Comment réaliser le budget prévisionnel d'une association ?
Le budget prévisionnel d'une association évalue à l'avance les dépenses envisagées et les ressources nécessaires pour l'exercice à venir.
Quelles étapes respecter pour réaliser le budget prévisionnel d'une association ?
L'élaboration du budget prévisionnel peut se faire en 3 étapes :
- 1. L'établissement de la liste des dépenses et leur chiffrage.
- 2. La classification de ces dépenses en 3 catégories : les dépenses de fonctionnement, les dépenses d'investissement et les dépenses valorisées.
- 3. La prévision des ressources et leur équilibrage avec les dépenses.
Les prévisions doivent prendre en compte les données de l'année passée et anticiper leur évolution en fonction des factures d'évolution inéluctables : il peut s'agir de données internes (évolution de l'activité, de la consommation...) ou externes (évolution des prix, des charges sociales...).
L'objectif est ce qu'on appelle l'équilibre budgétaire. Il faut être réaliste et s'assurer que Total Dépenses : Total Recettes.
Règles d'établissement d'un budget prévisionnel
Un budget prévisionnel doit toujours respecter certaines règles :
- il couvre un exercice de 12 mois (année civile ou scolaire),
- il présente les comptes de classe 6 et 7 uniquement (charges et produits),
- il est équilibré. La présentation d'un budget prévisionnel déséquilibré (déficitaire ou bénéficiaire) pourra être un frein dans la recherche de partenaires. Pour autant, un budget prévisionnel n'a pas l'obligation d'être équilibré. La seule obligation des dirigeants est de ne pas compromettre irrémédiablement la situation financière de l'association. En effet, en cas de faute de gestion des dirigeants ayant contribué à augmenter le passif de l'association au point de conduire celle-ci à un état de cessation de paiement, leur responsabilité financière personnelle peut être engagée,
- il est sincère. Il n'est pas question de gonfler le poste des dépenses pour espérer obtenir une subvention plus importante. Le principe est d'affecter un coefficient de marge de 5 % à 10 % (réparti de façon homogène), de façon à prévoir les impondérables.
Comment se présente le budget prévisionnel d'une association ?
Il n'existe pas de modèle imposé pour la réalisation du budget prévisionnel d'une association, sauf mention contraire du financeur.
Il est possible de séparer les dépenses par postes (frais généraux, communication...) en créant plusieurs types de budgets (budget de fonctionnement, budget d'investissement, budget de trésorerie) ou de s'appuyer sur le modèle proposé par association.gouv.fr, inclus dans le dossier de demande de subvention.
Certaines associations doivent toutefois respecter un modèle de budget fixé par la réglementation qui leur est applicable. C'est le cas des associations gérant des établissements sanitaires et sociaux ou des sociétés de courses de chevaux.
Budget prévisionnel de fonctionnement
Le budget prévisionnel de fonctionnement permet de prévoir les dépenses et recettes d'un exercice et de rechercher le meilleur moyen d'établir un équilibre global : en réalisant des économies, en recherchant des subventions, en augmentant les cotisations...
| Produits | Charges |
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Subventions
Dons Prestations et services fournis Cotisations |
Achats
Charges externes (services fournis par des prestataires extérieurs) Masse salariale (salaires et charges patronales afférentes)
Frais financiers (intérêts sur emprunts et agios bancaires)
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| TOTAL | TOTAL |
Budget prévisionnel d'investissement
Le budget prévisionnel d'investissement sert uniquement à chiffrer les dépenses d'investissement de l'association : renouvellement ou modernisation de biens existants, de gros entretien, de créations nouvelles... Il va permettre de déterminer sur combien d'années l'investissement doit être réalisé et de recenser toutes les ressources que l'association peut y consacrer.
Si l'investissement s'étale sur plusieurs années, il faudra dresser un plan de financement global et un plan pour chaque année en répartissant les besoins et les ressources. L'équilibre n'a pas nécessairement à être atteint sur chaque année, du moment qu'il le soit sur l'ensemble de la période.
| Emplois | Ressources |
| Prix d'achat ou remboursement de l'emprunt
Intérêts sur emprunts (s'il s'agit d'un emprunt) Frais annexes (frais d'installation, de transport...) |
Subventions Emprunts Autofinancement :
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| TOTAL | TOTAL |
Budget prévisionnel de trésorerie
Le budget prévisionnel de trésorerie évalue, mois par mois, les entrées et sorties d'argent. De cette façon, l'association sera en mesure de prévoir les périodes difficiles et les périodes où elle disposera de fonds qu'il sera possible de placer pour quelques temps. Ce qui pourra servir de base de négociation pour le plafond de découvert autorisé et pour le taux de crédit.
Il faut éviter d'être trop optimiste sur les dates de recettes et de dépenses : les dates de réception des paiements sont toujours aléatoires, notamment pour les subventions et les cotisations ; les conventions pluriannuelles de subventions publiques sont conclues sous réserve que les crédits publics soient, chaque année, disponibles...
La gestion de trésorerie a pour but de :
- limiter les crédits bancaires afin de diminuer les charges d'intérêts. L'association pourra recourir à la cession Dailly d'une subvention ou retarder certains achats. Un découvert permanent auprès d'une banque n'est pas un mode normal de gestion et constitue une faute ;
- et, d'optimiser les produits financiers en les plaçant sur des livrets notamment ou en augmentant les cotisations.
| jan | fev | mar | avr | mai | juin | juil | aou | sep | oct | nov | dec | |
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Dépenses
Achats fournitures
Autres achats Loyers et charges Salaires Charges sur salaires Frais de transport Frais de gestion Autres frais Remboursements emprunts Total dépenses(I) |
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Recettes
Cotisations
Dons Subventions Recettes d'activité Manifestation Total recettes (II) |
Solde du mois (III)
II-I |
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| Trésorerie début du mois (IV) | ||||||||||||
| Trésorerie fin de mois III+IV |
Quand faut-il corriger le budget prévisionnel d'une association ?
Le budget prévisionnel d'une association doit être élaboré avant la fin de l'exercice en cours ou au tout début de l'exercice suivant.
Environ 6 mois après le début de l'exercice, l'association doit examiner la pertinence de son budget. La plupart du temps, au cours de l'exercice, elle se rend compte que la réalité est éloignée des prévisions, souvent défavorablement.
La révision des budgets devient nécessaire lorsqu'il existe un écart de plus de 20 % entre la réalité et les prévisions. Mieux vaut alors chiffrer des objectifs plus réalistes et corriger les données chiffrées.
Quelles sont les associations tenues de réaliser un budget prévisionnel ?
Certaines associations sont tenues de réaliser chaque année un budget prévisionnel :
- les associations dont les statuts le prévoient,
- les associations reconnues d'utilité publique,
- les associations disposant d'un agrément spécifique (exemple : agrément jeunesse et sport),
- les associations gérant des établissements du secteur sanitaire, médico-social et social,
- les associations ayant une activité économique importante,
- les associations de courses de chevaux.
Par ailleurs, lorsqu'une association remplit une demande une subvention, le financeur potentiel impose systématiquement la transmission d'un budget prévisionnel de l'action associative à financer.
En effet, un budget prévisionnel permet à l'association :
- d'identifier et de traduire en coûts financiers les moyens qu'elle prévoit de mettre en oeuvre pour atteindre les objectifs qu'elle s'est fixés. Ces moyens peuvent être constitués par l'achat de matériel, d'équipement mobilier, le recours à des prestataires extérieurs... ;
- de suivre son activité en rapprochant les prévisions (les budgets) et la réalité (les comptes) ;
- d'avoir une certaine transparence par rapport à ses financeurs (banques, collectivités publiques, etc.).