Organiser l'assemblée générale d'une association

L'adoption d'une décision en assemblée générale nécessite de suivre des règles strictes. En effet, toute délibération prise dans des conditions irrégulières peut être annulée.

Convocation des membres

En principe, tous les membres doivent pouvoir participer aux assemblées générales ordinaires de l'association. Mais les statuts ou le règlement intérieur peuvent valablement écarter la présence de certains membres (ceux n'ayant pas acquitté leurs cotisations, les membres non actifs...).

La convocation doit être transmise au moins une quinzaine de jours avant la date de réunion. Il ne faut pas hésiter à y joindre tous les documents qui permettront aux participants de voter en connaissance de cause : mise en place d'une nouvelle activité, projet de budget...

Il est également indispensable que l'ordre du jour soit détaillé. Pour laisser la possibilité aux participants d'évoquer des sujets ne figurant pas sur l'ordre du jour, il est possible d'ajouter une ligne intitulée "Questions diverses".

Signature de la feuille de présence

Sauf si les statuts de l'association le précisent, la tenue d'une feuille de présence n'est pas obligatoire.

Mais il est toujours utile de faire émerger les participants, avec l'indication éventuelle des membres disposant d'une procuration.

Ce document permettra ensuite de vérifier que les conditions de quorum et de majorité sont bien remplies.

Modèle de feuille de présence

Association :
Adresse :

Assemblée générale (précisez : annuelle, ordinaire, extraordinaire...)
Du .... (Date)
A ..... (Lieu)

Nom et Prénom des membres Adresse N° de téléphone Courriel Signature

Total membres présents ou représentés :

Cette feuille de présence fait apparaître la présence de ... (nombre) membres présents ou représentés.

Le président (ou co-président)

Désignation du Président de séance

Bien que ce ne soit pas obligatoire, il peut être utile de désigner une personne chargée de diriger les débats.

La plupart du temps, les statuts ou le règlement intérieur prévoient que le président de l'association sera chargé de cette fonction, éventuellement accompagné d'un secrétaire de séance et de scrutateurs.

Si rien n'est prévu, c'est l'assemblée qui devra élire son président de séance, son secrétaire de séance et ses scrutateurs.

Vérification du quorum

Le président de séance doit vérifier que l'assemblée générale a été valablement convoquée au regard des statuts ou du règlement intérieur, puis constater grâce à la feuille de présence que le quorum requis est atteint.

Le quorum correspond au nombre minimal de personnes qui doivent être présentes ou représentées à l'assemblée, pendant toute la durée de la réunion. Si ce nombre n'est pas atteint ou qu'il ne l'est plus du fait du départ de membres de l'assemblée pendant la séance, l'assemblée ne peut avoir lieu : le président devra lever la séance et convoquer une autre assemblée.

Les statuts peuvent décider librement de l'instauration d'un quorum calculé sur la somme des seuls membres présents ou sur la somme des membres présents et représentés. En toute hypothèse, il faut éviter d'instaurer un quorum trop exigeant.

Lecture de l'ordre du jour

En principe, l'assemblée générale d'une association ne peut délibérer que sur les questions figurant à son ordre du jour.

Par exception, trois types de questions peuvent être débattues sans avoir été nécessairement inscrites à l'ordre du jour :

  • la révocation d'un ou de plusieurs dirigeants, lorsqu'elle est justifiée par de graves révélations intervenues au cours de la séance ;
  • la modification d'éléments du projet de résolution (amendements) ;
  • l'adoption de modifications minimes des statuts, tels qu'un changement de dénomination ou de siège social.

En outre, l'assemblée doit en principe délibérer sur toutes les questions inscrites à l'ordre du jour, ce qui interdit à son président d'écarter des débats certains points de l'ordre du jour ou de lever la séance tant que l'ordre du jour n'est pas épuisé.

En l'absence de temps suffisant, il faudra que l'assemblée reporte le vote d'une résolution à une assemblée ultérieure.

Lecture des rapports lors de l'assemblée annuelle

Il est important que les documents présentés soient les plus clairs possibles, notamment pour tout ce qui concerne le budget, la comptabilité et les questions d'ordre juridique.

Il est recommandé de ne présenter que des documents synthétiques qui illustrent l'évolution de l'association et ses résultats par rapport aux prévisions. Utilisez des graphiques, des schémas et des images pour que cela reste accessible à la majorité des participants.

Rapports à réaliser :

  • le rapport moral, qui contient les analyses et les résultats de l'activité de l'exercice précédent et précise les orientations et les perspectives de l'exercice suivant ;
  • le rapport d'activité, qui présente les objectifs de l'année à venir (peut être intégré au rapport moral) ;
  • le rapport financier, qui permet au trésorier va présenter une analyse du compte de résultat : Quelles sont les charges principales de l'association ? Ses revenus ? Quels sont les points posant problème ? Le compte de résultat est-il équilibré ? Est-il en contradiction avec le rapport moral ou le rapport d'activité ? L'éventuel excédent sera ensuite porté au bilan, en fonction de la proposition du trésorier et du vote de l'assemblée générale : affectation aux réserves, intégration au fonds associatif, dotation aux provisions pour projet d'action ou pour investissement.

Puis le commissaire aux comptes , s'il y en a un, donne lecture de son rapport. Après avoir contrôlé la régularité de la gestion de l'association, il donne ou non son quitus au trésorier, c'est-à-dire reconnaît que la gestion et la tenue de la comptabilité ont été faites correctement.

Généralement, un temps est ménagé après la lecture de chaque rapport, pour les questions et les débats éventuels.

Si l'assemblée générale donne son accord, il est aussi possible de bloquer la discussion pour la reporter à la fin de la lecture de tous les rapports. Mais il est nécessaire que les participants soient avertis, dès le début de l'assemblée, du moment auquel ils pourront intervenir.

Discussions

Pour éviter que tout le monde n'essaye de parler en même temps, il faut découper l'assemblée générale en plusieurs temps distincts :

  • une présentation rapide de chaque point qui servira d'introduction,
  • un temps pour les demandes de précisions,
  • les discussions sur un point précis.

Lors de l'assemblée annuelle, le projet de budget doit être présenté et soumis au vote de l'assemblée.

Éventuellement, le conseil d'administration va proposer le montant de la cotisation pour l'année à venir. Après discussion, elle est soumise au vote de l'assemblée.

S'il y a lieu, l'assemblée générale peut aussi remplacer les membres du conseil d'administration dont le mandat a pris fin ou qui ont démissionné en cours d'année.

Choix du mode de scrutin

Plusieurs types de scrutin sont possibles : le scrutin à mains levées, le scrutin assis-debout ou encore par bulletins de vote secrets ou ouverts.

Les statuts ou le règlement intérieur peuvent soit déterminer directement le mode de scrutin, soit conférer à l'assemblée, au président de l'assemblée ou à son bureau, le pouvoir d'imposer le mode de scrutin le plus adéquat ou encore laisser à une fraction de l'assemblée le demandant le droit d'exiger tel type de scrutin. En l'absence de précision, le mode de scrutin est déterminé par le président de séance, sous réserve de l'accord de l'assemblée.

A noter cependant que les statuts des associations reconnues d'utilité publique exigent que l'assemblée générale élise au scrutin secret les membres du conseil d'administration.

Adoption de la décision

Les statuts précisent généralement :

  • le nombre de voix dont chaque membre dispose,
  • à combien doit s'élever la majorité,
  • sur quelle base s'exprime la majorité,
  • le mode de vote,
  • si le vote par procuration est autorisé ou non.

Nombre de voix

En l'absence d'indication dans les statuts, chaque personne dispose d'une voix, y compris le Président de l'association.

Les statuts peuvent prévoir :

  • que certains membres n'auront qu'une voix consultative ;
  • que d'autres n'auront ni droit de vote ni voix consultative ;
  • ou, dans le sens contraire, qu'ils disposeront d'un droit de veto, de plusieurs voix ou auront voix prépondérante en cas de partage des voix (notamment le président de l'association). Ces techniques visent à assurer la prédominance des membres les plus actifs de l'association, des fondateurs ou encore des personnes ayant fait des apports particuliers.

Majorité nécessaire

Il existe différents niveaux de majorité :

  • la majorité simple ou relative (la décision est adoptée lorsque les votes favorables sont supérieurs aux votes défavorables),
  • la majorité absolue (la décision est adoptée lorsque la moitié des voix plus une sont favorables),
  • la majorité qualifiée (deux tiers ou trois quarts des voix l'emportent)
  • l'unanimité.

Chaque participant dispose en principe d'une seule voix, ce qui permet de respecter le principe démocratique. Mais il est possible de priver certains participants du droit de vote ou, à l'inverse, de leur octroyer plusieurs voix voire une voix prépondérante.

Base de calcul de la majorité

Peuvent être pris en compte pour le calcul de la majorité :

  • tous les membres de l'assemblée générale (tous les modes de vote sont admis) ;
  • les seuls membres présents (le vote par procuration n'est alors pas admis) ;
  • les membres présents et représentés (le vote par procuration est admis);
  • les voix (sont donc considérés comme un vote contre les bulletins blancs ou nuls mais pas les abstentions);
  • les suffrages exprimés (ne sont pas pris en compte les abstentions et bulletins blancs ou nuls).

A noter que les statuts types des associations reconnues d'utilité publique imposent à l'assemblée appelée à se prononcer sur la modification des statuts ou la dissolution de l'association de statuer à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.

Si rien n'est prévu, la majorité simple des membres présents ou représentés à l'assemblée suffit pour adopter une décision. Néanmoins, une décision de modifier les statuts ne pourra être adoptée à la majorité simple que si elle est de faible importance. Une décision plus importante devra être adoptée à l'unanimité.

Mode de vote

Le choix du mode de vote est libre.

Les votes ont souvent lieu à main levée. Néanmoins, il est utile de prévoir des votes à bulletin secret, notamment pour les élections des dirigeants. Il faudra alors prévoir des papiers, des stylos, une urne et une liste des adhérents à jour de leur cotisation pour que cela soit facilement mis en place.

Vote par procuration

Il est possible pour un membre de l'assemblée de voter par procuration, c'est-à-dire de désigner une personne chargée de voter à sa place, du moment que les statuts ou le règlement intérieur ne l'interdisent pas.

A défaut de précision contraire, le nombre de pouvoirs pouvant être détenus par une même personne est illimité et la procuration peut être donnée à n'importe quelle personne, qu'elle soit ou non membre de l'association.

Rédaction du procès-verbal

Après avoir invité tous les participants à prendre la parole, le président de séance clôt l'assemblée générale.

La rédaction d'un compte-rendu ou procès-verbal est indispensable. Elle permet aux absents de savoir quelles décisions ont été prises et aux participants d'avoir une base juridique à laquelle se reporter en cas de litiges.

Un procès-verbal incomplet ou qui comporte des erreurs peut aboutir à l'annulation en justice de la délibération et, si l'association perçoit un agrément ou une subvention, à sa suppression ou à son non-renouvellement.

Déclaration des modifications

Une assemblée générale n'est pas forcément suivie d'une déclaration en préfecture.

Seules certaines modifications doivent être déclarées :

  • modification du nom ou de l'objet de l'association ;
  • modification de l'adresse du siège et/ou de l'adresse de gestion ;
  • désignation de nouveaux dirigeants (président, vice-président, secrétaire, trésorier), les nom, prénom, profession, domicile et nationalité devant être déclarés ;
  • modification des statuts.

Annulation de l'assemblée générale

Une décision entre en vigueur dès son adoption, ceci à l'égard de tous les membres de l'association ainsi qu'aux futurs adhérents.

Même s'il n'a pas participé à la réunion, s'est abstenu ou a voté contre, la décision prise s'impose à chaque adhérent, dès lors qu'elle a été prise dans le respect des statuts et du règlement intérieur. S'il estime que ce n'est pas le cas, il peut, dans les 5 ans de la délibération, demander en justice l'annulation de la décision prise.

Toute décision prise sans respecter les dispositions statutaires ou le règlement intérieur peut aussi être régularisée. Il suffit de l'adopter à nouveau lors d'une assemblée ultérieure.