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Assemblée générale extraordinaire d'une association : comment l'organiser ?

L'assemblée générale d'une association est qualifiée d'extraordinaire lorsqu'elle a pour but d'apporter une modification substantielle pour l'association. Des modalités de participation et de vote spécifiques sont généralement mises en place par les statuts de l'association.

Assemblée générale d'une association

Quand faut-il réunir l'assemblée générale extraordinaire d'une association ?

Contrairement à l'assemblée ordinaire de l'association, qui se tient le plus souvent une seule fois par an, l'assemblée extraordinaire peut être convoquée à tout moment de l'année.

Le plus souvent, il s'agit de modifier les statuts de l'association, de pourvoir au remplacement d'un dirigeant ayant démissionné, de décider de l'exclusion d'un adhérent ou de la dissolution de l'association.

L'assemblée générale extraordinaire peut généralement être convoquée à l'initiative du conseil d'administration, du président de l'association ou d'un certain nombre de membres.

Qui participe à l'assemblée générale extraordinaire d'une association ?

En principe, tous les membres doivent pouvoir participer aux assemblées générales extraordinaires de l'association.

Mais les statuts ou le règlement intérieur peuvent valablement écarter la présence de certains membres. Généralement, seuls les membres du conseil d'administration sont invités à participer aux assemblées générales extraordinaires.

Chaque participant dispose en principe d'une seule voix, ce qui permet de respecter le principe démocratique. Mais il est possible de priver certains participants du droit de vote.

Quelles règles respecter lors de l'assemblée générale extraordinaire d'une association ?

Pour que l'assemblée générale extraordinaire d'une association soit valable, il y a un certain nombre de règles à respecter, même si la réunion a lieu dans l'urgence.

Cette règle vaut même si les statuts et le règlement intérieur n'ont pas instauré de règles particulières pour le déroulement des assemblées générales de l'association.

Convocation des participants

Si vous voulez que les participants à la réunion soient nombreux, prenez soin d'envoyer la convocation au moins une quinzaine de jours avant la date de réunion. N'hésitez pas à y joindre tous les documents qui permettront aux participants de voter en connaissance de cause : projet de modification des statuts, liste des candidats à la direction...

Il est également indispensable que l'ordre du jour soit détaillé. Si vous voulez laisser la possibilité aux participants d'évoquer des sujets ne figurant pas sur l'ordre du jour, ajouter simplement une ligne intitulée "Questions diverses".

Présentation des documents

Pour que le vote se déroule sereinement, donnez un maximum d'information aux participants.

Il est important que les documents présentés soient le plus clairs et le plus explicites possibles. Par exemple, si vous souhaitez modifier les statuts de l'association, expliquez les conséquences pratiques que cela entraînera.

Votes

Les statuts peuvent librement définir les modalités de vote.

Les votes ont souvent lieu à main levée. Néanmoins, il est utile de prévoir des votes à bulletin secret, notamment pour les élections des dirigeants. Il faudra alors prévoir des papiers, des stylos, une urne et une liste des adhérents à jour de leur cotisation pour que cela soit facilement mis en place.

Le plus souvent, les statuts exigeront un quorum particulier (par exemple, au moins la moitié des membres présents ou représentés) et/ou une majorité qualifiée (par exemple, 2/3 ou 3/4 des votants).

Compte-rendu ou procès-verbal et rapports

Un compte-rendu d'AG ou procès-verbal est indispensable. Il permet aux absents de savoir quelles décisions ont été prises et aux participants d'avoir une base juridique à laquelle se reporter en cas de litiges.

On peut y annexer les différents rapports qui ont été présentés et approuvés lors de l'AG.