L'élaboration du budget prévisionnel peut se faire en trois étapes :
Les prévisions doivent prendre en compte les données de l'année passée et anticiper leur évolution en fonction des factures d'évolution inéluctables : il peut s'agir de données internes (évolution de l'activité, de la consommation...) ou externes (évolution des prix, des charges sociales...).
L'objectif est ce qu'on appelle l'équilibre budgétaire. Il faut être réaliste et s'assurer que Total Dépenses : Total Recettes.
Règles d'établissement d'un budget prévisionnel
Un budget prévisionnel doit toujours respecter certaines règles :
Il n'existe pas de modèle imposé pour la réalisation du budget prévisionnel d'une association, sauf mention contraire du financeur.
Il est possible de séparer les dépenses par postes (frais généraux, communication...) en créant plusieurs types de budgets (budget de fonctionnement, budget d'investissement, budget de trésorerie) ou de s'appuyer sur le modèle proposé par association.gouv.fr, inclus dans le dossier de demande de subvention.
Certaines associations doivent toutefois respecter un modèle de budget fixé par la réglementation qui leur est applicable. C'est le cas des associations gérant des établissements sanitaires et sociaux ou des sociétés de courses de chevaux.
Le budget prévisionnel de fonctionnement permet de prévoir les dépenses et recettes d'un exercice et de rechercher le meilleur moyen d'établir un équilibre global : en réalisant des économies, en recherchant des subventions, en augmentant les cotisations...
Produits | Charges |
Subventions
Dons Prestations et services fournis Cotisations |
Achats
Charges externes (services fournis par des prestataires extérieurs) Masse salariale (salaires et charges patronales afférentes)
Frais financiers (intérêts sur emprunts et agios bancaires)
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TOTAL | TOTAL |
Le budget prévisionnel d'investissement sert uniquement à chiffrer les dépenses d'investissement de l'association : renouvellement ou modernisation de biens existants, de gros entretien, de créations nouvelles... Il va permettre de déterminer sur combien d'années l'investissement doit être réalisé et de recenser toutes les ressources que l'association peut y consacrer.
Si l'investissement s'étale sur plusieurs années, il faudra dresser un plan de financement global et un plan pour chaque année en répartissant les besoins et les ressources. L'équilibre n'a pas nécessairement à être atteint sur chaque année, du moment qu'il le soit sur l'ensemble de la période.
Emplois | Ressources |
Prix d'achat ou remboursement de l'emprunt
Intérêts sur emprunts (s'il s'agit d'un emprunt) Frais annexes (frais d'installation, de transport...) |
Subventions Emprunts Autofinancement :
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TOTAL | TOTAL |
Le budget prévisionnel de trésorerie évalue, mois par mois, les entrées et sorties d'argent. De cette façon, l'association sera en mesure de prévoir les périodes difficiles et les périodes où elle disposera de fonds qu'il sera possible de placer pour quelques temps. Ce qui pourra servir de base de négociation pour le plafond de découvert autorisé et pour le taux de crédit.
Il faut éviter d'être trop optimiste sur les dates de recettes et de dépenses : les dates de réception des paiements sont toujours aléatoires, notamment pour les subventions et les cotisations ; les conventions pluriannuelles de subventions publiques sont conclues sous réserve que les crédits publics soient, chaque année, disponibles...
La gestion de trésorerie a pour but de :
jan | fev | mar | avr | mai | juin | juil | aou | sep | oct | nov | dec | |
Dépenses
Achats fournitures
Autres achats Loyers et charges Salaires Charges sur salaires Frais de transport Frais de gestion Autres frais Remboursements emprunts Total dépenses(I) |
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Recettes
Cotisations
Dons Subventions Recettes d'activité Manifestation Total recettes (II) |
Solde du mois (III)
II-I |
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Trésorerie début du mois (IV) | ||||||||||||
Trésorerie fin de mois III+IV |
Le budget prévisionnel d'une association doit être élaboré avant la fin de l'exercice en cours ou au tout début de l'exercice suivant.
Environ 6 mois après le début de l'exercice, l'association doit examiner la pertinence de son budget. La plupart du temps, au cours de l'exercice, elle se rend compte que la réalité est éloignée des prévisions, souvent défavorablement.
La révision des budgets devient nécessaire lorsqu'il existe un écart de plus de 20 % entre la réalité et les prévisions. Mieux vaut alors chiffrer des objectifs plus réalistes et corriger les données chiffrées.