📄 Que doit contenir la feuille de présence à l'AG d'une association ?

La tenue d'une feuille de présence ou d'une feuille d'émargement permet de vérifier que le quorum a bien été respecté.

Quand la feuille de présence est-elle obligatoire dans une association ?

La tenue d'une feuille de présence n'est obligatoire que si les statuts ou le règlement intérieur de l'association le prévoient.

Elle est cependant recommandée lorsque :

• l'association compte de nombreux adhérents et qu'un quorum est prévu ;
• le vote par procuration est permis.

Un quorum est prévu

Le quorum est le nombre minimum de membres devant être présents pour que l'assemblée générale de l'association puisse valablement délibérer.

Si ce nombre n'est pas atteint ou qu'il ne l'est plus du fait du départ de membres de l'assemblée pendant la séance, l'assemblée générale de l'association ne peut plus avoir lieu : le président doit lever la séance et convoquer une autre assemblée car le non-respect du quorum entraîne la nullité de toutes les décisions adoptées.

La réalisation d'une feuille de présence revêt toute son importance dans ce type de situation. Un simple coup d'œil à la feuille de présence en début de séance permettra de vérifier si le quorum est atteint.

Le vote par procuration est admis

Il est possible pour un membre de l'assemblée de voter par procuration, c'est-à-dire de désigner une personne chargée de voter à sa place, du moment que :

• les statuts ou le règlement intérieur le prévoient,
• la décision ne soit pas prise à la majorité des seuls membres présents.

En cas de contestation de la régularité de l'assemblée générale, la feuille de présence permet de faire la preuve du nombre de membres présents ou représentés.

Quelles mentions doit comporter une feuille de présence dans une association ?

Pour avoir une valeur probante, la feuille de présence doit comporter les mentions suivantes :

• les noms, prénoms et signature de chacun des membres présents,
• les noms, prénoms et signature des membres détenant des procurations et le nom, prénom des membres qu'ils représentent,
• le nombre total de membres présents et représentés et le nombre de membres absents,
• la signature du président de séance, du secrétaire de séance et, éventuellement, des scrutateurs.

11 exemples de PV d'assemblées générales

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Comment tenir la feuille de présence ?

Lors de l'arrivée des membres

Dès leur arrivée, les participants doivent apposer leur signature en marge de la feuille de présence (émargement de la feuille de présence).

Les membres qui ont des procurations pour représenter un ou plusieurs membres de l'assemblée générale doivent les présenter avant de signer la feuille. Ces procurations doivent être jointes à la feuille de présence.

Au cours de l'assemblée générale

L'émargement de la feuille de présence par un adhérent ou son mandataire confirme sa présence (à moins d'avis contraire) jusqu'à la toute fin de l'assemblée générale de l'association.

Néanmoins, il est conseillé d'y prévoir une case permettant d'inscrire l'heure tardive ou le départ anticipé d'un adhérent ou de son mandataire. Le relevé systématique des présences et des départs au cours de l'assemblée générale de l'association est en effet essentiel, puisqu'il permet de réajuster en temps réel le nombre de membres présents ou représentés et le nombre de leurs voix afin de permettre le calcul des majorités.

Si un adhérent quitte l'assemblée générale de l'association de manière anticipée après avoir signé la feuille de présence, le secrétaire de séance doit veiller à ce que son départ y soit mentionné.

S'il souhaite donner un pouvoir à une personne présente pour le représenter jusqu'à la fin de l'assemblée générale de l'association, cette information doit également être consignée dans la feuille de présence qui doit être émargée par le mandataire. À défaut, l'adhérent est réputé présent pour tous les votes.

A la fin de l'assemblée générale

A la fin de l'assemblée générale de l'association, le président de l'assemblée générale doit certifier la feuille de présence.

Un espace libre à la dernière page du document lui permet de la signer, et ce, après avoir vérifié que tous les adhérents de l'association (ou leurs mandataires) présents ont émargé la feuille de présence.

Que faire de la feuille de présence ?

La feuille de présence doit être annexée au procès-verbal de l'assemblée générale de l'association.

Contrairement à une société, une association n'a pas l'obligation de tenir un registre de ses délibérations.

Les membres de l'association peuvent-ils consulter la feuille de présence ?

Sauf si les statuts l'imposent, la feuille de présence, tout comme le procès-verbal de l'assemblée générale, n'a pas à être remis aux adhérents.

Il doit être consultable sur place et sur simple demande par tout adhérent de l'association. Ce dernier peut demander à s'en faire délivrer une copie moyennant remboursement des frais occasionnés.