur modèle ?

Comme le précise le Samson Imanche, consultant ESS. (www.samsonimache.com) et partenaire d'AssoConnect : « Il n'y a pas une réponse universelle. Cela dépend principalement de votre modèle économique et de votre projet associatif ».

Prenons 2 exemples concrets :

Exemple 1

Vous gérez une association humanitaire qui effectue des missions ponctuelles auprès d'enfants en Bolivie.

Chaque année, vous envoyez une équipe sur place pour des missions bien précises : acheminement de matériel, rénovation de bâtiments, etc. Ici, ce sont clairement les dépenses qui rythment votre projet.

Dans ce cas, vous choisirez le modèle A : vous allez partir des dépenses et essayer d'obtenir les ressources pour les financer, par exemple en postulant à des concours, en répondant à des appels à projet ou en obtenant des subventions.

Exemple 2

Vous gérez une association de kitesurf qui a le vent en poupe.

Face au succès croissant de votre club, vous prévoyez, en complément de votre activité hebdomadaire, de proposer des stages pendant les vacances. Vous prévoyez donc d'enseigner le kite à 100 élèves supplémentaires l'année prochaine. Dans ce cas c'est l'augmentation de votre activité qui définit votre projet.

Vous choisirez donc plutôt le modèle B. Vous commencerez par prévoir votre croissance et vous définirez ensuite les moyens (humains et matériels) pour la soutenir.

Comment se construit un BP ?

Une fois que vous avez choisi votre méthode, vous pouvez définir les différentes catégories de dépenses et de recettes et faire vos prévisions.

Samson Imache précise qu'il s'agit avant tout de « traiter d'abord les grandes masses avec précision ».

En effet, si les salaires de mes collaborateurs représentent 50% de mes dépenses, un écart de 20% dans mes prévisions engendrera un écart non négligeable de 10 points dans mes dépenses. Cela peut avoir de lourdes conséquences si je n'ai pas prévu le financement adéquat.

A l'inverse si je constate un écart de 100% sur un poste qui représente 1% de mon budget, l'écart final ne sera que de 1 point.

Pour cette raison, il est fortement conseillé de prévoir les dépenses les plus importantes avec la plus grande précision.

Classiquement, les grandes masses sont :
o Pour les recettes :

• Les ventes de prestations de l'association, incluant les sponsors
• Les adhésions
• Les subventions
• Les dons, notamment de mécénat

o Pour les dépenses :

• Les rémunérations
• Les frais variables (déplacements, achats de licences, petit matériel, etc.)
• Les frais fixes (locaux, électricité, etc.)

Pour établir le prévisionnel sur ces postes budgétaires, la méthode la plus courante est de se baser tout simplement sur l'expérience des exercices écoulés.

Reprenons l'exemple du club de kitesurf.
Vous accueillez 100 nouvelles personnes pour le stage de Pâques.
Vous avez constaté l'année dernière qu'une personne peut gérer 20 élèves la fois pour X€.
Vous allez donc embaucher 5 personnes soit 5 fois X€ avec les charges. Vous prévoyez donc une dépense de 5X€.

Une fois que vous avez traité avec précision ces grands postes, vous pouvez vous attaquer aux petits postes. Appliquez la règle des « 80-20 » : passez 80% de votre temps sur 20% des postes (en nombre) les plus importants et 20% du temps sur les 80% de dépenses restant.

Pour les petits postes (frais d'assurances, frais bancaires, etc.), vous pouvez y aller « à la louche » en appliquant un ratio de croissance (qui correspond à l'augmentation de vos recettes) aux dépenses passées.

Traditionnellement, le budget prévisionnel se présente sous la forme de 2 colonnes :

• à droite l'origine des ressources ou produits
• à gauche l'emploi des ressources ou charges

Nous vous proposons un modèle modifiable de budget prévisionnel sous format Excel. Vous pouvez le télécharger gratuitement en cliquant ici : http://bit.ly/budget-previsionnel-association

A noter : vous pourrez bientôt établir votre budget prévisionnel sur AssoConnect.
Vous pouvez déjà suivre vos budgets dans le module comptable d'AssoConnect.

Bonnes pratiques :

Pour des questions stratégiques, nous vous déconseillons de construire votre BP autour des subventions. Le montant des subventions a tendance à baisser d'une année à l'autre, il est donc dangereux de construire le squelette de son budget prévisionnel en comptant sur elles. C'est le projet qui définit les besoins et non les subventions qui définissent votre projet.

Point positif : cela vous oblige à envisager les autres ressources qui dépendent uniquement de l'association et à réfléchir à un modèle économique plus autonome et donc plus durable !

Si vous gérez une petite association et que vous cherchez des idées pour accroître vos ressources, nous vous conseillons le site Initiatives, qui fourmille d'idées simples pour financer vos projets : tombolas, kermesses, objets personnalisés, etc.

Le budget par actions

A la différence du budget global qui s'établit en fonction des postes de charges et de produits par types (salaires, fournitures, etc.), le budget par actions se construit en fonction des activités de l'association.

Le budget par actions est généralement utilisé dans les 2 cas suivants.

Pour analyser votre modèle économique

Prenons à nouveau l'exemple du club de kitesurf.

Ce club a 3 activités principales : la pratique sportive toute l'année, les stages et la compétition.

Grâce au budget par actions, vous pouvez constater que l'excédent sur l'activité « stages » permet de financer l'activité « pratique sportive ».

En d'autres termes, un budget par action vous permet notamment de financer les activités les moins rentables par les plus rentables.

Mais vous pouvez aussi repérer les activités les moins rentables, qui ne seraient pas repérables dans un budget global.

Pour répondre à des appels d'offre

Certains mécènes, publics ou privés, vous demandent des budgets prévisionnels pour obtenir des financements. Vous allez donc réaliser un budget prévisionnel centré sur une action.

Si nous reprenons l'exemple de l'association humanitaire en Bolivie, il s'agira par exemple d'établir un BP spécifique sur le projet « accès à l'eau potable » pour le présenter à la Fondation d'une grande entreprise qui s'intéresse à cette thématique.

Comment s'en servir pendant l'année ?

Comme nous l'avons dit, le BP est à la fois un guide et un garde-fou.

Avant toute chose, un budget prévisionnel est fait pour être consulté régulièrement et les prévisions doivent être comparées mois par mois avec ce qui a été réalisé.

Les conseils de Samson Imache :

• Comparer au moins trimestriellement le réel par rapport au prévisionnel.
• Comparer trimestriellement l'année en cours par rapport à l'année précédente pour analyser la dynamique de l'association, évidemment à modèle identique ou proche.

En identifiant en cours d'année les écarts entre vos résultats et vos prévisions et en y remédiant, vous optimiserez la gestion de votre association.

Le plan de trésorerie

Le concept du plan de trésorerie consiste à décliner le budget prévisionnel en anticipant les arrivées et sorties d'argent.

Le plan de trésorerie nécessite un certain niveau de structuration et une connaissance fine de son exploitation et des flux financiers.

Grâce à ce tableau de trésorerie, vous pourrez anticiper d'éventuelles difficultés de trésorerie et prévoir les solutions pour y remédier.

Reprenons l'exemple du club de kitesurf. Pour le stage d'avril :

• Vous engagez des dépenses début avril pour acheter des nouvelles ailes et planches, dépenses payées comptant au fournisseur.
• Les stagiaires ne procéderont aux règlements qu'à la fin du mois d'avril lors du début du stage.

Dans votre BP, tout va bien car les recettes seront supérieures aux dépenses. Mais, dans la réalité, vous devrez engager ces dépenses avant d'avoir les recettes pour les financer. Vous allez donc avoir besoin de trésorerie. Il faudra potentiellement aller chercher un emprunt à court terme si vous n'avez pas la trésorerie suffisante.

Téléchargez gratuitement notre modèle de plan de trésorerie au format Excel : http://bit.ly/plan-tresorerie-association

A noter que la trésorerie est souvent moins un enjeu pour les associations que pour les entreprises car elles ont l'avantage d'obtenir leurs recettes avant de dépenser l'argent (en langage financier, on parle d'un Besoin en Fonds de Roulement négatif). Par exemple, pour un club sportif, les adhésions de septembre couvrent généralement les dépenses de l'année.

Article réalisé par AssoConnect avec la collaboration de Samson Imache.

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